Kalender: e-mail, in-app, sms en WhatsApp meldingen voor afspraken

Met aanpasbare agenda meldingen in Voluit Suite stuur je In-app meldingen en aangepaste e-mails, sms’jes en WhatsApp-berichten wanneer afspraken worden ingepland, geannuleerd of verzet. Je kunt ook reminders en follow-ups sturen.

Je stelt meldingen in voor Contacten, Gasten, Gebruikers en eventuele extra e-mailadressen of telefoonnummers die je toevoegt. Zo kun je je meldingen afstemmen op hoe jij met klanten wil communiceren.

Wat zijn aanpasbare agenda meldingen?

Met aanpasbare agenda meldingen stuur je In-app meldingen en aangepaste e-mails, sms’jes en WhatsApp-berichten wanneer afspraken worden ingepland, geannuleerd of verzet. Je kunt ook reminders en follow-ups sturen.

Beschikbare meldingsopties

Je kunt zes soorten afspraakmeldingen instellen. Per type kun je e-mailmeldingen en of in-app meldingen gebruiken.

Afspraak ingepland (status: Unconfirmed): Wordt direct verstuurd wanneer een afspraak wordt ingepland met de status Unconfirmed.
Afspraak ingepland (status: Confirmed): Wordt direct verstuurd wanneer een afspraak wordt ingepland met de status Confirmed, of wanneer de afspraakstatus wordt gewijzigd naar Confirmed.
Annulering (e-mail): Wordt verstuurd wanneer een afspraak wordt geannuleerd, gemarkeerd als no-show, of als ongeldig wordt beschouwd.
Verzetten (e-mail): Wordt verstuurd wanneer datum of tijd van de afspraak wordt aangepast.
Reminder (e-mail): Wordt vóór de afspraak verstuurd op basis van de timing die jij instelt.
Follow-up (e-mail): Wordt na de afspraak verstuurd op basis van de timing die jij instelt.

Let op: Om gemiste afspraken te voorkomen, kunnen medewerkers interne alerts en meldingen aanzetten voor afspraken die worden ingepland zonder meetinglink of locatie. Je stelt dit in via Settings → My Staff → [Staff] → Notification Settings → Calendar Notifications → Notify when meeting link/location is missing.

Zo stel je afspraakmeldingen in

Je beheert e-mailmeldingen per agenda. Volg deze stappen om je instellingen te configureren.

Stap 1: Ga naar het tabblad Notifications

Ga naar Calendar → Calendar Settings (Agenda → Agenda-instellingen).
Selecteer de agenda die je wil instellen.
Klik op het tabblad Notifications (Meldingen).

Stap 2: Pas je meldingen aan

Per meldingstype kun je instellingen aanpassen, zodat jij, je team en je klanten de juiste updates krijgen.

Pas de inhoud aan per ontvangerstype: Contact, Guest (Gast), User (Gebruiker), of Additional Emails/Phone Numbers (Extra e-mailadressen/telefoonnummers).
Schakel meldingen uit voor ontvangerstypen die je geen melding wil sturen.

E-mail afspraakmeldingen

Je ziet een lijst met alle meldingstypen. Klik op het type dat je wil instellen en ga daarna naar het tabblad Email (E-mail). Controleer of de toggle aan staat.
Kies een bestaande e-mailsjabloon, of pas de onderwerpregel en e-mailtekst direct aan. Wil je de gekozen template verwijderen? Kies dan de eerste optie (None (Geen)) in de dropdown.
Optioneel kun je een testmail sturen om te zien hoe de melding eruitziet.
Voor Reminders en Follow-Up Emails stel je in wanneer de e-mail wordt verstuurd:
- Voor Reminders bepaal je hoeveel tijd van tevoren de e-mail wordt verzonden.
- Voor Follow-Up Emails bepaal je hoeveel tijd na de afspraak de e-mail wordt verzonden. Je kunt ook meerdere timing-triggers toevoegen.
Klik op Save (Opslaan) zodra je de e-mailmeldingen per type en ontvanger hebt ingesteld.

Aangepaste waarden gebruiken in meldingen

Je kunt Custom Values (Aangepaste waarden) gebruiken om je e-mail-, sms- en WhatsApp-meldingen te personaliseren.

Wanneer je een bericht bewerkt, klik je op het { } merge field-icoon en kies je in de dropdown de sectie Custom Values (Aangepaste waarden).

Zo kun je eigen gegevens in je meldingen zetten, zoals links, interne notities of extra details, zonder dat je dat elke keer handmatig hoeft aan te passen.

