Hoe werken Documenten en Contracten

Binnen Voluit Suite kun je met uitgebreide voorstellen of met simpele offertes werken om je klanten een prijsopgave te doen.

Met beide opties maak je gedetailleerde overzichten van diensten of kostenafspraken. De documentbouwer voor de voorstellen bevat tekst, afbeeldingen, video's, tabellen en digitale handtekeningen.

Wat zijn Voorstellen en Offertes?

Voorstellen

Een voorstel is een document waarin je jouw oplossing voor het probleem of de behoefte van de klant beschrijft. Het bevat een complete aanpak met planning, voorwaarden en vaak een prijsopgave. Dit zit er in een voorstel:

Inleiding: Het probleem of doel

Doel: De voorgestelde oplossing

Werkzaamheden: Taken, methodes, opleveringen en planning

Prijs: Kostenoverzicht of vaste prijs

Voorwaarden: Juridische en praktische afspraken

Ervaring: Bedrijfsinformatie, portfolio, referenties

Actie: Vervolgstappen zoals ondertekening

Voorstellen maak je op maat voor de specifieke klant om een opdracht binnen te halen.

Offertes

Een offerte is een eenvoudiger document dat de kosten van een project of dienst weergeeft. Dit zit er in een offerte:

Omschrijving: Korte uitleg van de dienst of product

Kostenopbouw: Arbeid, materialen en overige kosten

Totaalprijs: Het eindbedrag

Voorwaarden: Geldigheid, uitsluitingen

Extra info: Planning, korte toelichting

Offertes gebruik je vaak in het begin van gesprekken met klanten om een prijsindicatie te geven.

Verschillen tussen Voorstellen en Offertes

Detail: Voorstellen zijn uitgebreider en persoonlijker dan offertes

Doel: Voorstellen voor opdrachten binnenhalen, offertes voor prijsindicaties

Inhoud: Voorstellen bevatten alle projectdetails, offertes focussen op kosten

Status: Voorstellen kunnen bindend zijn na acceptatie, offertes meestal niet

Wanneer gebruik je wat?

Voorstellen gebruik je voor:

Aanbestedingen: Bij het reageren op RFPs (Request for Proposals) met een compleet plan en prijsopgave

Nieuwe Producten/Diensten: Om voordelen, kenmerken en voorwaarden te presenteren aan potentiële klanten

Samenwerkingen: Voor het vastleggen van gezamenlijke doelen, rollen en afspraken

Subsidieaanvragen: Bij het aanvragen van financiering met onderzoeksplan en begroting

Investeringen: Voor startups die hun businessmodel en prognoses presenteren

Contractverlenging: Bij het vernieuwen van bestaande overeenkomsten

Offertes gebruik je voor:

Eerste Contact: Als dienstverlener om snel een prijsindicatie te geven

Budgettering: Zodat klanten kosten kunnen vergelijken tussen leveranciers

Snelle Verkoop: In retail voor directe prijsopgaves aan klanten

Haalbaarheid: Bij bouw of productie om projectkosten in te schatten

Evenementen: Voor het opgeven van pakketprijzen en opties

Verzekeringen: Bij het specificeren van gedekte kosten voor reparaties

Hoe gebruik je deze functie?

Een offerte maken

Ga naar Betalingen ➝ Facturen & Offertes. Kies tussen Facturen of Offertes, zie ook link onderaan voor meer info.

Een voorstel maken

Ga naar Betalingen → Documenten & Contracten. Klik op Nieuw en kies tussen Nieuw document of importeren uit sjabloonbibliotheek.

Elementen die je kunt gebruiken in je voorstel/ document/ contract

Elementen in de documentbouwer

Tekst

Voeg koppen, alinea's en lijsten toe. Gebruik de tekstopmaak bovenin om je tekst te stylen.

Lettertype: Kies tussen verschillende lettertypes voor een formele of informele uitstraling.

Tekstgrootte: Stel de grootte in pixels in. Kleiner voor voetnoten, groter voor koppen.

Regelafstand: Bepaal de ruimte tussen regels voor betere leesbaarheid.

Achtergrondkleur: De kleur achter de tekst. Gebruik contrasterende kleuren voor goede leesbaarheid.

Marge: Bepaal de ruimte rond het tekstelement voor centrering of inspringing.

Opvulling: De ruimte tussen tekst en de rand van het element.

Tekstkleur: Kies een kleur die past bij je thema of belangrijke informatie benadrukt.

Opmaak wissen: Verwijder toegepaste opmaak voor een consistente stijl in je document.

Aangepaste waarden: Maak je document persoonlijk met klantgegevens zoals naam en projectinformatie.

Afbeelding

Voeg afbeeldingen toe uit de Mediabibliotheek of via een URL. Je kunt effecten toevoegen en het formaat aanpassen:

Afbeelding URL Hier plak je de directe link naar je afbeelding. Dit kan een link zijn naar een afbeelding in de Mediabibliotheek of een andere online bron.

