Twee-weg e-mailsynchronisatie voor Outlook
Twee-weg e-mailsynchronisatie is een functie die e-mails synchroniseert tussen Voluit Suite en je e-mailclient, in beide richtingen. Elke e-mail die je verstuurt, ontvangt of bijwerkt in het ene platform wordt automatisch gesynchroniseerd met het andere. Zo zorg je ervoor dat alle relevante gegevens op beide plekken beschikbaar zijn. Met de twee-weg synchronisatie voor Outlook kun je je Outlook-account koppelen aan Voluit Suite en e-mails heen en weer synchroniseren tussen beide platforms.
De twee-weg e-mailsynchronisatie gebruik je voor 1 op 1 email gesprekken en niet voor de bulk marketing mails naar meerdere contacten tegelijk. Als je dat doet loop je kans dat Microsoft je als spammer registreert en dat je tijdelijk niet meer kunt emailen vanuit Voluit Suite. Gebruik hiervoor het emailverzenddomein (zie gerelateerde link onderin).
Stappen om te verbinden
Ga in een account naar "Instellingen" > tabblad "Mijn profiel" en scroll naar beneden naar de sectie "E-mail (twee-weg synchronisatie)"
Kies Outlook als je e-mailprovider en klik op Verbinden.
Voltooi de autorisatie door je Outlook e-mail ID gegevens in te voeren.
Geef toestemming voor de gevraagde machtigingen voor Leadconnector (**Voluit Suite):**
In "Instellingen" > "Mijn profiel" scroll je naar beneden naar de sectie "E-mail (twee-weg synchronisatie)" om je e-mail in de verbindingsstatus te bekijken.
Hoe werkt de twee-weg synchronisatie tussen Voluit Suite en je e-mailaccount?
Zodra de twee-weg synchronisatie is verbonden (Gmail of Outlook):
- Als je een e-mail start vanuit Voluit Suite, worden de e-mail thread en de daaropvolgende berichten gesynchroniseerd tussen beide platforms (Voluit Suite & Outlook).
- Als je een nieuwe e-mail in je inbox (Outlook) ontvangt van een bestaand contact in Voluit Suite, wordt de e-mail automatisch gesynchroniseerd met Voluit Suite, samen met de daaropvolgende berichten in de thread.
- Als je een nieuwe e-mail vanuit je inbox verstuurt naar een contact dat niet bestaat in Voluit Suite en je wilt dat de e-mail wordt gesynchroniseerd met Voluit Suite, gebruik dan het BCC-adres in het Cc- of Bcc-veld in je e-mailprogramma en verstuur de e-mail. Hierdoor wordt een nieuw contact aangemaakt in Voluit Suite en wordt de e-mail gesynchroniseerd tussen beide platforms.
Let op:
- E-mails van contacten die ook account-gebruikers zijn (dus die in jouw ‘Mijn personeel’ lijst staan onder instellingen), worden niet gesynchroniseerd. Vaak worden account-gebruikers om verschillende redenen toegevoegd als contacten. Dergelijke e-mails worden niet gesynchroniseerd omdat ze vertrouwelijke informatie kunnen bevatten. Als het e-mailadres niet van een gebruiker is, worden e-mails gesynchroniseerd zoals hierboven beschreven.
- Zorg ervoor dat je 'Outlook twee-weg synchronisatie' hebt ingeschakeld in Labs om ervoor te zorgen dat de bovengenoemde punten naadloos werken. Als LABS is uitgeschakeld, worden alleen de e-mails die vanuit Voluit Suite zijn gestart gesynchroniseerd en zal Auto BCC het contact niet synchroniseren.
Alle daaropvolgende berichten in de e-mailthread (gestart vanuit Voluit Suite) worden gesynchroniseerd. Uitgaande e-mails die vanuit je e-mail zijn verzonden, worden weergegeven in Voluit Suite en vice versa.
👉 Let op: Bijlagen tot 3 MB werken met deze synchronisatie. Bijlagen groter dan deze omvang zorgen ervoor dat het bericht niet wordt gesynchroniseerd. Ondersteunde bestandstypen: JPG, JPEG, PNG, MP4, MPEG, ZIP, RAR, PDF, DOC, DOCX, TXT
Andere functionaliteiten (bijv email adres veranderen)
E-mail bijwerken: Hiermee kunnen gebruikers hun verbonden e-mail-ID wijzigen naar een andere zonder de vorige verbinding te verbreken.
Nieuwe uitgaande e-mails van Voluit Suite worden gesynchroniseerd met het nieuw toegevoegde e-mailadres. Komende berichten in het eerder verbonden e-mail-ID (dezelfde thread) worden niet meer gesynchroniseerd tussen Voluit Suite en je persoonlijke e-mail.
E-mail loskoppelen: Dit verbreekt de verbinding en stopt de synchronisatie met Voluit Suite. Eenmaal losgekoppeld worden e-mails of berichten niet meer gesynchroniseerd tussen beide platforms.
Werkt de twee-weg synchronisatie alleen met individuele e-mails of ook met bulk e-mails en workflows?
Hoe de afzender domein-toewijzing werkt voor verschillende soorten e-mails:
Individuele e-mail: Bij het verbinden van een persoonlijk e-mailaccount (Outlook) wordt het Outlook e-mail-ID beschouwd als het afzenderdomein voor de e-mails die door de gebruiker worden verzonden voor individuele e-mails.
Bulk e-mail: Als de gebruiker hun e-mail-ID invoert (na het instellen van de twee-weg synchronisatie) onder het "Van-veld", wordt het e-mail-ID van de gebruiker beschouwd als het afzenderdomein voor de bulk e-mails. Als het veld leeg is, wordt de provider op account-niveau beschouwd als het afzenderdomein.
Bulk e-mail: Als de gebruiker een e-mail-ID invoert dat verschilt van hun verbonden e-mail-ID (Outlook), wordt de provider op account-niveau beschouwd als het afzenderdomein.
Workflow & Automatisering: E-mails blijven verzonden worden vanaf providers op account-niveau. Deze worden niet gesynchroniseerd met je inbox.
Ik wil alleen de mails vanuit Voluit Suite in mijn Outlook krijgen en niet andersom
Dan kun je het beste een forward aanzetten in de email instellingen. Zie uitleg link onderin.