Evenementen: Aanmaken en beheren [Private Beta]

OPMERKING: De functie voor Evenementen is momenteel in Private Beta en zal over een paar weken live gaan.

Voluit Suite Evenementen stelt je in staat om Ticketed en RSVP-evenementen rechtstreeks binnen jouw account te creëren en te beheren. Je kunt een openbare evenementenpagina maken, tickets verkopen, registraties verzamelen, schema's en sprekers toevoegen, evenementmeldingen verzenden en deelnemers vanaf één plek inchecken. Dit artikel leidt je door het opzetten van een evenement van concept tot gepubliceerde status, en daarna het beheren van registraties en het inchecken van deelnemers na de lancering.

INHOUDSOPGAVE

• Wat zijn Evenementen?
• Evenementtypen en Accounts
• Hoe evenementen in te stellen
  • Een nieuw evenement creëren
  • Het evenement configureren
  • Het evenement beheren
• Deelnemerservaring
• Veelgestelde Vragen

Wat zijn Evenementen?

Evenementen geven bedrijven en bureaus een specifieke manier om evenementregistraties binnen Voluit Suite te promoveren en beheren. In plaats van een apart evenementenplatform te gebruiken, kun je een evenement creëren, ticketing of RSVP-registratie configureren, de openbare evenementenpagina aanpassen, en deelnemers volgen vanuit hetzelfde account waar jouw contacten, betalingen en marketingtools zich bevinden.

Evenementen zijn het meest geschikt voor publieksgerichte ervaringen die registratie, tickets, schema's, sprekers, deelnemerstracking of inchecken vereisen. Dit is anders dan Evenement Kalender, die zijn ontworpen voor kalender-gebaseerde boekingen, en Gemeenschapsevenementen, die zijn ontworpen voor evenementen die binnen Voluit Suite Gemeenschappen worden gehost.

Evenementtypen en Accounts

De juiste evenementtype en account keuze bepaalt hoe deelnemers zich registreren, of betaling vereist is, en hoe zij toegang krijgen tot het evenement. Deze instellingen worden geselecteerd tijdens het creëren van het evenement, dus het is belangrijk om het formaat te kiezen dat bij jouw evenement past voordat je doorgaat met tickets, registratie en publicatie.

Imp: Je kunt niet schakelen tussen Ticketed en RSVP nadat je het evenement hebt aangemaakt.

Hoe evenementen in te stellen

Een goede setup zorgt ervoor dat deelnemers zich succesvol kunnen registreren, de juiste evenementinformatie ontvangen, en de afrekening of RSVP zonder verwarring kunnen voltooien. Volg de onderstaande gegroepeerde stappen om het evenement te creëren, evenementinstellingen te configureren, het evenement te publiceren, registraties te beheren, en de deelnemerservaring te beoordelen.

Create a New Event

Een nieuw evenement creëren omvat de initiële setup details die nodig zijn voordat het evenement bestaat in de conceptstatus. Deze stappen bepalen het evenementtype, publieksgerichte details, timing, locatie en organisatorinformatie.

Step 1: Navigating to Events

In de linker zijbalk van jouw Voluit Suite-account, scrol naar Marketing en klik op Evenementen. Het Evenementendashboard toont al jouw evenementen met hun status, zoals Concept, Gepubliceerd, RSVP, of Ticketed.

Vanuit het Evenementendashboard kun je:

• Gebruik de Status filter om evenementen snel te vinden.

• Gebruik de zoekbalk om een evenement op naam te lokaliseren.

• Klik op + Creëer Evenement in de rechterbovenhoek om een nieuw evenement te starten.

Step 2: Choose your event type

Klik op + Creëer Evenement. Je wordt eerst gevraagd hoe deelnemers zich bij jouw evenement voegen.

• Ticketed: Verkoop tickets met meerdere prijsniveaus, inclusief gratis en betaalde opties. Deelnemers doorlopen een afrekenproces.

• RSVP: Creëer een gratis evenement waar gasten hun aanwezigheid bevestigen zonder een betalingsstap.

Step 3: Add event details

Vul de basisinformatie over jouw evenement in:

• Evenementnaam: Tot 100 karakters. Dit verschijnt als de kop op jouw openbare pagina.

• Omslagafbeelding: PNG, JPG, of GIF. Aanbevolen formaat is 1920 × 1080 px. Maximale bestandsgrootte is 5 MB.

• Korte samenvatting: Tot 160 karakters. Dit verschijnt in het hero-gedeelte van de openbare pagina.

