Overzicht van samenvoeg velden en aangepaste waarden

Dit artikel legt samenvoeg velden (merge fields) en aangepaste waarden (custom values) uit. Je leert welke soorten merge fields er zijn, zoals standaardvelden, custom fields, custom values, custom objects en custom links (trigger links en payment links), en hoe je ze gebruikt om je communicatie persoonlijker te maken en workflows te automatiseren.

Wat zijn merge fields en custom variables?

Merge fields en custom variables zijn placeholders die Voluit Suite automatisch invult met gegevens. Een merge field ziet er bijvoorbeeld zo uit: {{something.here}}. Deze velden helpen je om communicatie te automatiseren en te personaliseren, doordat Voluit Suite data uit je CRM of andere onderdelen gebruikt om de placeholder te vervangen.

Wanneer je een contact-gebonden workflow bouwt, kun je in de variable picker naast contactvelden ook bedrijfsvelden kiezen. Als een contact gekoppeld is aan een bedrijfsrecord, kunnen workflowstappen en voorwaarden bedrijfsgegevens gebruiken, zoals bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mail, website en adres. Als een contact niet gekoppeld is aan een bedrijf, blijven die bedrijfswaarden leeg.

De soorten merge fields en custom variables zijn:

  • Standaardvelden (Standard Fields): Ingebouwde, niet-aanpasbare velden zoals contactnamen, afspraaktijden en gebruikersgegevens.
  • Aangepaste velden (Custom Fields): Velden die je zelf aanmaakt voor contacten en opportunities.
  • Aangepaste waarden (Custom Values): Herbruikbare waarden die je kunt gebruiken in templates en workflows.
  • Custom Objects: Zelf aangemaakte datastructuren voor geavanceerd databeheer.
  • Trigger Links: Speciale links die, wanneer iemand erop klikt, automatisch acties kunnen starten in workflows en campagnes.
  • Payment Links: Links waarmee klanten direct kunnen betalen voor producten of diensten.

Belangrijkste voordelen van merge fields en custom values

  • Communicatie personaliseren: Voeg automatisch namen, data en andere contactgegevens toe in e-mails en sms-berichten.
  • Processen automatiseren: Gebruik merge fields in workflows om tijd te besparen en handmatig werk te beperken.
  • Consistente data: Zorg dat je communicatie altijd actuele en consistente informatie gebruikt.
  • Herhaalwerk verminderen: Gebruik custom values en trigger links opnieuw, zodat je minder hoeft te kopiëren en plakken.

Standaard- of fallbackwaarden voor lege velden

Op dit moment ondersteunt Voluit Suite geen fallback- of standaardwaarden voor situaties waarin een variable leeg is. Het merge field wordt dan vervangen door een lege waarde.

Als alternatief kun je soms werken met het tonen of verbergen van een contentblok.

In de e-mailbouwer (Email Builder) kun je bijvoorbeeld Conditional Send gebruiken om een blok alleen te tonen wanneer aan een voorwaarde is voldaan. Je kunt dan:

  • een blok met het merge field voor de voornaam (bijvoorbeeld: Hi {{contact.first_name}},) laten verzenden wanneer het veld first_name niet leeg is.
  • een tweede blok zonder merge field (met een standaardtekst zoals “Hi there,”) laten verzenden wanneer het veld first_name leeg is.

Op die manier krijg je een vergelijkbaar resultaat.

Standaardvelden (Standard Fields)

Standaardvelden zijn vooraf ingestelde merge fields die standaard beschikbaar zijn in elk account. Deze velden dekken veelgebruikte gegevens, zoals contactnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, afspraakgegevens (bijvoorbeeld datum en tijd) en meer. In tegenstelling tot Custom Fields zijn deze velden ingebouwd en kun je ze niet aanpassen of verwijderen.

Voorbeelden van standaardvelden:

  • Voornaam contact (Contact First Name): De voornaam van het contact.
  • E-mail contact (Contact Email): Het e-mailadres van het contact.
  • Afspraakdatum en -tijd (Appointment Date and Time): De geplande datum en tijd van een afspraak.
  • Volledige naam gebruiker (User Full Name): De volledige naam van de toegewezen gebruiker.
  • Bedrijfsnaam (Company Name): De naam van je bedrijf of organisatie.

Custom Fields

Custom fields zijn gegevens die je zelf definieert voor contacten of opportunities. Je gebruikt ze om persoonlijke informatie op te slaan, zoals verjaardagen, voorkeuren of segmentatiegegevens.

Voorbeelden van toepassingen:

  • Klantvoorkeuren: Leg interesses of voorkeuren vast, zoals gewenste contactmethode (e-mail, sms, telefoongesprek).
  • Lidmaatschapsdetails: Sla lidmaatschapsniveaus op (bijvoorbeeld Gold, Silver, Platinum) om gerichte aanbiedingen te sturen.
  • Productinteresse: Houd bij in welke producten of diensten iemand interesse heeft voor gerichte opvolging.
  • Eventdeelname: Registreer aanmeldingen en aanwezigheid voor gepersonaliseerde uitnodigingen en follow-up.
  • Accountmanager: Sla op welke accountmanager een contact beheert.
  • Contractverlenging: Houd afloop- of verlengdata bij voor tijdige herinneringen.
  • Leadbron: Registreer waar een lead vandaan komt (bijvoorbeeld Facebook, Google Ads, Referral) voor marketinginzichten.

Custom Values

Custom values zijn herbruikbare placeholders voor vaste informatie (bijvoorbeeld bedrijfsgegevens). Hiermee houd je informatie consistent en kun je updates centraal doorvoeren in e-mailtemplates, websites, funnels, workflows en meer.

