Trigger: Service Booking (Services v2)

Leer wat de Service Booking (Services v2) workflow trigger doet, wanneer deze wordt geactiveerd en hoe deze verschilt van de afspraak status triggers.

Wat is de Service Booking Trigger?

Met de Service Booking trigger kun je workflows automatiseren wanneer een Service Booking (die meerdere services/afspraken kan bevatten) wordt aangemaakt of bijgewerkt. In tegenstelling tot triggers op afspraakniveau (die werken voor individuele kalenderafspraken), werkt deze trigger op het niveau van de hoofdboeking. Als een klant dus meerdere services tegelijk boekt (bijvoorbeeld een knipbeurt, gezichtsbehandeling en massage in één keer), wordt de workflow slechts één keer geactiveerd voor de hele boeking — niet drie keer. Dit helpt je om dubbele acties te voorkomen terwijl je nog steeds toegang hebt tot alle servicedetails op één plek.

Belangrijkste voordelen van de Service Booking Trigger

Als je de voordelen begrijpt, kun je beter beslissen wanneer je de Service Booking Workflow Trigger moet gebruiken.

Voorkom dubbele berichten: Eén uitvoering per boeking houdt je communicatie overzichtelijk, zelfs wanneer meerdere services zijn gekocht.
Gepersonaliseerde communicatie: Boekingsdetails (service, datum/tijd, duur, medewerker, extra's, tijdzone) helpen klanten om precies te begrijpen wat ze hebben gepland.
Bereik de juiste doelgroep: Filter op status, service, categorie, tags, locatie of wie de boeking heeft aangemaakt/gewijzigd om relevante berichten naar de juiste mensen te sturen.
Overzichten van meerdere services: Eén bevestiging kan alle geboekte services en geselecteerde extra's weergeven, wat verwarring en vervolgvragen vermindert.

Wanneer wordt deze geactiveerd

De workflow wordt geactiveerd wanneer een nieuwe Service Booking wordt aangemaakt via:

Boekingspagina: wanneer een klant zelf online boekt
Gebruiker: wanneer medewerkers handmatig een boeking aanmaken

Belangrijkste verschillen met Appointment Status Trigger

Voorkom verwarring tussen automatisering op boekingsniveau en afspraakniveau door de belangrijkste gedragingen te vergelijken:

Appointment Status Trigger → Werkt alleen voor kalenderafspraken.
Service Booking Trigger → Werkt alleen voor Services (v2) boekingen.
Als iemand meerdere services plant (bijvoorbeeld 5 services) onder één Service Booking, wordt de workflow één keer geactiveerd (niet 5 keer).
- Voorbeeld: Als je workflow actie "E-mail versturen" is, wordt er slechts één e-mail verzonden met alle geboekte services — mits je Service Booking custom values gebruikt.

Beschikbare filters

Filters helpen je om te bepalen welke boekingen de workflow starten, zodat je automatisering gefocust en relevant blijft. De beschikbare filters voor deze trigger zijn:

Afspraakstatus (Onbevestigd, Bevestigd, Getoond, Niet verschenen, Geannuleerd, Ongeldig)
Aangemaakt door / Gewijzigd door
Heeft tag
In Service (specifieke service)
In servicecategorie (servicegroepering)
In servicelocatie

Zichtbaarheid van de trigger

Deze trigger is alleen zichtbaar als Services (v2) is ingeschakeld in het account. Als Services (v2) is uitgeschakeld voor een account:

Nieuwe workflows → De Service Booking trigger is niet beschikbaar voor selectie.
Bestaande workflows (die deze trigger al bevatten):
- Nieuwe boekingen worden geblokkeerd (de trigger wordt niet geactiveerd).
- Bestaande boekingen → Als de boekingsstatus wordt bijgewerkt, wordt de workflow nog steeds geactiveerd zoals verwacht.

Gedrag van Order Submission Trigger bij Service Bookings

Standaard wordt er automatisch een Order gegenereerd wanneer een Service Booking wordt aangemaakt. Om dubbele automatiseringen te voorkomen, wordt de Order Submitted trigger niet geactiveerd voor de orders die via service-bookings zijn aangemaakt.

Als je echter wilt dat workflows ook worden geactiveerd voor deze orders, moet je expliciet een filter toevoegen:

Order Source = Calendar

Dit zorgt ervoor dat workflows op basis van orders alleen worden uitgevoerd voor service-booking orders wanneer je dit expliciet wilt — door het filter Order Source = Calendar toe te voegen aan de Order Submitted trigger.