• Evenementbeschrijving: Gebruik de rich text editor om opgemaakte inhoud toe te voegen, inclusief vetgedrukte tekst, lijsten, links, afbeeldingen en meer.

Step 4: Set the date and time

Stel in wanneer jouw evenement begint en eindigt:

• Vul de Startdatum en Starttijd in.

• Vul de Einddatum en Eindtijd in.

• Kies de Tijdzone van het evenement.

• Kies het Weergaveformaat, ofwel 12 uur of 24 uur.

Het weergaveformaat bepaalt hoe evenementtijden op de openbare pagina verschijnen.

Opmerking: Verkoopperiodes voor tickets, sessietijden en actieve periodes voor coupons gebruiken de tijdzone die hier is geselecteerd.

Step 5: Set the location

Kies waar jouw evenement plaatsvindt:

• Persoonlijk: Vul een fysiek adres in. Een kaart en de link voor Routebeschrijving verschijnen op de openbare pagina.

• Online: Voeg een titel toe voor de online deelnemerspagina, vergaderings-URL, optionele afbeelding, en korte instructies voor deelname.

Voor online evenementen, configureer wanneer de vergaderlink zichtbaar wordt:

• Verborgen totdat het evenement begint: De deel-link wordt niet weergegeven totdat het evenement begint. Deelnemers zien dat de deel-link wordt gedeeld nadat zij zich hebben geregistreerd.

• Aangepast schema: Beheer precies wanneer de link verschijnt en verdwijnt met minuut-niveau timing.

Step 6: Add organizer information

Voeg organisatorinformatie toe zodat deelnemers weten wie het evenement host. Deze informatie verschijnt in het Gepresenteerd door gedeelte van de openbare evenementenpagina.

Voeg de volgende details toe:

• Organisatorafbeelding: PNG, JPG, of GIF. Aanbevolen formaat is 400 × 400 px. Maximale bestandsgrootte is 5 MB.

• Naam organisator: Vereist.

• E-mailadres: Vereist.

• Website-URL: Optioneel.

• Telefoonnummer: Optioneel.

Klik op Creëer evenement om op te slaan. Jouw evenement staat nu in de conceptstatus en is niet zichtbaar voor het publiek totdat het gepubliceerd is.

Configure the Event

Nadat het evenement is aangemaakt, laat het evenementendashboard je tickets, coupons, schema's, sprekers, openbare pagina's, registratie-instellingen, meldingen en publicatie-opties configureren. Deze instellingen bepalen hoe deelnemers zich registreren en wat zij zien voordat en nadat zij afrekenen.

Step 7: Create ticket types

Ga naar het Tickets tabblad en klik op + Voeg Tickettype toe. Voor elk tickettype configureer je:

• Ticketnaam: Tot 100 karakters, zoals Algemeen Toegang of VIP.

• Prijsbepaling: Kies Vaste prijs of Gratis.

• Prijs: Stel de ticketprijs in wanneer Vaste prijs is geselecteerd.

• Aantal: Stel het aantal beschikbare plaatsen voor dit tickettype in.

• Verkooptijd: Stel de start- en einddatum/tijd in voor wanneer het ticket gekocht kan worden.

Je kunt zoveel tickettypes aanmaken als nodig is en gratis en betaalde niveaus op hetzelfde evenement mixen.

Opmerking: Verkooptijd tijden gebruiken de tijdzone van het evenement. Controleer de tijdzone die onderaan het ticketpaneel wordt weergegeven.

Step 8: Add coupon codes (Optional)

Ga naar Tickets → Couponcodes om kortingscodes voor jouw evenement te creëren.

Configureer de coupon:

• Couponnaam: Interne label, zoals Vroegboek.

• Couponcode: De code die deelnemers invoeren bij het afrekenen. Typ een aangepaste code of klik op Genereren.

• Coupontype: Ondersteunt momenteel Percentage coupon.

• Korting: Percentage korting, zoals 20 voor 20%.

• Actieve periode: Datums waarop de code geldig is.

• Gebruikslimieten: Beperk eventueel het totale aantal inwisselingen of beperk de coupon tot specifieke tickettypes.

Deelnemers passen de code toe door op Heb je een couponcode? op het ticketselectiescherm te klikken.

Opmerking: Evenementcouponcodes zijn alleen voor Evenementen en zijn niet van toepassing op andere Voluit Suite producten.

Step 9: Add schedule and speakers (Optional)

Ga naar het Schema tabblad om jouw evenementagenda op te bouwen.

Om een sessie toe te voegen, klik op Voeg schema toe en vul in:

• Titel: Bijvoorbeeld, Hoofdpresentatie of Workshop A.

