Hoe je twee-weg e-mailsynchronisatie voor Gmail instelt
Twee-weg synchronisatie voor Gmail integreert je Gmail-account met Voluit Suite, waardoor e-mails tussen beide platforms worden gesynchroniseerd. Deze verbinding zorgt ervoor dat e-mails in beide richtingen worden gesynchroniseerd.
- Synchroniseer inkomende en uitgaande e-mails van bestaande contacten naar Voluit Suite
- Maak naadloos contacten aan en voeg gesprekken toe vanuit Gmail
- Profiteer van realtime, bidirectionele e-mailsynchronisatie voor verbeterde efficiëntie
De twee-weg e-mailsynchronisatie gebruik je voor 1 op 1 email gesprekken en niet voor de bulk marketing mails naar meerdere contacten tegelijk. Als je dat doet loop je kans dat Gmail je als spammer registreert en dat je tijdelijk niet meer kunt emailen vanuit Voluit Suite. Gebruik hiervoor het emailverzenddomein (zie gerelateerde link onderin).
Wat is Gmail twee-weg synchronisatie?
Gmail twee-weg synchronisatie is een functie die e-mails in beide richtingen synchroniseert tussen Gmail en Voluit Suite. Het integreert je Gmail-account met Voluit Suite, waardoor e-mails in beide systemen gesynchroniseerd blijven. Alle e-mails die je verstuurt, ontvangt of bijwerkt in Gmail worden automatisch weergegeven in Voluit Suite, en andersom. Deze synchronisatie zorgt ervoor dat je altijd een actueel overzicht hebt van je e-mails, ongeacht welk platform je gebruikt. Deze functie stroomlijnt e-mailcampagnes, verbetert productiviteit en zorgt ervoor dat belangrijke e-mailcommunicatie toegankelijk is in zowel Gmail als Voluit Suite.
Stappen om te verbinden
Ga in je account naar "Instellingen" > "Mijn Profiel" en vervolgens naar het tabblad Algemeen. Scroll naar beneden naar de sectie E-mail (2-weg synchronisatie).
Selecteer daar Gmail twee-weg synchronisatie en klik op Verbinden.
Je krijgt dan de optie om een van de beschikbare Gmail-accounts in die browser te kiezen of om een nieuw Gmail-account te verbinden. Selecteer het account dat je nodig hebt. Als je een nieuw account verbindt, moet je de inloggegevens van dat account invoeren in het pop-upvenster.
Bij het verbinden word je gevraagd welke toestemmingen je Leadconnector / Voluit Suite wilt geven voor je Gmail-account. Zorg ervoor dat je alle toestemmingen geeft en klik dan op Doorgaan:
Nadat je op Doorgaan hebt geklikt, zie je je gewenste Gmail-account verbonden in het tabblad E-mail twee-weg synchronisatie:
Hoe werkt de twee-weg synchronisatie tussen de CRM en je e-mailaccount?
Er zijn twee manieren waarop de synchronisatie tot stand kan komen:
- Je kunt een contact e-mailen vanuit Voluit Suite om de synchronisatie tussen beide platforms te starten.
- De Gmail-synchronisatie werkt ook als een contact dat al is opgeslagen in Voluit Suite een e-mail stuurt naar de gebruiker (die Gmail twee-weg synchronisatie heeft geïntegreerd) op hun Gmail-e-mailadres. De e-mail wordt dan gesynchroniseerd in het tabblad Gesprekken.
Opmerking:
E-mails van contacten die ook gebruikers van accounts zijn, worden niet gesynchroniseerd. Vaak worden accountgebruikers om verschillende redenen toegevoegd als contacten. Dergelijke e-mails worden niet gesynchroniseerd omdat ze vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Als het e-mailadres niet van een gebruiker is, worden e-mails gesynchroniseerd zoals hierboven beschreven.
Let op: Als de gebruiker aan meerdere accounts is toegevoegd en hetzelfde Gmail-account heeft geïntegreerd voor Gmail twee-weg synchronisatie in al die accounts, gaat de e-mail van het contact naar het tabblad Gesprekken van al die accounts. We behouden echter alleen de instantie van dat contact in het account waarop de gebruiker reageert. De synchronisatie wordt verbroken voor alle andere instanties. Het extra filter dat de gebruiker is toegewezen aan het bestaande contact zorgt er ook voor dat het gesprek niet naar accounts gaat waar het contact niet bij hoort.
