Van Calendly naar Voluit Suite (Migratie Handleiding)

Deze handleiding helpt je bij het overzetten van je agenda en afspraken van Calendly naar Voluit Suite. Het doel is om een soepele overgang te maken waarbij alle agenda- en automatiseringsfuncties behouden blijven, terwijl je gebruik kunt maken van de extra mogelijkheden van Voluit Suite.

Gebruikers Overzetten

Calendly ondersteunt meerdere gebruikers in een Calendly Organisatie (vergelijkbaar met een bedrijfsaccount). Elke gebruiker krijgt een eigen Calendly account en individuele Calendly pagina, met bijbehorende afspraaktypes.

Beheerders en eigenaren van Calendly organisaties kunnen een lijst downloaden van alle leden in hun Calendly organisatie. Deze lijst helpt ons om te controleren of alle gebruikers zijn toegevoegd aan het Voluit Suite account.

Stap 1: Exporteer een lijst met Calendly gebruikers

• Log in bij Calendly: Klik rechtsboven op een Calendly pagina op Account > Gebruikers. Selecteer Exporteren. Er wordt een CSV-bestand gedownload.

Stap 2: Voeg gebruikers toe aan het Voluit Suite account

• Log in bij Voluit Suite: Ga naar Account Instellingen > Team. Controleer of alle Calendly gebruikers zijn toegevoegd aan het Voluit Suite account.
• Gebruik + Medewerker Toevoegen om ontbrekende gebruikers toe te voegen. Gebruik de Calendly export om de juiste rol te bepalen.

Agenda Koppelingen Instellen

Calendly synchroniseert beschikbaarheid met Google Calendar, Outlook en iCloud agenda's om te zorgen dat afspraken worden gepland op basis van je beschikbaarheid. Voluit Suite heeft een vergelijkbare functie om dubbele boekingen te voorkomen.

Stap 1: Google Calendar loskoppelen van Calendly

• Open Agenda Synchronisatie: Ga in Calendly naar Account > Agenda Synchronisatie.
• Ontkoppel Agenda: Ontkoppel je Google Calendar/Outlook agenda van Calendly.

Stap 2: Google Calendar koppelen aan Voluit Suite

• Ga naar Integraties: Ga in Voluit Suite naar Instellingen > Integraties.
• Koppel Google Calendar en Outlook: Selecteer Google en volg de stappen om in te loggen en je agenda te koppelen. Voluit Suite controleert op conflicten op basis van je beschikbaarheid in Google Calendar.
• Stel Synchronisatie in: Ga naar Agenda's > Agenda Instellingen > Koppelingen. Configureer of je wilt dat Voluit Suite annuleringen synchroniseert en andere voorkeuren die vergelijkbaar zijn met wat was ingesteld in Calendly.

Stap 3: Controle Na Overzetten

• Test Agenda Synchronisatie: Plan een test afspraak in Google en controleer of deze als geblokkeerd verschijnt in Voluit Suite Agenda's en of andere bestaande afspraken in Google Calendar worden gerespecteerd in Voluit Suite Agenda's.

Beschikbaarheid Instellen

Calendly heeft verschillende planningsinstellingen, waaronder tijdsintervallen, beschikbaarheid en tijdzonebeheer. Deze instellingen moeten we overnemen in Voluit Suite om de planning consistent te houden.

Stap 1: Planningsinstellingen Documenteren

• Bekijk Huidige Instellingen: Maak in Calendly een overzicht van je huidige planningsinstellingen, zoals beschikbare uren, buffertijden, minimale aanmeldtijd, dagelijkse limieten en tijdzone-instellingen.

Stap 2: Planning Instellen in Voluit Suite

• Beschikbaarheidsinstellingen: Ga in Voluit Suite naar de Beschikbaarheidsinstellingen onder de specifieke agenda die je hebt aangemaakt. Stel je beschikbare uren, buffertijden en dagelijkse limieten in volgens de gedocumenteerde instellingen uit Calendly.
• Tijdzone-instellingen: Controleer of de tijdzone correct is ingesteld in je Voluit Suite account en gebruikersprofiel, overeenkomend met de weergave-instellingen in Calendly.

Stap 3: Controle Na Overzetten

• Controleer Beschikbaarheid: Bekijk de agenda in Voluit Suite om te bevestigen dat de beschikbare tijden overeenkomen met wat was ingesteld in Calendly en dat buffertijden en andere beperkingen correct zijn toegepast.

Video Vergaderen Instellen

Calendly koppelt met Zoom om automatisch vergaderlinks te genereren voor geplande afspraken. Deze functionaliteit is ook beschikbaar in Voluit Suite.

Stap 1: Zoom Loskoppelen van Calendly

• Ga naar Integraties: Ga in Calendly naar Integraties > Zoom.
• Koppel Zoom los: Volg de stappen om je Zoom-account los te koppelen van Calendly.

Stap 2: Zoom Koppelen aan Voluit Suite

• Ga naar Integraties: Ga in Voluit Suite naar Instellingen > Agenda > Koppelingen.
• Koppel Zoom: Selecteer Zoom en log in op je account. Geef Voluit Suite toestemming om toegang te krijgen tot je Zoom-account.
• Stel Zoom in als Standaardlocatie: Stel in je agenda-instellingen in Voluit Suite Zoom in als standaardlocatie voor je afspraken indien van toepassing.

Betalingen Instellen

Alle afspraaktypes in Calendly ondersteunen betalingen. Persoonlijke afspraaktypes (één-op-één en groep) worden gekoppeld aan je Stripe-account en team-afspraaktypes (round robin en collectief) worden gekoppeld aan het Stripe-account van de Calendly-eigenaar.