Uitlijning Je kunt de afbeelding links, midden, rechts of uitgelijnd plaatsen voor een betere layout van je document.

Afbeeldingseffecten Kies tussen kleur of zwart-wit om je afbeelding de juiste uitstraling te geven.

Achtergrondkleur Stel een achtergrondkleur in voor je afbeelding. Dit werkt goed bij transparante afbeeldingen of om contrast te creëren.

Hoogte & Breedte Pas de afmetingen van je afbeelding aan zodat deze goed past tussen de andere elementen in je document.

Marge Bepaal hoeveel ruimte er rond je afbeelding moet zijn. Je kunt de marge boven, rechts, onder en links apart instellen.

Afbeeldingseigenschappen combineren

Je kunt verschillende eigenschappen combineren voor het beste resultaat:

• Plaats een afbeelding rechts met aangepaste breedte en marge voor een professionele zijbalk
• Kies een achtergrondkleur die past bij je documentthema
• Pas beeldeffecten toe die je content versterken

Video

Voeg video's toe aan je document voor betere communicatie met je potentiële klant.

Video URL: Plak hier de directe link naar je video. Ondersteunde platforms zijn YouTube, Vimeo, Wistia en Vidyard.

Achtergrondkleur: De kleur achter je video (bijvoorbeeld #ffffff voor wit). Handig om bij je documentthema te laten passen.

Hoogte: De verticale grootte van je video in pixels.

Breedte: De horizontale grootte van je video in pixels.

Marge: De ruimte rond je video. Bij 0px staat de video strak tegen andere elementen aan.

Tabel

Structureer data met tabellen.

Rij toevoegen boven/onder: Nieuwe rij boven of onder de geselecteerde rij.

Kolom toevoegen voor/na: Nieuwe kolom links of rechts van de geselecteerde kolom.

Koprij aan/uit: Markeer de bovenste rij als koptekst.

Kopcel aan/uit: Markeer een cel als koptekst.

Rij/kolom verwijderen: Verwijder de geselecteerde rij of kolom.

Cellen samenvoegen/splitsen: Combineer cellen of splits ze weer op.

Achtergrond- en randkleur: Pas kleuren aan voor cellen, rijen of de hele tabel.

Je kunt ook alle tekstopmaak gebruiken in tabellen.

Productenlijst

Maak een overzicht van je diensten, inclusief btw en kortingen.

Product, Prijs, Aantal, Subtotaal:

Dit zijn de kolommen voor je productenlijst.

Product toevoegen: Kies uit bestaande producten en prijzen in het systeem.

Product en prijs selecteren:

Selecteer een product en bijbehorende prijs uit je productcatalogus.

Nieuw product maken:

Maak een nieuw product aan met deze velden:

• Productnaam: De naam van het nieuwe product dat je wilt toevoegen
• Producttype: De categorie waarin het product valt
• Prijsnaam: Een label voor deze prijsoptie
• Bedrag: De prijs per stuk
• Later gebruiken: Vink aan om dit product op te slaan voor toekomstige documenten
• Subtotaal: Het totaalbedrag van alle items voor kortingen

Korting toevoegen

Voeg een korting toe die wordt afgetrokken van het subtotaal

Met de kortingsfunctie kun je het subtotaal verlagen met een vast bedrag of percentage:

Vast bedrag: Voer een specifiek bedrag in om direct korting te geven, bijvoorbeeld €50.

Percentage: Kies een percentage tussen 0 en 100% via een invoerveld of schuifbalk, bijvoorbeeld 10% seizoenskorting.

Het systeem berekent automatisch het nieuwe subtotaal na de korting.

Te betalen:

Dit veld toont het totaalbedrag inclusief eventuele kortingen.

Eigenschappen:

Hier pas je de vormgeving aan, zoals achtergrondkleur en marges.

Pagina-einde:

Voeg pagina-einden toe voor betere leesbaarheid in pdf.

Handtekening:

Verzamel digitale handtekeningen om overeenkomsten af te ronden.

De handtekeningfunctie maakt het mogelijk om documenten officieel te laten ondertekenen. Dit zijn de beschikbare opties:

Te ondertekenen door: Kies wie het document moet ondertekenen, zoals een klant of bedrijfsvertegenwoordiger.

Plaatshouder: Een markering die aangeeft waar de handtekening moet komen.

Handtekening: Het veld waar de digitale handtekening wordt geplaatst, geschikt voor getekende of getypte handtekeningen.

Uitlijning: Bepaal de positie van het handtekeningveld in het document.

Marges: Stel de ruimte rond het handtekeningveld in voor een nette opmaak.

Met digitale handtekeningen maak je het ondertekeningsproces efficiënt en professioneel, zonder papierwerk.

Document Variables

Documentvariabelen zijn handige plaatshouders die je in een document kunt zetten. Als je het document klaarmaakt voor verzending, worden deze automatisch vervangen door de juiste informatie.

