Documenten & Contracten: Hoe gebruiken

Documents en Contracten in Voluit Suite helpt je om contracten, voorstellen en offertes te maken, te versturen en te volgen, direct in je CRM. Je werkt met templates, PDF-uploads, e-signatures, betalingen en workflow-automatiseringen. Zo houd je je documentbeheer op één plek en werk je professioneler en efficiënter.

Wat is Documents en Contracten?

Documents en Contracten is een ingebouwde tool onder Betalingen (Payments) in Voluit Suite. Hiermee beheer je juridisch bindende afspraken en documenten. Je kunt starten met een leeg document, een bestaande PDF uploaden, of een template uit de bibliotheek gebruiken. Je kunt e-signatures toevoegen, betalingen innen, automatische triggers gebruiken en alles wordt vastgelegd met volledige audit-tracking.

Deze feature is bedoeld om bureaus, kleine bedrijven en dienstverleners te helpen om klantafspraken te stroomlijnen, papierwerk te verminderen en sneller deals af te ronden.

Belangrijkste voordelen van Documents en Contracten

Centraal dashboard: Je beheert al je contracten en voorstellen op één plek onder Betalingen (Payments). Dat scheelt zoektijd en maakt het voor je team duidelijk wat de status is.
Templates op maat: Hergebruik templates voor terugkerende documenten zoals servicecontracten of voorstellen. Dit versnelt het maken van documenten en houdt je communicatie consistent.
E-signatures met audit trail: Je verzamelt juridisch geldige handtekeningen online, inclusief certificaat met onder andere details van de ondertekenaar, IP-adres en timestamps. Dit helpt voor bewijsvoering en maakt het tekenen makkelijker.
Geïntegreerde betalingen: Je kunt eenmalige of terugkerende betalingen direct in je document plaatsen. Zo kun je een overeenkomst afronden en meteen de betaling laten lopen, zonder aparte facturatiestap.
Workflow-automatisering: Je kunt acties laten starten wanneer een document wordt gemaakt, verstuurd, bekeken of ondertekend. Dit vermindert handmatige opvolging en helpt om processen door te laten lopen.

Overzicht van het Documents en Contracten-dashboard

Het dashboard geeft je een overzicht van al je contracten, offertes en voorstellen. Dit is de plek waar je de status beheert en acties uitvoert.

Dashboard openen

Ga in het linkermenu naar Betalingen (Payments) → Documents en Contracten. Kies in de dropdown Alle Documents en Contracten (All Documents & Contracts) om alle concepten, verzonden documenten, afgeronde documenten en gearchiveerde items te zien.

Datumfilter

Je kunt resultaten filteren door een start- en einddatum te kiezen in de kalender. Dit is handig als je bijvoorbeeld documenten uit een bepaalde periode wilt bekijken.

Documentstatus en kolommen in het dashboard

Het dashboard verdeelt je documenten in tabs zoals Concept (Draft), Wachten op anderen (Waiting for others), Voltooid (Completed), Betalingen (Payments) en Gearchiveerd (Archived). Zo zie je snel wat nog acties nodig heeft.
Per document zie je onder andere Titel (Title), Status, Klant (Customer), Laatst aangepast (Date Modified) en Waarde (Value). Daarmee kun je snel prioriteren en opvolgen.
Via het menu met drie puntjes naast een document kun je acties uitvoeren zoals Bekijken (View), Klonen (Clone), Markeren als voltooid (Mark as Completed), PDF downloaden (Download PDF), Omzetten naar template (Convert to Template), Delen via link (Share via Link), Verplaatsen naar concept (Move to Draft), of Markeren als afgewezen (Mark as Declined).

Nieuwe documenten maken

Je kunt op drie manieren een document maken, afhankelijk van wat je nodig hebt.

Klik rechtsboven in het dashboard op + Nieuw (+ New) en kies één van de opties:

Nieuw document (New Document): Start vanaf nul in de editor. Bijvoorbeeld: een voorstel maken met tekstblokken, prijstabellen en video’s.
Bestaande PDF uploaden (Upload Existing PDF): Upload een PDF en plaats velden zoals handtekeningen of tekstvelden eroverheen.
Importeren uit templatebibliotheek (Import from Template Library): Kies een bestaande template. Bijvoorbeeld: een standaard serviceovereenkomst hergebruiken.

De editor is een drag-and-drop omgeving waarmee je documenten opbouwt, instelt en afrondt.

Elementen toevoegen (Add Elements)

Voeg tekst, afbeeldingen, video’s, tabellen, productlijsten en pagina-eindes toe.
Voeg invulvelden toe zoals Handtekening (Signature), Tekstveld (Text Field), Datum (Date), Initialen (Initials) en Checkbox.

Na het toevoegen van een invulveld (bijvoorbeeld Handtekening) selecteer je het veld en gebruik je het rechter Eigenschappen (Properties)-paneel. Bij Te ondertekenen door (To be signed by) wijs je toe wie het veld moet invullen, inclusief een specifieke gebruiker (staff) in je account.

Pagina’s beheren (Page Management)

Beheer documenten met meerdere pagina’s.
Voeg pagina’s toe, dupliceer ze of verwijder ze.

