E-mail: Hoe gebruik je niet storen (DND)

Dit artikel biedt een uitgebreide handleiding voor de “Do Not Disturb”-functie (DND) in Voluit Suite. Je leest wat het doel en de belangrijkste voordelen zijn en hoe je de functie effectief configureert. Ook vind je stapsgewijze instructies voor het beheren van DND-instellingen voor verschillende communicatiekanalen, praktische toepassingen en antwoorden op veelgestelde vragen over deze functie.

INHOUDSOPGAVE

Wat is Do Not Disturb (DND)?

Met de Do Not Disturb-functie (DND) in Voluit Suite kunnen bedrijven communicatievoorkeuren beheren door specifieke kanalen voor afzonderlijke contacten in of uit te schakelen. Zo sluiten communicatieberichten aan op de voorkeuren van elk contact, wat de klanttevredenheid en naleving van regelgeving verbetert. DND-instellingen kunnen globaal worden toegepast of worden afgestemd op specifieke kanalen, zoals Email, SMS, Calls, Facebook Messenger, Google My Business (GMB) en WhatsApp.

Belangrijkste voordelen van Do Not Disturb (DND)

  • Respecteer communicatievoorkeuren: Sluit automatisch contacten uit die zich hebben afgemeld voor specifieke communicatiekanalen, zodat je voldoet aan privacyregelgeving.

  • Hogere klanttevredenheid: Vermindert ongewenst contact, wat leidt tot een betere klantervaring en meer vertrouwen.

  • Efficiëntere automatisering: Vereenvoudigt workflows door communicatie in of uit te schakelen op basis van de DND-status.

  • Aanpasbare kanaalcontrole: Hiermee kunnen bedrijven DND-instellingen per kanaal beheren of globaal toepassen op alle kanalen.

  • Gestroomlijnd compliancebeheer: Helpt bedrijven te voldoen aan communicatiewetgeving en richtlijnen door afmeldingen voor SMS en e-mail te automatiseren.

Do Not Disturb-instellingen (DND) configureren

Met een goede configuratie van DND-instellingen zorg je ervoor dat communicatie wordt verzonden volgens de voorkeuren van elk contact. Volg deze stappen om DND in Voluit Suite in te stellen:

  1. Open het contactrecord:

    • Ga naar het gedeelte "Contacts" in Voluit Suite.

    • Selecteer het contact dat je wilt bijwerken.

  2. DND-instellingen aanpassen:

    • Zoek in het profiel van het contact het gedeelte "DND". Dit staat meestal onderaan in de linkerkolom.

    • Kies ervoor om DND in of uit te schakelen voor alle kanalen of selecteer specifieke kanalen (Email, SMS, Calls en GBP).

Let op: We hebben een afzonderlijk selectievakje voor DND Inbound Calls and SMS. Inbound Calls vanaf het nummer van het contact worden rechtstreeks geblokkeerd, terwijl Inbound SMS op systeemniveau wordt geblokkeerd. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht.

DND voor specifieke kanalen beheren

Met Voluit Suite kun je communicatiekanalen gedetailleerd beheren. Zo werkt DND voor de belangrijkste kanalen:

1. Email

  • Automatische activering van DND: Het systeem schakelt DND in als een contact zich uitschrijft, een e-mail als spam markeert of als er permanente fouten optreden, zoals bounces.

  • Email DND verwijderen: Controleer eerst of het e-mailadres van het contact geldig is en niet op suppressielijsten staat. Werk daarna de DND-status handmatig bij in het profiel van het contact.

Opmerking: Email DND blokkeert niet elk type e-mail. Bepaalde transactionele e-mails kunnen DND omzeilen, zodat contacten belangrijke operationele informatie blijven ontvangen.

De volgende e-mailcategorieën kunnen Email DND omzeilen:

  • Payments (Invoices)
  • Calendar notifications
  • Notifications

Marketing- en promotionele e-mails blijven de DND-voorkeuren respecteren. Deze uitzonderingen gelden alleen voor de vermelde transactionele e-mailcategorieën en zorgen niet voor een algemene omzeiling van DND.

2. SMS

  • Automatische activering van DND: DND wordt ingeschakeld als een contact reageert met afmeldingszoekwoorden (bijvoorbeeld STOP of UNSUBSCRIBE) of als specifieke foutcodes (30003, 30004, 30005, 30006) van de serviceprovider worden ontvangen.

  • SMS DND verwijderen:

    • Tijdelijke DND: Kan rechtstreeks in het contactrecord worden bijgewerkt.

    • Permanente DND: Hiervoor moet het contact een opt-inbericht sturen (bijvoorbeeld START) of moet Voluit Suite bewijs van opt-in aan support leveren, zodat DND handmatig kan worden verwijderd.

