Overzicht van samenvoeg velden en aangepaste waarden

Deze handleiding legt merge fields en custom variables uit. Je leert welke soorten velden er zijn, zoals standaardvelden, custom fields, custom values, custom objects en custom links (trigger links en payment links), en hoe je ze gebruikt om communicatie te personaliseren en workflows te automatiseren.

Wat zijn Merge Fields en Custom Variables?

Merge fields en custom variables zijn placeholders waarmee je automatisch gepersonaliseerde informatie invult. Een merge field ziet er zo uit: {{something.here}} . Voluit Suite gebruikt de data uit je CRM of andere modules om zo’n merge field te vervangen door de juiste waarde.

Als je een contact-based workflow bouwt, kun je in de variable picker naast contactvelden ook Company-velden kiezen. Als een contact gekoppeld is aan een Company-record, kunnen workflow-stappen en voorwaarden company-gegevens ophalen, zoals bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mail, website en adres. Als een contact niet gekoppeld is aan een Company, blijven company-waarden leeg.

De soorten merge fields en custom variables zijn:

  • Standard Fields: ingebouwde, niet-aanpasbare velden zoals contactnamen, afspraakmomenten en gebruikersgegevens.
  • Custom Fields: door jou gemaakte velden voor contacten en opportunities.
  • Custom Values: herbruikbare waarden die je kunt gebruiken in templates en workflows.
  • Custom Objects: door jou gemaakte datastructuren voor geavanceerd databeheer.
  • Trigger Links: speciale links die, wanneer iemand erop klikt, automatische acties kunnen starten in workflows en campagnes.
  • Payment Links: links waarmee klanten direct kunnen betalen voor producten of diensten.

Belangrijkste voordelen van Merge Fields en Custom Variables

  • Communicatie personaliseren: voeg automatisch contactnamen, datums en andere details toe in e-mails en sms-berichten.
  • Processen automatiseren: gebruik merge fields in workflows om tijd te besparen en handmatig werk te verminderen.
  • Dataconsistentie verbeteren: zorg dat informatie in je communicatie correct en up-to-date blijft.
  • Herhaalwerk verminderen: gebruik custom values en trigger links opnieuw voor meer efficiëntie.

Standaard- of fallbackwaarden voor lege velden

Op dit moment is er geen ondersteuning voor fallback- of standaardwaarden als een variable leeg is. Het merge field wordt dan vervangen door een lege waarde.

Als alternatief kun je soms een contentblok laten zien of verbergen.

Een voorbeeld: in de e-mailbuilder kun je Conditional Send gebruiken om een contentblok alleen te tonen als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Als je één blok hebt met het merge field {{contact.first_name}}  (bijvoorbeeld: Hi {{contact.first_name}},) dat alleen verzonden wordt wanneer first_name niet leeg is, en een tweede blok zonder merge field (met een standaardtekst zoals “Hi Friend,”) dat verzonden wordt wanneer first_name leeg is, bereik je een vergelijkbaar resultaat.

Standard Fields

Standard Fields zijn vooraf gedefinieerde merge fields die standaard beschikbaar zijn in elk account. Deze velden dekken basisgegevens zoals contactnamen, e-mailadressen, telefoonnummers, afspraakgegevens (zoals datum en tijd) en meer. In tegenstelling tot Custom Fields zijn deze velden ingebouwd en kun je ze niet aanpassen of verwijderen.

Voorbeelden van gebruik van standard fields:

  • Contact First Name: de voornaam van het contact.
  • Contact Email: het e-mailadres van het contact.
  • Appointment Date and Time: de geplande datum en tijd van een afspraak.
  • User Full Name: de volledige naam van de toegewezen gebruiker.
  • Company Name: de naam van je bedrijf of organisatie.

Klik hier als je een lijst met Standard Merge Fields wilt bekijken.

⚠️ Let op: het kan zijn dat er velden ontbreken in de lijst ⚠️

Custom Fields

Custom Fields zijn data-punten die jij zelf aanmaakt voor contacten of opportunities. Je gebruikt ze om extra informatie op te slaan, zoals verjaardagen of voorkeuren, zodat je beter kunt segmenteren en gerichter kunt communiceren.

