Spraak-AI: Afspraken boeken tijdens een gesprek

Met Spraak-AI (Voice AI) stelt je AI-telefoonagent tijdens een gesprek vrije tijden voor, vraagt ontbrekende gegevens op en bevestigt de afspraak. De agent boekt in één vaste kalender of kiest uit meerdere kalenders, afhankelijk van wat de beller nodig heeft. De regels en beschikbaarheid van je kalender blijven gelden.

Voordelen

Direct boeken tijdens het gesprek: de beller hoeft geen link te openen of te wachten.
Eén of meerdere kalenders: één vaste kalender, of de AI kiest per beller.
Kalenderregels blijven gelden: beschikbaarheid, buffertijden, minimale tijd tot de afspraak en dubbele boekingen.
Het juiste afspraaktype: bij meerdere kalenders kijkt de AI naar het hele gesprek.
Gegevens compleet: de AI vraagt bijvoorbeeld om een e-mailadres als dat ontbreekt.

Eén kalender

Kies dit als de agent altijd hetzelfde soort afspraak plant, bijvoorbeeld voor één dienst of medewerker. Je koppelt één kalender aan de actie en stelt in hoeveel dagen en tijden de AI aanbiedt.

Meerdere kalenders

Kies dit als je verschillende diensten, teams of routes hebt. Bijvoorbeeld een demo, een prijsgesprek en een intake, elk met een eigen kalender. De AI kiest de kalender die het best past bij wat de beller vraagt. Passen er meerdere, dan kijkt de AI ook naar hoe zeker de match is en welke kalender voorrang heeft.

Hoe kiest de AI?

De AI kijkt naar de woorden, vragen en uitleg van de beller, niet alleen naar losse trefwoorden. Voorbeelden:

"Ik wil graag een demo plannen" → kalender voor demo's.
"Ik wil het over de prijzen hebben" → kalender voor verkoopgesprekken.
"Ik ben nieuw en kom voor het eerst" → kalender voor intakes.

Beschrijvingen en triggerzinnen laten maken

De AI kan per kalender een beschrijving en triggerzinnen voorstellen. Neem ze over of pas ze aan.

Geef de naam van de kalender en de belangrijkste details.
Controleer de triggerzinnen per kalender.
Houd het kort en specifiek. Gebruik geen bijna gelijke omschrijvingen voor verschillende kalenders.

Wat je nodig hebt

Een Spraak-AI-agent, of de mogelijkheid om er een te maken.
Minimaal één boekingskalender voor de dienst.
Kalenderregels die kloppen: beschikbaarheid, duur, buffertijden en boekingsregels.
Waar nodig een koppeling met Google Agenda of Outlook.

Let op: de werktijden van de agent en de beschikbaarheid van je kalender zijn twee verschillende dingen. Werktijden bepalen wanneer de agent gesprekken aanneemt. De kalender bepaalt welke tijden te boeken zijn.

Afspraken boeken instellen

Stap 1: Open je agent

Ga naar AI-agenten (AI Agents) → Spraak-AI (Voice AI). Maak een agent aan of open een bestaande.

Stap 2: Controleer de basisinstellingen

Vul de gegevens van de agent in en controleer de telefoon- en beschikbaarheidsinstellingen.

Stap 3: Voeg de boekingsactie toe

Ga naar Acties (Actions), klik op + Nieuwe actie (+ New Action) en kies Afspraken boeken (Appointment Booking).

Stap 4: Kies één of meerdere kalenders

Eén kalender (Single Calendar): alle afspraken gaan naar dezelfde kalender. Stel ook in:

Aantal aangeboden dagen (Offering Days): hoeveel dagen vooruit de AI tijden aanbiedt.
Tijdstippen per dag (Appointment slots per day): hoeveel tijden per dag.
Uren tussen tijdstippen (Hours between slots): de ruimte tussen de voorgestelde tijden.

Meerdere kalenders (Multiple Calendars): de AI kiest per beller. Voeg de kalenders toe, geef elke kalender een duidelijke beschrijving en zeg wanneer de AI hem moet kiezen. Stel ook in wat de AI doet als niets past.

Stap 5: Opslaan en testen

Sla de agent op en bel zelf. Controleer of de juiste kalender gekozen wordt, de tijden kloppen en de afspraak goed geboekt wordt.

Meldingen na een geboekte afspraak

Er zijn twee soorten, elk met eigen instellingen:

Afspraakbevestigingen: komen uit de meldingsinstellingen van de kalender.
E-mails na het gesprek: een samenvatting, contactgegevens en transcript. Die stel je in bij E-mailmeldingen / Na het gesprek (Email Notifications/Post-Call).

De e-mail na het gesprek vervangt de bevestiging van de kalender niet.

Waar komen de gegevens terecht?

Gegeven	Waar?	Waarvoor?
Opnames, transcripten en samenvattingen	Gesprekslogboek of dashboard van Spraak-AI	Het hele gesprek en de context terugkijken.
Antwoorden gekoppeld aan velden	Aangepaste velden (Custom Fields) van het contact	Rapportages, segmenten en routes.
Context bij de afspraak	Afspraaknotities, via een workflow	Je team kan het gesprek voorbereiden.
Antwoorden op een eigen boekingsformulier	Het formulierdeel van de afspraak	Alleen als je een eigen boekingsformulier gebruikt.

Veelgestelde vragen

V: Wat als de beller geen e-mailadres geeft?

Antwoord: De AI kan erom vragen voordat de afspraak bevestigd wordt.

V: Wat als geen enkele kalender past?

Antwoord: Dat stel je zelf in. De agent kan bijvoorbeeld je diensten noemen, een terugvalkalender gebruiken of een andere actie uitvoeren.

V: Kan de AI eerst kwalificatievragen stellen?

Antwoord: Ja. De AI verzamelt eerst informatie en stuurt de beller daarna naar de juiste route.

V: Kan ik Diensten (Services) gebruiken om te boeken met Spraak-AI?

Antwoord: Nee, nu nog niet. Spraak-AI werkt met één of meerdere kalenders.