Communities: instellen, aanpassen en beheren

Een betrokken online community is belangrijk voor bedrijven, educators en content creators. Met de Communities-functie van Voluit Suite maak je een privé- of openbare omgeving waar leden kunnen reageren, exclusieve content kunnen bekijken en elkaar beter leren kennen. In deze handleiding lees je hoe je je community opzet, aanpast en beheert.

Wat is de Communities-functie?

Met Communities in Voluit Suite maak je exclusieve, interactieve plekken voor je doelgroep. Je kunt groepen aanmaken, lidmaatschappen beheren, je domein aanpassen en rechten instellen om de ervaring voor leden helder en veilig te houden.

Belangrijkste voordelen van Communities

Alles op één plek: gesprekken, aankondigingen en interacties blijven overzichtelijk bij elkaar.
Eigen branding: je kunt een eigen domein gebruiken en de community laten aansluiten op je merk.
Lidmaatschappen beheren: je bepaalt rollen en rechten voor gecontroleerde toegang.
Schaalbaar: je kunt eenvoudig leden toevoegen of verwijderen als je community groeit.
Integraties: je kunt koppelen met automatiseringen, e-mailmarketing en CRM-functionaliteiten.

Communities opzetten en beheren

Met een Voluit Suite Community centraliseer je gesprekken, lever je content en stimuleer je engagement in één omgeving met je eigen branding. Hieronder staan de belangrijkste stappen, van aanmaken tot het beheren van rollen, kanalen en beloningen.

Een nieuwe community maken

Ga in je Voluit Suite-dashboard naar Communities en kies Create New Community (Nieuwe community maken). Daarna kun je de branding, structuur en lidmaatschapsinstellingen verder inrichten.

Je communitygroep aanmaken

Geef je groep een naam, URL en korte omschrijving. Dit is de basis die leden zien wanneer ze deelnemen. Zorg dat de naam en omschrijving duidelijk zijn en passen bij het doel van de groep. Sla daarna op om verder te kunnen instellen en leden uit te nodigen.

E-mailnotificaties voor Voluit Suite Communities

Met deze instellingen bepaal je welke e-mails leden en admins krijgen over updates, activiteiten en rolwijzigingen. Je kunt notificaties aan- of uitzetten en templates aanpassen.

Zo stel je het in:

Ga naar Sites → Client Portal → Memberships → Settings → Email Settings → Communities → Event Reminder Email (Sites → Klantportaal → Lidmaatschappen → Instellingen → E-mailinstellingen → Communities → Herinneringsmail voor event).

1. Uitnodigingsmail voor groep

Deze e-mail wordt verstuurd wanneer een gebruiker aan een groep wordt toegevoegd.

Joined the Group (User) (Aan groep toegevoegd) stuurt een uitnodiging naar de gebruiker dat die aan een specifieke community of groep is toegevoegd.

2. E-mails over lidmaatschapsstatus

Deze e-mails gaan over goedkeuring, afwijzing en toewijzing aan privékanalen.

Approved (User) (Goedgekeurd) meldt dat een aanvraag is goedgekeurd.
Declined (User) (Afgewezen) meldt dat een aanvraag is afgewezen.
New Member Request (Admin) (Nieuwe aanvraag) meldt admins dat iemand toegang heeft aangevraagd.
Declined/Removed by Admin (Admin) (Afgewezen/verwijderd) meldt admins dat iemand is afgewezen of verwijderd.
Added to Private Channel (User) (Toegevoegd aan privékanaal) meldt een gebruiker dat die toegang heeft gekregen tot een privékanaal.

3. Algemene groepsmails

Deze e-mails houden leden op de hoogte van interacties in de community.

