Actie: Documenten & Contracten Versturen
Met de Documenten & Contracten Versturen actie in Workflows kan één persoon alle contracten controleren voordat ze verstuurd worden, ook al heeft je organisatie meerdere verkopers.
Door contracten eerst als concept aan te maken, kan alleen de aangewezen contractbeheerder ze controleren en versturen.
Voordelen van Concepten
- Centrale Controle: Één persoon of team is verantwoordelijk voor het controleren en versturen van contracten.
- Kwaliteitscontrole: Het document wordt automatisch voorbereid na een actie van je verkoopteam of klant, maar wordt pas verstuurd na controle.
Zo stel je het in
1. Workflow Aanmaken
- Ga naar Workflows en kies Nieuwe Workflow
- Voeg een Trigger toe, bijvoorbeeld:
- Een nieuwe dealfase
- Een ingevuld formulier
- Een statuswijziging
2. Voeg de Actie toe
- Klik op Nieuwe Actie Toevoegen
Kies Documenten & Contracten Versturen
3. Configureer de Actie
- Naam: Geef de actie een duidelijke naam
- Afzender: Kies wie als afzender op het concept contract staat
- Template: Selecteer je contracttemplate
- Verzendmethode: Kies Als Concept Aanmaken
> Tip: Je workflow kan automatisch conceptcontracten maken voor elk relevant contact >
Opslaan en Activeren
- Klik op Actie Opslaan
- Klik op Publiceren om de workflow te activeren
Concepten Versturen
Na het aanmaken kan de aangewezen persoon de concepten versturen:
- Ga naar Documenten & Contracten in je account
- Open Concepten: Je ziet alle conceptcontracten
- Controleer: Pas het document aan indien nodig
- Verstuur: Klik op Versturen als het contract klaar is
Veelgestelde Vragen
- Kunnen meerdere mensen concepten controleren?Ja, iedereen met de juiste rechten kan concepten bekijken voor verzending.
- Kan ik direct versturen zonder controle?Ja, kies bij Verzendmethode voor "Direct Versturen" om de conceptfase over te slaan.
- Waar zie ik de status van contracten?Ga naar Betalingen > Documenten & Contracten. Hier zie je of een contract in concept staat, is verstuurd of is afgerond.