Automatiseringen: Toegang tot Communitygroepen automatiseren

Door Community-toegang te automatiseren, verminder je repetitief administratief werk en wordt groepslidmaatschap onderdeel van een groter klanttraject dat je beheert via Voluit Suite Workflows.

• Geautomatiseerde onboarding: Geef toegang tot een Community-groep nadat een andere kwalificerende gebeurtenis in het klanttraject heeft plaatsgevonden.

• Geautomatiseerd intrekken van toegang: Trek groepstoegang in wanneer workflowvoorwaarden dit vereisen.

• Follow-up op basis van toegang: Start communicatie of interne acties nadat groepstoegang is verleend of ingetrokken.

• Consistent toegangsbeheer: Pas dezelfde toegangslogica toe op alle kwalificerende contacten.

• Verbonden automatisering: Combineer Community-toegang met andere ondersteunde Voluit Suite-workflowtriggers, voorwaarden en acties.

Door te bepalen of je automatisering moet reageren op een toegangswijziging of de toegangswijziging moet uitvoeren, kies je het juiste Community-workflowonderdeel voordat je de rest van de workflow bouwt.

Voordat je begint:

• Maak de Community-groep die je wilt monitoren of beheren, of bepaal welke bestaande groep je gebruikt.

• Bepaal of de workflow moet reageren op een toegangswijziging of de toegangswijziging moet uitvoeren.

• Bepaal welke gebeurtenis of voorwaarde ervoor moet zorgen dat het contact de workflow binnenkomt.

• Gebruik een representatief testcontact voordat je de workflow publiceert voor breder gebruik.

Houd deze toegangstypen gescheiden:

• Verleende/ingetrokken toegang: Group Access Granted en Group Access Revoked reageren nadat een toegangswijziging heeft plaatsgevonden.

• Toegangsacties: Grant Group Access en Revoke Group Access wijzigen de groepstoegang van het contact tijdens de workflow.

• Openstaande join requests: Gebruik Requested to Join Group wanneer de automatisering moet beginnen met een lidmaatschapsaanvraag voordat toegang is goedgekeurd.

• Private channels: Toegang tot private channels heeft eigen afzonderlijke triggers en acties voor het verlenen en intrekken van toegang.

Elke Community-trigger of -actie voor toegang vertegenwoordigt een ander punt in het traject van een lid. Met de juiste keuze bepaal je of de workflow luistert naar een gebeurtenis rond groepstoegang of de groepstoegang actief wijzigt.

Group Access Granted

Group Access Granted is een Community-workflowtrigger. Deze start de workflow nadat een lid toegang heeft gekregen tot de geselecteerde groep. Gebruik deze trigger wanneer toegang tot een groep een ander proces moet starten, zoals een welkomstbericht, interne melding, tagreeks of andere ondersteunde workflowactie.

Group Access Revoked

Group Access Revoked is een Community-workflowtrigger. Deze start de workflow nadat de toegang van een lid tot de geselecteerde groep is verwijderd. Gebruik deze trigger wanneer het verliezen van toegang follow-upautomatisering moet starten.

Grant Group Access

Grant Group Access is een Community-workflowactie. Deze geeft het workflowcontact toegang tot een geselecteerde Community-groep. Gebruik deze actie wanneer een andere kwalificerende workflowgebeurtenis moet leiden tot toegang tot een Community-groep.

Revoke Group Access

Revoke Group Access is een Community-workflowactie. Deze verwijdert de toegang van het workflowcontact tot de geselecteerde Community-groep. Gebruik deze actie wanneer een andere workflowgebeurtenis of -voorwaarde moet leiden tot het verwijderen van die toegang.

Een workflow met een trigger voor groepstoegang reageert nadat toegang al is verleend of ingetrokken. Gebruik deze opzet wanneer een toegangswijziging automatisch follow-upcommunicatie, interne verwerking of een andere workflowactie moet starten.

Stap 1: Maak de workflow

Begin met een nieuwe workflow, zodat de Community-toegangsgebeurtenis als inschrijvingstrigger kan dienen.

1. Klik in de Account View op Automation.

2. Selecteer Workflows.

3. Klik op + Create workflow.

4. Selecteer Start from Scratch.

Stap 2: Voeg de Community-toegangstrigger toe

Kies de toegangsgebeurtenis waarmee het lid aan de workflow moet worden toegevoegd en selecteer de Community-groep die de automatisering moet monitoren.