New Comment on Post
New Comment Reply
Like on Post
Like on Comment
Tagged in Post / Tagged in Post @Everyone
Tagged in Comment / Tagged in Comment @Everyone
Content Reported
New Calendar Event Created

4. E-mails voor groeps-events

Group Events Emails helpt je notificaties voor community-events te beheren. Je kunt hier ook de Default (Standaard) previewen.
Je kunt het Template (Template) bekijken voor Event Reminder (User) en New Calendar Event Created via het oog-icoon.

5. Learning (Courses)-mails

Dit zijn automatische e-mails die horen bij leren in een groep.

New Courses Added
Join Group Learning Alert
Course Unlocked (Time-Based Unlock)
Course Subscription Cancelled (User/Admin)
Course Payment Successful (User/Admin)

6. Notificaties bij rolwijzigingen

Deze e-mails informeren leden over wijzigingen in rol of eigenaarschap.

Member Role Upgraded in Channel
Group Ownership Changed (New Group Owner)

7. E-mailtemplates aanpassen

Bij elk e-mailtype kun je een Default Template kiezen. Deze kun je:

Previewen via het ?️-icoon
Aanpassen naar je eigen tone of voice en branding

Event Reminder Email aanpassen

Als je de herinneringsmail aanpast, herkennen leden je branding sneller en is de kans groter dat ze op tijd zijn.

Stappen

Selecteer Group Event Reminder Email.

Klik op Default Template en daarna op Edit (Bewerken).

Pas Subject (Onderwerp) en Body (Bericht) aan, en voeg waar nodig merge fields samen.

Preview en sla op.

BELANGRIJK: Community-notificaties worden verstuurd vanaf het standaard e-mailadres dat je hebt geselecteerd in de tab Email services onder Subaccount Settings (E-mailservices onder Accountinstellingen). Voor meer informatie: zie link onderaan.

Community-instellingen aanpassen

In Community Settings (Community-instellingen) pas je de look and feel van je community aan. Je kunt je logo, cover image en favicon uploaden, de layout instellen en visuele details afstemmen op je branding.

Community-logo en cover image uploaden

Branding helpt om herkenbaarheid en vertrouwen op te bouwen. In het tabblad Branding van Community Settings upload je je favicon, cover image en logo. De favicon zie je in browser tabs, de cover image bepaalt de uitstraling van de community, en je logo komt terug in het portaal. Je kunt dit later altijd aanpassen.

Een custom domain instellen

Met een custom domain geef je je community een professionelere uitstraling. In plaats van de standaard URL gebruik je dan een domein dat bij je merk past. Ga naar Memberships > Communities > Settings (Lidmaatschappen > Communities > Instellingen) voor de instellingen.

Custom domain koppelen

Na het invullen van je domeinnaam moet je je DNS-records aanpassen. Als je records goed staan, sla je de instellingen op met Update Domain (Domein bijwerken) en wacht je tot DNS is doorgevoerd. Daarna is je community bereikbaar via je eigen URL.

Lidmaatschappen en rollen beheren

Met rollen bepaal je wie wat kan doen in je community. Dat helpt om moderatie en toegang netjes te regelen.

Ga naar het tabblad Members in je community en klik op Invite Members (Leden uitnodigen).

Admin-toegang

Als iemand volledige beheerdersrechten nodig heeft, zet je Give Administrative Privileges (Beheerdersrechten geven) aan voordat je de uitnodiging verstuurt. Nadat iemand lid is geworden, kun je de rol altijd aanpassen via het menu met de drie puntjes naast de naam.

Rollen zijn meestal:

Admin (volledige toegang)
Contributor (beperkte rechten)
Member (basisrechten)

Groepen maken en organiseren

Groepen zijn de kern van je community. Je kunt gesprekken, content en deelname indelen per onderwerp.

Ga naar Groups, klik op Create Group (Groep maken) en vul de groepsnaam, een korte omschrijving en de privacy-instellingen in. Je kunt ook moderators toewijzen. Sla daarna op om de groep te publiceren.

Kanalen instellen

Met kanalen structureer je gesprekken binnen een groep, zodat leden sneller vinden waar ze moeten zijn.

