Taken: Gebruik aangepaste velden voor taken

De ingebouwde taakeigenschappen dekken status, toewijzing, data en prioriteit. Aangepaste velden stellen je in staat om alles vast te leggen wat jouw proces nodig heeft, zoals een klantenreferentie, een budget of een inhoudstype. Dit artikel legt uit hoe aangepaste velden werken, waar ze zijn geconfigureerd, de beschikbare veldtypes en hoe je een set velden plant die jouw team daadwerkelijk zal invullen.

INHOUDSOPGAVE

• What Custom fields do
• Custom fields are configured at each level
• Available field types
• Steps for adding a Custom field
• Steps for filling in a custom field on a task
• Designing a field set people will use
• Frequently Asked Questions

Wat Aangepaste velden doen

Een aangepast veld is een extra stuk informatie dat op een taak is opgeslagen. Waar status en toewijzing dezelfde vragen voor iedereen beantwoorden, beantwoorden aangepaste velden de vragen die specifiek zijn voor jouw bedrijf - voor welke klant dit is, wat het goedgekeurde budget is, via welk kanaal een stuk inhoud gaat.

Op het detailpaneel van de taak verschijnen aangepaste velden in een sectie genaamd “Alle velden”, met een telling die laat zien hoeveel er zijn. Velden zonder ingevoerde waarde tonen een streepje, zodat je in één oogopslag kunt zien wat nog leeg is.

De sectie Alle velden van een detailpaneel van een taak, met de veldtelling zichtbaar en een mix van voltooide en lege velden

Aangepaste velden zijn geconfigureerd op elk niveau

Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd op de niveaus Space, Folder en List. Velden die op een hoger niveau zijn gemaakt, worden geërfd door de niveaus daaronder, terwijl velden die op een lager niveau zijn gemaakt specifiek blijven voor dat niveau en niet aan de configuratie op een hoger niveau worden toegevoegd.

Bijvoorbeeld, een aangepast veld dat op het Space-niveau is gemaakt, zal beschikbaar zijn in zijn Lists, maar een veld dat specifiek op het List-niveau is gemaakt, zal alleen binnen die List beschikbaar zijn en zal niet worden toegevoegd aan de aangepaste velden van de Space.

Dit biedt flexibiliteit voor werkstromen die verschillende informatie nodig hebben, terwijl nog steeds vaak gebruikte velden op een hoger niveau kunnen worden gedefinieerd en door de hiërarchie heen worden geërfd.

Beschikbare veldtypes

De volgende veldtypes zijn waargenomen:

1. Enkel regel tekst: Een korte vrije tekst waarde, zoals een referentiecode.

2. Tekstvak: Een langere multi-regel tekstwaarde.

3. Nummer: Een numerieke waarde.

4. Monetair: Een valuta waarde, weergegeven met een valutasymbool.

5. Telefoon: Een telefoonnummer, met een landselector.

6. Datumkiezer: Een datum, gekozen uit een kalender.

7. Enkele selectiedropdown: Eén waarde gekozen uit een gedefinieerde lijst.

8. Meerdere selectiedropdown: Verschillende waarden gekozen uit een gedefinieerde lijst.

9. Radio: Eén waarde gekozen uit een kleine set zichtbare opties.

10. Checkbox: Een ja- of nee-waarde.

11. Tekstvaklijst: Een set verwante tekstinvoeren in één veld.

12. Rijke tekstveld en URL voor selecteerde accounts

Stappen voor het toevoegen van een Aangepast veld

Open de Taken pagina

Ga naar “Contacten” in het linkernavigatiemenu en selecteer vervolgens het tabblad “Taken”.

Vind het Space in het linker paneel

Houd de muis boven het Space dat je een veld wilt toevoegen.

Open het Space opties menu

Klik op de optiescontrole op de Space-rij. Het menu bevat Hernoemen, Instellingen, Lijst maken, Map maken, Aangepaste velden, Statusopties en Verwijderen.

Kies “Aangepaste velden”

De configuratie van de aangepaste velden voor het Space opent.

Voeg een veld toe

Maak het nieuwe veld, kies het type en geef het een naam die jouw team zonder uitleg herkent.

Configureer de opties van het veld

Voor dropdown- en radio-velden, voer de waarden in waaruit mensen kunnen kiezen. Voor monetair velden, bevestig de valuta.

Opslaan

Eenmaal opgeslagen, verschijnt het veld in de sectie Alle velden van elke taak in dat Space.

Stappen voor het invullen van een aangepast veld op een taak

Open de taak

Klik op de taakkaart om het detailpaneel te openen.

Vind de sectie “Alle velden”

De kop toont hoeveel velden het Space heeft.

Voer je waarden in

Vul de velden in die van toepassing zijn. Alles wat leeg is, toont een streepje.

Sla je wijzigingen op

Gebruik “Opslaan” om te bevestigen, of “Annuleren” om te verwijderen.

Een set velden ontwerpen die mensen zullen gebruiken

Aangepaste velden zijn gemakkelijk toe te voegen en gemakkelijk te veel toe te voegen. Een paar dingen die helpen:

1. Begin met de vragen die je steeds weer stelt: Als iemand elke taak opnieuw moet vragen “voor welke klant is dit?”, dan is dat een veld. Als niemand het ooit vraagt, is het dat niet.

2. Geef de voorkeur aan dropdowns boven vrije tekst voor alles wat je gaat filteren of rapporteren: Vrije tekst drijft af, en dezelfde klant wordt op drie manieren gespeld.

3. Houd de lijst kort: Een taakpaneel met twintig velden wordt overgeslagen, en half ingevulde velden zijn erger dan geen velden.

4. Noem velden eenvoudig: Een veld dat Kanaal heet, wordt onmiddellijk begrepen. Een veld met de naam Type 2 niet.

5. Vergeet niet dat de velden Space-breed zijn: Een veld dat alleen van toepassing is op één List, blijft leeg op elke andere taak in het Space.

Veelgestelde Vragen

V: Waar worden Aangepaste velden geconfigureerd?

Aangepaste velden kunnen op elk niveau worden geconfigureerd - Space, folder en lijst via ‘Aangepaste velden’ in het opties menu.

V: Kunnen twee lijsten in dezelfde space verschillende velden hebben?

Ja, Aangepaste velden kunnen op lijstniveau binnen dezelfde space worden ingesteld, zodat beide lijsten een andere set Aangepaste velden kunnen hebben.

V: Kan ik een aangepast veld verplicht maken?

Nee, aangepaste velden kunnen niet als verplicht worden gemarkeerd.

V: Kan ik het bord filteren of groeperen op een aangepast veld?

Ja, een bord kan worden gegroepeerd of gefilterd op bepaalde aangepaste velden.

V: Wat gebeurt er met bestaande taken wanneer ik een nieuw veld toevoeg?

Het veld verschijnt op elke taak in het Space, leeg en toont een streepje totdat iemand het invult.