Documentvariabelen (Document Variables)

Voeg dynamische placeholders toe zoals Aanmaakdatum (Created Date), Referentienummer (Reference Number), Accountnaam (Sub-Account Name) en custom fields.
Variabelen vullen automatisch met de juiste gegevens zodra je het document verstuurt.

Contentbibliotheek (Content Library)

Centrale bibliotheek met herbruikbare blokken (blocks) en volledige pagina’s (full pages) voor Documents en Contracten.
Sla een sectie of pagina die je vaker gebruikt op via Toevoegen aan contentbibliotheek (Add to Content Library) en geef deze een naam.
Voeg opgeslagen onderdelen toe in een document of template via Content Library → Custom met drag & drop.
Je kunt de ingevoegde content daarna nog aanpassen.

Ontvangers (Recipients)

Stel in wie het document moet ontvangen of ondertekenen.
Voeg meerdere ontvangers toe en bepaal de ondertekenvolgorde (achter elkaar of tegelijk).
Wijs per ontvanger specifieke velden toe (zoals handtekening en initialen).

Betalingsinstellingen (Payment Settings)

Voeg betaalopties toe in het document.
Kies tussen Eenmalig (One-Time) of Terugkerend (Recurring).
Je kunt betaling direct bij ondertekening verplichten, of automatisch een factuur laten versturen.
Dit ondersteunt live payment mode en autopay-instellingen.

E-mail bewerken en template kiezen (Edit Email & Choose Template)

Door vlak voor het versturen een template te kiezen en de e-mail te controleren, verstuur je de meest actuele informatie. Dit helpt om fouten te voorkomen en versnelt de goedkeuring.

Wat je hier kunt doen

Template kiezen: Selecteer in de dropdown E-mailtemplate (Email Template) de juiste variant.
Bewerken voor verzending: Via het Bewerk (Edit)-icoon kun je onderwerp en inhoud nog aanpassen.

Stappen

Klik in het document op Versturen (Send) om het verzendvenster te openen.
Kies de gewenste EmailTemplate.
Klik op Bewerken (Edit) om onderwerp of e-mailtekst aan te passen.
Controleer de preview en verstuur.

Documentinstellingen (Document Settings)

Bepaal hoe het document wordt verstuurd.
Overschrijf de standaard e-mailinstellingen (From Name, From Email, Subject, Template).
Stuur mensen na ondertekening door naar een eigen URL.
Voeg attachments toe aan de documentmail.

Via het menu met drie puntjes (⋮) vind je extra opties zoals Markeren als voltooid (Mark as Completed), PDF downloaden (Download PDF), Omzetten naar template (Convert to Template), Vervaldatum toevoegen (Add Expiry) en Verwijderen (Delete).

Verzendopties (Send Options)

Als je klaar bent, klik je op Versturen (Send) en kies je één van de opties:

Versturen via e-mail (Send via Email)
Delen via link (Share via Link)

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als een klant deels tekent, maar het document niet afmaakt?

Antwoord: Als je meerdere ondertekenaars hebt ingesteld en slechts een deel hun velden invult, blijft het document op Wachten op anderen (Waiting for others) staan. Je kunt onvolledige ondertekenaars herinneren door opnieuw te versturen vanuit het dashboard. Het document gaat pas naar Voltooid (Completed) als alle verplichte ondertekenaars klaar zijn.

V: Hoe veilig zijn e-signatures en betaalgegevens in documenten?

Antwoord: Voluit Suite gebruikt SSL-encryptie voor documenten en betaaldata. Elke handtekening krijgt een certificaat met onder andere IP-adres, e-mail en timestamp. Betalingsinformatie wordt veilig verwerkt via je gekoppelde betaalprovider en wordt niet opgeslagen in Voluit Suite.

V: Kan ik voorwaardelijke content in documenten maken, zoals verschillende prijstabellen op basis van de klant?

Antwoord: Op dit moment wordt conditional logic in documenten niet ondersteund. Elk document is statisch zodra het is gemaakt. Als je varianten nodig hebt, maak dan meerdere templates, of gebruik workflows om verschillende templates te versturen op basis van voorwaarden.

V: Wat gebeurt er als ik een template aanpas nadat ik een document heb verstuurd?

Antwoord: Aanpassingen aan een template hebben geen effect op documenten die al zijn verstuurd. De wijzigingen gelden alleen voor nieuwe documenten die je daarna vanuit die template maakt. Dit helpt om de juridische integriteit van al verstuurde of ondertekende documenten te behouden.

V: Kan ik meerdere betaalmethodes accepteren in één document?

Antwoord: Ja. Je kunt meerdere payment processors instellen (bijvoorbeeld Stripe en PayPal) als die aan je account gekoppeld zijn. De ontvanger kan bij het afrekenen een betaalmethode kiezen.

V: Hoe werken vervaldatums bij documenten?

Antwoord: Je kunt een vervaldatum instellen via het actiemenu van het document. Na die datum wordt het document automatisch verplaatst naar Verlopen (Expired) en kan het niet meer worden ondertekend. Dit is handig voor tijdgebonden aanbiedingen of voorstellen.

V: Kunnen workflows triggeren op basis van een specifieke template?

Antwoord: Ja. Workflows kunnen filteren op Documentstatus (Document Status) en Templatenaam (Template Name). Bijvoorbeeld: een reminder sturen als een specifieke “Service Agreement”-template langer dan drie dagen niet is ondertekend.