Taken: Organiseer werk met ruimtes, mappen en lijsten

Voordat je taken aanmaakt, is het handig om te beslissen hoe je werk georganiseerd zal worden. Projectmanagement gebruikt drie containers - Ruimtes, Mappen en Lijsten - en het goed krijgen van deze structuur vroeg bespaart veel herstructurering later. Dit artikel legt uit wat elke container doet, hoe je ze aanmaakt, en hoe je beslist welke je gebruikt.

INHOUDSOPGAVE

• The structure at a glance
• What a Space does
• What a Folder does
• What a List does
• Choosing your structure
• Steps for creating a Space
• Steps for creating a folder
• Steps for creating a list
• Renaming and deleting
• Frequently Asked Questions

De structuur in een oogopslag

Werk is genest in de volgende volgorde: Ruimte, dan optioneel een Map, dan een Lijst, dan taken, dan subtaken.

Dit alles verschijnt als een uitvouwbare boom in het paneel aan de linkerkant van de Taken-pagina, onder de kop Ruimtes. Klik op de pijl naast een Ruimte of Map om deze uit te vouwen. Lijsten hebben geen pijl, omdat hun inhoud taken zijn en deze worden weergegeven in het hoofdgedeelte van de pagina.

Wat een Ruimte doet

Een Ruimte is de buitenste container en de belangrijkste om te plannen, omdat verschillende instellingen bij de Ruimte horen in plaats van bij individuele Lijsten:

• Taakstatussen: De statussen die beschikbaar zijn voor taken worden per Ruimte geconfigureerd, zodat elke Lijst binnen een Ruimte dezelfde set statussen deelt.
• Aangepaste velden: Aangepaste velden worden ook per Ruimte geconfigureerd en zijn van toepassing op de taken erin.
• Leden en privacy: Een Ruimte kan privé worden gemaakt en gedeeld met genoemde personen.
• Kleur: Elke Ruimte heeft een kleur, weergegeven als een stip in de boom, wat grote bomen makkelijker te scannen maakt.

Wat een Map doet

Een Map is een optionele groeperingslaag die binnen een Ruimte zit en Lijsten bevat. Het bestaat puur om een lange lijst van Lijsten netjes te houden. Een Map heeft geen eigen statussen en houdt geen taken direct vast.

Gebruik een Map wanneer een enkele Ruimte genoeg Lijsten verzamelt, zodat het scannen van de boom traag wordt - bijvoorbeeld een Leveringsruimte met een Map per klant, en een Lijst binnen elke Map per betrokkenheid.

Wat een Lijst doet

Een Lijst is waar taken wonen. Het vertegenwoordigt meestal één project, één klant, of éénlopende werkstroom. Een Lijst kan direct binnen een Ruimte zitten, of binnen een Map binnen die Ruimte, en je kunt beide arrangementen in dezelfde Ruimte mixen.

Wanneer je een taak opent, toont het broodkruimelpad bovenaan het paneel de Ruimte en Lijst waartoe het behoort, zodat je altijd kunt zien waar een taak zich bevindt.

Kiezen van je structuur

Twee voorbeelden van hetzelfde idee op verschillende schalen:

• Een klein team - één Ruimte genaamd Operaties, met Lijsten direct erin zoals Onboarding, Support Escalaties, en Interne Admin. Geen Mappen nodig.
• Een groter bureau - een Ruimte per afdeling, en binnen Levering een Map per klant, met een Lijst binnen elke Map per betrokkenheid.

Een praktisch punt dat het waard is om vooraf te besluiten. Statussen zijn per Ruimte, dus als één team in drie fasen werkt en een ander in zeven, moeten ze aparte Ruimtes hebben.

Stappen voor het aanmaken van een ruimte

Open de Taken-pagina

Ga naar “Contacten” in het navigatiemenu aan de linkerkant, en selecteer vervolgens het tabblad “Taken”.

Voeg een nieuwe Ruimte toe

Gebruik de knop '+' naast de kop “Ruimtes” in het linkerpaneel.

Geef de Ruimte een naam en kies een kleur

Voer een naam voor de Ruimte in. Het naamveld staat tot 100 tekens toe en toont een live karaktercount tijdens het typen. Kies een kleur zodat de Ruimte gemakkelijk te identificeren is in de boom.

Aanmaken

Klik op “Aanmaken”. De ruimte verschijnt in de boom in het linkerpaneel.

Stappen voor het aanmaken van een map

Open het optiesmenu van de Ruimte of klik op de '+' toevoegknop naast de naam van de Ruimte

Beweeg de muis over de Ruimte in het linkerpaneel en klik op de optiesknop. Het menu bevat Hernoemen, Instellingen, Lijst aanmaken, Map aanmaken, Aangepaste velden, Statusopties, en Verwijderen.

Kies “Map aanmaken”

Geef de Map een naam en sla deze op. Het verschijnt binnen de Ruimte, met een pijl zodat je deze kunt uitvouwen.

Stappen voor het aanmaken van een lijst

Beslis waar de Lijst moet zitten

Om de Lijst direct in een Ruimte te plaatsen, open je het optiesmenu van de Ruimte. Om deze binnen een Map te plaatsen, open je in plaats daarvan het optiesmenu van die Map.

Kies “Lijst aanmaken”

Geef de Lijst een naam die het project, de klant, of de werkstroom identificeert die het vertegenwoordigt.

Open de Lijst en begin met het toevoegen van taken

Klik op de Lijst in het linkerpaneel. De taken verschijnen in het hoofdgedeelte van de pagina, klaar voor jou om toe te voegen.

Hernoemen en verwijderen

Beide acties bevinden zich in het optiesmenu van het item dat je wilt wijzigen. “Hernoemen” verandert de naam ter plaatse. “Verwijderen” verwijdert het item.

Wees voorzichtig met verwijderen in een ruimte. Een ruimte bevat zijn mappen, lijsten, en alle taken daarin, samen met de statusconfiguratie en aangepaste velden.

Veelgestelde vragen

V: Moet ik mappen gebruiken?

Nee. Mappen zijn optioneel. Een lijst kan direct binnen een ruimte zitten, en veel teams hebben nooit een map nodig.

V: Kan een map een andere map bevatten?

Nee, er kan geen andere map binnen een map worden toegevoegd. Alleen lijsten kunnen binnen een map worden toegevoegd.

V: Kan een map taken direct vasthouden?

Nee. Taken wonen in Lijsten. Een Map houdt Lijsten vast.

V: Kunnen twee lijsten in dezelfde ruimte verschillende statussen gebruiken?

Nee. Statussen worden geconfigureerd op de Ruimte, dus elke Lijst binnen een Ruimte deelt dezelfde statussen. Als twee werkstromen verschillende fasen nodig hebben, zet ze dan in aparte Ruimtes.

V: Hoe lang kan een Ruimte naam zijn?

Tot 100 tekens. Het naamveld toont een lopende telling terwijl je typt.