Facturen automatisch aanmaken in je boekhoudprogramma (zoals Moneybird) via Zapier of Make

Wil je je facturen liever in je boekhoudprogramma laten ontstaan dan in Voluit Suite? Dat kan. Met een koppeltool zoals Zapier of Make stuur je na elke bestelling of betaling in Voluit Suite automatisch de gegevens door naar bijvoorbeeld Moneybird, die daar dan een verkoopfactuur van maakt. Je facturen staan dan meteen in je administratie, met doorlopende nummering vanuit je boekhouding. In dit artikel lees je hoe die koppeling werkt, welke trigger je kiest, hoe je test welke gegevens er precies worden meegestuurd en wanneer je beter voor een andere inrichting kiest.

Kies eerst waar je factuur ontstaat

Een factuur hoort op één plek te ontstaan. Maak je hem in je boekhoudprogramma, zet dan de automatische facturen en betaalbewijzen in Voluit Suite uit voor die producten. Anders krijgt je klant twee documenten met verschillende nummers en klopt je administratie niet meer.

Je hebt drie opties:

Factureren vanuit Voluit Suite en de omzet verwerken via de Stripe-export. Hoe dat werkt lees je in Automatisch een factuur of betaalbewijs sturen na een online aankoop.
Factureren vanuit je boekhoudprogramma via een koppeling. Daar gaat dit artikel over.
Geen facturen per verkoop, alleen transacties boeken. Voor webwinkels met veel kleine transacties. Zie Hoe verwerk je betalingen via Voluit Suite gekoppeld met Stripe in je boekhouding.

Hoe de koppeling werkt

De koppeling bestaat uit drie schakels:

In Voluit Suite maak je een automatisering met een trigger die reageert op een bestelling of betaling.
Die automatisering stuurt via de actie "Webhook" de gegevens naar Zapier of Make.
Zapier of Make maakt met die gegevens een contact en een verkoopfactuur aan in je boekhoudprogramma. Moneybird verstuurt de factuur daarna zelf naar je klant, of zet hem klaar als concept zodat jij hem controleert voor verzending.

Welke trigger kies je?

Er zijn drie triggers die je hiervoor kunt gebruiken. Welke past hangt af van het moment waarop je de factuur wilt aanmaken en welke gegevens je nodig hebt.

"Order Submitted" (Bestelling geplaatst). Deze trigger gaat af zodra iemand een bestelling plaatst via je orderformulier. De gegevens bevatten doorgaans de bestelregels: welke producten er zijn gekocht, met prijs en aantal, plus subtotaal, btw en totaalbedrag. Wil je een factuur met de juiste factuurregels aanmaken, dan is dit meestal de beste trigger. De productinformatie zit er direct in.

"Payment received" (Betaling ontvangen). Deze trigger gaat af zodra een betaling succesvol is verwerkt. De gegevens zijn gericht op de betaling: bedrag, betaalstatus, betaalprovider en de gegevens van de klant. Productregels worden doorgaans niet meegestuurd. Deze trigger past als je alleen betaalde verkopen wilt boeken, of als je hem combineert met Order Submitted om de factuur in je boekhouding als betaald te markeren.

Factuur-triggers. Werk je met de facturenmodule van Voluit Suite, dan zijn er ook triggers rond de factuurstatus, zoals aangemaakt, verstuurd en betaald. Die sluiten direct aan op het factuurproces, maar zijn alleen relevant als je de factuur toch al in Voluit Suite laat ontstaan en hem daarnaast in je boekhouding wilt registreren.

Kort samengevat: factuur met productregels aanmaken → Order Submitted.

Alleen de betaling registreren of een factuur als betaald markeren → Payment received.

Let op: de exacte inhoud van de gegevens kan verschillen per checkout (orderformulier, betaallink, webshop) en kan wijzigen bij updates van de software. Controleer daarom altijd zelf wat jouw omgeving meestuurt. Hoe je dat doet lees je in de volgende stap.

Stap 1: Test welke gegevens jouw account meestuurt

Voordat je de koppeling bouwt, wil je zeker weten welke velden er in de webhook zitten. Dat test je zo:

Ga naar webhook.site. Je krijgt daar direct een unieke test-URL. Kopieer die.
Ga in Voluit Suite naar Automatiseringen en maak een nieuwe automatisering aan. Begin vanaf nul.
Kies als trigger "Order Submitted" (Bestelling geplaatst) of "Payment received" (Betaling ontvangen), afhankelijk van je keuze hierboven.
Voeg de actie "Webhook" toe, plak de URL van webhook.site en kies methode POST. Sla op en publiceer.
Doe een testbestelling of testbetaling op je orderformulier.
Ga terug naar webhook.site. Daar zie je nu de volledige inzending die Voluit Suite heeft verstuurd, met alle velden en waarden.

Controleer in die inzending:

Staan de productnaam, prijs en aantal erin? Dan kun je die velden straks koppelen aan de factuurregels.
Staat het bedrag erin, en is dat inclusief of exclusief btw?
Staan naam en e-mailadres van de klant erin?

Ontbreekt de productinformatie (bijvoorbeeld omdat je Payment received gebruikt)? Dan heb je twee opties: schakel over naar de trigger Order Submitted, of maak per product een aparte automatisering waarin je de trigger filtert op dat ene product en de factuuromschrijving vast in de Zap zet. Dat laatste is hetzelfde principe als de factuursjablonen per product uit het artikel over automatische facturen.

