Taken: Beheer taakstatussen
Statussen beschrijven de fasen waarin je werk zich bevindt, en ze worden de kolommen op je Kanban-bord. Ze worden per Account geconfigureerd en georganiseerd onder drie vaste groepen, dit is het deel dat de meeste mensen uitgelegd moet worden. Dit artikel behandelt hoe de groepering werkt, hoe je je eigen statussen kunt toevoegen en hoe je een statusset kunt plannen die bij jouw proces past.
Projectmanagement is momenteel in private beta. Email support als je toegang wilt tot deze uitgebreide module van taakmanagement.
INHOUD
- What is a status
- The three status groups
- Why statuses belong to the space
- Designing a good status set
- Frequently Asked Questions
Wat is een status
Een status is de fase waarin een taak zich bevindt - bijvoorbeeld Te doen, Bezig of Voltooid. Elke taak heeft op elk moment precies één status.
Statussen doen meer dan alleen een taak labelen. In de Kanban-weergave wordt elke status een kolom, en het slepen van een kaart tussen kolommen is hoe je de status van een taak verandert. De volgorde en groepering van je statussen vormen dus hoe je bord leest.
De drie statusgroepen
Statussen zijn geen platte lijst. Elke behoort tot een van de drie groepen en de groepen zijn vast - je kunt ze niet hernoemen, toevoegen of verwijderen.
-
Te doen: Werk dat nog niet is begonnen.
-
Bezig: Werk dat in uitvoering is.
-
Voltooid: Werk dat is afgerond.
Binnen elke groep kun je zoveel van je eigen statussen maken als je nodig hebt. Het paneel met statusopties toont elke groep met een telling van de statussen die het bevat, en lijst die statussen eronder.
Dus een Account kan Te Doen bevatten met “Achterstand” en “Klaar”, Bezig met “In Voortgang” en “In Beoordeling”, en Voltooid met “Voltooid”. Dat zijn vijf statussen over drie groepen, en het produceert vijf kolommen op het bord.
De groepen zijn belangrijk omdat ze het systeem vertellen wat een status betekent. Een status in de Voltooid groep vertegenwoordigt voltooid werk, ongeacht hoe je het noemt, wat de volgorde op het bord logisch houdt, zelfs wanneer teams hun eigen vocabulaire gebruiken.
Waarom statussen behoren tot het account
Statussen worden geconfigureerd op het Account, niet op individuele Lijsten of Mappen. Elke Lijst binnen een Account deelt dezelfde statussen.
Dit is goed om te weten voordat je je structuur bouwt. Als twee werkstromen echt verschillende fasen nodig hebben - stel je een content-pijplijn voor met zes fasen en een supportwachtrij met drie - dan moeten ze in aparte Accounts leven in plaats van als twee Lijsten in één Account.
Stappen voor het bekijken van je statussen
Open de Takenpagina
Ga naar “Contacten” in het linkernavigatiemenu en selecteer vervolgens het tabblad “Taken”.
Zoek het Account in het linker paneel
Beweeg de muis over het Account wiens statussen je wilt bekijken.
Open het opties menu van het Account
Klik op de optiesknop op de rij van het Account. Het menu bevat Hernoemen, Instellingen, Lijst maken, Map maken, Aangepaste velden, Statusopties en Verwijderen.
Kies “Statusopties”
Een paneel opent met de naam van het Account en de drie groepen met hun statussen.
Stappen voor het toevoegen van een status
Open Statusopties voor het Account
Volg de stappen hierboven.
Bepaal tot welke groep de status behoort
Vraag je af of de fase betekent niet begonnen, in uitvoering of voltooid. Een beoordelingsfase die nog iemand nodig heeft om te handelen behoort in Bezig, niet in Voltooid.
Klik op “Status toevoegen” in die groep
Elke van de drie groepen heeft zijn eigen “Status toevoegen” controle, dus de groep waar je vanuit toevoegt bepaalt de groep waarin de status eindigt.
Geef de status een naam
Gebruik de woorden die je team al hardop zegt. Een status genoemd Wachten op klant is nuttiger dan een die Geblokkeerd heet, als dat de werkelijke situatie is die je blijft tegenkomen.
Opslaan
Klik op “Opslaan” om je wijzigingen toe te passen, of “Annuleren” om ze te negeren. Eenmaal opgeslagen, verschijnt de nieuwe status als een kolom in de Kanban-weergave voor elke Lijst in dat Account.
Stappen voor het wijzigen van de status van een taak
Er zijn twee manieren, en beide doen hetzelfde.
Optie 1 - Sleep de kaart
In de Kanban-weergave sleep je de taakkaart van de huidige kolom naar de kolom die je wilt. Dit is de snelste route wanneer je door een bord werkt.
Optie 2 - Bewerken van de taak
Open de taak en wijzig de Eigenschap Status in het detailpaneel. Handig wanneer je al in de taak bent en details toevoegt.
Een goede statusset ontwerpen
-
Minder statussen zijn meestal beter: elke is een kolom, en een bord met een dozijn kolommen is moeilijker te lezen dan één met vijf.
-
Elke status zou een echte fase moeten beschrijven: als er niets anders met een taak gebeurt terwijl deze in een status is, heeft deze waarschijnlijk geen reden om te bestaan.
-
Zet de groep goed: een status in Voltooid vertelt het systeem dat het werk is afgerond, dus vermijd het zetten van een fase daar als iemand nog moet handelen.
-
Plan voordat je taken toevoegt: het beoordelen van statussen op een Account voordat je team begint met vullen is veel minder storend dan het later opnieuw rangschikken van een druk bord.
-
Let op bijna-duplicaten: twee statussen met vergelijkbare namen in dezelfde groep zijn vaak een teken dat het proces nooit helemaal is afgesproken.
Veelgestelde vragen
Vraag: Kan ik mijn eigen statusgroepen toevoegen?
Nee. De drie groepen - Te Doen, Bezig en Voltooid - zijn vast. Je kunt je eigen statussen binnen hen toevoegen.
Vraag: Hoeveel statussen kan één groep bevatten?
Je kunt zoveel statussen aan elke groep toevoegen. Er is geen limiet.
Vraag: Waar worden statussen geconfigureerd?
Op het Account, via Statusopties in het opties menu van het Account. Ze gelden voor elke Lijst binnen dat Account.
Vraag: Kunnen twee lijsten in hetzelfde account verschillende statussen gebruiken?
Nee. Statussen behoren tot het Account. Je kunt aparte Accounts gebruiken als je verschillende fasen nodig hebt.
Vraag: Kan ik een status hernoemen of verwijderen?
Je kunt een status hernoemen, maar niet verwijderen.
Vraag: Kan ik de statussen binnen een groep opnieuw rangschikken?
Statussen kunnen opnieuw worden gerangschikt, en die herordening verandert de kolomvolgorde op het bord.
Vraag: Kan ik een kleur aan een status toewijzen?
Ja, je kunt een kleur aan een status toewijzen.
Vraag: Waarom verschijnt er nog een lege kolom op mijn bord?
Omdat de status bestaat op het Account. Lege kolommen zijn normaal en laten je werk naar die fase slepen.
Vraag: Heeft het wijzigen van een status set invloed op bestaande taken?
Een nieuwe status toevoegen verplaatst geen bestaande taak. Taken blijven in de status waarin ze al waren totdat iemand ze wijzigt.