Kalender: e-mail, in-app, sms en WhatsApp meldingen voor afspraken

Met aanpasbare kalendernotificaties stuur je in-app meldingen en berichten via e-mail, sms en WhatsApp wanneer een afspraak wordt geboekt, geannuleerd of verzet. Je kunt ook herinneringen en follow-ups sturen.

Je stelt per notificatie in wie de melding krijgt. Dat kan een contact zijn, een gast, gebruikers, of extra e-mailadressen en telefoonnummers die je zelf toevoegt. Zo houd je de communicatie met klanten consistent en passend bij je proces.

Wat zijn aanpasbare kalendernotificaties?

Aanpasbare kalendernotificaties zijn berichten die Voluit Suite automatisch kan versturen bij gebeurtenissen rondom afspraken, zoals boeken, annuleren, verzetten, een reminder vooraf, of een follow-up achteraf. Je bepaalt zelf:

welk kanaal je gebruikt (e-mail, in-app, sms, WhatsApp)
wie de ontvangers zijn
wanneer een reminder of follow-up wordt verstuurd
welke tekst en opmaak in de melding staan

Beschikbare notificaties

Je kunt zes typen afspraaknotificaties instellen. Per type kun je e-mail en of in-app meldingen gebruiken.

Afspraak geboekt (status: onbevestigd)

Wordt meteen verstuurd wanneer een afspraak wordt geboekt met de status onbevestigd.
Afspraak geboekt (status: bevestigd)

Wordt meteen verstuurd wanneer een afspraak wordt geboekt met de status bevestigd, of wanneer de status later wordt aangepast naar bevestigd.
Annulering

Wordt verstuurd wanneer een afspraak wordt geannuleerd, als no-show wordt gemarkeerd, of ongeldig wordt verklaard.
Verzetten

Wordt verstuurd wanneer datum of tijd van de afspraak wijzigt.
Herinnering

Wordt vóór de afspraak verstuurd op basis van het tijdstip dat jij instelt.
Follow-up

Wordt na de afspraak verstuurd op basis van het tijdstip dat jij instelt.

ℹ️

Let op

Om te voorkomen dat afspraken zonder meetinglink of locatie worden gemist, kunnen gebruikers interne meldingen aanzetten voor afspraken die zijn geboekt zonder meetinglink of locatie.

Je stelt dit in via Instellingen → Mijn team → \[Medewerker\] → Notificatie-instellingen → Kalendernotificaties → Meld wanneer meetinglink of locatie ontbreekt.

Afspraaknotificaties instellen

Je beheert notificaties per kalender. Volg de stappen hieronder om alles in te stellen.

Stap 1: Ga naar het tabblad Notificaties

Ga naar Kalender → Kalenderinstellingen.
Kies de kalender die je wilt instellen.
Open het tabblad Notificaties.

Stap 2: Pas je notificaties aan

Per notificatietype kun je instellen wat er wordt verstuurd en naar wie.

Inhoud aanpassen per ontvangerstype: contact, gast, gebruiker, of extra e-mailadressen en telefoonnummers.
Ontvangers uitschakelen als je niet wilt dat een bepaald type ontvanger deze notificatie krijgt.

E-mailnotificaties voor afspraken

Je ziet een lijst met alle notificatietypen. Klik op het type dat je wilt instellen en ga naar het tabblad E-mail. Zorg dat de schakelaar aan staat.
Kies een bestaand e-mailsjabloon of pas het onderwerp en de e-mailtekst handmatig aan.
- Wil je een gekozen sjabloon verwijderen? Kies dan in de dropdown de eerste optie (Geen).
Je kunt optioneel een testmail versturen om te zien hoe de notificatie eruitziet.
Voor Herinneringen en Follow-ups stel je het verzendmoment in:
- Herinnering: hoe lang vóór de afspraak de e-mail wordt verstuurd.
- Follow-up: hoe lang ná de afspraak de e-mail wordt verstuurd.
- Je kunt meerdere verzendmomenten toevoegen als je dat nodig hebt.
Sla je instellingen op als je klaar bent.

In-app notificaties voor afspraken

Kies in de lijst een notificatietype en ga naar het tabblad In-app.
Kies welke gebruikers een melding krijgen
- Zorg dat de schakelaar aan staat.
- Selecteer vervolgens de gebruikers die je wilt notificeren.
Stel tijdsinstellingen in voor herinneringen en follow-ups
- Voor Herinneringen en Follow-ups bepaal je wanneer de melding wordt verstuurd.
  - Herinnering: hoeveel tijd vóór de afspraak.
  - Follow-up: hoeveel tijd ná de afspraak.

