Trigger: Offerte
De offerte trigger start automatisch een workflow zodra er iets met een offerte gebeurt. Als een offerte wordt verstuurd, geaccepteerd voor een opdracht of afgewezen, zorgt deze trigger ervoor dat er direct actie wordt ondernomen. Je kunt hiermee de status van offertes bijhouden, kansen beheren en communiceren met klanten.
Voordelen van de Offerte Trigger
- Automatische opvolging: Verstuur automatisch follow-up e-mails, bedankjes en vervolgstappen.
- Betere klantervaring: Direct reageren wanneer een offerte is geaccepteerd.
- Kansenbeheer: Zet geaccepteerde offertes automatisch om in nieuwe kansen en wijs ze toe aan teamleden.
- Interne communicatie: Informeer teams automatisch over statuswijzigingen van offertes.
Filters en Operatoren
Met filters bepaal je wanneer de trigger moet starten. Je gebruikt operatoren om te specificeren hoe de data wordt geëvalueerd.
Je hebt drie filteropties bij het maken van een offerte workflow:
- Offertestatus: Start de trigger op basis van de status van een offerte
- Offertewaarde: Start de trigger op basis van het offertebedrag
- Offertesjabloon: Start de trigger op basis van het gebruikte sjabloon
Hieronder vind je een overzicht van de filters en operatoren:
Offertestatussen
| Status | Beschrijving |
| Geaccepteerd | De klant heeft de offerte goedgekeurd |
| Afgewezen | De klant wil niet verder met de offerte |
| Gefactureerd | De offerte is omgezet naar een factuur |
| Verzonden | De offerte is verstuurd maar nog niet bekeken |
| Bekeken | De klant heeft de offerte geopend |
Status Filter Operatoren
| Operator | Beschrijving |
| Is | Start bij een specifieke status |
| Is leeg | Start als er geen status is |
| Is niet | Start bij elke status behalve de geselecteerde |
| Is niet leeg | Start als er een status is ingesteld |
Voorbeeld: Voor een actie bij een afgewezen offerte, gebruik je Offertestatus → Is → Afgewezen
Filter - Offertewaarde
Filter op basis van het offertebedrag. Bijvoorbeeld voor meldingen bij offertes boven €1499: Offertewaarde → Groter dan → 1499
| Operator | Beschrijving |
| Gelijk aan | Start bij exact bedrag |
| Groter dan | Start bij hoger bedrag |
| Groter dan of gelijk aan | Start bij gelijk of hoger bedrag |
| Is leeg | Start als er geen bedrag is |
| Is niet leeg | Start als er een bedrag is |
| Is niet gelijk aan | Start bij elk ander bedrag |
| Kleiner dan | Start bij lager bedrag |
| Kleiner dan of gelijk aan | Start bij gelijk of lager bedrag |
Offertesjabloon Filter
Filter op basis van specifieke offertesjablonen:
- Is: Start alleen bij een specifiek sjabloon
- Is leeg: Start bij handmatig gemaakte offertes
- Is niet: Start bij alle sjablonen behalve het geselecteerde
- Is niet leeg: Start bij gebruik van elk sjabloon
Voorbeeld: Voor een automatische e-mail bij gebruik van het "Premium Pakket" sjabloon, gebruik je Offertesjabloon → Is → Premium Pakket
Offerte Trigger Instellen
Zo stel je de offerte trigger in binnen Voluit Suite:
Ga naar Automatisering
Navigeer naar Automatisering en kies + Workflow maken. Kies een bestaande workflow of maak een nieuwe aan.
Offerte trigger toevoegen
Kies voor het toevoegen van een nieuwe trigger en selecteer Offertes uit de lijst met beschikbare triggers.
Trigger naam
Geef je trigger een duidelijke naam die het doel beschrijft, bijvoorbeeld "Offerte opvolging".
Filters instellen
Gebruik filters om te bepalen wanneer de trigger moet starten.
Klik op + Filter toevoegen en kies een veld.
Selecteer een operator en sla de instellingen op met Opslaan.
Trigger activeren
Stel na het configureren van de trigger de gewenste workflow actie in. Je ziet dan een volledig ingestelde workflow zoals in onderstaand voorbeeld:
Veelgestelde vragen
V: Hoe maak je een workflow die start zodra een klant een offerte bekijkt?
Stel de "Offerte Status" filter in op "Bekeken" om de workflow te starten wanneer een klant de offerte opent.
V: Kan ik een workflow maken die alleen start bij offertes boven een bepaald bedrag?
Gebruik de "Offerte Waarde" filter en stel deze in op "Groter dan" met het gewenste bedrag.
V: Is het mogelijk om meerdere filters te combineren?
Je kunt verschillende filters combineren, zoals "Offerte Status" en "Offerte Waarde", voor specifiekere triggers.
V: Hoe informeer ik verschillende teams over de status van een offerte?
Maak aparte workflows voor elke offertestatus (zoals Verzonden, Geaccepteerd, Afgewezen) en voeg meldingen toe voor de betreffende teams.
V: Kan ik automatisch nieuwe kansen aanmaken voor geaccepteerde offertes?
Voeg de "Maak Kans" actie toe aan de workflow om automatisch nieuwe kansen in je CRM te genereren bij geaccepteerde offertes.