Contacten: Automatische bedrijfscreatie en verrijking
Voluit Suite kan Contacten automatisch aan het juiste Bedrijf koppelen op basis van de bedrijfsnaam in het Contact, het zakelijke e-maildomein of allebei. Is er geen passend Bedrijf, dan kan Voluit Suite er een aanmaken en het domein, de naam en het logo invullen. Bestaande koppelingen tussen Contacten en Bedrijven blijven ongewijzigd.
Dit leer je
Je leest hoe je de automatisering voor Bedrijven inschakelt, de aanbevolen instellingen kiest, bestaande gegevens verwerkt, de volgorde van matching begrijpt, Bedrijven verrijkt en domeinen uitsluit.
Belangrijk: Als je deze instellingen uitschakelt, stopt de toekomstige automatische verwerking. Bedrijven, koppelingen, domeinen en logo's die al zijn aangemaakt, blijven bestaan. Verwijder een onjuiste koppeling of een Bedrijf zo nodig handmatig.
Wat is automatisch aanmaken en verrijken van Bedrijven?
Automatisch aanmaken en verrijken van Bedrijven koppelt Contacten aan Bedrijven, zonder dat je elk Bedrijf handmatig hoeft aan te maken en te koppelen.
Afhankelijk van de ingeschakelde instellingen kan Voluit Suite:
- Een Contact aan een bestaand Bedrijf koppelen.
- Het zakelijke e-maildomein van een Contact toevoegen aan een bestaand Bedrijf dat nog geen domein heeft.
- Een Bedrijf aanmaken als er geen passende match is.
- De naam en het logo van het nieuwe Bedrijf invullen.
- De matching toepassen op geschikte Contacten en Bedrijven die al in het account staan.
Voordelen
Automatische matching vermindert handmatig CRM-beheer. Bestaande Bedrijven blijven behouden en onnodige duplicaten worden voorkomen.
- Automatisch koppelen: Koppel Contacten aan Bedrijven op basis van de bedrijfsnaam of het zakelijke e-maildomein.
- Bedrijven automatisch aanmaken: Maak een Bedrijf aan als er geen passend record bestaat.
- Bestaande records behouden: Gebruik bestaande Bedrijven voordat er nieuwe worden aangemaakt.
- Duplicaten voorkomen: Gebruik één Bedrijf per domein als het voorkomen van dubbele Bedrijven is ingeschakeld.
- Bedrijven verrijken: Vul de naam en het logo van een Bedrijf in als er verrijkingsgegevens beschikbaar zijn.
- Bestaande gegevens verwerken: Vul ontbrekende domeinen in en koppel geschikte Contacten die al in het CRM staan.
Vereisten en beperkingen
Bekijk de regels voor matching en domeinen voordat je de automatisering inschakelt. Zo voorkom je dat Contacten aan het verkeerde Bedrijf worden gekoppeld.
- Je stelt de automatisering voor Bedrijven in via Instellingen (Settings) → Objecten (Objects) → Bedrijven (Companies) → Automatiseringen (Automations).
- Voor matching op e-maildomein hebben Contacten een zakelijk e-mailadres nodig.
- Een Contact dat al aan een Bedrijf is gekoppeld, wordt niet automatisch verplaatst.
- Gratis e-maildomeinen zoals Gmail, Yahoo, Outlook en iCloud zijn altijd uitgesloten.
- Domeinen worden exact vergeleken. acme.com en mail.acme.com zijn bijvoorbeeld verschillende domeinen.
- Elk Bedrijf kan één domein hebben.
- Bij matching op bedrijfsnaam maakt hoofdlettergebruik niet uit. Spelling, spaties, interpunctie en rechtsvormen blijven wel van belang.
- Verrijking is afhankelijk van beschikbare gegevens. Een Bedrijf wordt ook aangemaakt als er geen naam of logo gevonden kan worden.
Automatisch aanmaken van Bedrijven instellen
Kies welke gegevens van Contacten worden gebruikt, of Bedrijven worden verrijkt en of dubbele domeinen zijn toegestaan.
- Ga naar Instellingen (Settings) → Objecten (Objects) → Bedrijven (Companies).
- Kies onder Automatiseringen (Automations) de gewenste instellingen:
- Bedrijven automatisch aanmaken en koppelen op basis van bedrijfsnamen (Automatically create and associate companies from contact business names): gebruikt de bedrijfsnaam van het Contact.
- Bedrijven aanmaken op basis van het e-maildomein van Contacten (Create companies from contact's email domain): gebruikt het deel na de @ in het e-mailadres van het Contact.
