Buitendienst: Bezoekstatussen
Met bezoekstatussen ziet iedereen waar een bezoek aan toe is. Buitendienst (Field Services) gebruikt zes vaste statuscategorieën. Binnen elke categorie kun je eigen labels maken die passen bij de manier waarop je team werkt.
Let op: buitendienst is momenteel in een besloten bèta. Toegang vraag je aan bij support van Voluit Suite via support@voluitsuite.nl. Functies en schermen kunnen nog veranderen.
Wat zijn bezoekstatussen?
Elk bezoek heeft een statuslabel, zoals Niet gestart, Onderweg, Ingecheckt of Afgerond. Elk label hoort bij een van de zes statuscategorieën. Buitendienst en andere onderdelen gebruiken de categorie voor rapportages en logica. Het label is de naam die je team ziet.
De zes statuscategorieën
De categorieën staan vast en kun je niet wijzigen.
| Statuscategorie | Betekenis | Standaardlabels |
|---|---|---|
| Openstaand (Pending) | Het bezoek is geboekt, maar nog niet gestart. | Niet gestart (Not started) |
| Actief (Active) | Medewerkers zijn onderweg of aan het werk. | Onderweg (On my way), Ingecheckt (Checked in) |
| Afgerond (Completed) | Het werk is klaar. | Afgerond |
| Niet verschenen (No show) | De klant was niet aanwezig. | Niet verschenen |
| Geannuleerd (Cancelled) | Het bezoek gaat niet door. | Geannuleerd |
| Ongeldig (Invalid) | Het bezoek is per ongeluk aangemaakt en wordt niet meegenomen in rapportages. | Ongeldig |
De status van een bezoek wijzigen
- Open het bezoek vanuit de kalender, de bezoekenlijst of een opdracht.
- Gebruik het keuzemenu Status onderaan het bezoekpaneel, of de kolom Status in de bezoekenlijst.
- Selecteer de nieuwe status. De lijst is ingedeeld per statuscategorie.
Statuslabels beheren
- Ga naar Buitendienst → Buitendienstinstellingen → Algemene instellingen (Field Services → Field Services Settings → Global settings).
- Open onder Operaties (Operations) de optie Opdrachten, bezoeken en aanvragen (Jobs, visits and requests) en klik op Bezoekstatussen (Visit statuses).
- Klik op een statuscategorie om deze uit te klappen en de labels te bekijken.
- Klik op Nieuwe status (New status) om een label aan die categorie toe te voegen. Je kunt ook de handgreep naast een label verslepen om de volgorde te wijzigen.
-
Klik op Wijzigingen opslaan (Save changes).
Een loodgietersbedrijf kan bijvoorbeeld de labels Monteur toegewezen, Onderweg, Werk gestart en Werk afgerond toevoegen aan de categorieën Openstaand en Actief.
Hoe bezoekstatussen opdrachten beïnvloeden
De status van een opdracht wordt bepaald op basis van de bijbehorende bezoeken. Bijvoorbeeld:
- Een opdracht zonder geplande bezoeken heeft de status Niet gepland (Unscheduled).
- Een opdracht met een gepland bezoek heeft de status Gepland (Scheduled).
- Een opdracht met een bezoek dat bezig is, heeft de status In uitvoering (In progress).
Je eigen labels tellen mee onder de statuscategorie waartoe ze behoren. Daardoor kun je labels hernoemen zonder te veranderen hoe opdrachten werken. Bezoeken met de status Ongeldig worden niet meegenomen in rapportages.
Veelgestelde vragen
V: Kan ik de zes statuscategorieën wijzigen?
Antwoord: Nee, de categorieën staan vast. Je kunt binnen elke categorie wel labels toevoegen, hernoemen en anders ordenen.
V: Zien klanten mijn eigen labels?
Antwoord: Statuslabels zijn bedoeld voor je team. Klanten ontvangen de meldingen die je instelt, zoals Medewerker onderweg (Staff en route) en Bezoek afgerond (Visit completed).
V: Wat gebeurt er als ik een bezoek afrond terwijl er een timer loopt?
Antwoord: Als tijdregistratie (Timesheets) is ingeschakeld, krijg je een waarschuwing dat er nog een timer loopt. Je kunt die dan stoppen.