Stap 1: Stripe loskoppelen van Calendly

• Log in bij Calendly: Om Stripe volledig los te koppelen van je Calendly-account, ga je naar de Integraties pagina, selecteer je Stripe en klik je op Loskoppelen.

Stap 2: Stripe koppelen in Voluit Suite

• Log in bij je Voluit Suite account: Voeg eerst de betaalmethodes toe via je account door naar Betalingen > Integratie te gaan.

Stap 3: Betalingen activeren in Agenda's

• Zie de gerelateerde links (onderaan pagina) om betalingen te activeren in agenda’s.

Agenda's Overzetten (Afspraaktypes)

In Calendly worden agenda's 'Event Types' genoemd. Deze worden gebruikt om afspraken te plannen, betalingen te innen en extra informatie van contacten te verzamelen. In Voluit Suite vind je vergelijkbare functionaliteit in het afsprakensysteem.

Stap 1: Afspraaktypes Documenteren

• Maak een lijst van afspraaktypes: Identificeer en documenteer in Calendly elk afspraaktype dat je hebt gemaakt, inclusief naam, duur, locatie en bijbehorende instellingen.
• Noteer details: Neem details op zoals buffertijden, minimale aanmeldtijd, dagelijkse limieten en eventuele aangepaste velden die worden gebruikt om extra informatie van deelnemers te verzamelen.
• Kopieer herinnering emails: Kopieer de herinnering emails die worden gestuurd x dagen voor de afspraak etc.

Stap 2: Afspraaktypes opnieuw aanmaken in Voluit Suite

• Open Agenda's in Voluit Suite: Ga naar Agenda's > Agenda Instellingen in Voluit Suite.
• Maak nieuw afspraaktype: Selecteer Nieuwe Agenda om een nieuw afspraaktype in te stellen.
• Configureer afspraakdetails: Stel de naam, duur, locatie (Datum-specifieke uren) en andere instellingen in zoals buffertijden, minimale aanmeldtijd en dagelijkse limieten. Voeg teamleden toe aan agenda's. Dit komt overeen met de Event Type instellingen in Calendly.
• Stel de email herinneringen in: Activeer de email herinneringen conform de herinneringen in Calendly.
• Aangepaste velden: Als je Calendly afspraaktypes extra informatie verzamelden (bijvoorbeeld vragen of formulieren), maak dan Voluit Suite Formulieren aan om het standaard afspraak formulier te vervangen door het uitgebreide formulier.

Stap 3: Planningslinks delen

• Genereer en deel link: Nadat je elk afspraaktype hebt ingesteld, genereer je de bijbehorende planningslink in Voluit Suite. Deel deze links met je team of voeg ze toe aan je website en e-mails ter vervanging van de oude Calendly-links.

Stap 4: Controle na overzetten

• Test het boekingsproces: Controleer of het boekingsproces werkt zoals verwacht door een testboeking te maken via de nieuwe Voluit Suite afspraaklink. Verifieer of alle instellingen (bijvoorbeeld buffertijden, formuliervragen, meldingen, Zoom-link) correct werken.

Automatiseringen Overzetten

Calendly workflows automatiseren taken zoals het versturen van herinneringsmails of follow-up berichten. Voluit Suite biedt vergelijkbare automatiseringsmogelijkheden via de Workflows functie.

Stap 1: Bestaande Workflows Inventariseren

• Bekijk Workflows in Calendly: Ga naar je Calendly startpagina en selecteer Workflows in het linkermenu. Maak een overzicht van je ingestelde workflows in Calendly, inclusief triggers (bijvoorbeeld afspraak gemaakt, afspraak geannuleerd) en acties (bijvoorbeeld e-mail versturen, SMS versturen).

Stap 2: Workflows Opnieuw Aanmaken in Voluit Suite

• Open Workflows: Ga in Voluit Suite naar Automatisering > Workflows.
• Maak Nieuwe Workflow: Klik op Nieuwe Workflow en stel de voorwaarden en acties in die overeenkomen met wat je hebt genoteerd uit Calendly. Gebruik de trigger opties van Voluit Suite om de workflow te starten op basis van vergelijkbare gebeurtenissen (bijvoorbeeld afspraak geboekt, afspraak geannuleerd, no-show).
• Berichten Aanpassen: Pas e-mail of SMS berichten aan die onderdeel zijn van de workflow. Gebruik de variabelen van Voluit Suite voor persoonlijke aanpassingen.

Stap 3: Controle Na Overzetten

• Test de Workflow: Maak een testafspraak en controleer of de workflows correct worden uitgevoerd. Controleer of berichten op de juiste momenten worden verzonden met de juiste inhoud.

Contacten Migreren

Voor je overgaat naar Voluit Suite is het belangrijk om eerst alle afspraakgegevens uit Calendly te exporteren. Deze gegevens bevatten belangrijke contactinformatie die je niet wilt verliezen tijdens de migratie.

Stap 1: Afspraakgegevens Exporteren

• Filter Afspraken in Calendly: Filter in Calendly de afspraken die je wilt exporteren (bijvoorbeeld afgelopen 30 dagen of specifieke afspraaktypes). Ga naar je Startpagina en klik op Meetings.
• Exporteer naar CSV: Klik rechtsboven op de pagina Geplande Afspraken op Exporteren om de afspraakgegevens te downloaden als CSV-bestand. Dit bestand bevat contactgegevens van deelnemers, afspraaktypes, datums, locaties en meer.

Stap 2: CSV-gegevens voorbereiden en contacten importeren in Voluit Suite

• Hulp bij het importeren van contacten via CSV