Voorbeelden van use cases:

  • Customer Preferences: leg interesses vast, zoals een voorkeurskanaal (e-mail, sms, telefoongesprek).
  • Membership Details: sla lidmaatschapsniveaus op (bijvoorbeeld Gold, Silver, Platinum) voor aanbiedingen per niveau.
  • Product Interest: houd bij in welke producten of diensten iemand geïnteresseerd is voor gerichte opvolging.
  • Event Attendance: registreer aanmeldingen of aanwezigheid bij events voor uitnodigingen en follow-ups.
  • Account Manager Assignment: sla op wie verantwoordelijk is voor een contact.
  • Contract Renewal Dates: houd afloop- en verlengdata bij om op tijd reminders te sturen.
  • Lead Source: leg vast waar een lead vandaan komt (bijvoorbeeld Facebook, Google Ads, Referral) voor marketingrapportage.

Extra workflow-velden in de picker

Merge fields en custom values in workflows kunnen naast je opgeslagen custom values ook ingebouwde systeemvelden bevatten. We hebben in Voluit Suite meer workflow-ready velden toegevoegd in de picker voor merge fields en If/Else-voorwaarden.

Deze velden zijn onder andere:

  • Contact Engagement Score
  • Contact → Attribution Medium ID
  • Note created by (Name)
  • Task ID

Met deze velden kun je specifiekere automatiseringen bouwen op basis van engagement, attributie, note-activiteit en task-context.

Belangrijk:
Sommige velden verschijnen alleen als de workflow de juiste context heeft.

Voorbeeld:
- Task ID verschijnt in task-gerelateerde workflows.
- Note created by (Name) verschijnt in note-gerelateerde workflows.
- Contact Engagement Score is beschikbaar wanneer Engagement Scoring is ingeschakeld in het account.

Custom Values

Custom Values zijn herbruikbare placeholders voor vaste informatie, zoals bedrijfsgegevens. Daarmee houd je je communicatie consistent en hoef je gegevens maar op één plek te updaten. Je kunt ze gebruiken in e-mailtemplates, websites, funnels, workflows en meer.

Voorbeelden van use cases:

  • Company Contact Information: voeg met één custom value je telefoonnummer, e-mail en adres toe aan e-mailfooters.
  • Standard Closings: gebruik een vaste afsluiting, zoals “Best Regards, [Company Name].”.
  • Website Links: gebruik één custom value voor veelgebruikte URL’s, zoals je website of supportpagina.
  • Compliance Statements: zet juridische teksten en compliance-statements consistent in al je templates.
  • Brand Taglines: voeg een slogan toe aan marketingmateriaal en campagnes.
  • Holiday Greetings: maak seizoensgroeten herbruikbaar in nieuwsbrieven en acties.

Custom Objects

Custom Objects laten je eigen datastructuren maken, naast de standaardvelden. Dit is handig als je complexere relaties of datamodellen nodig hebt.

Voorbeelden van use cases:

  • Subscription Plans: houd subscription-details bij, zoals plantype, verlengdatum en facturatie-interval.
  • Inventory Management: beheer voorraad, inclusief SKU-nummers, aantallen en leveranciersgegevens.
  • Property Listings: sla data op van objecten, zoals locatie, prijs en kenmerken.
  • Vendor Details: beheer leveranciersinformatie, zoals contracten, contactpersonen en betaalvoorwaarden.
  • Appointment Details: leg extra afspraakdetails vast, zoals servicetype, locatie en toegewezen medewerker.

Trigger links zijn speciale links die, zodra iemand erop klikt, specifieke acties kunnen starten in workflows en campagnes.

Voorbeelden van use cases:

  • Webinar Registration: stuur een registratielink en trigger een bevestigingsmail na een klik.
  • Survey Follow-Ups: meet wie een survey-link aanklikt en stuur automatisch een bedankbericht.
  • Content Downloads: deel downloads (zoals eBooks of whitepapers) en track engagement.
  • Upsell Opportunities: bied een upgrade aan en trigger opvolging bij kliks.
  • Event Invitations: track RSVP’s en automatiseer follow-ups op basis van kliks.
  • Special Offers: stuur een limited-time offer en trigger een reminder als de link niet wordt aangeklikt.

