Contacten: Notities in Contacten, Opportunities en Bedrijfsrecords

Voluit Suite Notities helpen teams belangrijke details vast te leggen, updates bij te houden en iedereen op één lijn te houden bij het werken met contacten, kansen en bedrijfsrecords. Dit artikel legt uit hoe Notities werken in elk account, benadrukt hun voordelen en biedt stapsgewijze begeleiding over het toevoegen, zoeken, filteren en bekijken van notities. Aan het einde weet je hoe je Notities kunt gebruiken om samenwerking te verbeteren en nauwkeurige records te behouden.

INHOUDSOPGAVE

Wat zijn Notities in Voluit Suite?

Notities in Voluit Suite zijn een interne tool voor het documenteren en volgen van belangrijke informatie met betrekking tot contacten, kansen en bedrijven. Ze bieden een gecentraliseerde plek voor teamleden om updates, herinneringen of context vast te leggen die nuttig kan zijn voor toekomstige referentie. Notities zijn strikt voor intern gebruik—klanten kunnen ze niet zien in hun portal of via externe communicatie.

Belangrijke Voordelen van Notities

Effectief gebruiken van Notities helpt bedrijven om context te behouden en samenwerking te verbeteren. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

  • Gecentraliseerde Documentatie: Houd belangrijke details op één plek voor eenvoudige referentie.

  • Interne Samenwerking: Deel context tussen teamleden zonder het aan klanten bloot te stellen.

  • Verbeterde Volgcapaciteit: Documenteer belangrijke updates zoals gesprekken, betalingen of follow-ups.

  • Flexibele Organisatie: Voeg notities toe, zoek, filter en bekijk notities over contacten, kansen en bedrijven.

  • Snellere Prioritering: Pin kritieke notities om belangrijke context bovenaan de tijdlijn te houden.

  • Betere Organisatie: Voeg notitietitels en kleurlabels toe om notities te structureren en updates sneller te scannen.

  • Gecentraliseerde Documentatie: Bevestig bestanden aan notities om ondersteunende documenten bij het bijbehorende record te houden.

Notities in het Contacten-module

Elk contact in Voluit Suite heeft zijn eigen Notities-sectie waar interne gebruikers updates specifiek voor dat contact kunnen documenteren.

  • Notities zijn rechtstreeks gekoppeld aan het geselecteerde contact.

  • Je kunt notities toevoegen, zoeken en filteren binnen het profiel van het contact.

  • Nuttig voor het vastleggen van samenvattingen van gesprekken, betalingsbevestigingen of klantvoorkeuren.

Toegang tot de Notities-sectie vanuit Contacten

Klik vanuit het Contacts-modules op het Notities-icoon (pen- en papier symbool) bovenaan het record van het contact. Dit opent het Notitiespaneel, waar je notities kunt maken, bekijken en beheren die verband houden met dat specifieke contact.

Notities in Opportunities

Kansen bieden een geconsolideerd overzicht van notities die verbonden zijn aan het primaire contact en gerelateerde contacten.

  • Standaard zie je notities die zijn geassocieerd met het primaire contact van de kans.

  • Filters stellen je in staat om extra contacten notities te includeren die aan dezelfde kans gekoppeld zijn.

  • Nuttig voor verkoopteams die zichtbaarheid nodig hebben in alle interacties die aan een deal zijn gekoppeld.

Notities in de Bedrijven-module

Het Companies-modules aggregeert notities over alle contacten die aan een bedrijf zijn gekoppeld.

  • De Notities-sectie toont discussies en updates over meerdere gelinkte contacten.

  • Dit biedt een bedrijfsbrede kijk in plaats van gekoppeld te zijn aan één individu.

  • Ideaal voor accountmanagers die met meerdere belanghebbenden binnen één bedrijf omgaan.

Hoe een Notitie toe te voegen

1. Navigeer naar het Notities-tabblad binnen een Contact-, Kans- of Bedrijfsrecord.

2. Klik op het aangemaakte Contact en navigeer naar het Notitie-icoon dat beschikbaar is in het rechterpaneel. Klik op + Notitie Toevoegen.

3. Voer een Titel en Beschrijving in.

4. Selecteer een Kleurlabel om de notitie visueel te categoriseren.

5. Voeg Bijlagen toe om ondersteunende documenten bij de notitie op te slaan.

Opmerking: Nieuwe documenten geüpload als Notitiesbijlagen zijn standaard privé en worden opgeslagen in de “Notitiesbijlagen” map onder Documenten. Documenten die via Notities voor deze update zijn geüpload, behouden hun bestaande openbare status.

6. Klik op Opslaan zodra je je notities en andere gerelateerde details hebt toegevoegd.

Hoe te zoeken naar Notities

Gebruik de Zoekbalk in de Notities-sectie om vermeldingen met sleutelwoorden te vinden.

Hoe Notities te sorteren op Datum van Aangemaakt

Klik op het Sorteer-icoon in de Notities-sectie om notities te rangschikken op basis van wanneer ze zijn aangemaakt. Je kunt kiezen:

  • Oplopend (Oudste Eerst): Toont notities beginnend vanaf de vroegst aangemaakte, nuttig voor het bekijken van de volledige geschiedenis in volgorde.

  • Aflopend (Nieuwste Eerst): Toont de recentste notities bovenaan, wat het gemakkelijker maakt om snel de laatste updates te zien.

Sommige notities in Voluit Suite zijn afkomstig van afspraken in plaats van direct binnen een contact- of kansrecord te worden aangemaakt. Interne afspraaknotities kunnen verschijnen op de bijbehorende Contact-, Kans- en Conversatierecords, waardoor teams toegang krijgen tot dezelfde afspraakcontext over verschillende modules.

Dit gedrag verschilt van een contactnotitie die rechtstreeks in het contactrecord is aangemaakt. Een contact-aangemaakte notitie blijft aan de contactzijde en synchroniseert niet terug naar het afspraakrecord.

Veelgestelde Vragen

Q: Kunnen contacten de notities zien die aan hun record zijn toegevoegd?

Nee. Notities zijn alleen voor intern gebruik. Klanten kunnen notities niet zien in hun portal, e-mails of enige externe communicatie.

Q: Wie in mijn team kan notities bekijken?

Elke teamlid met toegang tot het record (contact, kans of bedrijf) kan notities bekijken. De zichtbaarheid kan afhankelijk zijn van gebruikersrollen en -rechten.

Q: Kan ik notities exporteren of downloaden voor rapportage?

Notities kunnen niet direct geëxporteerd worden als een standalone rapport. Ze kunnen echter wel worden opgenomen bij het exporteren van records (zoals contacten) via de Smart Lists-functie.

Q: Zijn notities opgenomen in automatiseringen of workflows?

Notities zelf kunnen geen automatiseringen activeren. Acties met betrekking tot het contact of de kans (zoals statusupdates) kunnen echter worden gebruikt in workflows naast handmatig aangemaakte notities voor context.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen