Taken: Maak een ruimte, map of lijst privé

Niet al het werk moet zichtbaar zijn voor iedereen. Privacy kan worden ingesteld op een Account, een Map, of op een individuele Lijst, zodat je een enkel project kunt beperken zonder de rest te herstructureren. Dit artikel legt uit hoe privacy werkt op elk niveau, de ene regel die bepaalt hoe de niveaus met elkaar omgaan, en hoe je beperkt werk kunt delen met de mensen die het nodig hebben.

INHOUDSLIJST

• Privacy can be set at three levels
• What the rule means in practice
• What the space settings panel contains
• Steps for making a space private
• Steps for sharing a space
• Steps for removing someone's access
• Shared with me
• Planning access before you build
• Frequently Asked Questions

Privacy kan op drie niveaus worden ingesteld

Elke container in Projectmanagement heeft zijn eigen privacy-instelling:

1. Account: Ingesteld in het instellingenpaneel van het Account, met de optie “Privé account”. Hetzelfde paneel bevat de lijst “Delen met” die de mensen noemt die toegang hebben.

2. Map: Ingesteld bij het aanmaken van de Map, met de schakelaar “Publiek - zichtbaar voor iedereen” in de dialoog voor het aanmaken van een map.

3. Lijst: Ingesteld bij het aanmaken van de Lijst, met dezelfde schakelaar in de dialoog voor het aanmaken van een lijst.

Let op dat de formulering in verschillende richtingen loopt, afhankelijk van waar je bent. In een Account schakel je privacy aan. In een Map of Lijst schakel je publieke zichtbaarheid uit. Het effect is hetzelfde, maar het is de moeite waard om het label te lezen in plaats van aan te nemen welke kant de schakelaar op gaat.

Omdat taken en subtaken zich binnen een Lijst bevinden, dekt het beperken van elk niveau erboven alles eronder.

Regel: Een kinditem kan nooit meer publiek zijn dan het item dat het bevat. Privacy wordt strakker naarmate je verder naar beneden in de hiërarchie gaat en wordt nooit losser.

Wat de regel in de praktijk betekent

Drie situaties die regelmatig voorkomen:

• Één gevoelig project in een open team Account. Laat het Account open en maak alleen die Lijst privé. Niets anders aan je structuur hoeft te veranderen.

• Een hele afdeling die onzichtbaar moet zijn voor anderen. Maak het Account privé. Elke Map, Lijst en taak binnen is automatisch beperkt, en je hoeft niets in de kinderen in te stellen.

• Een privé Map met verschillende klant Lijsten. Maak de Map privé en elke Lijst erin is beperkt, ongeacht hoe die Lijsten zijn aangemaakt.

De praktische consequentie: als je iets zichtbaar wilt, moet elk niveau erboven ook zichtbaar zijn. Wanneer een collega een Lijst niet kan zien waarvan je dacht dat je die gedeeld had, controleer dan de Map en het Account erboven voordat je de Lijst zelf controleert.

Wat het instellingenpaneel van het account bevat

1. Accountnaam: Bewerkbaar, tot 100 tekens, met een al live karaktertelling.

2. Kleur: De kleur die wordt weergegeven als een stip naast het Account in het linkerpaneel, wat het scannen van een lange boom gemakkelijker maakt.

3. Privacy: De optie “Privé account”.

4. Delen met: De lijst van mensen die toegang hebben, weergegeven als lid-items.

Wijzigingen worden vastgelegd met “Opslaan”, of afgebroken met “Annuleren”. Niets heeft effect totdat je opslaat.

Instellingen van het Account die de Accountnaam, Kleur, Privacy en de Delen met lijst tonen

Stappen voor het privé maken van een account

Open de Takenpagina

Ga naar “Contacten” in het linkernavigatiemenu, en selecteer vervolgens het tabblad “Taken”.

Vind het Account in het linkerpaneel

Houd de muis boven het Account dat je wilt beperken.

Open het optiesmenu van het Account

Klik op de optiesknop in de rij van het Account. Het menu bevat Hernoemen, Instellingen, Maak lijst, Maak map, Aangepaste velden, Statusopties, en Verwijderen.

Kies “Instellingen”

Het instellingenpaneel van het Account opent.

Zet “Privé account” aan

Zoek het privacygedeelte en schakel de optie Privé account in.

Privacysectie met de optie Privé account ingeschakeld

Controleer de Delen met lijst voordat je opslaat

Bevestig dat de juiste mensen zijn vermeld, en voeg iedereen toe die toegang nodig heeft. Dit is vooral belangrijk wanneer je een bestaand Account privé maakt, omdat iedereen die niet op de lijst staat zijn weergave verliest.

Opslaan

Klik op “Opslaan”. Gebruik “Annuleren” als je je wijzigingen wilt afbreken.

