Dienstenagenda v2: Synchronisatie met externe kalenders

INHOUDSOPGAVE

• Overview: Service Bookings and Appointments
• How Calendar Sync Works Today
• Limitation: Changes Made on the Third-Party Calendar Aren't Reflected in the Platform
• Status Changes Apply to the Entire Service Booking
• Rescheduling or Cancelling One Service in a Multi-Service Booking
• FAQs

In dit artikel leggen we uit hoe de synchronisatie van Google Calendar, Outlook en iCal momenteel werkt voor boekingen van Services (v2) — inclusief boekingen met meer dan één service — en wat je kunt verwachten wanneer de gekoppelde agenda van een medewerker rechtstreeks wordt bewerkt.

Overzicht: Service Bookings en Appointments

Wanneer een klant één of meer services boekt tijdens één checkout, maakt het platform één Service Booking aan. Als de boeking meerdere services bevat (bijvoorbeeld eerst een knipbeurt en daarna een hair spa met een andere medewerker), wordt elke service achter elkaar gepland voor dat bezoek en krijgt deze een eigen Appointment-record onder die Service Booking — één Appointment per service/medewerker.

De Service Booking bevat de gedeelde gegevens voor het bezoek: de informatie van de klant, aangepaste waarden, de algemene status en de ene betaling/checkout voor alle opgenomen services.

Zo werkt agendasynchronisatie momenteel

Voor medewerkers met een gekoppelde Google-, Outlook- of iCal-agenda kunnen afspraken uit Service Bookings worden gesynchroniseerd met hun gekoppelde agenda.

• Boekingen met één service: Synchronisatie met agenda's van derden wordt volledig ondersteund. Wijzigingen in Voluit Suite worden gesynchroniseerd met de gekoppelde agenda en ondersteunde wijzigingen in de gekoppelde agenda worden terug gesynchroniseerd naar Voluit Suite.

• Boekingen met meerdere services: Elke service wordt als een afzonderlijke agenda-afspraak toegevoegd, op basis van de medewerker die aan die service is toegewezen. Tweerichtingssynchronisatie wordt echter niet ondersteund voor boekingen met meerdere services. Wijzigingen in deze boekingen moet je altijd vanuit Voluit Suite doorvoeren.

Beperking: wijzigingen van derden in boekingen met meerdere services worden niet gesynchroniseerd

Voor Service Bookings met meer dan één service worden wijzigingen die rechtstreeks in een gekoppelde agenda van derden zijn gemaakt niet terug gesynchroniseerd naar Voluit Suite.

Bijvoorbeeld:

• Als je de afspraak van een service in Google Calendar naar een ander tijdstip verplaatst, wordt die service niet opnieuw gepland in Voluit Suite.

• Als je een afzonderlijke service-afspraak in de gekoppelde agenda verwijdert of bewerkt, wordt de Service Booking in Voluit Suite niet bijgewerkt.

• Omdat elke service als een afzonderlijke agenda-afspraak kan worden weergegeven, kan het extern wijzigen van een van deze afspraken ertoe leiden dat de agenda van derden andere informatie toont dan de Service Booking in Voluit Suite.

Voluit Suite blijft de boekingsgegevens tonen die in het platform zijn opgeslagen, waaronder het geplande tijdstip en de informatie die wordt gebruikt voor bevestigingen en herinneringen aan klanten.

Voer bij boekingen met meerdere services alle wijzigingen in planning, annuleringen en andere boekingswijzigingen rechtstreeks in Voluit Suite door.

Statuswijzigingen gelden voor de hele Service Booking

Een Service Booking heeft één status. Wanneer een boeking meerdere services bevat, wordt bij het wijzigen van de status van een van de gekoppelde afspraken (bijvoorbeeld vanuit de Appointment List View) om bevestiging gevraagd. Daarbij wordt aangegeven dat de wijziging van toepassing is op alle services die aan die Service Booking zijn gekoppeld. Je kunt momenteel niet één service binnen de boeking een andere status geven zonder de rest te wijzigen.

Eén service opnieuw plannen of annuleren in een boeking met meerdere services

Als je een afzonderlijke service binnen een boeking met meerdere services wilt wijzigen, voer je de wijziging rechtstreeks in Voluit Suite door:

• Eén service annuleren: Open de boeking, verwijder de betreffende service en sla de wijzigingen op. De overige services blijven onderdeel van de boeking.

• Eén service naar een ander tijdstip verplaatsen: Verwijder de service uit de bestaande boeking en maak op het gewenste tijdstip een nieuwe afspraak voor deze service.

Wijzigingen die rechtstreeks in de afspraak van de service in de gekoppelde agenda van derden zijn gemaakt, werken de boeking met meerdere services in Voluit Suite niet bij.

Veelgestelde vragen

• Ik heb het tijdstip van een afspraak in Google Calendar gewijzigd. Wordt dit bijgewerkt in Voluit Suite?

  Bij een boeking met één service worden ondersteunde wijzigingen in de gekoppelde agenda van derden terug gesynchroniseerd naar Voluit Suite. Bij een boeking met meerdere services worden wijzigingen in de agenda van derden niet terug gesynchroniseerd. Voer alle wijzigingen in boekingen met meerdere services rechtstreeks in Voluit Suite door, zodat de boeking en communicatie met de klant correct blijven.

• Waarom veranderde de status van de hele boeking toen ik de status van één service wijzigde?

  De status wordt beheerd op het niveau van de Service Booking, niet per service. Alle afspraken die aan een boeking met meerdere services zijn gekoppeld, hebben dezelfde status.

• Kan ik één service annuleren zonder de hele boeking te annuleren?

  Ja. Open de Service Booking, verwijder de betreffende service en sla de wijzigingen op. De overige services blijven onderdeel van de boeking.

• Wordt mijn klant toegevoegd aan de agenda-afspraken die voor elke service worden aangemaakt?

  De klant kan als gast worden weergegeven in de agenda-afspraken die voor de toegewezen medewerkers worden aangemaakt.

• Waarom worden mijn services in Google Calendar op andere tijdstippen weergegeven dan in Voluit Suite?

  Bij een boeking met meerdere services kan dit gebeuren als een van de service-afspraken rechtstreeks in de gekoppelde agenda wordt bewerkt. Deze wijzigingen worden niet terug gesynchroniseerd naar Voluit Suite. Daarom blijven de Service Booking en de communicatie met de klant de gegevens gebruiken die in Voluit Suite zijn opgeslagen. Wijzig boekingen met meerdere services rechtstreeks in Voluit Suite om beide agenda's op elkaar afgestemd te houden.