Evenementen: Handmatig deelnemers toevoegen
Registreer deelnemers rechtstreeks vanuit je dashboard—geen openbaar registratieformulier nodig.
In dit artikel lees je hoe je deelnemers handmatig registreert voor je Voluit Suite-evenementen, zonder dat ze het openbare registratieformulier hoeven in te vullen. Je leert hoe je registraties aanmaakt, tickets toewijst, betalingen verwerkt en direct bevestigingen verstuurt.
Deze mogelijkheid is essentieel voor het verwerken van spontane aanmeldingen, telefonische boekingen, offline verkopen, gratis tickets en toewijzingen aan partners, terwijl je evenementvoorraad en deelnemergegevens gesynchroniseerd blijven.
1. Wat is handmatige deelnemersregistratie?
Met handmatige deelnemersregistratie kunnen organisatoren rechtstreeks registraties voor evenementen aanmaken vanaf de pagina Registrations in Voluit Suite. Deze functie omzeilt het openbare registratieformulier, zodat je deelnemers namens hen kunt registreren.
Deze mogelijkheid is bedoeld voor situaties waarin deelnemers zich niet online kunnen of willen registreren, zoals spontane registraties op de evenementenlocatie, telefonische boekingen, offline verkopen via partners, toewijzingen van gratis tickets of zakelijke groepsregistraties.
Alle handmatig aangemaakte registraties zijn volledig geïntegreerd met je evenementenbeheersysteem—tickets worden direct uitgegeven, bevestigingsmails worden automatisch verzonden en registratiegegevens worden in realtime gesynchroniseerd met je deelnemersdashboard en ticketvoorraad.
2. Belangrijkste voordelen van handmatige deelnemersregistratie
Flexibele registratiekanalen — Accepteer registraties via elk kanaal, waaronder spontane aanmeldingen, telefoongesprekken, e-mailverzoeken, doorverwijzingen van partners en offline verkopen, zonder dat deelnemers het online formulier hoeven te gebruiken.
Capaciteitsoverschrijving — Registreer deelnemers, ook nadat de ticketcapaciteit is bereikt. Zo houd je controle over last-minute accommodaties en VIP-toewijzingen.
Gestroomlijnde workflow — Maak registraties aan, wijs tickets toe en verwerk betalingen vanuit één interface, zonder tussen meerdere tools of systemen te wisselen.
Contactintegratie — Selecteer bestaande contacten uit je CRM of maak tijdens de registratie nieuwe contactrecords aan, zodat je één centrale deelnemersdatabase behoudt.
Meerdere betaalmethoden — Ontvang betalingen via je gekoppelde payment provider of leg offline betalingen vast met contant geld, cheque, bankoverschrijving of andere methoden.
Directe ticketuitgifte — Tickets worden direct na het voltooien van de registratie uitgegeven en bevestigingsmails worden automatisch naar deelnemers verzonden.
Realtime synchronisatie — Alle handmatig aangemaakte registraties verschijnen direct in je Registrations-dashboard, met volledige audit trails en betalingsgegevens.
3. Handmatig deelnemers toevoegen
Volg deze stappen om een handmatige registratie voor je deelnemers aan te maken:
Stap 1
Ga naar de pagina Registrations
Ga naar Events → Registrations. Maak een event aan of bewerk het. Klik op de knop Add Attendee om de workflow voor handmatige registratie te openen.
Stap 2
Selecteer tickettypen en aantallen
Kies een of meerdere tickettypen uit de beschikbare opties voor je evenement. Geef de quantity op voor elktickettype. Klik op Continue.
Stap 3
Wijs deelnemerinformatie toe
Voor elk ticket kun je een bestaandcontact uit je CRM selecteren of een nieuwcontactrecord aanmaken. Vul de verplichte velden met deelnemerinformatie in.
Als je meerdere tickets registreert, kun je deelnemergegevens naar andere tickets kopiëren. Zo verloopt het proces sneller wanneer één persoon meerdere tickets koopt.
Opmerking
Wanneer je tijdens de registratie een nieuw contact aanmaakt, wordt het contact toegevoegd aan je CRM en direct gekoppeld aan de evenementregistratie. Alle contactgegevens zijn beschikbaar voor toekomstige campagnes en uitnodigingen voor evenementen.
Stap 4
Voltooi de betalingsverwerking
Kies je betaalinningsmethode en voltooi de transactie. Je kunt onder andere een kaart in rekening brengen via je gekoppelde payment provider of een offlinebetaling registreren. Klik daarna op Add & Record Payment.
Stap 5
Bevestig de registratie
Tickets worden direct uitgegeven en bevestigingsmails worden automatisch naar alle geregistreerde deelnemers verzonden.