- Bedrijven automatisch verrijken (Enrich companies automatically): probeert de naam en het logo van het Bedrijf in te vullen.
- Dubbele Bedrijven automatisch voorkomen (Automatically prevent duplicate companies): voorkomt dat meerdere Bedrijven hetzelfde domein gebruiken.
- Selecteer Wijzigingen opslaan (Save changes).
Standaardinstellingen: Bij nieuwe accounts staat Bedrijven aanmaken op basis van het e-maildomein van Contacten standaard aan. Bij bestaande accounts blijft deze instelling uit totdat een beheerder die inschakelt.
Aanbevolen instellingen: Schakel Bedrijven aanmaken op basis van het e-maildomein van Contacten, Bedrijven automatisch verrijken en Dubbele Bedrijven automatisch voorkomen in. Laat automatisering op basis van bedrijfsnamen uit als je matching op domein als belangrijkste methode wilt gebruiken.
Bestaande Bedrijven en Contacten verwerken
Als matching op e-maildomein is ingeschakeld, kan Voluit Suite geschikte Bedrijven en Contacten verwerken die al in het account staan. Beide verwerkingsopties zijn standaard geselecteerd.
- Domeinen invullen voor bestaande Bedrijven (Fill in domains for existing companies): voegt een domein toe aan geschikte Bedrijven die er nog geen hebben.
-
Toepassen op bestaande Contacten (Apply to existing contacts): koppelt geschikte Contacten aan Bedrijven en maakt een Bedrijf aan als er geen passende match is.
Als je beide opties selecteert, vult Voluit Suite eerst de domeinen van Bedrijven in en verwerkt daarna de Contacten. Daardoor is de kans groter dat Contacten worden gekoppeld aan Bedrijven met bestaande leads, notities, koppelingen of andere CRM-geschiedenis.
Bij het aanvullen van domeinen worden deze gegevens overgeslagen:
- Domeinen die handmatig zijn ingevoerd.
- Domeinen van gratis e-mailproviders.
- Adressen van sociale netwerken en websitebouwers, zoals Facebook, LinkedIn, Wix, Squarespace en Linktree.
- Waarden die geen geldig domein zijn.
- Bedrijven die hetzelfde domein zouden krijgen als een ander Bedrijf.
Verwerking op de achtergrond: Hoelang de verwerking duurt, hangt af van het aantal records. Je kunt ondertussen blijven werken.
Hoe Contacten aan Bedrijven worden gekoppeld
Voluit Suite controleert de beschikbare gegevens van Contacten en Bedrijven in deze volgorde. Zodra er een passend Bedrijf is gevonden, stopt de matching.
- Bestaande koppeling: Is het Contact al aan een Bedrijf gekoppeld, dan verandert er niets.
- Bedrijfsnaam: Als matching op bedrijfsnaam is ingeschakeld, gebruikt Voluit Suite een Bedrijf met dezelfde bedrijfsnaam of maakt het een nieuw Bedrijf aan.
- Bestaand domein: Heeft een Bedrijf het e-maildomein van het Contact, dan wordt het Contact daaraan gekoppeld.
- Bestaand Bedrijf zonder domein: Komt het domein overeen met de naam van een bestaand Bedrijf, dan kan Voluit Suite dat Bedrijf gebruiken en het domein eraan toevoegen.
- Geen match: Voluit Suite maakt een Bedrijf aan en slaat het domein daarin op.
Volgorde van matching: Als matching op bedrijfsnaam als eerste een Bedrijf vindt, worden de stappen voor matching op e-maildomein niet meer uitgevoerd. Het domein wordt dan niet via die match toegevoegd. Daardoor valt het Bedrijf mogelijk buiten het voorkomen van dubbele Bedrijven op basis van domein.
Voorbeeld
Een Contact met een zakelijk e-maildomein wordt automatisch aan het bijpassende Bedrijf gekoppeld.
Het record van het Bedrijf bevat het gekoppelde domein en, als die beschikbaar zijn, de verrijkte naam en het logo.
Bedrijven verrijken en domeinen uitsluiten
Verrijking vult nieuwe Bedrijven aan. Met domeinuitsluitingen voorkom je dat interne, persoonlijke, gedeelde of ongewenste domeinen Bedrijven aanmaken of Contacten koppelen.
Namen en logo's van Bedrijven
- Als de verrijking lukt, vult Voluit Suite de naam en het logo van het Bedrijf in op basis van het domein.
- Herkent Voluit Suite het domein niet, dan wordt het Bedrijf alsnog met het domein aangemaakt.
- Is er geen naam beschikbaar via de verrijking, dan wordt de naam van het Bedrijf afgeleid van het domein.
