Evenementen: Meerdere Deelnemers Registratie
Verzamel informatie van deelnemers voor elk ticket en versnel registraties met meerdere tickets met ingebouwde gegevenskopie
HighLevel Events verzamelt nu informatie van deelnemers voor elk ticket in een registratie met meerdere tickets. Zo kunnen organisatoren individuele deelnemers volgen bij groepsboekingen, conferenties, workshops en teamregistraties.
In deze handleiding lees je hoe individuele deelnemergegevens werken, hoe je informatie van eerder voltooide deelnemers kunt kopiëren om herhaaldelijke gegevensinvoer te beperken en hoe je registraties met meerdere tickets en verschillende tickettypen stroomlijnt.
1. Wat zijn individuele deelnemergegevens?
Met individuele deelnemergegevens kunnen organisatoren informatie verzamelen voor elk ticket dat binnen één registratie wordt gekocht. De primaire koper wordt automatisch als de eerste deelnemer beschouwd en gekoppeld aan Ticket 1. Elk extra ticket krijgt een eigen deelnemer met unieke contactgegevens.
Deelnemerinformatie omvat de voornaam, achternaam, het e-mailadres en relevante evenement-specifieke informatie die voor het evenement is geconfigureerd. Deze mogelijkheid is bedoeld voor evenementen waarbij het belangrijk is om elke deelnemer te identificeren, zoals conferenties, workshops, trainingssessies, teamuitjes en zakelijke boekingen.
Extra deelnemers kunnen informatie van een eerder voltooide deelnemer opnieuw gebruiken via de vervolgkeuzelijst “Gegevens kopiëren van”. Dit beperkt herhaaldelijke gegevensinvoer tijdens registraties met meerdere tickets.
2. Belangrijkste voordelen
Door individuele deelnemergegevens te verzamelen beschikken organisatoren over nauwkeurige deelnemersinformatie en wordt de registratie-ervaring verbeterd voor kopers die meerdere tickets aanschaffen.
Individuele deelnemersgegevens: Verzamel informatie voor elke tickethouder in plaats van alleen gegevens van de primaire koper te verzamelen.
Snellere groepsregistraties: Gebruik informatie van eerder voltooide deelnemers opnieuw om herhaaldelijke gegevensinvoer te beperken.
Bewerkbare gekopieerde informatie: Werk gekopieerde gegevens bij wanneer een andere deelnemer andere informatie nodig heeft.
Beter inzicht in deelnemers: Identificeer de personen die aan individuele tickets in een registratie met meerdere tickets zijn gekoppeld.
Ondersteuning voor groepsboekingen: Ondersteun conferenties, workshops, zakelijke boekingen, teamregistraties en vergelijkbare groepservaringen.
Flexibiliteit met meerdere tickets: Verzamel deelnemergegevens wanneer in dezelfde bestelling meerdere aantallen tickets of verschillende beschikbare tickettypen zijn opgenomen.
3. Zo werken individuele deelnemergegevens
Wanneer een koper tijdens de evenementregistratie meerdere tickets selecteert, verzamelt de checkout automatisch deelnemerinformatie voor elk ticket.
Functie 1
Primaire koper als eerste deelnemer
De primaire koper wordt automatisch als de eerste deelnemer beschouwd en gekoppeld aan Ticket 1.
Functie 2
Velden voor extra deelnemers
Voor elk extra ticket (Ticket 2, Ticket 3, enzovoort) kan de koper unieke deelnemergegevens opgeven, waaronder de voornaam, achternaam en het e-mailadres.
Functie 3
Indicator voor koperbadge
Het ticket van de primaire koper heeft het label “KOPER” om het te onderscheiden van tickets van extra deelnemers in het registratieformulier.
Functie 4
Bewerkbare deelnemergegevens
Alle deelnemergegevens kunnen tijdens het registratieproces worden bewerkt of bijgewerkt, inclusief gekopieerde gegevens van andere deelnemers.
4. Deelnemerinformatie kopiëren
Met de functie “Gegevens kopiëren van” kunnen kopers deelnemerinformatie van elke eerder voltooide deelnemer binnen dezelfde registratie opnieuw gebruiken. Dit versnelt registraties met meerdere tickets aanzienlijk doordat herhaaldelijke gegevensinvoer wordt voorkomen.