Klik in de linkerzijbalk op + Add Channel (Kanaal toevoegen). Je kunt bijvoorbeeld kanalen maken voor Announcements (Aankondigingen), SOPs (Werkinstructies) of VIP. Per kanaal kun je een icoon kiezen en privacy-instellingen instellen.

Cursussen toevoegen en beheren

Cursussen geven je community structuur voor onboarding, leren of verdieping.

Ga naar Learning (Leren) en klik op + Add Course (Cursus toevoegen). Je koppelt dan een bestaande cursus uit je account aan de groep. Leden zien de cursus vervolgens in de community. Je kunt later altijd de zichtbaarheid aanpassen of de cursus verwijderen.

Cursus kiezen en zichtbaarheid instellen

Na Add Course kies je een bestaande cursus of maak je een nieuwe aan. Daarna stel je in wie toegang krijgt.

Je kunt bijvoorbeeld:

De cursus beschikbaar maken voor alle leden
Toegang beperken tot bepaalde ledenniveaus
De cursus verkopen via Buy Now (Nu kopen)
Vrijgeven op basis van tijd of mijlpalen

Cursussen die je hier koppelt, zijn alleen zichtbaar in de communitygroep en veranderen niets aan je algemene cursusoverzicht.

Events maken en plannen

Met events organiseer je live sessies zoals office hours, AMA’s en workshops.

Ga naar Events en klik op Create Event (Event maken). Vul een titel, beschrijving en afbeelding in, en voeg een meetinglink toe zoals een Zoom-URL. Je kunt kiezen voor eenmalig of herhalend (wekelijks of maandelijks). Als je reminders aanzet, krijgen leden een melding voordat het event start.

Beloningen en gamification gebruiken

Gamification helpt om deelname te stimuleren met levels en beloningen.

Ga naar Leaderboard om levels te bekijken of aan te passen (bijvoorbeeld Bronze, Silver, Gold). Daarna ga je naar Gamification & Rewards (Gamification en beloningen) in de instellingen om beloningen per level te bepalen. Denk aan extra cursusaccess, korting of een speciale communityrol.

Voor automatisering kun je workflows gebruiken om beloningen te triggeren wanneer leden acties afronden, zoals het invullen van een formulier of het afronden van een cursus.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik geld verdienen met mijn community?

Antwoord: Ja. Je kunt toegang betaald maken door betaalde lidmaatschapsplannen te koppelen.

V: Wat gebeurt er als ik een community verwijder?

Antwoord: Het verwijderen van een community kan niet ongedaan worden gemaakt. Alle content, leden en discussies worden permanent verwijderd.

V: Hoe los ik problemen met domeinverificatie op?

Antwoord: Controleer of je DNS-records overeenkomen met de vereisten en wacht op propagatie (tot 48 uur). Als het probleem blijft, neem contact op met support.

V: Hoe maak ik cursussen in de community?

Antwoord: Zie link onderaan.

V: Hoe worden reward levels bepaald?

Antwoord: Levels zijn gebaseerd op punten die leden verdienen met deelname, zoals posts, reacties en likes. Je kunt ook punten toekennen via automatiseringen.

V: Kan ik een groep van openbaar naar privé aanpassen nadat de groep is aangemaakt?

Antwoord: Ja. Ga in de groep naar Group Settings → Details, kies Public of Private (Openbaar of Privé) en sla je wijzigingen op.

V: Hoe kan ik de slug van een communitygroep wijzigen?

Antwoord: Ga in de groep naar Group Settings → Details → Discovery en pas Slug (Slug) aan. Voluit Suite behandelt community-URL’s als hoofdletterongevoelig. Bijvoorbeeld /Community en /community openen dezelfde pagina.

Als je eerder een oudere community-URL hebt gedeeld, wordt die automatisch doorgestuurd naar de bijgewerkte URL.