- Het ontbreken van een logo verhindert niet dat een Bedrijf wordt aangemaakt.
- Wil je bestaande Bedrijven eenmalig verrijken, schakel dan Bedrijven automatisch verrijken uit en sla de wijziging op. Schakel de instelling daarna weer in en sla de wijziging opnieuw op.
Domeinen uitsluiten van automatisch koppelen
Voeg je eigen bedrijfsdomein, domeinen van partners, testdomeinen of andere domeinen toe die geen Bedrijven mogen aanmaken of Contacten mogen koppelen.
- Ga naar Instellingen → Objecten → Bedrijven.
- Ga naar Bedrijven aanmaken op basis van het e-maildomein van Contacten en selecteer Domeinen uitsluiten van automatisch koppelen (Exclude domains from automatic association).
- Voer alleen het domein in, bijvoorbeeld acme.com.
- Voeg het domein toe aan de uitsluitingslijst.
-
Selecteer Wijzigingen opslaan.
Uitzondering voor bedrijfsnamen: Domeinuitsluitingen gelden voor matching op e-maildomein. Als matching op bedrijfsnaam ook is ingeschakeld, kan er nog steeds een Bedrijf worden aangemaakt op basis van de bedrijfsnaam van het Contact.
Problemen oplossen
Onverwachte resultaten komen meestal door uitgesloten domeinen, bestaande koppelingen, de voorrang van matching op bedrijfsnaam of ontbrekende domeingegevens van Bedrijven.
Er is geen Bedrijf aangemaakt
Controleer of het Contact een zakelijk e-mailadres heeft, het domein niet is uitgesloten of van een gratis e-mailprovider is, en het Contact nog niet aan een Bedrijf is gekoppeld.
Er is een Bedrijf aangemaakt op basis van een uitgesloten domein
Controleer of matching op bedrijfsnaam is ingeschakeld. Het Bedrijf kan op basis van de bedrijfsnaam zijn aangemaakt in plaats van op basis van het e-maildomein.
Er is een dubbel Bedrijf aangemaakt
Controleer het domein en de bedrijfsnaam van het bestaande Bedrijf. Verschillen in spaties, interpunctie, rechtsvormen of domeinwaarden kunnen ervoor zorgen dat de matching geen overeenkomst vindt.
Een Bedrijf heeft geen logo
Het domein is mogelijk niet herkend, verrijking kan uitgeschakeld zijn of het Bedrijf bestond al voordat verrijking was ingeschakeld.
Een Bedrijf heeft na het aanvullen nog steeds geen domein
Het Bedrijf heeft mogelijk geen bruikbare website, gebruikt een domein van een gratis e-mailprovider, sociaal netwerk of websitebouwer, of heeft hetzelfde domein als een ander Bedrijf.
Veelgestelde vragen
V: Heb ik een workflow nodig om Bedrijven aan te maken op basis van de e-maildomeinen van Contacten?
Antwoord: Nee. Zodra Bedrijven aanmaken op basis van het e-maildomein van Contacten is ingeschakeld, worden Contacten automatisch gekoppeld en worden Bedrijven automatisch aangemaakt. Daarvoor heb je geen workflow nodig.
V: Kan ik matching op bedrijfsnaam of op e-maildomein gebruiken?
Antwoord: Matching op e-maildomein wordt aanbevolen voor overzichtelijkere Bedrijfsgegevens, omdat domeinen minder vaak verschillen tussen Contacten. Je kunt matching op bedrijfsnaam inschakelen als dat nodig is.
V: Wat gebeurt er als een Contact zowel een bedrijfsnaam als een zakelijk e-mailadres heeft?
Antwoord: Als matching op bedrijfsnaam is ingeschakeld en daarmee een Bedrijf wordt gevonden, krijgt die match voorrang. Matching op e-maildomein wordt daarna niet meer uitgevoerd.
V: Werkt dit met Gmail, Yahoo of andere persoonlijke e-mailadressen?
Antwoord: Nee. Veelgebruikte domeinen van gratis e-mailproviders zijn altijd uitgesloten van het aanmaken van Bedrijven op basis van e-maildomeinen.
V: Worden bestaande Bedrijven samengevoegd als ik het voorkomen van dubbele Bedrijven inschakel?
Antwoord: Nee. De instelling voorkomt nieuwe dubbele domeinen. Je moet bestaande dubbele Bedrijven zelf controleren en oplossen.
V: Overschrijft het aanvullen van domeinen een domein dat ik handmatig heb ingevoerd?
Antwoord: Nee. Domeinen die handmatig zijn ingevoerd, blijven behouden.