Met documentvariabelen kun je:

• Snel documenten maken voor verschillende klanten zonder alles handmatig aan te passen
• Zorgen dat informatie overal in het document hetzelfde is
• Documenten persoonlijk maken met klantgegevens
• Automatisch gegevens invullen vanuit je CRM of andere systemen

Een documentvariabele maken

Je kunt bestaande variabelen zoeken of een nieuwe maken met de + knop:

Variabelen maken en gebruiken

Een variabele is een tijdelijke aanduiding die later wordt ingevuld met specifieke informatie. Zo maak je een variabele:

1. Naam van de variabele Kies een unieke naam zonder spaties of speciale tekens, bijvoorbeeld klant_naam.

2. Waarde van de variabele Dit is de tekst, het getal of de datum die later op de plek van de variabele komt.

Voorbeelden van variabelen in een voorstel:

• project_naam
• bedrijfsnaam
• dienst_omschrijving
• totaalbedrag
• opleveringsdatum

Variabelen in je voorstel gebruiken

Zo kun je de variabelen in je tekst plaatsen:

Voorstel voor {{project_naam}} Bedrijf: {{bedrijfsnaam}}

We sturen je dit voorstel voor {{project_naam}}.

Diensten: {{dienst_omschrijving}} Kosten: Het totaalbedrag voor {{project_naam}} is {{totaalbedrag}} Planning: We leveren het project op voor {{opleveringsdatum}}

Heb je vragen over {{project_naam}}? Neem gerust contact op.

Met vriendelijke groet, [Jouw naam] [Jouw bedrijf]

Variabelen invullen

Voorbeeld van ingevulde variabelen:

project_naam: "Website vernieuwing" bedrijfsnaam: "TechBedrijf BV" dienst_omschrijving: "Ontwerp en ontwikkeling van een responsive website, inclusief UX design, programmeren, testen en livegang" totaalbedrag: "€10.000" opleveringsdatum: "31 december 2023"

Ontvanger toevoegen

Het toevoegen van een ontvanger is belangrijk voor:

Adressering: Het document komt bij de juiste persoon terecht

Beveiliging: Alleen de ontvanger kan het document inzien en ondertekenen

Status updates: Je krijgt meldingen over bekijken en ondertekenen

Documentstatussen

Elk document heeft een status die aangeeft waar het zich bevindt in het proces:

Concept: Het document is nog in bewerking en nog niet verzonden.

Wacht op anderen: Het document is verzonden en wacht op een handtekening.

Afgerond: Het document is door alle partijen ondertekend en definitief.

Acties voor documenten

Je kunt de volgende acties uitvoeren op documenten:

Bewerken: Aanpassen van de inhoud of opmaak

Kopiëren: Een exacte kopie maken

Verwijderen: Het document permanent verwijderen

Markeren als afgerond: De status handmatig op afgerond zetten

PDF downloaden: Het document als PDF-bestand opslaan

Wat moet de ontvanger doen?

Document ontvangen: De ontvanger krijgt een e-mail met een link naar het document.

Document bekijken: Voor het ondertekenen moet de ontvanger de inhoud controleren.

Handtekeningveld vinden: In het document staat aangegeven waar de handtekening moet komen.

Document ondertekenen: De ontvanger kan tekenen met:

• Muis of touchscreen
• Een digitale handtekening op basis van hun naam

Extra opties:

• Kleur van de handtekening aanpassen
• Stijl van de handtekening wijzigen

Afronden of annuleren: Na het ondertekenen moet de ontvanger de wijzigingen opslaan of het proces annuleren.

Kopie ontvangen: De ontvanger kan een kopie van het ondertekende document downloaden.

Veelgestelde vragen

Kan ik een document naar meerdere klanten sturen?

Ja, je kunt documenten naar meerdere ontvangers sturen.

Kunnen meerdere mensen hetzelfde document ondertekenen?

Ja, je kunt meerdere handtekeningvelden toevoegen en deze toewijzen aan verschillende ontvangers.

Welke gegevens worden vastgelegd bij een digitale handtekening?

Bij ondertekening maken we automatisch een certificaat aan met de volgende gegevens:

• Naam van de ontvanger
• E-mailadres
• Verzendtijdstip
• Tijdstip van inzien
• Tijdstip van ondertekening
• IP-adres
• Locatie
• Handtekening

Wanneer worden er meldingen verstuurd?

Er worden automatisch meldingen verstuurd wanneer:

• Een offerte of voorstel is ontvangen
• Een offerte of voorstel is ondertekend (naar zowel verzender als ontvanger)

Kan ik het PDF-document downloaden en zelf versturen?

Ja, via de drie puntjes in de builder kun je het document downloaden.

Kan de klant het PDF-document downloaden zonder te tekenen?

Ja, het document kan gedownload worden voordat het ondertekend is.

Krijgt mijn klant een kopie na ondertekening?

Na ondertekening wordt automatisch een PDF met het getekende document en het certificaat verstuurd.

Kan ik een document nog aanpassen na ondertekening?

Je kunt het document terugzetten naar concept, maar dan worden alle handtekeningen en het certificaat verwijderd. Het document moet dan opnieuw worden verstuurd ter ondertekening.