1. Klik op + Add.

2. Selecteer Add trigger.

3. Zoek naar en selecteer Group Access Granted of Group Access Revoked.

4. Configureer de trigger voor de Community-groep die je wilt monitoren.

5. Sla de triggerconfiguratie op.

Stap 3: Voeg follow-upacties toe

Follow-upacties bepalen wat er moet gebeuren nadat Voluit Suite de gebeurtenis rond groepstoegang heeft gedetecteerd.

1. Klik na de trigger op het pictogram +.

2. Selecteer en configureer de volgende workflowactie.

3. Voeg eventuele aanvullende voorwaarden, communicatie of acties toe die voor het proces nodig zijn.

Stap 4: Test en publiceer

Door met een representatief contact te testen, controleer je of de workflow het verwachte pad volgt voordat deze actief wordt voor kwalificerende contacten.

1. Controleer de trigger en alle workflowacties.

2. Klik op Test workflow.

3. Selecteer een geschikt testcontact.

4. Klik op Run test en controleer of de workflow zich zoals verwacht gedraagt.

5. Zet de workflow wanneer deze klaar is van Draft naar Publish.

Met acties voor het verlenen en intrekken van toegang kan een andere kwalificerende gebeurtenis in Voluit Suite bepalen of een contact toegang tot een Community-groep krijgt of verliest. De trigger start het klanttraject en de Community-actie wijzigt de toegang.

Stap 1: Kies de workflowtrigger

De workflow kan beginnen met elke ondersteunde trigger die bij jouw use case past. Kies de gebeurtenis die moet bepalen wanneer Voluit Suite het contact beoordeelt voor de wijziging van de groepstoegang.

1. Ga naar Automation → Workflows.

2. Maak een nieuwe workflow of open een bestaande workflow.

3. Voeg de trigger toe en configureer deze om het contact aan de workflow toe te voegen.

4. Sla de triggerconfiguratie op.

Stap 2: Voeg de actie voor groepstoegang toe

Voeg de Community-actie toe die past bij de toegangswijziging die de workflow moet uitvoeren.

1. Klik onder de trigger of de vorige workflowstap op + Add.

2. Selecteer Add action.

3. Zoek naar Grant Group Access of Revoke Group Access.

4. Selecteer de juiste Community-actie.

5. Selecteer de Community-groep waarvan de toegang moet worden verleend of ingetrokken.

6. Sla de actieconfiguratie op.

Stap 3: Rond de workflow af, test deze en publiceer hem

Rond de rest van het klanttraject af en controleer vervolgens het resultaat van de groepstoegang voordat je de workflow publiceert.

1. Voeg eventuele aanvullende workflowstappen toe die voor het proces nodig zijn.

2. Controleer de geselecteerde Community-groep en toegangsactie.

3. Gebruik waar van toepassing Test workflow met een geschikt contact.

4. Controleer of de verwachte wijziging van de groepstoegang plaatsvindt.

5. Zet de workflow wanneer deze klaar is om uit te voeren van Draft naar Publish.

Duidelijke triggerlogica, beschrijvende namen en gecontroleerd testen maken Community-toegangsworkflows begrijpelijker en verkleinen de kans op onbedoelde wijzigingen in lidmaatschappen.

• Houd triggers en acties gescheiden: Gebruik Group Access Granted of Revoked wanneer een toegangsgebeurtenis de automatisering moet starten. Gebruik Grant of Revoke Group Access wanneer de workflow de wijziging moet uitvoeren.

• Controleer de juiste groep: Controleer vóór het publiceren in elke trigger en actie de geselecteerde Community-groep.

• Gebruik beschrijvende Workflownamen: Vermeld de toegangsgebeurtenis en de Community-groep in de Workflownaam, zodat je het doel eenvoudig kunt herkennen.

• Test met representatieve gebeurtenissen: Test zowel het toevoegen aan de workflow als de resulterende toegangsstatus voordat je de workflow breed inzet.

• Voorkom onbedoelde automatiseringslussen: Als de ene workflow de groepstoegang wijzigt en een andere workflow start met diezelfde toegangswijziging, controleer dan het gecombineerde traject. Zo voorkom je dat contacten herhaaldelijk door conflicterende toegangsacties worden geleid.

• Gebruik de juiste trigger voor join requests: Gebruik Requested to Join Group wanneer de automatisering moet beginnen voordat een wachtend lid is goedgekeurd.

• Houd logica voor private channels gescheiden: Gebruik de speciale triggers en acties voor private channels wanneer de workflow de toegang tot een private channel beheert in plaats van tot de hele groep.