De verzonden e-mail verschijnt in de verzonden items van het geïntegreerde Gmail-account:
Let op: Gmail ondersteunt slechts ~500 e-mails per dag en e-mails daarboven zullen niet succesvol zijn.
Alle volgende berichten in de e-mailthread worden gesynchroniseerd. Uitgaande e-mails van je e-mailaccount worden weergegeven in Voluit Suite en vice versa.
Let op: De ondersteunde limiet voor bijlagegrootte voor Gmail twee-weg synchronisatie is 25 MB.
Andere functionaliteiten
E-mail bijwerken:
Hiermee kunnen gebruikers hun verbonden e-mail-ID wijzigen naar een andere zonder de vorige verbinding te verbreken.
Nieuwe uitgaande e-mails van Voluit Suite beginnen te synchroniseren met het nieuw toegevoegde e-mailadres. Aankomende berichten in het eerder verbonden e-mail-ID (dezelfde thread) stoppen met synchroniseren tussen Voluit Suite en persoonlijke e-mail.
E-mail loskoppelen:
Hiermee kunnen gebruikers hun verbinding verbreken en de synchronisatie met Voluit Suite stoppen. Na het loskoppelen worden e-mails of berichten niet meer gesynchroniseerd tussen beide platforms.
BCC-adres
Je kunt het BCC-adres opnemen in het Cc- of Bcc-veld bij het verzenden van een e-mail vanuit Gmail/Outlook. Hierdoor wordt het contact en het gesprek automatisch toegevoegd aan je CRM, wat de communicatie stroomlijnt en ervoor zorgt dat alle relevante gegevens gecentraliseerd zijn. Vanaf dat moment worden alle e-mails die van dit contact worden ontvangen op Gmail/Outlook-inbox niveau automatisch gesynchroniseerd met Voluit Suite.
Let op: Je kunt een "Aflevering onvolledig" foutmelding ontvangen van Gmail bij het gebruik van BCC-adressen. Dit gebeurt omdat we BCC gebruiken voor logdoeleinden, en Gmail geen afleveringsbevestiging krijgt voor BCC-adressen.
Ondanks de foutmelding kan je bericht nog steeds succesvol geplaatst zijn in Voluit Suite.
Werkt twee-weg synchronisatie alleen met individuele e-mails of ook met bulk e-mails en workflows?
Zo werkt de afzenderdomein mapping voor verschillende soorten e-mails:
Individuele e-mail: Als je een persoonlijk e-mailaccount (Gmail) koppelt, wordt het Gmail e-mailadres beschouwd als het afzenderdomein voor de e-mails die je verstuurt voor individuele e-mails. Individuele e-mails worden rechtstreeks vanuit Gmail verzonden wanneer twee-weg synchronisatie is geactiveerd voor de gebruiker. Houd er rekening mee dat Google een limiet van 500 e-mails per dag hanteert, die van toepassing is op deze functionaliteit.
Bulk e-mail: Deze blijven verzonden worden vanaf de e-mailprovider op accountniveau. Twee-weg synchronisatie heeft hier geen invloed op.
Workflow & Automatisering: Geautomatiseerde e-mails worden niet verzonden via de twee-weg synchronisatie, maar worden verstuurd vanaf de gedefinieerde providers op accountniveau. Deze opstelling integreert je geautomatiseerde CRM-workflows naadloos met het e-mailverzendingssysteem.
Let op: Met deze opstelling kunnen gebruikers de twee-weg synchronisatie gebruiken voor hun één-op-één e-mails, terwijl ze ook succesvol bulk e-mails kunnen versturen. De door Gmail opgelegde limiet van 500 e-mails per dag geldt alleen voor individuele e-mails, zodat gebruikers bulk e-mails via Voluit Suite/SMTP kunnen versturen zonder zich zorgen te maken over het bereiken van deze limiet. Dit is een doordacht ontworpfunctie, waardoor gebruikers massa-e-mailcampagnes kunnen uitvoeren zonder beperkt te worden door de dagelijkse e-maillimiet van Gmail.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met e-mails ontvangen van bestaande contacten?
Alle inkomende e-mails van bestaande contacten worden weergegeven in je CRM en Gmail/Outlook inbox. Deze tweerichtingssynchronisatie zorgt ervoor dat je een volledig overzicht hebt van al je communicatie op beide platforms.
Worden bestaande e-mails verwijderd als je een gesynchroniseerd account verwijdert?