Ondersteunde afspraak acties

Actie	Status	Opmerkingen
Update Appointment Status	✅ Ondersteund	Op basis van Service Booking ID
Create Appointment Note	✅ Ondersteund	Op basis van Service Booking ID. Notities zijn van toepassing op de Service Booking als geheel
Book Appointment	Niet ondersteund	N.v.t.
Conversation AI Booking Bot	Niet ondersteund	N.v.t.
Eliza Booking	Niet ondersteund	N.v.t.

Custom values gebruiken bij Service Bookings

Wanneer iemand een service boekt, kun je automatisch de boekingsdetails (zoals servicenaam, datum, tijd, prijs, medewerker en extra's) toevoegen aan je e-mails, berichten of herinneringen.

Welke details zijn beschikbaar?

Voor elke geboekte service kun je het volgende weergeven:

Servicenaam: bijvoorbeeld "Knipbeurt" of "Massage"
Prijs: de kosten van de service
Duur: hoe lang de service duurt (bijvoorbeeld 60 minuten)
Datum & tijd: wanneer de afspraak is gepland
Tijdzone: de lokale tijdzone van de klant
Toegewezen medewerker: bij welk teamlid de afspraak is
Extra's: eventuele extra's die de klant heeft geselecteerd (met prijzen)

Als er meerdere services samen zijn geboekt, wordt elke service (en de bijbehorende extra's) achter elkaar weergegeven.

Voorbeeld: Hoe het eruitziet in je template

{{#each serviceBooking.services}}
  {{this.name}} - {{this.duration}} | Prijs: {{this.price}}
  Datum: {{this.startDate}} om {{this.startTime}} ({{this.timezone}})
  Bij: {{this.assignedUser}}

  {{#if addOns}}
    Extra's:
    {{#each addOns}}
      - {{this.addonName}} ({{this.addonPrice}})
    {{/each}}
  {{/if}}
{{/each}}

Wat dit doet:

Het {{#each serviceBooking.services}} ... {{/each}} blok herhaalt alles erin voor elke geboekte service.
Als een klant dus 3 services boekt, wordt dit gedeelte 3 keer herhaald (één keer voor elke service).
Extra's (indien geselecteerd) worden onder de betreffende service weergegeven.

Hoe pas je het aan

Als je extra informatie wilt weergeven (zoals de volledige naam van een medewerker), plaats je je cursor in het blok en voeg je de extra placeholder toe.

Voorbeeld met naam van medewerker:

{{#each serviceBooking.services}}
  {{this.name}} - {{this.duration}} | Prijs: {{this.price}}
  Medewerker: {{this.user.name}}
  Datum: {{this.startDate}} om {{this.startTime}} ({{this.timezone}})
  Bij: {{this.assignedUser}}
{{/each}}

Op deze manier kun je bevestigingsmails of herinneringen volledig personaliseren met de exacte servicedetails die je klant heeft geboekt.

Hoe stel je de Service Booking Workflow Trigger in

Een goede configuratie zorgt ervoor dat je workflow op het juiste moment wordt uitgevoerd, de juiste boekingen target en de juiste details communiceert.

Stap 1: Maak een workflow aan of open een bestaande

Selecteer het Automation tabblad in de linker navigatiebalk
Om een bestaande workflow te openen, klik je op de naam van de workflow
Om een nieuwe workflow aan te maken, gebruik je de + Create New Workflow knop

Stap 2: Voeg de trigger toe

Maak een nieuwe trigger aan door op + Add New Trigger te klikken
Gebruik de zoekbalk en selecteer de Service Booking trigger

Stap 3: Voeg filters toe

Configureer de trigger naar je wensen met de benodigde filters (zie overzicht van filters eerder in dit artikel).
Zodra je klaar bent met configureren, sla je je wijzigingen op met de blauwe Save Trigger knop

Veelgestelde vragen

V: Hoe maak ik de Service Booking trigger beschikbaar in mijn account?

Zorg ervoor dat Services (v2) is ingeschakeld.

Deze functie bevindt zich momenteel in Labs

Hoe in te schakelen:

Ga naar Instellingen > Labs in je Voluit Suite-account.
Zoek naar de nieuwe functie en schakel hem in.
Zie je de nieuwe functie er niet bij staan, mail dan support@voluitsuite.nl met de naam van de functie dan zetten wij hem voor je aan.

V: Kan ik medewerkerdetails toevoegen aan mijn bevestigingen of herinneringen?

Ja. Je kunt custom values gebruiken om te verwijzen naar de toegewezen medewerker (of andere informatie zoals prijs, datum, locatie, etc.) in je communicatie.