Payment links gebruik je om producten of diensten te verkopen via een link waarmee klanten kunnen betalen.

Voorbeelden van use cases:

  • Event Tickets: ontvang betalingen voor eventtickets, zoals workshops of conferenties.
  • Subscription Plans: maak links voor terugkerende abonnementen of memberships.
  • Product Sales: verkoop fysieke of digitale producten, zoals boeken of courses.
  • Deposit Collection: ontvang aanbetalingen voor boekingen of reserveringen.
  • Donations: maak een payment link voor donaties of fundraising.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen Custom Fields en Custom Values?

Antwoord: Custom Fields zijn specifiek per contact of opportunity en slaan unieke data op, zoals verjaardagen of voorkeuren. Custom Values zijn herbruikbare placeholders voor consistente informatie in je communicatie, zoals bedrijfsgegevens of standaardteksten.

V: Waarom werkt mijn merge field niet of wordt het niet goed weergegeven?

Antwoord: Dit kan komen door een ontbrekend of verkeerd geformatteerd merge field. Controleer of je de juiste syntax gebruikt (bijvoorbeeld {{contact.email}} ). Controleer ook of de data voor dat veld aanwezig is in het contact- of gebruikersrecord.

V: Zijn merge fields hoofdlettergevoelig?

Antwoord: Ja, merge fields zijn hoofdlettergevoelig. {{contact.name}}  werkt, maar {{Contact.Name}}  niet.

V: Zijn merge fields hoofdlettergevoelig?

Antwoord: Ja, merge fields zijn hoofdlettergevoelig. Bijvoorbeeld: {{contact.name}}  werkt wel, maar {{Contact.Name}}  niet.

V: Wat gebeurt er als een merge field geen data heeft?

Antwoord: Als er geen data beschikbaar is voor een merge field, blijft de uitkomst leeg. Zorg dat contact- en gebruikersdata zo volledig mogelijk is voor het beste resultaat.

V: Kan ik een Custom Value aanpassen, en wordt dat overal bijgewerkt?

Antwoord: Ja. Als je een Custom Value in de instellingen bijwerkt, wordt die wijziging automatisch doorgevoerd in alle templates en workflows waar die waarde gebruikt wordt.

V: Hoe verschillen Standard Fields van Custom Fields?

Antwoord: Standard Fields zijn vooraf gedefinieerd en ingebouwd in het CRM. Custom Fields maak je zelf aan om extra, unieke gegevens op te slaan voor contacten en opportunities.

V: Hoe verschillen Custom Objects van Custom Fields en Custom Values?

Antwoord: Custom Objects zijn uitgebreidere datastructuren voor complexere relaties en databeheer dan wat je met Custom Fields en Custom Values kunt.

V: Zit er een limiet op het aantal Custom Fields of Custom Values dat ik kan maken?

Antwoord: Nee, er is geen harde limiet. Het helpt wel om ze goed te beheren, zodat alles overzichtelijk blijft.

V: Kan ik Custom Values gebruiken in websites en funnels?

Antwoord: Ja. Custom Values kun je gebruiken om consistente informatie dynamisch te tonen op websites en funnels.

V: Hoe organiseer ik Custom Values beter?

Antwoord: Je kunt Custom Values in mappen zetten. Dat helpt om ze sneller te vinden en te beheren naarmate je lijst groeit.

V: Kan ik Custom Fields of Custom Values in bulk aanmaken of uploaden?

Antwoord: Op dit moment ondersteunen we geen bulk-aanmaak of uploads. Je voegt ze dus één voor één toe.

V: Kan ik Standard Fields aanpassen of verwijderen?

Antwoord: Nee. Standard Fields zijn ingebouwd en kun je niet aanpassen of verwijderen. Je kunt wel bepalen of je ze gebruikt in je templates en workflows.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen