Gesprekken: Hoe je een gesprek markeert als gelezen

Ongelezen gesprekken helpen je team om berichten te herkennen die nog aandacht nodig hebben. In Voluit Suite wordt een gesprek niet automatisch als gelezen gemarkeerd wanneer je het opent. Zo voorkom je dat leads of klantberichten worden gemist voordat er een reactie is gestuurd of er bewust actie is genomen. In deze handleiding lees je hoe je gesprekken handmatig als gelezen markeert of dit automatiseert met workflows.

Wat is de leesstatus van gesprekken?

De leesstatus van gesprekken helpt teams bij te houden welke berichten nog aandacht nodig hebben in het onderdeel Conversations (Gesprekken). Een gesprek blijft ongelezen totdat je erop reageert of het handmatig als gelezen markeert. Zo bepaal je zelf wanneer een bericht als afgehandeld wordt gezien.

Belangrijkste voordelen van de leesstatus

• Voorkomt gemiste leads: het openen van een gesprek markeert het niet automatisch als gelezen. Zo voorkom je dat berichten per ongeluk worden overgeslagen.
• Houdt inboxen overzichtelijk: ongelezen gesprekken blijven zichtbaar totdat je reageert of ze als gelezen markeert.
• Ondersteunt samenwerking in het team: teamleden zien sneller welke gesprekken nog actie nodig hebben.
• Maakt automatiseren mogelijk: met workflows kun je de leesstatus van gesprekken automatisch laten bijwerken wanneer dat nodig is.

Zo werken gelezen en ongelezen gesprekken

Ongelezen gesprekken blijven ongelezen totdat er een duidelijke actie is uitgevoerd. Alleen een gesprek openen of bekijken verandert de leesstatus niet.

Wanneer je een ongelezen gesprek opent, blijft het ongelezen. Dit is bewust zo ingesteld, zodat je team een lead- of klantbericht niet per ongeluk als afgehandeld markeert voordat er is gereageerd.

Een gesprek wordt als gelezen gemarkeerd wanneer:

• je handmatig reageert op het gesprek.
• je op het Mark as Read-icoon klikt in de gespreksweergave.
• een workflow de gespreksstatus bijwerkt via de workflow-actie Edit Conversation.

Gesprekken handmatig als gelezen markeren

Door gesprekken op het juiste moment als gelezen te markeren, blijft je lijst met ongelezen gesprekken betrouwbaar en kan je team zich richten op berichten die nog aandacht nodig hebben.

1. Klik in je Voluit Suite-account op Conversations.
2. Open Team Inbox.

3. Selecteer een ongelezen gesprek.

   

   Kies een van deze opties:

   • Reageer op het gesprek.
   • Klik op het Mark as Read-icoon rechtsboven in de gespreksweergave.

4. Controleer of het gesprek uit de lijst met ongelezen gesprekken is verwijderd.

   

Automatisch als gelezen markeren met workflows

Workflow-automatisering is handig wanneer gesprekken op basis van specifieke situaties of workflow-activiteiten als gelezen moeten worden gemarkeerd. In plaats van elk gesprek handmatig bij te werken, kun je workflow-acties of workflow-instellingen gebruiken om te bepalen hoe gesprekken in de inbox worden weergegeven.

Voor het automatiseren, zie link onderaan. Met deze actie kun je gesprekken als gelezen of ongelezen markeren. Je kunt gesprekken hiermee ook archiveren of de-archiveren.

Veelgestelde vragen

V: Markeert het openen van een gesprek het gesprek als gelezen?

Antwoord: Nee. Een gesprek openen of aanklikken markeert het niet automatisch als gelezen.

V: Waarom blijft een gesprek ongelezen nadat ik het heb geopend?

Antwoord: Dit voorkomt dat berichten als afgehandeld worden gemarkeerd voordat je team heeft gereageerd of het gesprek bewust als gelezen heeft gemarkeerd.

V: Markeert reageren op een gesprek het gesprek als gelezen?

Antwoord: Ja. Wanneer je reageert op een ongelezen gesprek, wordt het automatisch als gelezen gemarkeerd.

V: Kan ik een gesprek als gelezen markeren zonder te reageren?

Antwoord: Ja. Open het gesprek en klik op het Mark as Read-icoon rechtsboven in de gespreksweergave.

V: Kan ik gesprekken automatisch als gelezen markeren?

Antwoord: Ja. Gebruik de workflow-actie Edit Conversation om de leesstatus van gesprekken te automatiseren.