Nee, het verwijderen van een gesynchroniseerd account zal geen bestaande e-mails verwijderen. Je eerder gesynchroniseerde e-mails blijven intact, en de synchronisatie zal alleen invloed hebben op nieuwe e-mails die worden verzonden of ontvangen nadat het account is verwijderd.
Worden nieuwe e-mails gesynchroniseerd nadat een account is verwijderd?
Nieuwe e-mails die worden verzonden of ontvangen nadat het account is verwijderd, worden niet gesynchroniseerd tussen de CRM en Gmail/Outlook. De synchronisatie tussen de twee platforms gaat door voor bestaande e-mails, maar nieuwe e-mails worden niet opgenomen in de synchronisatie.
Worden al mijn bestaande contacten in Gmail gesynchroniseerd met de CRM?
Ja, de twee-weg synchronisatie identificeert en synchroniseert bestaande contacten van Gmail naar de CRM. Inkomende e-mails van deze contacten worden automatisch toegevoegd onder het respectievelijke contact, maar eerdere e-mails (van vóór het aansluiten van de integratie) kunnen niet worden gesynchroniseerd.
Wat gebeurt er als er een nieuwe e-mail wordt ontvangen van een contact?
Nieuwe inkomende e-mails van bestaande contacten worden weergegeven als nieuwe e-mails in de CRM en Gmail. Als de e-mail bij een bestaande conversatiethread hoort, wordt deze weergegeven als een nieuwe e-mail binnen dezelfde thread.
Wat gebeurt er met verzonden e-mails vanuit de CRM of Gmail?
Uitgaande e-mails verzonden vanuit de CRM worden automatisch geregistreerd in de map Verzonden items van de gesynchroniseerde mail. Omgekeerd verschijnen e-mails van de gesynchroniseerde mailprovider automatisch onder de gesprekken van het bijbehorende CRM-contact.
Hoe worden cc/bcc-ontvangers behandeld in de synchronisatie?
Als een gebruiker in cc of bcc staat, of is opgenomen in meerdere ontvangers in Gmail, wordt deze informatie weergegeven onder het respectievelijke contact in de CRM, wat zorgt voor een uitgebreid overzicht van alle communicatie. Er worden geen nieuwe contacten aangemaakt voor de CC- en BCC-e-mailadressen.
Wat als een contact iemand anders e-mailt maar de CRM-gebruiker opneemt?
In dit geval wordt de e-mail weergegeven in de CRM, gekoppeld aan het respectievelijke contact, waarbij de volledige gespreksgeschiedenis behouden blijft.
Hoe wordt de gespreksthread beheerd als er meerdere ontvangers bij betrokken zijn?
In het geval van meerdere ontvangers (aan) in een e-mail, wordt het eerste contact het gesprekstabblad in de CRM. Alle volgende e-mails verschijnen in deze thread.
Wat als hetzelfde contact op meerdere plaatsen bestaat voor hetzelfde gesynchroniseerde e-mailadres?
E-mail afkomstig uit de CRM wordt alleen weergegeven op de respectievelijke locatie. Volgende antwoorden en communicatie moeten ook specifiek zijn voor die locatie. E-mails van een contact naar de CRM-gebruiker moeten echter op alle locaties worden weergegeven.
Wat is BCC-adres en hoe werkt het?
Je kunt het BCC-adres opnemen in het Cc- of Bcc-veld bij het verzenden van een e-mail vanuit Gmail/Outlook. Hierdoor worden het gesprek en het contact automatisch toegevoegd aan de CRM, wat de communicatie en gegevensbeheer stroomlijnt. Vanaf dat moment worden alle e-mails die van dit contact worden ontvangen op Gmail/Outlook-inbox niveau automatisch gesynchroniseerd met de CRM.
Hoe wordt de beveiligde verbinding behandeld als de inloggegevens van Gmail veranderen?
In het geval van gewijzigde inloggegevens, zal de CRM je vragen om opnieuw te authenticeren en de e-mail opnieuw te synchroniseren om een beveiligde verbinding te behouden.
Wat gebeurt er als een e-mail wordt doorgestuurd vanuit Gmail?
Elke doorgestuurde e-mail naar een bestaand contact wordt behandeld als een verzonden e-mail en gesynchroniseerd onder dat contact in de CRM.
Wat als er dubbele e-mails zijn met meerdere contacten?
Dubbele e-mails verzonden naar meerdere contacten worden gekoppeld aan het eerst aangemaakte contact in de CRM.