E-mailreeksen: Introductie

Met e-mailreeksen (Email Sequences) in Voluit Suite automatiseer je de opvolging van je contacten met meerdere e-mails. Alle berichten blijven onderdeel van één e-mailgesprek.

Je plant vervolgmails, stelt voorwaarden in op basis van de activiteit van de ontvanger en laat de reeks stoppen zodra een contact antwoordt. Zo gebruik je e-mailreeksen bijvoorbeeld om mogelijke klanten op te volgen, nieuwe klanten op weg te helpen of contact te houden op meerdere momenten.

Je kunt ook de resultaten van de hele reeks en van afzonderlijke e-mails bekijken om je opvolging te verbeteren.

Belangrijk: e-mailreeksen zijn beschikbaar als besloten bèta voor geselecteerde klanten die zich hiervoor hebben aangemeld. Het is nog niet bevestigd wanneer de functie breder beschikbaar komt.

Wat zijn e-mailreeksen?

Met een e-mailreeks verstuur je automatisch meerdere e-mails naar geselecteerde contacten, lijsten of segmenten. Je hoeft niet elke vervolgmail handmatig te versturen: je maakt een reeks met meerdere stappen en stelt zelf wachttijden, voorwaarden en het stoppen bij een antwoord in.

Een gewone e-mailcampagne verstuurt één bericht naar je doelgroep. Een e-mailreeks bestaat uit meerdere berichten die op verschillende momenten worden verstuurd. De berichten verschijnen in hetzelfde e-mailgesprek, zodat de ontvanger eerdere berichten erbij kan houden.

Een verkoopteam kan bijvoorbeeld eerst een kennismakingsmail sturen, na een ingestelde wachttijd een vervolgmail versturen en de resterende e-mails stoppen zodra de ontvanger antwoordt.

Voordelen van e-mailreeksen

Met e-mailreeksen automatiseer je de opvolging zonder dat het contact onpersoonlijk hoeft te worden. Door wachttijden, voorwaarden en berichten in hetzelfde e-mailgesprek te combineren, maak je de opvolging relevanter en bespaar je handmatig werk.

• Eén e-mailgesprek: vervolgmails blijven bij elkaar, zodat de ontvanger de gespreksgeschiedenis kan teruglezen.
• Opvolging op basis van activiteit: laat vervolgmails afhangen van de vraag of een eerdere e-mail is geopend of afgeleverd.
• Tijd besparen: automatiseer terugkerende opvolging in plaats van elke e-mail zelf te versturen.
• Stoppen bij een antwoord: voorkom onnodige vervolgmails door de reeks voor een contact te stoppen zodra diegene antwoordt.
• Verschillende e-mailopmaken: kies voor opgemaakte e-mails of e-mails met alleen tekst, passend bij je boodschap.
• Inzicht in de resultaten: bekijk statistieken voor de hele reeks en voor elke afzonderlijke e-mail.

E-mailreeksen en gewone e-mailcampagnes

Gewone e-mailcampagnes en e-mailreeksen hebben elk een ander doel. Met een gewone campagne verstuur je een losse mailing. Met een reeks automatiseer je meerdere samenhangende berichten verspreid over de tijd.

Kies een gewone e-mailcampagne voor een nieuwsbrief, een actie of een eenmalige update aan je doelgroep.

Kies een e-mailreeks voor een kennismakingsmail met meerdere geplande vervolgmails om een mogelijke klant op te volgen of een gesprek voort te zetten.

E-mailreeksen en e-mailautomatisering met workflows

Workflows ondersteunen uitgebreidere automatiseringen met verschillende acties, triggers, communicatiekanalen en voorwaarden. E-mailreeksen zijn specifiek bedoeld voor automatische e-mailopvolging vanuit het onderdeel voor e-mailcampagnes.

Gebruik een e-mailreeks als je een vaste serie vervolgmails wilt maken. Kies een workflow als je meerdere kanalen, uitgebreidere vertakkingen, wijzigingen in een pijplijn, taken of andere acties naast e-mail nodig hebt.

Bijvoorbeeld:

• Gebruik een e-mailreeks voor een serie verkoopmails die stopt zodra een contact antwoordt.
• Gebruik een workflow voor een proces waarin je een e-mail verstuurt, een lead bijwerkt, een taak aanmaakt of een sms verstuurt.

Alle e-mails in één gesprek

Elke e-mail uit de reeks verschijnt als onderdeel van hetzelfde doorlopende e-mailgesprek. Daardoor begrijpt de ontvanger beter waar een vervolgmail over gaat en voelen de berichten minder los van elkaar.

