Automatiseringen: Badges automatisch uitreiken met workflows
Met workflows kun je badges automatisch uitreiken en vervolgacties starten. Zo bouw je complete waarderingstrajecten rond prestaties.
In dit artikel lees je hoe je de nieuwe workflowacties gebruikt om badges automatisch uit te reiken en vervolgautomatiseringen te starten op basis van toegekende badges. Je ontdekt hoe de actie voor badge-uitreiking en de trigger voor een uitgereikte badge samenwerken.
Wat is badgeautomatisering in workflows?
Met badgeautomatisering kun je badges automatisch uitreiken via een workflow en extra acties starten zodra iemand een badge krijgt. Zo verbind je waardering met je andere automatiseringen en kun je mijlpalen vieren en klanttrajecten voortzetten.
Deze functie bevat twee nieuwe onderdelen in workflows: de actie Badge uitreiken (Issue Badge), die een badge toekent wanneer aan de voorwaarden van de workflow is voldaan, en de trigger Badge uitgereikt (Badge Issued), die vervolgautomatiseringen start zodra iemand een badge krijgt.
Met deze onderdelen bouw je complete waarderingstrajecten. Je kunt bijvoorbeeld automatisch een badge toekennen op basis van gedrag of een mijlpaal, een felicitatie sturen, contactgegevens bijwerken of een volgende stap in het klanttraject starten.
Voordelen van badgeautomatisering
Met badgeautomatisering kun je prestaties erkennen en contacten op basis van hun resultaten verder betrekken. Zo vier je mijlpalen en houd je vaart in de relatie met je contacten.
- Waardering zonder handmatig werk: laat badges automatisch uitreiken als onderdeel van bestaande workflows. Zo hoef je ze niet handmatig bij te houden en worden prestaties op tijd erkend.
- Automatische vervolgacties: start na het uitreiken van een badge andere acties, zoals een felicitatie sturen, contactgegevens bijwerken of de volgende fase van een traject starten.
- Meer betrokkenheid: vier mijlpalen automatisch en verbind de erkenning aan verdere interacties.
- Flexibele workflows: combineer het uitreiken van badges met verschillende triggers en voorwaarden, zodat waardering past bij je bestaande automatiseringen.
Zo werkt de actie Badge uitreiken
Met de actie Badge uitreiken voeg je het uitreiken van een badge toe als stap aan een workflow. Wanneer de workflow deze actie bereikt, krijgt het contact of de deelnemer die de workflow heeft gestart automatisch de geselecteerde badge.
Je kunt deze actie gebruiken in workflows die starten na bijvoorbeeld het afronden van een cursus, een aankoop, een formulierinzending of een wijziging van een aangepast veld. Zodra aan de voorwaarden is voldaan, wordt de badge automatisch uitgereikt.
Tip: combineer de actie met filters en voorwaarden. Zo zorg je dat een badge alleen wordt uitgereikt wanneer iemand aan specifieke criteria voldoet, bijvoorbeeld een bepaalde score behaalt of meerdere activiteiten afrondt.
Zo werkt de trigger Badge uitgereikt
De trigger Badge uitgereikt start een workflow wanneer een specifieke badge aan een contact wordt toegekend. De trigger werkt ongeacht hoe de badge is uitgereikt: handmatig, via de actie Badge uitreiken of op een andere manier.
Na de start kan de workflow vervolgacties uitvoeren. Denk aan een felicitatie per e-mail of sms, tags of aangepaste velden bijwerken, het contact naar een pijplijnfase verplaatsen of een andere automatisering starten.
Voorbeeld: gebruik de trigger Badge uitgereikt om een persoonlijk bericht te sturen waarin je iemand feliciteert, een korting of beloning aan te bieden of iemand op basis van een prestatie in te schrijven voor een vervolgopleiding of programma.
Badgeautomatisering instellen
Volg deze stappen om een badge automatisch te laten uitreiken vanuit een workflow.
Stap 1: Open of maak een workflow
Ga in Voluit Suite naar Automatisering (Automation) → Workflows. Maak een nieuwe workflow of open een bestaande workflow waaraan je het uitreiken van een badge wilt toevoegen.
Stap 2: Voeg de actie toe
Klik in de workflowbouwer om een actie toe te voegen. Zoek in de lijst met acties naar Badge uitreiken (Issue Badge) en selecteer deze.
Stap 3: Selecteer de badge
Kies in het keuzemenu welke badge de workflow moet uitreiken. Je ziet alleen actieve badges die in je account zijn ingesteld.
Stap 4: Sla de workflow op en activeer deze
Sla je wijzigingen op en activeer de workflow. Vanaf dat moment wordt de badge automatisch uitgereikt wanneer aan de voorwaarden is voldaan en de workflow deze actie bereikt.
Wil je vervolgacties instellen nadat iemand een badge heeft gekregen? Maak dan een aparte workflow met de trigger Badge uitgereikt (Badge Issued). Selecteer de badge die de workflow moet starten en voeg acties toe, zoals e-mails versturen, contactgegevens bijwerken of extra automatiseringen starten. Je kunt meerdere workflows dezelfde badge als trigger laten gebruiken voor verschillende vervolgtrajecten.
Veelgestelde vragen
V: Kan ik meerdere badges uitreiken in één workflow?
Antwoord: Ja. Je kunt meerdere acties Badge uitreiken toevoegen aan dezelfde workflow. Zo kun je in verschillende stappen of onder verschillende voorwaarden verschillende badges toekennen.
V: Werkt de trigger Badge uitgereikt ook voor badges die handmatig zijn uitgereikt?
Antwoord: Ja. De trigger start wanneer de geselecteerde badge wordt uitgereikt, of dat nu handmatig gebeurt, via de actie Badge uitreiken of op een andere manier.
V: Wat gebeurt er als een contact de badge al heeft wanneer de workflow deze probeert uit te reiken?
Antwoord: De workflow gaat verder zonder de badge opnieuw uit te reiken. Elk contact kan dezelfde badge maar één keer krijgen. Dubbele uitreikingen worden automatisch voorkomen.
V: Kan ik filters of voorwaarden gebruiken met de trigger Badge uitgereikt?
Antwoord: Ja. Nadat je de trigger hebt ingesteld, kun je filters en voorwaarden aan de workflow toevoegen. Zo bepaal je bijvoorbeeld dat vervolgacties alleen doorgaan als het contact bepaalde tags of aangepaste veldwaarden heeft.
V: Moet ik badges eerst apart aanmaken?
Antwoord: Ja. Maak badges eerst aan en stel ze in je Voluit Suite-account in. Daarna kun je ze selecteren bij de actie Badge uitreiken of de trigger Badge uitgereikt.
V: Welke vervolgacties kan ik gebruiken na de trigger Badge uitgereikt?
Antwoord: Je kunt elke workflowactie gebruiken, zoals e-mails of sms-berichten versturen, contactgegevens bijwerken, tags toevoegen of verwijderen, contacten naar een andere pijplijnfase verplaatsen, taken aanmaken of andere workflows starten.
V: Kan ik de badgeautomatisering testen voordat ik de workflow activeer?
Antwoord: Ja. Gebruik de testfuncties van de workflow om te controleren of badges worden uitgereikt en vervolgacties worden uitgevoerd zoals verwacht. Doe dit voordat je de workflow voor echte contacten activeert.
V: Zijn er limieten aan het aantal badges dat ik via workflows kan uitreiken?
Antwoord: Er zijn geen specifieke limieten voor het uitreiken van badges via workflows, afgezien van de algemene limieten voor badges en workflows binnen je Voluit Suite-abonnement.