Gesprekken: Tekst- en e-mailsnippets maken en gebruiken

Met snippets bewaar je berichten die je vaker wilt gebruiken. Zo reageer je sneller zonder steeds dezelfde tekst te schrijven. Je kunt tekstsnippets en e-mailsnippets maken, personaliseren met dynamische inhoud en indelen in mappen. Vervolgens voeg je ze toe aan berichten voor je contacten.

In dit artikel lees je hoe je snippets maakt, beheert en gebruikt in Gesprekken (Conversations) en workflows. Ook lees je hoe bijlagen werken op verschillende plekken.

Belangrijk: De huidige HiRise-weergave voor snippets is automatisch beschikbaar voor je account. Je hoeft hiervoor niets in Labs in te schakelen. De klassieke lijstweergave is niet meer beschikbaar. Om snippets via Gesprekken te gebruiken, heb je de machtiging Gesprek bekijken en beheren (View & manage conversation) nodig.

Wat zijn snippets?

Snippets zijn herbruikbare tekstblokken voor tekstberichten of e-mails. Je slaat veelgebruikte inhoud één keer op en voegt die later in wanneer je een vergelijkbaar bericht wilt versturen.

Er zijn aparte tekstsnippets (Text Snippets) en e-mailsnippets (Email Snippets). Je kunt ondersteunde personalisatie gebruiken, zoals Aangepaste waarden (Custom Values) en triggerlinks (Trigger Links), om informatie aan te passen aan je contact of bericht.

Je kunt snippets bijvoorbeeld gebruiken voor:

Afspraakherinneringen en opvolgberichten
Antwoorden op veelgestelde vragen
Reacties op supportvragen
Promotieberichten
Openingstijden en contactgegevens
Standaardinstructies of vervolgstappen
E-mailinhoud die je regelmatig gebruikt

Voordelen van snippets

Bespaar tijd: gebruik opgeslagen inhoud opnieuw in plaats van dezelfde tekst steeds te schrijven of te kopiëren.
Houd berichten consistent: geef teamleden toegang tot goedgekeurde teksten.
Personaliseer berichten: voeg met aangepaste waarden automatisch informatie over je account toe.
Houd overzicht: gebruik mappen, zoekfuncties en filters om je snippets te beheren.
Houd inhoud actueel: werk snippets bij als je bedrijfsgegevens of berichten veranderen.

Voorwaarden en beperkingen

Voordat je begint:

Snippets worden beheerd binnen het betreffende account.
De HiRise-weergave is automatisch beschikbaar; een instelling in Labs is niet nodig.
Voor toegang via Gesprekken heb je de machtiging Gesprek bekijken en beheren nodig.
Kies een tekstsnippet of e-mailsnippet die past bij de inhoud die je wilt hergebruiken.

Houd ook rekening met deze verschillen:

Tekst en e-mail: tekstsnippets en e-mailsnippets zijn aparte soorten herbruikbare inhoud.
Bijlagen: de werking van bijlagen verschilt tussen e-mailsjablonen, campagnes en workflows.
Workflows: de beschikbare opties voor herbruikbare inhoud hangen af van de berichtactie die je instelt.
RCS-snippets: RCS gebruikt aparte indelingen en heeft eigen eisen voor uitgebreide berichten.
WhatsApp-sjablonen: deze verschillen van gewone snippets en hebben aparte regels voor goedkeuring en gebruik.

Een snippet maken

Stap 1: Open het overzicht van snippets

Ga in je account naar Gesprekken.
Klik bovenaan de pagina op Snippets.

In dit overzicht vind je je opgeslagen snippets, mappen, zoekfunctie, filters en opties om nieuwe snippets te maken.

Stap 2: Kies het type snippet

Klik op + Nieuwe snippet (+ New Snippet).
Kies Tekstsnippet toevoegen (Add Text Snippet) of E-mailsnippet toevoegen (Add Email Snippet).

Stap 3: Maak en personaliseer je snippet

Geef de snippet een duidelijke naam.
Voeg de inhoud van je bericht toe.
Voeg ondersteunde aangepaste waarden toe als je gegevens automatisch wilt invullen.
Voeg een triggerlink toe als je een ondersteunde, meetbare link nodig hebt.
Bekijk het beschikbare voorbeeld.
Gebruik waar nodig de beschikbare testoptie.
Klik op Opslaan (Save).

Tip voor de naam: Kies een naam die het doel van de snippet duidelijk maakt, zoals Afspraakherinnering, Veelgestelde vraag - Openingstijden, Introductie voor een mogelijke klant of Support - Wachtwoord opnieuw instellen.

Let op bij sms: Controleer vóór het versturen het weergegeven aantal tekens, het aantal segmenten en de geschatte kosten.

Een andere route naar snippets

Je vindt snippets ook via Marketing → Snippets. Via Gesprekken kom je direct bij de huidige HiRise-weergave met mappen, zoekfunctie, filters en beheeropties.

Snippets indelen en beheren

Met een overzichtelijke verzameling vinden teamleden de juiste teksten sneller en voorkom je dat verouderde of dubbele berichten worden gebruikt.

Via Gesprekken → Snippets kun je:

Met Zoeken (Search) snippets op naam of trefwoord vinden.
Snippets filteren op ondersteund type.
Met Nieuwe map (New Folder) mappen maken.
Snippets naar mappen verplaatsen.
Bestaande snippets bewerken.
Een snippet dupliceren om een variant te maken.
Snippets verwijderen die je niet meer nodig hebt.
De huidige pagina-URL delen met een andere gebruiker in hetzelfde account om ondersteunde zoek- en paginavoorkeuren te bewaren.

