Kalender: e-mail, in-app, sms en WhatsApp meldingen voor afspraken

Met aanpasbare agendameldingen kun je in-appmeldingen en gepersonaliseerde e-mails, sms- en WhatsApp-berichten versturen wanneer afspraken worden geboekt, geannuleerd of verzet, of wanneer herinneringen of follow-ups nodig zijn. Je kunt meldingen configureren voor Contacten, Gasten, Gebruikers en extra e-mailadressen/telefoonnummers die je opgeeft. Met deze functie stroomlijn je meldingen zodat ze aansluiten op de behoeften van je bedrijf en houd je effectief contact met je klanten

INHOUDSOPGAVE

What are Customizable Calendar Notifications?
Available Notification Options
How to Set Up Appointment Notifications
Email Appointment Notifications
Using Custom Values in Notifications
In-App Appointment Notifications
SMS Appointment Notifications
Whatsapp Appointment Notifications
Important Notes
Frequently Asked Questions

Wat zijn aanpasbare agendameldingen?

Beschikbare meldingsopties

Je kunt nu zes verschillende typen afspraakmeldingen instellen. Deze meldingen kunnen e-mailmeldingen en/of in-appmeldingen zijn.

Afspraak geboekt (status Onbevestigd): Wordt direct verzonden wanneer een afspraak wordt geboekt met de status Onbevestigd.
Afspraak geboekt (status Bevestigd): Wordt direct verzonden wanneer een afspraak wordt geboekt met de status Bevestigd, of wanneer de status van een afspraak wordt gewijzigd naar Bevestigd.
Annuleringsmail: Wordt verzonden wanneer een afspraak wordt geannuleerd, gemarkeerd als niet verschenen of als ongeldig wordt beschouwd.
E-mail voor verzetten: Wordt verzonden wanneer de datum of tijd van de afspraak wordt gewijzigd.
Herinneringsmail: Wordt vóór de afspraak verzonden op basis van de timing die je configureert.
Follow-upmail: Wordt na de afspraak verzonden op basis van de timing die je configureert.

Opmerking: Om gemiste afspraken te voorkomen, kunnen medewerkers interne meldingen voor afspraken inschakelen die zijn geboekt zonder vergaderlink/locatie. Configureer dit via Settings → My Staff → [Staff] → Notification Settings → Calendar Notifications → Notify when meeting link/location is missing.

Afspraakmeldingen instellen

Je kunt e-mailmeldingen beheren op het niveau van een individuele kalender. Volg deze stappen om je instellingen te configureren.

Step 1: Navigate to the Notifications Tab

Ga naar Calendar > Calendar Settings.
Selecteer de kalender die je wilt configureren.
Klik op het tabblad Notifications.

Step 2: Customize Your Notifications

Je hebt verschillende opties om elk type melding aan te passen, zodat jij, je team en je klanten de best mogelijke ervaring hebben.

Pas de inhoud aan voor elk type ontvanger: Contact, Guest, User of Additional Emails/Phone Numbers.
Schakel meldingen uit voor bepaalde typen ontvangers als je niet wilt dat zij een specifieke melding ontvangen.

E-mailmeldingen voor afspraken

Je ziet een lijst met alle typen meldingen. Klik op de melding die je wilt configureren en ga vervolgens naar het tabblad Email. Controleer of de schakelaar is ingeschakeld.
Kies een bestaande e-mailsjabloon of pas de onderwerpregel en de inhoud van de e-mail rechtstreeks aan. Als je de geselecteerde sjabloon wilt verwijderen, klik je op de eerste optie (None) in de dropdownlijst voor e-mail.
Je kunt optioneel een testmail versturen om te bekijken hoe de melding eruitziet.
Configureer voor Reminders en Follow-Up Emails wanneer de e-mail moet worden geactiveerd:
- Stel voor Reminders in hoeveel tijd vóór de afspraak de e-mail moet worden verzonden.
- Stel voor Follow-Up Emails in hoeveel tijd na de afspraak de e-mail moet worden verzonden. Je kunt indien nodig ook meerdere activeringstijden toevoegen.
Sla je instellingen op nadat je de e-mailmeldingen voor elk type en elke ontvanger hebt geconfigureerd.

Opmerking: Relevante e-mails met agendameldingen kunnen Email DND omzeilen, zodat belangrijke afspraakgegevens de ontvanger toch kunnen bereiken. Marketing- en promotionele e-mails houden zich wel aan de DND-voorkeuren.

Custom Values gebruiken in meldingen

Je kunt Custom Values gebruiken om je e-mail-, sms- en WhatsApp-meldingen te personaliseren.

Klik bij het bewerken van een bericht op het { } merge field-pictogram en selecteer een optie uit het gedeelte Custom Values in de dropdownlijst.

Zo kun je eigen gegevens in meldingen opnemen, zoals aangepaste links, interne notities of gepersonaliseerde gegevens, zonder handmatige bewerkingen.

In-appmeldingen voor afspraken

Ga in de lijst met typen meldingen naar het tabblad In-App.
Kies de gebruikers die een melding moeten ontvangen
- Controleer of de schakelaar is ingeschakeld
- Hier kun je kiezen welke gebruikers de melding moeten ontvangen.
Configureer tijdtriggers voor herinneringen en follow-upmeldingen
- Voor Reminders en Follow-Up-meldingen kun je instellen wanneer de melding moet worden geactiveerd.
  - Reminders: Geef aan hoeveel tijd vóór de afspraak de melding moet worden verzonden.
  - Follow-Up: Geef aan hoeveel tijd na de afspraak de melding moet worden verzonden.

