Conversatie AI: Primary vs Non-Primary Bots

Conversation AI-bots kun je op verschillende manieren inzetten. Dat hangt ervan af of je een bot instelt als primaire bot of dat je een bot gebruikt in een workflow als niet-primaire bot. In dit artikel leggen we uit hoe beide typen werken, wanneer ze reageren en waarom de kanaalinstellingen moeten passen bij het gebruik.

Wat zijn primaire en niet-primaire Conversation AI-bots?

Een primaire bot beheert algemene inkomende gesprekken en is de standaard Conversation AI-bot voor je communicatie.

Een niet-primaire bot gebruik je binnen workflows. Deze bot reageert alleen wanneer een workflowstap de bot activeert. Het instellen van de juiste communicatiekanalen voor beide typen bots is belangrijk voor consistente gesprekken met klanten.

Hoe primaire bots werken

Primaire bots reageren op gesprekken via de communicatiekanalen die je aan de bot hebt toegewezen, zoals SMS, Facebook of live chat. Ze reageren alleen als het gesprek niet al wordt afgehandeld door een Conversation AI-bot die actief is binnen een workflow.

LET OP: Je kunt op elk moment wisselen welke bot de primaire bot is. Als je wisselt, blijven de instellingen van de bot hetzelfde. Controleer wel of alle benodigde communicatiekanalen zijn toegewezen aan de nieuwe primaire bot.

• Algemene gesprekken: Primaire bots reageren automatisch op berichten die binnenkomen buiten workflow-automatiseringen.
• Afhankelijk van kanalen: Of een primaire bot kan reageren, hangt af van de communicatiekanalen die je aan die bot hebt toegewezen.

Zo geef je een bot de status ‘primair’

1. Ga naar AI Agents → Conversation AI → Agent List (AI Agents → Conversation AI → Agentlijst).
2. Maak een nieuwe bot aan of selecteer een bestaande bot die je als primaire bot wilt instellen.
3. Klik op Set as Primary (Instellen als primair).
4. Klik op Save (Opslaan).

Gesprekskanalen toevoegen aan primaire bots

Door kanalen toe te wijzen bepaal je via welke gesprekskanalen de bot kan communiceren. Ondersteunde kanalen zijn WhatsApp, Instagram, Facebook, SMS, Chat Widget (SMS chat), Live Chat en Email.

De primaire bot reageert op algemene inkomende berichten via de toegewezen kanalen, zolang het gesprek niet is gestart in een workflow die door een andere Conversation AI-bot wordt afgehandeld.

1. Ga naar AI Agents → Conversation AI → Agent List (AI Agents → Conversation AI → Agentlijst).
2. Maak een nieuwe bot aan of selecteer een bestaande bot waaraan je kanalen wilt toevoegen.
3. Ga naar Bot Settings → Supported Communication Channels/Providers (Botinstellingen → Ondersteunde communicatiekanalen/providers).
4. Selecteer de Channels (Kanalen) waarop je wilt dat de bot actief is.
5. Klik op Save (Opslaan).

Hoe niet-primaire bots werken

Niet-primaire bots worden niet gebruikt voor algemene inkomende communicatie. Ze werken uitsluitend binnen de workflows waaraan je ze toevoegt.

• Geactiveerd door workflow: Niet-primaire bots reageren alleen wanneer een workflowstap de bot activeert. Je kunt het gesprek in verschillende stappen overdragen aan andere bots, maar er kan maar één bot tegelijk actief zijn in een gesprek.
• Afhankelijk van kanalen: Of een niet-primaire bot kan reageren hangt af van de kanalen die in de bot zijn ingesteld en of die overeenkomen met de communicatiekanalen van de workflow die de bot activeert.
• Specialisatie: Niet-primaire bots zijn handig voor specifieke taken, zoals afspraken inplannen, opvolgingen of gerichte ondersteuning in gesprekken die binnen workflows worden afgehandeld.

Kanalen van een niet-primaire bot laten matchen met een workflow

Door kanalen toe te wijzen zorg je dat niet-primaire bots kunnen communiceren via de kanalen die je nodig hebt binnen een workflow.

Voorbeeld: je maakt een niet-primaire bot die is getraind om te reageren op leads via Facebook en Instagram. Dan moet het volgende kloppen:

✅ De niet-primaire bot heeft Facebook en Instagram toegewezen als communicatiekanalen.

✅ Er is een lead nurture-workflow gemaakt die triggert op Facebook- en Instagram-berichten.

✅ De niet-primaire bot is in diezelfde lead nurture-workflow toegevoegd als actie.

BELANGRIJK: Zorg dat de kanalen die je in een workflow gebruikt overeenkomen met de kanalen die aan de bot zijn toegewezen.
Als een workflow stappen bevat voor Facebook en SMS, zorg dan dat de toegewezen bot beide platformen ondersteunt, of wijs verschillende bots toe per kanaal.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen een primaire bot en niet-primaire bots?

Antwoord: De primaire bot handelt alle algemene inkomende berichten af, behalve als die in een workflow aan een andere bot zijn toegewezen. Niet-primaire bots worden uitsluitend binnen workflows gebruikt om specifieke taken af te handelen.

V: Wat gebeurt er als ik niet alle benodigde kanalen aan mijn primaire bot toewijs?

Antwoord: Als er kanalen ontbreken in de instellingen van de primaire bot, kan de bot niet reageren op berichten via die platformen. Zorg dat alle relevante communicatiekanalen zijn toegewezen aan de primaire bot om onderbrekingen te voorkomen.

V: Kan ik meer dan één primaire bot hebben?

Antwoord: Nee. Er kan maar één bot tegelijk als primaire bot zijn ingesteld. Als je wilt wisselen van primaire bot kan dat, maar controleer daarna of alle benodigde kanalen zijn toegewezen aan de nieuwe primaire bot.

V: Kunnen niet-primaire bots reageren op algemene inkomende berichten?

Antwoord: Nee. Niet-primaire bots reageren alleen binnen workflows. Algemene inkomende berichten worden afgehandeld door de primaire bot.

V: Hoe zorg ik dat een niet-primaire bot reageert op een specifieke workflowstap?

Antwoord: Voeg de niet-primaire bot toe aan de juiste workflowstap en controleer dat de workflow kanalen gebruikt die overeenkomen met de toegewezen kanalen van de bot. Een SMS-bot reageert bijvoorbeeld niet op Facebook-berichten binnen dezelfde workflow.

V: Kan ik meerdere niet-primaire bots aan één workflow toevoegen?

Antwoord: Ja. Je kunt meerdere niet-primaire bots aan één workflow toevoegen, bijvoorbeeld één bot voor afspraken en een andere bot voor support, zolang de instellingen per bot passen bij de taken en kanalen.

V: Wat gebeurt er als een workflow een kanaal bevat dat niet is toegewezen aan de niet-primaire bot?

Antwoord: De bot reageert niet op berichten via kanalen die niet zijn ingesteld voor die bot. Zorg dat de kanalen in de workflow overeenkomen met de kanalen die aan de bot zijn toegewezen.

V: Kan ik de kanaaltoewijzing van een niet-primaire bot aanpassen nadat de bot aan een workflow is toegevoegd?

Antwoord: Ja. Je kunt de kanaaltoewijzing van een niet-primaire bot op elk moment aanpassen. Controleer daarna wel de workflows waarin die bot wordt gebruikt, zodat de nieuwe kanaalinstellingen blijven aansluiten op de workflowstappen.