Sms-notificaties voor afspraken

Kies in de lijst een notificatietype en ga naar het tabblad Sms.

Kies ontvangers: Contact, Toegewezen gebruiker, of Extra telefoonnummers.
Kies een bestaand sms-sjabloon, pas het sjabloon aan, of maak een nieuw sjabloon.

Je kunt optioneel een test-sms versturen om te zien hoe de notificatie eruitziet.
Voor Herinneringen en Follow-up sms’jes stel je het verzendmoment in:
- Herinnering: hoe lang vóór de afspraak.
- Follow-up: hoe lang ná de afspraak.
- Je kunt meerdere verzendmomenten toevoegen als je dat nodig hebt.
Sla je instellingen op als je klaar bent.

WhatsApp-notificaties voor afspraken

Kies een notificatietype en ga naar het tabblad WhatsApp. Zet de schakelaar aan.
Kies ontvangers: Contact, Toegewezen gebruiker, of Extra nummers.

Kies of maak een goedgekeurd sjabloon voor het gekozen notificatietype.
Gebruik Stuur test WhatsApp-notificatie om te controleren hoe het bericht eruitziet.
Klik op Opslaan om WhatsApp-notificaties te activeren.

Belangrijke aandachtspunten

In-app meldingen

Je kunt in-app meldingen per kalender op maat instellen. Je kunt bijvoorbeeld alleen de bevestigingsmelding aanzetten en de rest uitlaten.
Bij eventkalenders is de standaardinstelling dat accountbeheerders de meldingen ontvangen.
Bij andere kalendertypen staat de toegewezen gebruiker standaard geselecteerd als ontvanger.

E-mailmeldingen

Extra e-mailadressen zijn extra ontvangers die je zelf toevoegt. Deze adressen ontvangen de notificaties ook.
Je maakt e-mailsjablonen via de E-mailbouwer in Marketing → E-mails → Sjablonen.
Voeg altijd een onderwerpregel toe in je e-mailsjabloon, anders kan bezorging misgaan.
Als je Gast toevoegen gebruikt en je hebt een aangepast formulier gekoppeld, dan kun je dit formulier ook naar de gast sturen.
- Als je dit aanzet, krijgt de gast een systeemmail met een link naar het formulier zodra de afspraak is bevestigd.
- Voorkom dubbele mails door te controleren dat er niet al een aparte bevestigingsmail voor gasten is ingesteld (in het tabblad Notificaties bij Bevestigingsnotificatie).

Sms-meldingen

Extra telefoonnummers zijn extra ontvangers die je zelf toevoegt. Deze nummers ontvangen de notificaties ook.
Telefoonnummers moeten inclusief landcode zijn ingesteld voor goede bezorging.
Sms-berichten worden per segment gefactureerd en daar kunnen kosten aan verbonden zijn. Houd berichten daarom zo compact mogelijk.

WhatsApp-meldingen

Zorg dat je WhatsApp Business-account is gekoppeld en geverifieerd.
Je kunt alleen goedgekeurde WhatsApp-sjablonen gebruiken.
Gebruik Nieuwe sjablonen ophalen om de lijst met beschikbare sjablonen te verversen.
Test sjablonen altijd op opmaak en inhoud voordat je ze inschakelt.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik sms-berichten personaliseren met afspraakgegevens?

Ja. Gebruik Custom Values zoals {{contact.name}}, {{appointment.start_time}} en {{appointment.time_zone}} in je sjabloon.

V: Ondersteunt sms alle afspraakgebeurtenissen?

Ja. Onbevestigd, bevestigd, annulering, verzetten, herinnering en follow-up.

V: Hoe test ik dit zonder dat een klant iets ontvangt?

Gebruik Stuur test-sms met een persoonlijk nummer of een team-testnummer.

V: Mijn klanten krijgen ook een RSVP mail vanuit Google of Gmail bij elke afspraak die ze met mij boeken, hoe kan ik die uitzetten?

Antwoord:

Ga naar de kalender die je wilt aanpassen en klik op het potlood icoontje om hem te wijzigen.

Klik hierna op het tabblad: Reminder en aanvullende options.
Vink de optie 'Google / Outlook Calendar .....' uit.