Dezelfde aanpak kan worden toegepast bij het privé maken van een Map of Lijst.

Stappen voor het delen van een account

Open het instellingenpaneel van het Account

Gebruik het optiesmenu van het Account, en dan “Instellingen”.

Ga naar het “Delen met” gedeelte

De mensen die momenteel toegang hebben worden hier weergegeven.

Delen met sectie met bestaande leden

Voeg de mensen toe die toegang nodig hebben

Voeg elke persoon toe die de Lijst moet kunnen zien en erin moet kunnen werken. Houd er rekening mee dat de toewijzingskiezer op een taak alleen mensen met toegang tot het Account aanbiedt, dus iedereen die taken hier moet krijgen, moet op de lijst staan.

Opslaan

Klik op “Opslaan” om de wijziging toe te passen.

Stappen voor het verwijderen van iemands toegang

Open het instellingenpaneel van het Account/map/lijst

Gebruik het optiesmenu van het Account, en dan “Instellingen”.

Zoek de persoon in de “Delen met” lijst

Controleer voordat je ze verwijdert of ze momenteel taken toegewezen hebben in dit Account/map/lijst en wijs alles opnieuw toe wat nog gedaan moet worden.

Verwijder ze en sla op

Opmerking: Wanneer een taak aan een gebruiker is toegewezen en die gebruiker vervolgens geen toegang meer heeft tot de Lijst waarin de taak zich bevindt, blijft de taaktoewijzing behouden. De gebruiker kan echter de taak niet meer bekijken, bewerken of ermee interageren, omdat ze geen toegang meer hebben tot de bijbehorende Lijst.

Toegang plannen voordat je bouwt

• Beperk op het laagste niveau dat werkt: Als één projectgevoelig is, maak dan die Lijst privé in plaats van het hele Account te sluiten. Alles blijft zichtbaar en niemand hoeft om toegang te vragen die ze vroeger hadden.
• Gebruik een privé Account wanneer het hele gebied vertrouwelijk is: Werving, financiën of interne planning is eenvoudiger als één privé Account dan als een set van individueel beperkte Lijsten.
• Deel mensen in voordat je ze taken toewijst: De toewijzingskiezer biedt alleen mensen met toegang.
• Werk van boven naar beneden bij probleemoplossing: Als iemand iets niet kan zien, controleer dan het Account, dan de Map, dan de Lijst. De beperking zit meestal hoger dan je verwacht.
• Wees voorzichtig met het beperken van iets dat open was: Iedereen die niet op de Delen met lijst staat, verliest toegang tot alles erin, niet alleen het item dat je hebt gewijzigd.

Veelgestelde Vragen

V: Kan ik een enkele lijst privé maken zonder het hele account privé te maken?

Ja. Accounts, Mappen, en Lijsten hebben elk hun eigen privacy-instelling, zodat één beperkt project binnen een anderszins open Account kan zitten.

V: Als een account privé is, zijn de lijsten erin dan ook privé?

Ja. Een kinditem kan nooit meer publiek zijn dan zijn ouder, dus alles binnen een privé Account is beperkt ongeacht de eigen instelling.

V: Kan een publieke lijst binnen een privé account zitten?

Nee. De privacy van de ouder gaat altijd voor. Om een Lijst zichtbaar te maken, moeten alle niveaus erboven zichtbaar zijn.

V: Verbergt het privé maken van iets de taken erin?

Ja. Taken en subtaken bevinden zich binnen een Lijst, dus het beperken van de Lijst, de Map of het Account dekt ze.

V: Wie kan een privé account zien?

Alleen de mensen op de Delen met lijst.

V: Waarom kan een collega een lijst die ik openbaar heb gemaakt niet zien?

Controleer de Map en het Account erboven. Als een van beide privé is, blijft de Lijst beperkt, ongeacht wat de eigen schakelaar zegt.

V: Waarom zegt de schakelaar in de ene plaats “Privé account” en in een andere “Publiek - zichtbaar voor iedereen”?

Het instellingenpaneel van het Account schakelt privacy aan, terwijl de dialoog voor het aanmaken van een map en de dialoog voor het aanmaken van een lijst publieke zichtbaarheid uitschakelen. Lees het label in plaats van de positie van de schakelaar.

V: Kan ik iemand alleen-lezen toegang geven?

Nee. De Delen met lijst geeft aan wie toegang heeft, zonder toegangsniveau per persoon.

V: Waarom kan ik geen taak toewijzen aan een bepaalde collega?

De toewijzingskiezer biedt alleen mensen met toegang. Voeg ze eerst toe aan de Delen met lijst.

V: Hebben privacywijzigingen onmiddellijk effect?

Ze hebben effect wanneer je opslaat. Niets verandert als je annuleert.