Stap 2: Maak de Zap of het scenario aan

Log in bij Zapier of Make en start met de trigger "Webhooks - Catch Hook" (Zapier) of de Webhook-module (Make). Je krijgt dan een webhook-URL. Kopieer die.

Stap 3: Zet de automatisering om naar de echte webhook

Open de automatisering uit stap 1 en vervang de webhook.site-URL door de URL van Zapier of Make. Sla op en publiceer.

Doe opnieuw een testbestelling of testbetaling. Zapier of Make ontvangt nu dezelfde gegevens die je op webhook.site zag, en je kunt in de volgende stap de velden koppelen.

Stap 4: Koppel de actie in je boekhoudprogramma

Voeg in Zapier de actie "Moneybird - Create Sales Invoice" toe. Koppel de velden uit de webhook aan de factuurregels: klantnaam, e-mailadres, productomschrijving, bedrag en btw-percentage. Wil je dat Moneybird de factuur ook meteen verstuurt, voeg dan de actie "Send Sales Invoice" toe.

Voeg vóór de factuur-actie ook de stap "Find Contact" (of Find or Create Contact) toe. Anders maakt de koppeling bij elke aankoop een nieuw contact aan in je boekhouding, ook voor bestaande klanten.

Alle beschikbare Moneybird-acties en triggers vind je op de Zapier-pagina van Moneybird. Moneybird heeft zelf ook een handleiding voor het werken met Zapier.

Stap 5: Controleer de eerste facturen

Zet de Zap aan en doe een laatste testbestelling van begin tot eind. Controleer in Moneybird:

Klopt het bedrag, en rekent Moneybird de btw correct?
Staat de juiste productomschrijving op de factuurregel?
Is er geen dubbel contact aangemaakt?
Ontvangt je klant maar één document (de Moneybird-factuur, geen extra factuur of betaalbewijs uit Voluit Suite)?

Test daarna ook je uitzonderingen: een aankoop met korting, een bump of upsell als je daarmee werkt, en een aankoop door een bestaande klant.

Belangrijk om te weten

Btw-tarieven via Zapier zijn beperkt. Bij de actie Create Sales Invoice geef je alleen een btw-percentage op. Heb je in Moneybird meerdere tarieven met hetzelfde percentage (zoals meerdere 0%-tarieven: "Geen btw", "Btw vrijgesteld", "Btw verlegd"), dan geeft de koppeling een fout. Moneybird legt dit uit in Btw-tarief meegeven via Zapier. Verwijder overbodige tarieven onder Instellingen → Btw, of gebruik de rechtstreekse Moneybird API als je meerdere tarieven met hetzelfde percentage nodig hebt. Die laatste route vraagt technische kennis of hulp van een technische virtueel assistent.
Kortingen, bumps en upsells komen als aparte gegevens door. Test deze scenario's apart als je ermee werkt, want elk orderformulier kan de gegevens net anders doorsturen.
Kosten. Zapier is gratis tot een beperkt aantal taken per maand, daarboven betaal je een abonnement. Make heeft een vergelijkbaar model en is bij grotere volumes vaak goedkoper.
Je Stripe-uitbetalingen boek je nog steeds apart. De facturen ontstaan nu in je boekhouding, maar de uitbetalingen van Stripe naar je bankrekening verwerk je via een tussenrekening of via Ponto. Zie het artikel over betalingen verwerken in je boekhouding.

Veelgestelde vragen

V: Kan dit ook met e-Boekhouden of een ander boekhoudprogramma?

Antwoord: Dat hangt ervan af of jouw boekhoudprogramma een Zapier- of Make-koppeling heeft. e-Boekhouden heeft een Zapier-koppeling die is ontwikkeld door debesis. Welke acties daarin beschikbaar zijn bekijk je op de Zapier-pagina van e-Boekhouden. Voor andere programma's zoek je op de website van Zapier naar jouw pakket.

V: Moet ik dan de facturen of betaalbewijzen in Voluit Suite uitzetten?

Antwoord: Ja, voor de producten die via deze koppeling lopen. Je klant ontvangt anders twee documenten en je factuurnummering loopt op twee plekken. De betaalbevestiging vanuit je orderformulier kan wel blijven staan, dat is geen factuur.

V: Wat is het verschil tussen de triggers Order Submitted en Payment received?

Antwoord: Order Submitted gaat af bij het plaatsen van de bestelling en bevat doorgaans de productregels. Payment received gaat af bij een succesvolle betaling en bevat vooral betaalgegevens, zonder productregels. Voor het aanmaken van een factuur met de juiste regels gebruik je Order Submitted. Payment received gebruik je om alleen betaalde verkopen te boeken of om een factuur als betaald te markeren. Controleer met de test uit stap 1 wat jouw omgeving precies meestuurt.

V: Kan Voluit Suite dit ook zonder Zapier, rechtstreeks?

Antwoord: Er is geen ingebouwde koppeling tussen Voluit Suite en Nederlandse boekhoudprogramma's. De webhook-actie in de automatiseringen is de standaardroute. In plaats van Zapier kun je ook Make of n8n gebruiken, die werken met dezelfde webhook. Moneybird beschrijft de mogelijkheden om te koppelen in Koppelen met een ander systeem.

V: Is dit iets wat ik zelf kan inrichten?

Antwoord: De basiskoppeling (bestelling → factuur met één btw-tarief) kun je zelf opzetten met dit artikel. Werk je met meerdere btw-tarieven, buitenlandse klanten of complexe orders, plan dan een afspraak met support of een technische virtueel assistent.

Kom je er niet uit? Onze support of een technische virtueel assistent helpt je verder.