3. Calls

  • Inbound DND: Als je DND inschakelt voor Calls, worden inkomende oproepen van het contact niet doorgestuurd of weergegeven. Zo blijft je workflow ononderbroken.

  • Call DND beheren: Pas de DND-instellingen aan in het profiel van het contact om het ontvangen van oproepen naar wens in of uit te schakelen.

4. Facebook Messenger, GMB en WhatsApp

  • Kanaalspecifieke DND: Na de integratie kunnen DND-instellingen afzonderlijk op deze kanalen worden toegepast. Contacten kunnen zich dan afmelden voor specifieke platforms terwijl ze actief blijven op andere platforms.

  • Configuratie: Open het profiel van het contact en pas de DND-instellingen voor het gewenste kanaal aan.

DND-instellingen automatiseren met workflows

Met automations kun je DND op consistente wijze op grote schaal toepassen, wissen en verwerken. Dit verbetert compliance, datahygiëne en de reactietijd van je team.

Handige triggers en acties

  • Contact DND: Wordt geactiveerd wanneer DND wordt in- of uitgeschakeld. Filter op kanaal (Email/SMS/Calls) of richting (Inbound/Outbound) om logica te vertakken.

  • Trigger Link Clicked: Gebruik triggerlinks voor afmeldingen bij Email/SMS en stuur contacten naar een workflow die DND per kanaal instelt.

  • Enable/Disable DND Action: Schakel de Do Not Disturb-status van een contact automatisch in of uit binnen workflows. Ondersteunt richtingscontrole: stel Inbound in om inkomende Calls/SMS van een contact te blokkeren, of Outbound om uitgaande communicatie te stoppen.

Belangrijkste acties

  • DND Contact: Schakel globale DND of DND per kanaal in of uit. Stel de richting in op Inbound of Outbound.

  • Update Contact Field: Stel ondersteunende velden in, zoals Consent Source en Opt‑in Timestamp.

  • Remove from Workflow / Stop Campaign: Stop geplande verzendingen onmiddellijk wanneer DND waar wordt.

  • Internal Notification: Waarschuw de gebruiker wanneer waardevolle contacten zich afmelden.

DND-toeschrijving in Conversations en activiteitenlogboeken

Voluit Suite toont in Conversations en activiteitenlogboeken wie een wijziging in de DND-status heeft veroorzaakt:

  • DND Enabled by Workflows/User/Contact voor een specifiek kanaal of alle kanalen.

  • DND Disabled by Workflows/User/Contact voor een specifiek kanaal of alle kanalen.

Gebruik de waarde “by” om de bron van de wijziging te begrijpen:

  • Workflows: Een workflow heeft DND in- of uitgeschakeld.

  • User: Een teamlid heeft DND in- of uitgeschakeld.

  • Contact: De gecontacteerde persoon heeft DND in- of uitgeschakeld.

Dit geldt voor alle kanalen en vereist geen configuratie.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als een contact als DND wordt gemarkeerd?

Voluit Suite stopt communicatie via de kanalen waarop DND is ingeschakeld. Bij e-mail kunnen bepaalde transactionele berichten nog steeds worden afgeleverd, waaronder Payments (Invoices), Calendar notifications en Notifications. Marketing- en promotionele e-mails blijven Email DND respecteren.

V: Kun je DND-instellingen per kanaal aanpassen?

Ja, met Voluit Suite kun je DND voor afzonderlijke kanalen in- of uitschakelen wanneer de richting outbound is. Zo kun je de instellingen afstemmen op de voorkeuren van elk contact. Inbound DND kan momenteel alleen voor alle kanalen tegelijk worden in- of uitgeschakeld. Voor Inbound DND worden op dit moment alleen Calls en SMS ondersteund. 

V: Hoe weet ik of een contact DND heeft ingeschakeld?

Je kunt de DND-status van een contact controleren door het contactprofiel in Voluit Suite te openen. Als DND voor een specifiek kanaal is ingeschakeld, wordt dit grijs weergegeven in het DND-gedeelte aan de linkerkant van het profiel.

V: Stopt het inschakelen van DND alle communicatie?

DND blokkeert communicatie via de kanalen waarop het is ingeschakeld, maar Email DND heeft gerichte uitzonderingen voor bepaalde transactionele berichten. Payments (Invoices), Calendar notifications en Notifications kunnen Email DND omzeilen, zodat belangrijke operationele informatie nog steeds kan worden afgeleverd. Marketing- en promotionele e-mails blijven geblokkeerd wanneer Email DND is ingeschakeld.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen