Microsoft Outlook - Outlook koppelen aan Voluit Suite Agenda's

Overzicht

Door je Outlook Agenda te koppelen synchroniseer je afspraken tussen Outlook en Voluit Suite. Dit zorgt voor correcte beschikbaarheid, voorkomt dubbele boekingen en maakt het plannen van afspraken eenvoudiger.

Voorwaarden

Je hebt toegang nodig tot je Outlook-account met de Outlook Agenda die je wilt koppelen.
Controleer welke toegangsrechten je nodig hebt:
- Als je afspraken vanuit het systeem wilt toevoegen aan je Outlook Agenda, heb je schrijfrechten nodig.
- Als je alleen afspraken uit je Outlook Agenda wilt ophalen naar het systeem, zijn leesrechten voldoende.

Aan de slag

Stap 1: Outlook Agenda koppelen

Volg deze stappen om je Outlook Agenda te koppelen:

Ga naar 'Agenda's' > 'Agenda Instellingen' > 'Koppelingen'
Klik op 'Nieuwe toevoegen'

Kies 'Outlook Agenda' en klik op 'Verbinden'

Rond het verificatieproces af door in te loggen op je Outlook-account en de benodigde toegang te verlenen.

Stap 2: Agenda Configuratie

Na het koppelen van je Outlook agenda moet je de configuratie afronden door je gekoppelde agenda en conflict agenda te selecteren.

Wat is Agenda Configuratie?

Agenda configuratie bestaat uit twee instellingen: Gekoppelde Agenda & Conflict Agenda.

Gekoppelde Agenda:

Alle nieuwe afspraken die in het systeem worden gemaakt, worden toegevoegd aan je gekoppelde agenda. Bijvoorbeeld, nieuwe afspraken in het systeem worden gesynchroniseerd naar je gekoppelde agenda, zodat je deze direct kunt zien in je externe agenda (zoals Outlook).

Let op:

Je hebt schrijfrechten nodig om een agenda als gekoppelde agenda te selecteren.
De gekoppelde agenda wordt standaard toegevoegd aan de conflict agenda. Dit betekent dat afspraken die in de externe gekoppelde agenda worden gemaakt naar het systeem worden gehaald, en afspraken die in het systeem worden gemaakt naar de externe gekoppelde agenda worden gestuurd.
Je kunt je synchronisatie-voorkeuren instellen via Geavanceerde Instellingen.

Conflict Agenda:

Afspraken uit externe agenda's die als conflict agenda zijn toegevoegd worden gesynchroniseerd naar het systeem en blokkeren je beschikbaarheid tijdens de duur van de afspraak.

De beschikbaarheid wordt alleen geblokkeerd als de afspraak als 'BEZET' is gemarkeerd in de externe agenda. Voor afspraken die als 'VRIJ' zijn gemarkeerd, worden de afspraken wel opgehaald maar blijft de beschikbaarheid open.

Dit zorgt voor accurate beschikbaarheid en voorkomt dubbele boekingen. Je kunt meerdere agenda's toevoegen om dubbele boekingen te voorkomen.

Beperkingen van Outlook Integratie

Elke gebruiker kan slechts één Outlook-integratie per Voluit Suite account koppelen, en dezelfde Outlook-integratie kan niet aan meerdere Voluit Suite accounts worden gekoppeld. Bijvoorbeeld, als Gebruiker A hun Outlook-integratie al heeft gekoppeld in Account A, kunnen ze dezelfde Outlook-integratie niet koppelen in Account B.

Veelgestelde vragen

Werkt Outlook-integratie met evenementenagenda's?

Antwoord: Nee, Outlook-integratie werkt niet met evenementenagenda's. Evenementenagenda's ondersteunen alleen Google-integratie.