Contacten: Aangepaste velden gebruiken

Wat zijn aangepaste velden?

Met aangepaste velden (Custom Fields) sla je extra informatie over contacten of leads op, naast de standaardgegevens zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres. Je kunt ze gebruiken in formulieren, enquêtes, workflows en pijplijnen om gegevens te verzamelen die belangrijk zijn voor je bedrijf.

De voordelen van aangepaste velden

Met aangepaste velden kun je gegevens verzamelen, groepen maken en automatiseringen instellen op een manier die bij je bedrijf past:

Verzamel gegevens op maat: leg bedrijfsinformatie vast, zoals het type mogelijke klant, de budgetklasse of de gewenste contactmethode.
Gebruik velden op verschillende plekken: voeg aangepaste velden toe aan formulieren, enquêtes, workflows en pijplijnen.
Personaliseer automatiseringen: gebruik waarden uit velden in sms-berichten, e-mails of interne meldingen.
Segmenteer contacten: maak Slimme lijsten (Smart Lists) of filter workflows op basis van veldgegevens.
Houd gegevens overzichtelijk: groepeer verwante velden in mappen, zodat contact- en leadgegevens overzichtelijk blijven.
Toon belangrijke informatie: geef belangrijke waarden weer op leadkaarten of in meldingen.

Aangepaste velden voor Contacten (Contacts) en Leads (Opportunities)

Kies het juiste type aangepast veld om je gegevens overzichtelijk te houden en goed te kunnen gebruiken. In Voluit Suite kun je aangepaste velden voor Contacten en Leads maken. Die hebben elk een eigen functie en worden op verschillende plekken in Voluit Suite gebruikt.

Aangepaste velden voor Contacten horen bij een persoon. Gebruik ze voor persoonlijke gegevens, zoals het type mogelijke klant (bijvoorbeeld koper of verkoper), een verjaardag, de gewenste contactmethode of de verwijzingsbron. Je vindt deze velden in het contactrecord. Je kunt ze gebruiken in formulieren, enquêtes, contactworkflows en Slimme lijsten, en voor persoonlijke berichten met samenvoegvelden.

Aangepaste velden voor Leads horen bij een specifieke deal. Gebruik ze voor informatie over die deal, zoals de budgetklasse, urgentie, verwachte sluitingsdatum of het type woning. Je vindt deze velden alleen in het leadrecord. Je gebruikt ze in pijplijnweergaven, leadworkflows en rapportages of automatiseringen op basis van deals.

Let op: Nadat je een veld als contactveld of leadveld hebt aangemaakt, kun je het type niet meer wijzigen.

Aangepaste velden ordenen met mappen

Met mappen houd je je velden overzichtelijk en vind je ze sneller terug in records. In de recordindeling verschijnen mappen als aparte secties. Je kunt verwante velden bij elkaar zetten.

Een map maken:

Ga naar Instellingen (Settings) → Aangepaste velden (Custom Fields).
Kies bovenaan de pagina met de objectkiezer het object dat je wilt beheren.
Open het tabblad Mappen (Folders).
Klik op Map maken (Create folder).
Vul de mapnaam in.
Klik op Aanmaken (Create).

Daarna kun je aangepaste velden aan de map toevoegen.

Aangepaste velden beheren met Ask AI

Je kunt Ask AI ook gebruiken om met gewone taal aangepaste velden aan te maken, bij te werken en te beheren.

Ask AI kan een aangepast veld op basis van de naam herkennen. Je hoeft dus geen veld-ID in te voeren.

Bijvoorbeeld: “Wijzig Boat Size (bootgrootte) naar Large (groot).”

Ask AI ondersteunt aangepaste velden voor Contacten, Leads en aangepaste objecten (Custom Objects). Bij veldtypen met keuzelijsten kan Ask AI, waar nodig, eerst de beschikbare opties beheren voordat een nieuwe waarde wordt ingesteld. Ask AI kan je om toestemming vragen voordat er wijzigingen worden aangebracht aan aangepaste velden of veldwaarden.