Voorbeelden van toepassingen:

  • Bedrijfscontactgegevens: Voeg telefoonnummer, e-mail en adres toe in e-mailfooters.
  • Standaard afsluiting: Gebruik een vaste afsluiting, zoals “Met vriendelijke groet, [Bedrijfsnaam].”
  • Website-links: Gebruik vaste URL’s voor vaak gebruikte pagina’s, zoals je supportpagina.
  • Compliance-teksten: Voeg juridische disclaimers of compliance-teksten consistent toe.
  • Merkpay-off: Voeg een vaste slogan toe aan marketinguitingen.
  • Feestdagen: Maak seizoensgroeten die je kunt hergebruiken.

Custom Objects

Custom objects maken het mogelijk om eigen datastructuren te bouwen die verder gaan dan standaardvelden. Je gebruikt dit wanneer je complexere relaties of datasets wilt beheren.

Voorbeelden van toepassingen:

  • Abonnementen: Leg details vast zoals type plan, verlengdatum en facturatieperiode.
  • Voorraadbeheer: Beheer voorraad met SKU’s, aantallen en leveranciersinformatie.
  • Vastgoedobjecten: Sla gegevens op over objecten, zoals locatie, prijs en kenmerken.
  • Leveranciers: Beheer contractinformatie, contactpersonen en betaalafspraken.
  • Afspraakdetails: Leg extra afspraakdetails vast, zoals servicetype, locatie en toegewezen medewerker.

Trigger links zijn speciale links die, wanneer iemand erop klikt, een actie kunnen starten in workflows en campagnes.

Voorbeelden van toepassingen:

  • Webinarregistratie: Stuur een registratielink en verstuur automatisch een bevestigingsmail na een klik.
  • Survey opvolging: Houd bij wie klikt en stuur automatisch een bedankbericht.
  • Downloads: Deel een link naar een e-book of whitepaper en meet betrokkenheid.
  • Upsell: Stuur een link naar een upgrade en automatiseer opvolging voor klikkers.
  • Event uitnodigingen: Volg RSVP’s op basis van kliks.
  • Speciale acties: Stuur een actielink en automatiseer herinneringen wanneer er niet wordt geklikt.

Payment links gebruik je om producten of diensten te verkopen via een betaal-link.

Voorbeelden van toepassingen:

  • Eventtickets: Verzamel betalingen voor workshops of conferenties.
  • Abonnementen: Genereer links voor terugkerende betalingen.
  • Productverkoop: Verkoop fysieke of digitale producten (bijvoorbeeld boeken of cursussen).
  • Aanbetaling: Verzamel een aanbetaling voor een boeking of reservering.
  • Donaties: Genereer een betaallink voor inzamelacties.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen Custom Fields en Custom Values?

Antwoord: Custom fields zijn gekoppeld aan individuele contacten of opportunities en bevatten unieke data, zoals een verjaardag of voorkeur. Custom values zijn herbruikbare placeholders voor vaste informatie die je op meerdere plekken kunt gebruiken, zoals bedrijfsgegevens of standaardteksten.

V: Waarom werkt mijn merge field niet of wordt het niet goed weergegeven?

Antwoord: Dit kan komen door een ontbrekend of verkeerd format. Controleer of je de juiste syntax gebruikt (bijvoorbeeld {{contact.email}} ). Controleer ook of er data beschikbaar is in het contact- of gebruikersrecord.

V: Zijn merge fields hoofdlettergevoelig?

Antwoord: Ja, merge fields zijn hoofdlettergevoelig. {{contact.name}}  werkt, maar {{Contact.Name}}  werkt niet.

V: Hoe kan ik testen of merge fields goed werken?

Antwoord: Stuur een test e-mail of test-sms naar jezelf, of gebruik de preview in de template-editor. Zo zie je of de merge fields de juiste data ophalen.

V: Wat gebeurt er als een merge field geen data heeft?

Antwoord: Als er geen data beschikbaar is, wordt de variable leeg weergegeven. Zorg dat contact- en gebruikersdata zo compleet mogelijk is voor consistente resultaten.

V: Kan ik een Custom Value aanpassen, en wordt dat overal bijgewerkt?

Antwoord: Ja, als je een custom value aanpast in de instellingen, wordt die automatisch bijgewerkt in templates en workflows waar de waarde wordt gebruikt.

V: Hoe verschillen standaardvelden van custom fields?

Antwoord: Standaardvelden zijn ingebouwd en vooraf gedefinieerd. Custom fields maak je zelf aan om extra data op te slaan voor contacten en opportunities.

V: Hoe verschillen Custom Objects van Custom Fields en Custom Values?

Antwoord: Custom objects zijn bedoeld voor complexere datastructuren en relaties dan wat je met custom fields en custom values kunt afdekken.

V: Is er een limiet aan het aantal Custom Fields of Custom Values dat ik kan maken?

Antwoord: Er is geen harde limiet, maar het helpt om ze goed te beheren zodat je account overzichtelijk blijft.

V: Kan ik Custom Values gebruiken in websites en funnels?

Antwoord: Ja, custom values kun je gebruiken om consistente informatie dynamisch te tonen in websites en funnels.

V: Hoe organiseer ik Custom Values?

Antwoord: Je kunt custom values in mappen organiseren, zodat je ze makkelijker kunt beheren en terugvinden.

V: Is het mogelijk om Custom Fields of Custom Values in bulk te maken of te uploaden?

Antwoord: Op dit moment ondersteunen we geen bulk aanmaak of upload. Je voegt ze één voor één toe.

V: Kan ik standaardvelden bewerken of verwijderen?

Antwoord: Nee, standaardvelden zijn ingebouwd en kun je niet aanpassen of verwijderen. Je bepaalt wel of je ze gebruikt in je templates en workflows.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.