Sms-meldingen voor afspraken

Ga in de lijst met typen meldingen naar het tabblad SMS.
Kies ontvangers: Contact, Assigned User of Additional Phone Numbers.
Kies een bestaande sms-sjabloon, bewerk de sms-sjabloon indien nodig of maak een nieuwe.
Je kunt optioneel een testsms versturen om te bekijken hoe de melding eruitziet.
Configureer voor Reminders en Follow-Up SMS wanneer de sms moet worden geactiveerd:
- Stel voor Reminders in hoeveel tijd vóór de afspraak de sms moet worden verzonden.
- Stel voor Follow-Up Emails in hoeveel tijd na de afspraak de sms moet worden verzonden. Je kunt indien nodig ook meerdere activeringstijden toevoegen.
Sla je instellingen op nadat je de sms-meldingen voor elk type en elke ontvanger hebt geconfigureerd.

WhatsApp-meldingen voor afspraken

Selecteer een type melding en ga naar het tabblad WhatsApp. Zet de schakelaar op on om de functie in te schakelen.
Kies ontvangers: Contact, Assigned User of Additional Numbers.
Kies of maak een goedgekeurd sjabloon voor het gewenste type melding.
Gebruik Send Test WhatsApp Notification om te bekijken hoe het bericht wordt weergegeven.
Klik op Save om WhatsApp-meldingen te activeren.

Lege links voor het verzetten of annuleren van afspraken oplossen

Als {{appointment.reschedule_link}} of {{appointment.cancellation_link}} leeg is, controleer je het volgende:

Controleer of het bericht aan een afspraak is gekoppeld. Appointment merge fields hebben afspraakgegevens nodig om gegevens in te vullen.
Controleer de workflowtrigger. Als het bericht vanuit een workflow wordt verzonden, gebruik je een afspraakgebaseerde trigger.
Gebruik afspraaktriggers wanneer dat nodig is. Voorbeelden zijn Appointment Status en Customer Booked Appointment.
Test met een echte afspraak. Boek een testafspraak voordat je controleert of appointment merge fields correct werken.

Belangrijke opmerkingen

In-appmeldingen:

De configuratie van in-appmeldingen kun je aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld de bevestigingsmelding voor de kalender inschakelen en alle andere typen uitschakelen.
Voor Event Calendars ontvangen accountbeheerders standaard de meldingen.
Voor andere kalendertypen wordt standaard de assigned user geselecteerd om meldingen te ontvangen.

E-mailmeldingen:

Additional Emails verwijst naar extra ontvangers die je op de hoogte wilt brengen. Voeg hun e-mailadressen toe, waarna zij de meldingen ook ontvangen.
Je kunt je e-mailsjablonen maken via de Email Builder in Marketing module > Emails > Sjablonen (Templates).
Zorg dat je een subject line in je e-mailsjabloon hebt toegevoegd voor een succesvolle bezorging.
Als je de functie Add Guest hebt ingeschakeld en een aangepast formulier hebt toegevoegd, kun je dat aangepaste formulier ook naar de gast sturen. Als je deze optie inschakelt, ontvangen gasten een automatisch gegenereerde e-mail met een link naar het aangepaste formulier zodra hun afspraak is bevestigd. Voorkom dubbele e-mails door te controleren of er niet al een afzonderlijke bevestigingsmail voor gasten is ingesteld. Controleer dit in het tabblad Notifications onder Confirmation Notification.

Sms-meldingen:

Additional Phone Numbers verwijst naar extra ontvangers die je op de hoogte wilt brengen. Voeg hun telefoonnummer(s) toe, waarna zij de meldingen ook ontvangen.
Telefoonnummers moeten landcodes bevatten voor een succesvolle bezorging.
Sms-berichten worden per segment gefactureerd en er kunnen kosten aan verbonden zijn. Houd berichten kort om de kosten te beheersen.

WhatsApp-meldingen:

Zorg dat je WhatsApp Business Account is gekoppeld en geverifieerd.
Je kunt alleen goedgekeurde WhatsApp-sjablonen gebruiken.
Gebruik Fetch New Templates om beschikbare sjablonen te vernieuwen.
Test sjablonen altijd op opmaak en inhoud voordat je ze inschakelt.

Veelgestelde vragen

V: Waarom is mijn link voor het verzetten van een afspraak leeg?

De link voor het verzetten van een afspraak heeft afspraakgegevens nodig. Als het bericht of de workflow geen toegang heeft tot een afspraakrecord, kan de link leeg worden weergegeven.

V: Waarom is mijn annuleringslink leeg?

Ook de annuleringslink heeft afspraakgegevens nodig. Controleer of het bericht aan een afspraak is gekoppeld en of een workflow die het bericht verstuurt een afspraakgebaseerde trigger gebruikt.

V: Welke workflowtriggers kunnen afspraakcontext leveren?

Veelgebruikte afspraakgebaseerde triggers zijn Appointment Status en Customer Booked Appointment.

V: Waarom werkt een appointment merge field na een echte boeking wel, maar tijdens een test niet?

Sommige tests bevatten geen afspraakgegevens. Door een echte testafspraak te boeken, krijgt Voluit Suite de afspraakgegevens die nodig zijn om appointment merge fields in te vullen.

V: Kan ik afspraakgegevens gebruiken in sms- en e-mailmeldingen?

Ja. Je kunt ondersteunde Custom Values en merge fields toevoegen aan afspraken.