Een snippet beheren

Ga naar Gesprekken → Snippets.
Zoek de snippet die je wilt beheren.
Klik op het menu met drie puntjes (⋮).
Kies de gewenste optie:
- Verplaatsen naar map (Move to Folder)
- Snippet bewerken (Edit Snippet)
- Snippet dupliceren (Duplicate Snippet)
- Snippet verwijderen (Delete Snippet)

Tip: Maak bijvoorbeeld mappen voor verkoop, support, afspraken, facturering of veelgestelde vragen.

Snippets gebruiken in Gesprekken

Ga naar Gesprekken en open het gesprek met het contact dat je een bericht wilt sturen.
Selecteer het gewenste berichtkanaal.
Klik op het pictogram Snippets in het berichtvenster.
Blader door de mappen of zoek de snippet die je wilt gebruiken.
Selecteer de snippet.
Controleer of de inhoud in het berichtvenster staat.
Controleer het bericht en pas het zo nodig aan.
Controleer of ondersteunde dynamische waarden worden weergegeven zoals je verwacht.
Verstuur het bericht.

Voordat je verstuurt: De ingevoegde tekst staat niet vast. Je kunt het bericht nog aanpassen voordat je het naar je contact verstuurt.

Snippets gebruiken in workflows

Ook in workflows kun je herbruikbare berichten gebruiken. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van de berichtactie die je instelt.

Herbruikbare inhoud gebruiken in een sms-actie

Met de optie Sjablonen (Templates) in de actie Sms versturen (Send SMS) kun je opgeslagen inhoud in je sms-bericht plaatsen.

Ga naar Automatisering → Workflows (Automation → Workflows).
Open een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
Voeg de actie Sms versturen toe of open een bestaande actie.
Zoek Sjablonen in de instellingen van de actie.
Selecteer het opgeslagen bericht dat je wilt gebruiken.
Controleer de inhoud die in het berichtveld verschijnt.
Voeg zo nodig ondersteunde aangepaste waarden toe of werk ze bij.
Gebruik de optie voor een test-sms om het bericht te controleren.
Sla de workflowactie op.
Test de workflow voordat je die publiceert.

E-mails in workflows: De actie E-mail versturen (Send Email) ondersteunt ook herbruikbare e-mailsjablonen. Voor e-mailsjablonen in workflows gelden aparte regels voor bewerken, kopiëren en synchroniseren. Gebruik de bijbehorende opties in de workflow om automatische e-mails in te stellen.

Bijlagen bij snippets

Of een bijlage wordt meegenomen, hangt af van waar je de snippet gebruikt:

Waar je de snippet gebruikt	Wat gebeurt er met bijlagen?
E-mailsjablonen	Bijlagen bij de snippet worden niet automatisch toegevoegd als je de snippet in een e-mailsjabloon invoegt. De ondersteunde berichtinhoud wordt wel ingevoegd.
E-mailcampagnes	Bijlagen bij de snippet worden meegenomen als je de snippet in een e-mailcampagne invoegt.
Workflows	Bijlagen bij de snippet worden niet automatisch toegevoegd aan e-mails of sms-berichten in workflows. Voeg benodigde bestanden toe via de beschikbare opties in de workflowactie.

Voordat je verstuurt: Controleer altijd het uiteindelijke bericht en de bijlagen voordat je een campagne verstuurt of een workflow publiceert.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen een tekstsnippet en een e-mailsnippet?

Antwoord: Het zijn aparte soorten herbruikbare inhoud voor tekstberichten en e-mails. Kies het type dat past bij de inhoud die je wilt gebruiken.

V: Waar maak en beheer ik snippets?

Antwoord: Ga naar Gesprekken → Snippets. Je kunt snippets ook openen via Marketing → Snippets.

V: Moet ik de HiRise-weergave voor snippets inschakelen in Labs?

Antwoord: Nee. De HiRise-weergave is automatisch beschikbaar voor je account. De klassieke lijstweergave is niet meer beschikbaar.

V: Kan ik snippets in mappen indelen?

Antwoord: Ja. Klik op Nieuwe map op de pagina met snippets en verplaats verwante snippets naar de juiste map.

V: Kan ik een bestaande snippet zoeken of dupliceren?

Antwoord: Ja. Gebruik het zoekveld om een snippet op naam of trefwoord te vinden. Open het menu met drie puntjes en kies Snippet dupliceren om een kopie te maken.

V: Kan ik persoonlijke informatie in snippets opnemen?

Antwoord: Ja. Snippets ondersteunen aangepaste waarden en andere ondersteunde invulvelden, zodat je dynamische informatie kunt toevoegen.

V: Is er een limiet aan het aantal snippets dat ik kan maken?

Antwoord: Er is momenteel geen vaste limiet gedocumenteerd. Gebruik mappen, de zoekfunctie en filters om een grotere verzameling overzichtelijk te houden.

V: Welke machtiging heb ik nodig voor snippets in Gesprekken?

Antwoord: Je hebt de machtiging Gesprekken → Gesprek bekijken en beheren nodig.

V: Zijn WhatsApp-sjablonen hetzelfde als gewone snippets?

Antwoord: Nee. Gewone snippets zijn herbruikbare inhoud voor ondersteunde gesprekken. Voor WhatsApp-sjablonen gelden aparte regels voor goedkeuring en gebruik.

V: Zijn RCS-snippets hetzelfde als tekstsnippets?

Antwoord: Nee. RCS-snippets ondersteunen specifieke berichtindelingen, media, acties en terugvalberichten. Ze hebben een apart proces voor maken en versturen.