• Dag en tijdslot: Moet binnen het evenementvenster vallen.

• Podium / Locatie: Bijvoorbeeld, Hoofdpodium of Kamer 2.

• Beschrijving

• Toegewezen sprekers

Om een spreker toe te voegen, klik op Sprekers in de subnavigatie, en klik dan op + Voeg spreker toe. Voeg de naam van de spreker, tagline, foto, beschrijving, status als keynote, en sociale links toe.

Step 10: Customize your public event page

Ga naar het Openbare pagina's tabblad. Drie sub-tabbladen beheren verschillende delen van de deelnemerservaring:

• Details: Schakel de secties van de pagina in en uit en wijzig de volgorde, waaronder Informatie over dit evenement, Tickets, Schema, Sprekers, Locatie, Gepresenteerd door, en Veelgestelde vragen. Schakel de weergave van het aantal deelnemers in indien gewenst.

• Schema: Pas aan hoe het schema op de openbare pagina verschijnt.

• Afrekenen: Stel de afreken titel en formulier velden in. Voornaam, achternaam, en e-mail zijn vastgelegd als vereist. Voeg aangepaste velden toe en vereis eventueel dat deelnemers de voorwaarden accepteren.

Stijlwijzigingen, zoals kleuren, typografie, en sjabloon, gelden voor alle drie pagina's. Gebruik de realtime preview aan de rechterkant van de editor om desktop- en mobiele weergaven te beoordelen.

Step 11: Configure registration settings and notifications

Ga naar het Instellingen tabblad. Onder registratie-instellingen configureer je:

• Deadline: Datum en tijd waarop registraties sluiten. Standaard is dit ingesteld op het starttijd van het evenement.

• Capaciteit: Maximale totale registraties over alle tickettypes. Zet op 0 voor onbeperkt.

• Inchecken: QR-code inchecken is standaard ingeschakeld voor persoonlijke evenementen. Kies welke betalingsstatussen toegang toestaan.

• Live-modus: Zet aan voordat je live gaat. Wanneer de Live-modus uit staat, draait het evenement in testmodus en worden er geen echte betalingen verwerkt.

Onder meldingsinstellingen, configureer:

• Voor organisatoren: Nieuwe registratie-alert en dagelijkse samenvemail.

• Voor deelnemers: Registratiebevestiging en herinnerings-email.

• Afzenderinstellingen: Van e-mail en Van naam die gebruikt worden voor evenementemails.

Step 12: Publish your event

Zodra de setup compleet is, klik op Publiceer evenement in de rechterbovenhoek. Jouw evenement gaat live met een openbare URL die deelnemers kunnen bezoeken om zich te registreren.

Na publicatie kun je:

• De evenementlink delen vanuit het drie-puntmenu.

• Het evenement dupliceren voor toekomstig gebruik.

• Het evenement onpubliceren om het offline te halen terwijl registraties behouden blijven.

• Het evenement archiveren om het uit de actieve lijst te verwijderen terwijl het herstellbaar blijft.

• Het evenement permanent verwijderen.

Manage the Event

Evenementbeheer begint nadat het evenement is aangemaakt of gepubliceerd. Deze controles helpen organisatoren om registraties te monitoren, deelnemers toe te voegen, terugbetalingen te verwerken, gasten in te checken, het evenement te delen, de setup te dupliceren, of het evenement indien nodig te verwijderen.

Step 13: Manage registrations and check in attendees

Zodra jouw evenement live is, gebruik je de volgende tabbladen om deelnemers te beheren:

• Registraties tabblad: Bekijk registranten, totale tickets uitgegeven, omzet, en terugbetaalde registraties. Zoek op naam of e-mail, filter op status of datumbereik, en voeg handmatig deelnemers toe met de Voeg Deelnemer toe knop.

• Inchecken tabblad: Gebruik QR-code scannen om deelnemers in real-time in te checken op de locatie. Alleen registranten met een toegestane betalingsstatus, zoals Geslaagd, kunnen worden ingecheckt.

Danger Zone

Onder Instellingen → Gevaarlijke zone, vind je acties die de beschikbaarheid van evenementen of evenement gegevens beïnvloeden:

• Evenement onpubliceren: Haalt het evenement offline. Bestaande registraties worden behouden.

• Evenement archiveren: Verwijdert het evenement uit de actieve lijst. Gearchiveerde evenementen kunnen worden hersteld.