Dit is vooral nuttig als elk bericht voortbouwt op het vorige, bijvoorbeeld bij het opvolgen van mogelijke klanten, verkoopgesprekken, het begeleiden van nieuwe klanten of communicatie over afspraken.

Stoppen bij een antwoord

Met Stoppen bij een antwoord (Stop on Reply) voorkom je dat een contact automatische vervolgmails blijft ontvangen nadat diegene heeft gereageerd.

Als deze instelling aanstaat:

• Ontvangt het contact e-mails volgens de ingestelde stappen en voorwaarden.
• Stopt de reeks voor dat contact zodra diegene antwoordt.
• Kun je het gesprek handmatig voortzetten zonder dat er nog automatische vervolgmails uit die reeks worden verstuurd.

Voorbeeld: antwoordt een contact op de eerste e-mail van een reeks met drie stappen? Dan ontvangt dat contact de overige twee e-mails niet.

Deze instelling is vooral nuttig bij verkoop en het opvolgen van mogelijke klanten, wanneer een antwoord het moment is om persoonlijk verder te praten.

Let op: stoppen bij een antwoord is optioneel. Controleer de instelling voordat je de reeks activeert.

Wachttijden en voorwaarden

Met wachttijden en voorwaarden bepaal je wanneer een vervolgmail wordt verstuurd en of een contact in aanmerking komt voor een bepaalde stap. Zo verdeel je de berichten over de tijd en stem je ze af op de activiteit van de ontvanger.

Wachttijden

Een wachttijd bepaalt hoeveel tijd er tussen twee stappen zit.

Een reeks met drie stappen kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

• E-mail 1: verstuur een kennismakingsmail.
• E-mail 2: verstuur een vervolgmail na de ingestelde wachttijd.
• E-mail 3: verstuur nog een vervolgmail na een extra wachttijd.

Zo houd je regelmatig contact zonder elke e-mail handmatig in te plannen.

Voorwaarden

Voorwaarden bepalen of een e-mail in een bepaalde stap wordt verstuurd, op basis van de activiteit van de ontvanger.

Je kunt voorwaarden instellen op basis van:

• Openstatus: is een eerdere e-mail geopend?
• Afleverstatus: is een eerdere e-mail afgeleverd?

Je kunt bijvoorbeeld instellen dat een vervolgmail alleen wordt verstuurd als een eerdere e-mail aan een bepaalde openvoorwaarde voldoet.

Je stelt de voorwaarden per stap in. Daardoor kan elke e-mail in de reeks andere verzendvoorwaarden hebben.

Belangrijk: controleer de voorwaarden van elke stap voordat je de reeks activeert. Een voorwaarde bepaalt mede of een contact die e-mail ontvangt.

Opgemaakte e-mails en e-mails met alleen tekst

E-mailreeksen ondersteunen zowel opgemaakte e-mails als e-mails met alleen tekst. Opgemaakte e-mails passen bij berichten in je huisstijl, nieuwsbrieven en andere visueel vormgegeven communicatie. E-mails met alleen tekst passen bij directe, persoonlijke berichten.

Kies de opmaak die bij het doel van je reeks past. Voor verkoopopvolging kun je bijvoorbeeld e-mails met alleen tekst gebruiken. Voor het begeleiden van nieuwe klanten kun je kiezen voor opgemaakte e-mails met nuttige links en visuele elementen.

Statistieken voor de hele reeks en per stap

Je kunt de resultaten van de hele e-mailreeks én van elke afzonderlijke stap bekijken. De statistieken van de reeks geven je een totaalbeeld. De statistieken per stap laten zien welke e-mails goed werken en welke je kunt verbeteren.

Een e-mailreeks instellen

Bepaal vooraf je doelgroep, verzendmomenten, e-mailinhoud en stopregels. Zo ontvangt elk contact de juiste opvolging en voorkom je onnodige e-mails.

Stap 1: open de e-mailcampagnes

Ga naar Marketing → E-mails (Emails) → Campagnes (Campaigns).

Stap 2: maak een e-mailreeks

Klik op de optie om een nieuwe campagne of e-mail aan te maken en kies Een e-mailreeks maken (Create an Email Sequence).

Stap 3: stel de trigger in

Kies of de reeks direct moet starten of op een later moment.

Stap 4: kies je doelgroep

Selecteer de contacten, lijsten of segmenten die aan de reeks moeten deelnemen.