Geslaagd
De registratie verschijnt direct in je Registrations-dashboard, met volledige details zoals deelnemerinformatie, tickettoewijzingen en betalingsgegevens.
Gestroomlijnde registratie
Alle registratiekanalen op één plek
Of deelnemers zich nu online registreren of via je team, elke registratie wordt automatisch bijgehouden, van tickets voorzien en bevestigd.
4. Opties voor het innen van betalingen
Handmatige deelnemersregistratie ondersteunt twee methoden voor het innen van betalingen, zodat je verschillende transactiesituaties flexibel kunt afhandelen:
Optie 1
Een kaart belasten
Verwerk de betaling direct via je gekoppelde payment provider (Stripe, Authorize.net, PayPal of NMI). Met deze optie wordt de creditcard of betaalpas van de deelnemer realtime belast en wordt direct een betalingsbevestiging gegenereerd.
Optie 2
Een offline betaling registreren
Leg een betaling vast die buiten het systeem is geïnd, bijvoorbeeld met Cash, Card, Check, Bank Transfer of Other. Met deze optie wordt een betalingsrecord aangemaakt zonder een transactie via je payment provider te verwerken.
Betalingsgegevens
Beide betaalmethoden creëren een volledige audit trail in je Registrations-dashboard. Alle transacties—zowel online verwerkte als offline geregistreerde transacties—worden vastgelegd met tijdstempels, betaalmethoden en bedragen voor een nauwkeurige financiële rapportage.
5. Ticketuitgifte en bevestigingen
Wanneer je een handmatige registratie voltooit, verwerkt Voluit Suite automatisch de ticketuitgifte en communicatie met deelnemers:
Directe ticketgeneratie — Tickets worden direct na het voltooien van de registratie aangemaakt, met unieke ticket-ID's en QR-codes voor het inchecken bij het evenement.
Automatische e-mailbevestigingen — Bevestigingsmails met ticketgegevens, evenementinformatie en agenda-uitnodigingen worden automatisch naar alle geregistreerde deelnemers verzonden.
Synchronisatie met dashboard — Registraties verschijnen direct in je Registrations-dashboard, met volledige deelnemergegevens, tickettoewijzingen en betalingsinformatie.
Voorraadupdates — De ticketvoorraad wordt in realtime bijgewerkt, zodat de beschikbaarheid voor alle registratiekanalen correct blijft.
E-mail aanpassen
Bevestigingsmails gebruiken de geconfigureerde e-mailsjablonen van je evenement. Je kunt deze sjablonen aanpassen in de instellingen van je evenement, zodat ze aansluiten bij je branding en aangepaste berichten voor deelnemers bevatten.
6. Veelgestelde vragen
V: Kan ik deelnemers registreren nadat de ticketcapaciteit is bereikt?
Ja. Met handmatige registratie kun je registraties aanmaken, ook wanneer tickets als uitverkocht worden weergegeven. Zo kun je VIP-gasten, last-minute verzoeken of capaciteitsaanpassingen accommoderen zonder de ticketinstellingen te wijzigen.
V: Ontvangen handmatig geregistreerde deelnemers dezelfde bevestigingsmails als deelnemers die zich online registreren?
Ja. Alle handmatig geregistreerde deelnemers ontvangen automatisch bevestigingsmails met ticketgegevens, evenementinformatie en agenda-uitnodigingen. Deze zijn identiek aan de e-mails voor deelnemers die zich via het openbare formulier registreren.
V: Kan ik meerdere deelnemers in één transactie registreren?
Ja. Je kunt meerdere tickettypen en aantallen in één registratie selecteren. Voor elk ticket is deelnemerinformatie nodig, maar je kunt gegevens naar andere tickets kopiëren. Zo verloopt het proces sneller wanneer één persoon meerdere tickets koopt.
V: Welke betaalmethoden kan ik gebruiken voor offline betalingen?
Je kunt offline betalingen registreren met Cash, Card (wanneer deze buiten Voluit Suite is verwerkt), Check, Bank Transfer of Other. Met deze opties worden betalingsgegevens aangemaakt zonder transacties via je gekoppelde payment provider te verwerken.
V: Kan ik een handmatige registratie aanmaken voor een bestaand contact in mijn CRM?
Ja. Tijdens het registratieproces kun je elk bestaand contact uit je CRM-database selecteren. De evenementregistratie en ticketgegevens worden automatisch aan het record van dat contact toegevoegd.
V: Kan ik gratis tickets uitgeven via handmatige registratie?
Ja. Als je evenement gratis tickettypen bevat, kun je deze tickets selecteren tijdens de handmatige registratie. Voor betaalde tickets kun je een offline betaling met een bedrag van nul registreren of een aangepaste betaalmethode gebruiken om gratis toewijzingen vast te leggen.