In-app afspraakmeldingen

Kies in de lijst met meldingstypen het type dat je wil instellen en ga naar het tabblad In-App.
Kies welke gebruikers je wil notificeren
- Controleer of de toggle aan staat.
- Selecteer welke gebruikers de melding moeten ontvangen.
Stel timing-triggers in voor reminders en follow-ups
- Voor Reminders en Follow-Up meldingen bepaal je wanneer de melding wordt verstuurd.
  - Reminders: Geef aan hoeveel tijd van tevoren de melding wordt verzonden.
  - Follow-Up: Geef aan hoeveel tijd na de afspraak de melding wordt verzonden.

SMS afspraakmeldingen

Kies in de lijst met meldingstypen het type dat je wil instellen en ga naar het tabblad SMS.

Kies ontvangers: Contact, Assigned User (Toegewezen gebruiker), of Additional Phone Numbers (Extra telefoonnummers).
Kies een bestaand sms-sjabloon. Je kunt het sjabloon aanpassen, of een nieuw sjabloon maken.

Optioneel kun je een test-sms sturen om te zien hoe de melding eruitziet.
Voor Reminders en Follow-Up SMS stel je in wanneer de sms wordt verstuurd:
- Voor Reminders bepaal je hoeveel tijd van tevoren de sms wordt verzonden.
- Voor Follow-Up SMS bepaal je hoeveel tijd na de afspraak de sms wordt verzonden. Je kunt ook meerdere timing-triggers toevoegen.
Klik op Save (Opslaan) zodra je de sms-instellingen per type en ontvanger hebt ingesteld.

WhatsApp afspraakmeldingen

Selecteer een meldingstype en ga naar het tabblad WhatsApp. Zet de toggle aan om WhatsApp-meldingen te gebruiken.
Kies ontvangers: Contact, Assigned User (Toegewezen gebruiker), of Additional Numbers (Extra nummers).

Kies of maak een approved template (goedgekeurde template) voor het gewenste meldingstype.
Gebruik Send Test WhatsApp Notification (Test WhatsApp-melding versturen) om te bekijken hoe het bericht eruitziet.
Klik op Save (Opslaan) om WhatsApp-meldingen te activeren.

Belangrijke opmerkingen

In-app meldingen:

Je kunt In-app meldingen per type instellen. Bijvoorbeeld: je kunt de bevestigingsmelding aanzetten voor de agenda, en andere typen uit laten.
Voor Event Calendars (Event-agenda’s) is de standaardinstelling dat account admins de meldingen ontvangen.
Voor andere agendatypen is de assigned user (toegewezen gebruiker) standaard geselecteerd om meldingen te ontvangen.

E-mailmeldingen:

Additional Emails (Extra e-mailadressen) zijn extra ontvangers die je wil informeren. Voeg hun e-mailadres toe, en zij ontvangen de meldingen ook.
Je kunt e-mailsjablonen maken via de Email Builder in Marketing module → Emails → Templates (Marketing-module → E-mails → Sjablonen).
Zorg dat je e-mailsjabloon een subject line (onderwerpregel) heeft. Zonder onderwerpregel kan bezorging mislukken.
Als je de functie Add Guest (Gast toevoegen) gebruikt en je hebt een custom form (aangepast formulier) toegevoegd, dan kun je dat formulier ook naar de gast sturen. Als je deze optie aanzet, verstuurt het systeem een e-mail naar gasten met een link naar het formulier zodra de afspraak is bevestigd. Om dubbele e-mails te voorkomen, controleer of er niet al een aparte bevestigingsmail voor gasten is ingesteld. Je checkt dit in het tabblad Notifications bij Confirmation Notification (Bevestigingsmelding).

SMS-meldingen:

Additional Phone Numbers (Extra telefoonnummers) zijn extra ontvangers die je wil informeren. Voeg hun telefoonnummer toe, en zij ontvangen de meldingen ook.
Telefoonnummers moeten een landcode bevatten voor succesvolle bezorging.
Sms-berichten worden per segment berekend en kunnen extra kosten met zich meebrengen. Houd je berichten kort om kosten beheersbaar te houden.

WhatsApp-meldingen:

Zorg dat je WhatsApp Business Account is gekoppeld en geverifieerd.
Je kunt alleen approved WhatsApp templates (goedgekeurde WhatsApp-templates) gebruiken.
Gebruik Fetch New Templates (Nieuwe templates ophalen) om de lijst met beschikbare templates te vernieuwen.
Test templates altijd op opmaak en inhoud voordat je ze activeert.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik sms’jes personaliseren met afspraakdetails?

Antwoord: Ja. Je kunt merge fields gebruiken, inclusief Custom Values (Aangepaste waarden), via het { }-icoon in de berichteditor.

V: Ondersteunt SMS alle afspraak-events?

Antwoord: Ja, Unconfirmed, Confirmed, Cancellation, Reschedule, Reminder en Follow-Up.

V: Hoe test ik zonder de klant te notificeren?

Antwoord: Gebruik Send Test SMS met een eigen nummer of een testnummer van je team.