Eerder voltooide deelnemers verschijnen als selecteerbare opties in de vervolgkeuzelijst. Als een bedrijf bijvoorbeeld 10 medewerkers registreert, kan de koper de gegevens van de eerste deelnemer naar volgende tickets kopiëren en alleen de velden aanpassen die verschillen.
Zo werkt het
Elk ticket voor een extra deelnemer bevat een vervolgkeuzelijst “Gegevens kopiëren van”. Kopers kunnen een eerder voltooide deelnemer als gegevensbron selecteren, zoals “Ticket 1 - Early Bird (KOPER)” of “Ticket 2 - Early Bird”. Door een bron te selecteren, worden de gegevens van de deelnemer automatisch ingevuld.
Mogelijkheid 1
Kopiëren van elke eerder voltooide deelnemer
Kopers kunnen elke voltooide deelnemer uit de registratie als gegevensbron selecteren. De vervolgkeuzelijst toont opties zoals “Ticket 1 - Early Bird (KOPER)” en “Ticket 2 - Early Bird”.
Mogelijkheid 2
Gekopieerde informatie bewerken
Na het kopiëren van deelnemerinformatie blijven alle velden bewerkbaar. Kopers kunnen elk veld aanpassen aan de behoeften van de specifieke deelnemer.
5. Registraties met meerdere tickets en gemengde tickettypen
Een koper kan tijdens de evenementregistratie meerdere aantallen tickets selecteren. Wanneer er verschillende tickettypen beschikbaar zijn voor het evenement, kunnen meerdere tickettypen in dezelfde bestelling worden opgenomen.
Een koper kan zich bijvoorbeeld in één checkout registreren voor meerdere Early Bird-tickets en daarnaast een Free-ticket. Het Besteloverzicht toont de geselecteerde tickettypen, aantallen en relevante totalen.
Informatie op deelnemerniveau wordt verzameld voor elk ticket in de registratie met meerdere tickets. Zo beschikken organisatoren over volledige deelnemersinformatie voor elke tickethouder.
6. Evenement-specifieke deelnemerinformatie
De voornaam, achternaam en het e-mailadres zijn de belangrijkste checkoutvelden die tijdens registraties met meerdere tickets voor deelnemers worden verzameld. Met deze velden kunnen organisatoren individuele deelnemers identificeren en contacteren.
Relevante aangepaste checkoutvelden kunnen ook voor het evenement worden geconfigureerd. Met aangepaste velden kunnen organisatoren aanvullende informatie verzamelen die specifiek is voor de vereisten van hun evenement.
Organisatoren moeten de gevraagde deelnemerinformatie beperken tot wat daadwerkelijk nodig is voor het evenement, zodat de registratie-ervaring overzichtelijk blijft.
7. Registraties met meerdere tickets voltooien
Volg deze stappen om een registratie met meerdere tickets te voltooien met individuele deelnemergegevens en de functie voor het kopiëren van gegevens.
Stap 1
Het evenement voorbereiden
Organisatoren moeten het evenement aanmaken en de ticketopties, prijzen en checkoutvelden configureren voordat kopers zich beginnen te registreren.
Stap 2
Ticketopties configureren
Stel tickettypen in met passende aantallen, prijzen en beschikbaarheidsinstellingen ter ondersteuning van registraties met meerdere tickets.
Stap 3
Checkoutvelden controleren
Controleer of de checkoutvelden zijn geconfigureerd om de benodigde deelnemerinformatie voor elk ticket te verzamelen.
Stap 4
Meerdere tickets selecteren
Gebruik op de registratiepagina van het evenement de hoeveelheidskiezers om het benodigde aantal tickets te selecteren. Je kunt meerdere tickettypen selecteren als er verschillende opties beschikbaar zijn voor het evenement.
Stap 5
Doorgaan naar checkout
Klik op “Doorgaan naar checkout” om naar de pagina met factuurgegevens te gaan, waar de deelnemergegevens worden verzameld.
Stap 6
Ticket 1 (KOPER) voltooien
Vul de velden voor de voornaam, achternaam en het e-mailadres van Ticket 1 in. Dit ticket heeft het label “KOPER” en vertegenwoordigt de primaire koper, die automatisch als de eerste deelnemer wordt beschouwd.
