Kalenders: Gasten toevoegen aan een boeking

Met Gasten toevoegen (Add Guests) kunnen klanten extra deelnemers meenemen als ze een afspraak boeken. Jij bepaalt welke gegevens je van gasten vraagt en of je per deelnemer laat betalen. Handig voor groepssessies, workshops en andere diensten met meerdere deelnemers.

Wat kun je ermee?

Je ziet bij een afspraak wie er allemaal komt. Je kiest zelf welke gegevens je van gasten verzamelt en of de prijs per deelnemer wordt berekend.

Voordelen

• Het juiste bedrag op basis van het aantal deelnemers.
• Zelf kiezen: e-mailadres, telefoonnummer of allebei.
• Alleen het aantal gasten vragen als je geen contactgegevens nodig hebt.
• Gasten worden automatisch als contact aangemaakt of gekoppeld.
• De volledige gastenlijst staat bij de afspraak.
• Minder vragen en fouten rond betalingen.

Gasten toevoegen instellen

1. Ga naar Instellingen (Settings) → Kalenders (Calendars).

   

2. Klik op Bewerken (Edit) naast de kalender.

   

3. Open het tabblad Formulieren en betalingen (Forms & Payment).

   

4. Scrol naar Gasten toevoegen. Zet Gasten verplicht bij boeken (Require Guests for Booking) aan als klanten de gastgegevens moeten invullen voordat ze kunnen boeken. Kies daarna welke gegevens je per gast vraagt:
   • Naam en e-mailadres (Name & Email)
   • Naam en telefoonnummer (Name & Phone)
   • Naam, e-mailadres en telefoonnummer (Name, Email & Phone)

   • Alleen aantal gasten (Guest Count Only): geen contactgegevens, alleen het aantal.

     

5. Scrol naar Betalingen (Payments) en zet Betalingen accepteren (Accept Payments) aan voor alle deelnemers. Het bedrag wordt dan berekend op het totaal aantal deelnemers.

   

Let op: bestaande kalenders die al gastgegevens verzamelden, blijven op Naam en e-mailadres staan. Nieuwe kalenders staan standaard op Naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Contacten voor gasten

Verzamel je gastgegevens? Dan maakt Voluit Suite voor elke gast een contact aan, of koppelt de gast aan een bestaand contact op basis van e-mailadres en/of telefoonnummer. Kies je Alleen aantal gasten, dan worden er geen contacten aangemaakt.

Een nieuw gastcontact krijgt dezelfde tijdzone als de persoon die boekt. Bestaat de gast al als contact, dan blijft de tijdzone van dat contact staan.

Betalen voor alle deelnemers

Voluit Suite rekent: prijs per persoon × (1 boeker + aantal gasten). De persoon die boekt, betaalt het hele bedrag tijdens het boeken via je gekoppelde betaalprovider.

Voorbeelden: workshops en trainingen, groepscoaching, evenementen en andere diensten met een prijs per persoon.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik van elke gast een e-mailadres vragen?

Antwoord: Ja. Kies Naam en e-mailadres of Naam, e-mailadres en telefoonnummer.

V: Moet ik allebei de instellingen aanzetten?

Antwoord: Nee. Gasten verplicht stellen en betalen per deelnemer werken los van elkaar.

V: Een gast annuleert, maar de boeker komt wel. Wat nu?

Antwoord: Terugbetalingen en wijzigingen doe je handmatig. Het bedrag is berekend op het aantal deelnemers bij het boeken.

V: Krijgen gasten een bevestigingsmail?

Antwoord: Alleen als je hun e-mailadres vraagt en zelf meldingen voor gasten instelt in een workflow.

V: Kan iemand meerdere gasten toevoegen?

Antwoord: Ja. Het boekingsformulier ondersteunt meerdere gasten.

V: Maakt Voluit Suite voor elke gast een contact aan?

Antwoord: Ja, als je gastgegevens verzamelt. Bij Alleen aantal gasten niet.