Offertes maken en versturen
Toegang tot offertes
- Ga naar Betalingswijzen
Klik op Facturen en Schattingen -> Selecteer Schattingen
Een offerte maken
Om een offerte te maken: Klik op de knop 'Nieuw'.
Begin met het toevoegen van je klant.
Zodra je een product toevoegt aan je offerte worden alle instellingen van je product (valuta, btw, etc) meteen meegenomen op je offerte.
Je kunt de vervaldatum opgeven bij het kopje ‘Schattingen instellingen’.
En je algemene voorwaarden toevoegen bij het kopje ‘Extra opties’.
Wanneer je tevreden bent klik je op de blauwe knop rechtsbovenaan om te verzenden naar je klant. Kies uit Email & SMS (tekst) of alleen E-mail of alleen SMS (tekst). Pas het onderwerp van je mail (New Estimate) naar wens aan. Onder extra opties kun je de optie op Test zetten om eerst te testen hoe het eruit ziet.
👉
SMS is mogelijk wanneer je een telefoonnummer koopt in Voluit Suite, dan kan jouw software account daarmee ook SMS’jes versturen. Wanneer je dus geen telefoonnummer hebt dan wordt het SMS’je niet verstuurd ook al heb je de optie aangevinkt. Wil je hier meer over weten? Stuur ons een berichtje!
De offerte wordt gestuurd met een standaard email template, tenzij je zelf een eigen template maakt in je eigen branding. Zie hiervoor E-mails rondom betalingen en offertes
De standaard email ziet er zo uit:
Klanten accepteert offerte
Klanten kunnen op accepteren klikken en deze offerte wordt gemarkeerd als geaccepteerd.
Klant ziet duidelijk dat de schatting is geaccepteerd en kan naar wens de pdf downloaden.
Jij ziet in jouw schattingen overzicht dat de offerte is geaccepteerd.
Klant wijst offerte af
Klanten kunnen ook op afwijzen klikken, opmerkingen toevoegen en dan wordt deze offerte gemarkeerd als afgewezen.
De klant ziet dit wederom duidelijk terug op het scherm:
En jij ziet dit terug in je overzicht:
Offerte markeren als geaccepteerd
Jij kunt ook zelf op Markeren als geaccepteerd/afgewezen klikken als jouw klant bijvoorbeeld telefonisch heeft bevestigd. Klik daarvoor op de 3 puntjes achter je offerte in het offerte overzicht:
En daarna klik je weer op de 3 puntjes bovenaan en vervolgens op ‘Markeren als geaccepteerd’.
Een offerte verwijderen
- Klik daarvoor op de 3 puntjes achter je offerte in het offerte overzicht en daarna op verwijderen.
Omzetten naar factuur
- Klik op de verzonden offerte.
- Omzetten naar factuur: Zodra je klant de offerte goedkeurt, kun je deze eenvoudig omzetten in een factuur door de geaccepteerde offerte te openen via Bewerk schatting en vervolgens op 'factuur aanmaken' te klikken.
- De factuur kun je vervolgens nog verder aanpassen voor je hem verzend.
Bijhouden van offertes
- Houd alle offertes bij die zich in verschillende stadia bevinden: Concept, Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen, Gefactureerd
- Houd de waarde bij van offertes die in de pijplijn zitten via de kaarten bovenaan het dashboard
- Houd opmerkingen bij die door klanten zijn toegevoegd op het dashboard en binnen de offertebouwer
Overige aanpassingen (taal, branding, etc)
Aanpassen: Pas de offerte aan door je bedrijfsbranding en voorwaarden toe te voegen en in te stellen in de instellingen. Hier kun je ook het woord Estimate vervangen door Offerte.