Aangepaste velden instellen

Volg deze stappen om aangepaste velden in je account aan te maken en te ordenen:

Stap 1: Ga naar Instellingen → Aangepaste velden

Klik in je account op Instellingen en daarna op Aangepaste velden.

Stap 2: Kies het object

Kies bovenaan de pagina met de objectkiezer het object dat je wilt beheren.

Stap 3: Open het tabblad Velden

Open het tabblad Velden (Fields) om bestaande velden te bekijken en nieuwe velden aan te maken.

Stap 4: Klik op Veld aanmaken

Klik rechtsboven op Veld aanmaken (Create field).

Stap 5: Kies een veldtype

Kies het type veld dat je wilt aanmaken.

Stap 6: Vul de veldgegevens in

Vul de gegevens van het veld in, zoals de naam en eventueel de map.

Stap 7: Bekijk de voorbeeldweergave

Controleer in het voorbeeldvenster (Live preview) hoe het veld eruitziet.

Stap 8: Maak het veld aan

Klik op Aangepast veld aanmaken (Create custom field) om het veld op te slaan.

De pagina Aangepaste velden gebruiken

De pagina Aangepaste velden heeft een vernieuwde indeling:

Gebruik de objectkiezer bovenaan om tussen ondersteunde objecten te wisselen.
Gebruik het tabblad Velden om aangepaste velden te bekijken en te beheren.
Gebruik het tabblad Mappen om mappen aan te maken en te beheren.
Sorteer de tabel op kolom om velden sneller te vinden.
Gebruik de pictogrammen in de lijst om speciale statussen van velden te herkennen.

Opties uit selectievelden verwijderen

Verwijder verouderde of onjuiste opties om gegevens van aangepaste objecten en bedrijven overzichtelijk te houden. Waarden die al in records staan, blijven behouden. Dit kan bij de veldtypen keuzelijst (Dropdown), meerkeuze (Multi-select), keuzerondje (Radio) en selectievakje (Checkbox).

Ga in je account naar Instellingen → Aangepaste velden.
Kies het relevante aangepaste object of Bedrijf (Company).
Open het veld van het type keuzelijst, meerkeuze, keuzerondje of selectievakje dat je wilt aanpassen.
Verwijder de gewenste optie.
Als records de optie al gebruiken, controleer dan hoeveel records worden weergegeven voordat je de optie verwijdert.
Bevestig dat je de optie wilt verwijderen.

Nadat je een optie hebt verwijderd:

Records die de optie al gebruikten, behouden die waarde en blijven deze tonen.
Je kunt de verwijderde optie niet meer kiezen voor nieuwe records.
Je kunt de optie niet meer selecteren bij het maken van nieuwe filters of workflowvoorwaarden.
Bestaande filters, Slimme lijsten en workflowvoorwaarden die de verwijderde waarde al gebruiken, blijven werken.

Let op: Je kon opties al verwijderen uit contact- en leadvelden. Deze mogelijkheid is nu ook beschikbaar voor aangepaste objecten en bedrijven.

Veelgestelde vragen

Kan ik een contactveld omzetten naar een leadveld, of andersom?

Nee. Maak het veld opnieuw aan onder het juiste objecttype. Je kunt het objecttype van een veld na het aanmaken niet wijzigen.

Welke soorten aangepaste velden kan ik aanmaken?

Je kunt onder andere Korte tekst (Short Text), Lange tekst (Long Text), Keuzelijsten (Dropdowns), Datumkiezer (Date Picker), Telefoon (Phone), E-mail (Email), Keuzerondjes (Radio Selects), Selectievakjesgroepen (Checkbox Groups) en URL's aanmaken.

Waarom zie ik mijn velden niet in een formulier of workflow?

Controleer of het objecttype past bij wat je wilt doen. Alleen aangepaste velden voor Contacten zijn beschikbaar in formulieren en contactworkflows.

Hoeveel opties kan een meerkeuzelijst bevatten?

Een meerkeuzelijst kan veel opties bevatten (meer dan 50). Er is dus geen praktische limiet.