Stap 7
Extra deelnemers voltooien
Geef voor elk extra ticket (Ticket 2, Ticket 3, enzovoort) unieke deelnemergegevens op door de informatie handmatig in te voeren of de vervolgkeuzelijst “Gegevens kopiëren van” te gebruiken.
Stap 8
Gebruik indien nodig “Gegevens kopiëren van”
Selecteer een eerder voltooide deelnemer uit de vervolgkeuzelijst “Gegevens kopiëren van” om diens informatie opnieuw te gebruiken en zo de gegevensinvoer te versnellen.
Stap 9
Gekopieerde deelnemerinformatie indien nodig bewerken
Werk na het kopiëren van de deelnemerinformatie de velden bij die verschillen voor de huidige deelnemer. Alle velden blijven bewerkbaar na het kopiëren.
Stap 10
De registratie controleren en voltooien
Controleer het Besteloverzicht om de aantallen tickets en de totale kosten te bevestigen. Ga na het invullen van alle verplichte deelnemergegevens verder met de resterende checkoutstappen om de registratie te voltooien.
Tip
Gebruik de functie “Gegevens kopiëren van” wanneer je teams of groepen met vergelijkbare informatie registreert. Zo bespaar je tijd bij de gegevensinvoer en heeft elke deelnemer toch eigen registratiegegevens.
8. Toepassingen voor registraties met meerdere deelnemers
Individuele deelnemergegevens zijn ideaal voor evenementen waarbij het belangrijk is om deelnemersinformatie te volgen. Dit zijn veelvoorkomende toepassingen:
Toepassing 1
Zakelijke boekingen
Registreer meerdere medewerkers binnen één bestelling en behoud afzonderlijke deelnemergegevens voor elke deelnemer.
Toepassing 2
Conferenties
Verzamel informatie op deelnemerniveau wanneer één koper tickets koopt voor meerdere deelnemers.
Toepassing 3
Workshops
Identificeer elke deelnemer wanneer een groep zich gezamenlijk registreert.
Toepassing 4
Teamregistraties
Laat één koper meerdere teamleden registreren en behoud afzonderlijke deelnemersgegevens.
Toepassing 5
Groepsevenementen
Vereenvoudig grotere registraties door eerder ingevoerde deelnemerinformatie opnieuw te gebruiken waar dat passend is.
Veelgestelde vragen
V: Wie wordt beschouwd als de koper bij een registratie met meerdere deelnemers?
De koper is de persoon die de registratie voltooit. De primaire koper wordt automatisch als de eerste deelnemer beschouwd en gekoppeld aan Ticket 1. Dit ticket is tijdens de checkout herkenbaar aan een “KOPER”-badge.
V: Kan elk ticket verschillende deelnemergegevens bevatten?
Ja. Elk ticket in een registratie met meerdere tickets kan unieke deelnemergegevens bevatten, waaronder de voornaam, achternaam en het e-mailadres.
V: Kunnen deelnemergegevens van een ander ticket worden gekopieerd?
Ja. Met de vervolgkeuzelijst “Gegevens kopiëren van” kunnen kopers informatie van elke eerder voltooide deelnemer binnen dezelfde registratie opnieuw gebruiken.
V: Kunnen gekopieerde gegevens worden bewerkt?
Ja. Na het kopiëren van deelnemerinformatie blijven alle velden bewerkbaar. Kopers kunnen elk veld aanpassen om unieke gegevens voor elke deelnemer op te geven.
V: Kan één registratie verschillende tickettypen bevatten?
Ja. Wanneer er verschillende tickettypen beschikbaar zijn voor het evenement, kan een koper meerdere tickettypen in dezelfde registratie opnemen (bijvoorbeeld 2 Early Bird-tickets en 1 Free-ticket).
V: Van welke deelnemers kan ik informatie kopiëren?
Je kunt informatie kopiëren van een eerder voltooide deelnemer binnen dezelfde registratie.
V: Is deze functie van toepassing op boekingen van Calendar-gasten?
Deze workflow is specifiek van toepassing op de registratie- en checkoutervaring van HighLevel Events. Boekingen van Calendar-gasten, Class Booking Calendars, Event Calendars en Community Events zijn afzonderlijke HighLevel-ervaringen.