Stap 5: stel het stoppen bij een antwoord in

Zet stoppen bij een antwoord aan als je wilt dat de reeks voor een contact stopt zodra diegene reageert.

Bij het instellen van de doelgroep kun je kiezen uit:

• Lijsten.
• Segmenten.
• Afzonderlijke contacten.

Voeg meerdere stappen aan je reeks toe en stel de wachttijd tussen de stappen in.

Kies of ontwerp een e-mailsjabloon, of gebruik alleen tekst. Stel per e-mail voorwaarden in, bijvoorbeeld dat de vorige e-mail geopend of afgeleverd moet zijn. Zet het bijhouden van e-mailactiviteit aan als je dat nodig hebt.

Controleer de opbouw van je reeks voordat je deze activeert. De e-mails uit de reeks verschijnen ook bij elkaar in Gesprekken (Conversations).

Stap 6: voeg e-mailstappen toe en stel ze in

Maak de e-mails die onderdeel moeten zijn van de reeks. Voeg wachttijden toe om te bepalen wanneer elke vervolgmail wordt verstuurd.

Controleer voor elke e-mail de inhoud, het sjabloon, de voorwaarden en het bijhouden van e-mailactiviteit. Controleer daarna de doelgroep en de volledige reeks voordat je deze start.

Statistieken bekijken

Klik in het lijstoverzicht op de drie puntjes bij een reeks om de statistieken voor de hele reeks en voor afzonderlijke e-mailstappen te bekijken.

Voor een overzicht van de statistieken van alle reeksen kun je ook het statistiekendashboard bij e-mailmarketing openen.

Stap 7: controleer en activeer de reeks

Controleer je doelgroep, trigger, wachttijden, voorwaarden en e-mailinhoud voordat je de reeks activeert.

Na het starten kun je vanuit het overzicht van e-mailreeksen het menu met de drie puntjes openen en Statistieken (Statistics) kiezen om de resultaten van de reeks en de afzonderlijke stappen te bekijken.

Een e-mailreeks pauzeren

Je kunt een gepubliceerde reeks terugzetten naar concept. Let wel op: contacten die tijdens de pauze of conceptstatus in aanmerking komen voor de volgende stap, worden overgeslagen.

Voorbeeld: je hebt ingesteld dat e-mail 2 alleen wordt verstuurd nadat e-mail 1 is geopend. Opent een contact de eerste e-mail terwijl de reeks is gepauzeerd? Dan wordt dat contact overgeslagen voor de tweede e-mail en ontvangt diegene deze niet.

Let ook op: zodra stap 1 is uitgevoerd of de eerste e-mail uit die stap is verstuurd, kun je de reeks niet meer pauzeren om de trigger of de eerste e-mailstap te wijzigen.

Veelgestelde vragen

Wie kan e-mailreeksen gebruiken?

E-mailreeksen zijn beschikbaar als besloten bèta voor geselecteerde klanten die zich hiervoor hebben aangemeld.

Zijn e-mailreeksen hetzelfde als gewone e-mailcampagnes?

Nee. Gewone e-mailcampagnes gebruik je meestal voor een eenmalige mailing. E-mailreeksen gebruik je voor automatische opvolging met meerdere e-mails.

Zijn e-mailreeksen hetzelfde als workflows?

Nee. Workflows ondersteunen uitgebreidere automatiseringen met meerdere acties en kanalen. E-mailreeksen zijn specifiek bedoeld voor automatische e-mailopvolging vanuit het onderdeel voor e-mailcampagnes.

Wat betekent één e-mailgesprek?

De e-mails uit de reeks worden verstuurd als onderdeel van hetzelfde doorlopende gesprek. Zo kan de ontvanger eerdere berichten erbij houden en de vervolgmails beter plaatsen.

Wat doet stoppen bij een antwoord?

Deze instelling stopt de toekomstige e-mails uit de reeks voor een ontvanger zodra diegene antwoordt.

Kan ik opgemaakte e-mails en e-mails met alleen tekst gebruiken?

Ja. E-mailreeksen ondersteunen beide vormen.

Kan ik stappen laten afhangen van de activiteit van de ontvanger?

Ja. Je kunt voorwaarden instellen op basis van de openstatus of afleverstatus van eerdere e-mails.

Waar vind ik de statistieken van een e-mailreeks?

Open het menu met de drie puntjes bij de reeks en kies Statistieken (Statistics) om de resultaten te bekijken.