• Evenement verwijderen: Verwijdert het evenement en bijbehorende gegevens permanent. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Event Overflow Menu

Het drie-puntmenu rechtsboven in het evenement biedt snelle toegang tot veelvoorkomende evenementacties:

• Deel evenement

• Dupliceer Evenement

• Verwijder Concept

Deelnemerservaring

De deelnemerservaring begint op de openbare evenementenpagina en gaat verder via een volledige afrekenpagina. De uitgebreide lay-out biedt meer ruimte voor ticketselectie, deelnemerinformatie, factureringsdetails, en betaling wanneer dat nodig is.

Tickets selecteren

Deelnemers kiezen hun tickettype en hoeveelheid. Ze kunnen een couponcode invoeren voor een korting, en de bestelsamenvatting wordt in real-time bijgewerkt.

Afrekenen en Betaling

Na het selecteren van tickets, gaan deelnemers verder met de vereiste afrekenstappen. Afhankelijk van het ticket en de evenementconfiguratie, leveren ze deelnemergegevens, factureringsinformatie, en betalingsinformatie aan.

Evenementdetails en de bestelsamenvatting blijven beschikbaar tijdens de afrekenreis, zodat deelnemers hun keuzes kunnen beoordelen zonder de flow te verlaten.

After completing the required checkout steps, attendees continue to the confirmation step.

Inchecken door QR-code scannen

Je kunt de QR-code scannen en inchecken vanaf mobiel

Evenementmeldingen

Meldingen houden deelnemers en organisatoren geïnformeerd voor en na registratie. Ze helpen om gemiste registraties te verminderen, de opkomst te verbeteren, en geven organisatoren inzicht in evenementactiviteit. De dagelijkse samenvemail wordt om 09:00 uur verzonden in de tijdzone van het evenement.

Evenement notificatie-instellingen omvatten:

• Voor deelnemers: Registratiebevestiging en evenementherinnerings-e-mails.

• Voor organisatoren: Nieuwe registratie-alerts en dagelijkse samenvemails.

• Afzenderinstellingen: Van e-mail en Van naam die gebruikt worden voor evenementgerelateerde e-mails.

Veelgestelde Vragen

V: Kan ik een evenement van Ticketed naar RSVP schakelen nadat ik het heb aangemaakt?

Nee. Ticketed en RSVP evenementtypen kunnen niet worden gewisseld nadat het evenement is aangemaakt. Als je het verkeerde type hebt geselecteerd, maak dan een nieuw evenement aan met het juiste type.

V: Kan ik gratis en betaalde tickets voor hetzelfde evenement aanbieden?

Ja. Ticketed evenementen kunnen zowel gratis als betaalde tickettypes bevatten.

V: Kan ik beheren wanneer een online evenement link zichtbaar is?

Ja. Je kunt de deelname-link verborgen houden totdat het evenement begint of een aangepast schema gebruiken om te bepalen wanneer het verschijnt en verdwijnt.

V: Hoe werken terugbetalingen voor evenementtickets?

Terugbetalingen worden geïnitieerd door de organisator vanuit het Registraties tabblad. Deelnemers kunnen geen terugbetalingen rechtstreeks via het evenementenplatform aanvragen. Terugbetalings-tijdlijnen volgen de standaard betalingverwerker vensters.

V: Wordt het automatisch terugbetaald voor deelnemers bij annulering of onpubliceren van een evenement?

Nee. Annulering of onpubliceren van een evenement activeert niet automatisch terugbetalingen. Organisatoren moeten handmatig terugbetalingen verwerken vanuit het Registraties tabblad.

V: Worden terugkerende of meerdere datum evenementen ondersteund?

Momenteel niet ondersteund in de beta.

V: Hoe werken de uitbetalingen voor organisatoren?

Ticketinkomsten worden verwerkt via de aangesloten betalingsprovider, zoals Stripe. De timing van de uitbetalingen volgt het schema dat in dat provideraccount is ingesteld. Voluit Suite heft geen extra platformkosten bovenop de standaard kosten voor creditcardverwerking.

V: Kunnen deelnemers tickets aan iemand anders overdragen?

Er is geen zelfbedieningsoptie voor ticketoverdracht voor deelnemers. Als een ticket moet worden overgedragen, moet de organisator de deelnemergegevens handmatig bijwerken in het Registraties tabblad of de oorspronkelijke registratie annuleren en de nieuwe deelnemer handmatig toevoegen.

V: Kunnen medewerkers handmatig deelnemers toevoegen?

Ja. Gebruik de Voeg Deelnemer toe knop vanuit het Registraties tabblad om iemand handmatig toe te voegen zonder dat ze de openbare afrekening hoeven te voltooien.