Migratie: Van Pipedrive naar Voluit Suite

Deze handleiding helpt je stap voor stap bij het overzetten van je gegevens en werkzaamheden van Pipedrive naar Voluit Suite. Je verhuist je CRM-gegevens en richt je verkoopproces, workflows en marketingactiviteiten opnieuw in. Zo behoud je de werking van je bestaande processen en maak je gebruik van de functies van Voluit Suite.

De migratie voorbereiden

Stap 1: Bekijk je huidige inrichting in Pipedrive

  • Breng je onderdelen in kaart: Noteer welke verkooppijplijnen, deals, contacten en automatiseringen je in Pipedrive gebruikt.
  • Bepaal hoeveel gegevens je overzet: Kijk naar de omvang en complexiteit van je gegevens, zoals het aantal contacten, deals en aangepaste velden (Custom Fields).

Stap 2: Bepaal je doelen

  • Stel duidelijke doelen: Bepaal waarom je overstapt naar Voluit Suite, bijvoorbeeld voor uitgebreidere automatiseringen, een geïntegreerd CRM of lagere kosten.
  • Stel prioriteiten: Begin met de belangrijkste onderdelen, zoals CRM-gegevens, verkooppijplijnen en noodzakelijke automatiseringen.

Stap 3: Maak een back-up

  • Exporteer gegevens uit Pipedrive: Exporteer alle CRM-gegevens, zoals contacten, deals en aangepaste velden, als CSV- of Excel-bestanden.

  • Bewaar je back-up: Sla de geëxporteerde bestanden en bijbehorende documentatie veilig op voordat je begint met de migratie.

Gegevens overzetten

Stap 1: Exporteer gegevens uit Pipedrive

  • Contacten exporteren:
    • Ga in Pipedrive naar Contacten → Personen (Contacts → People).
    • Gebruik de exportfunctie om je contacten als CSV- of Excel-bestand te downloaden. Neem alle relevante velden mee, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en aangepaste velden.
  • Deals exporteren: Ga naar Deals en exporteer alle actieve en gesloten deals. Zorg dat de fasen, waarden en gekoppelde contacten zijn opgenomen.
  • Activiteiten en notities exporteren: Exporteer geplande activiteiten, notities en bestanden die bij contacten en deals horen.

Stap 2: Importeer gegevens in Voluit Suite

  • Contacten importeren:
    • Ga in Voluit Suite naar Contacten (Contacts) → Contacten importeren (Import Contacts) en upload de CSV-bestanden die je uit Pipedrive hebt geëxporteerd.
    • Koppel de velden aan de juiste velden in Voluit Suite, zodat de gegevens goed worden geïmporteerd.
  • Deals als leads importeren:
    • Maak je verkooppijplijnen opnieuw aan via Leads (Opportunities) → Pijplijnen (Pipelines).
    • Importeer de deals uit het CSV-bestand en koppel de dealfasen en waarden aan de nieuwe pijplijnstructuur.

  • Activiteiten opnieuw aanmaken: Maak geplande activiteiten handmatig opnieuw aan of importeer ze. Controleer of alle taken, afspraken en opvolgacties goed zijn overgezet.

Verkooppijplijnen en automatiseringen overzetten

Stap 1: Maak verkooppijplijnen opnieuw aan

  • Pijplijnen instellen: Maak in Voluit Suite pijplijnen aan die overeenkomen met de fasen die je in Pipedrive gebruikt. Controleer of alle fasen zijn opgenomen.
  • Deals overzetten: Plaats de geïmporteerde leads in de juiste fasen van je nieuwe pijplijnen, zodat je verkoopproces doorloopt.

Stap 2: Maak automatiseringen opnieuw aan

  • Triggers en acties instellen:
    • Bouw je automatiseringen opnieuw op via Automatisering (Automation) → Workflows.
    • Maak de triggers opnieuw aan, zoals het aanmaken van een nieuwe lead of het wijzigen van een fase. Voeg de bijbehorende acties toe, zoals een e-mail versturen of een status wijzigen.

  • Communicatiekanalen instellen: Controleer of je e-mail- en sms-automatiseringen goed zijn ingesteld in Voluit Suite.

Documenten en contracten overzetten

Stap 1: Zet documentsjablonen over

  • Sjablonen uit Pipedrive exporteren: Download de document- en contractsjablonen die je in SmartDocs van Pipedrive gebruikt.
  • Sjablonen opnieuw aanmaken in Voluit Suite: Ga naar Betalingen (Payments) → Documenten & Contracten (Documents & Contracts) en gebruik de sjablooneditor om je contracten, voorstellen en offertes opnieuw aan te maken.

Stap 2: Stel elektronische handtekeningen en documenttracking in

  • Elektronische handtekeningen inschakelen: Stel de documentfuncties zo in dat je contracten en overeenkomsten elektronisch kunt laten ondertekenen.

  • Documenten volgen: Stel tracking in om te zien wanneer documenten worden geopend, bekeken of ondertekend, vergelijkbaar met SmartDocs in Pipedrive.

Testen en controleren

Stap 1: Test je verkooppijplijnen

  • Test het volledige proces: Doorloop je verkoopproces in Voluit Suite door leads door de verschillende fasen te verplaatsen. Controleer of alles werkt zoals verwacht.
  • Controleer je gegevens: Vergelijk de geïmporteerde gegevens met de oorspronkelijke gegevens en controleer of contacten, leads en activiteiten goed zijn overgezet.

Stap 2: Controleer je workflows

  • Test verschillende scenario's: Test elke workflow om te controleren of de triggers en acties werken zoals bedoeld.
  • Controleer je communicatiekanalen: Controleer of e-mails, sms-berichten en andere berichten vanuit de workflows goed worden verstuurd.

Je team voorbereiden op de overstap

Stap 1: Train je teamleden

  • Geef training in Voluit Suite: Maak je teamleden vertrouwd met de interface en functies van Voluit Suite.
  • Deel documentatie: Geef je team handleidingen en werkinstructies die aansluiten op de functies die je gebruikt.

Stap 2: Houd de werking in de gaten en verbeter waar nodig

  • Controleer de werking: Bekijk na de migratie regelmatig hoe je verkooppijplijnen en automatiseringen werken.
  • Verbeter workflows: Pas workflows aan op basis van feedback van je team om de werking en efficiëntie te verbeteren.

Pipedrive uit gebruik nemen

Stap 1: Plan een overgangsperiode

  • Gebruik beide systemen naast elkaar: Overweeg om Pipedrive en Voluit Suite korte tijd parallel te gebruiken, zodat je de overstap kunt controleren.
  • Bouw het gebruik van Pipedrive af: Gebruik Pipedrive geleidelijk minder zodra je erop kunt vertrouwen dat alles in Voluit Suite goed werkt.

Stap 2: Zeg je Pipedrive-abonnement op

  • Maak een laatste back-up: Controleer of je een back-up hebt van alle gegevens die je nodig hebt voordat je het abonnement opzegt.
  • Zeg je abonnement op: Volg de stappen van Pipedrive om je abonnement en eventuele bijbehorende diensten op te zeggen.

Stap 3: Evalueer de migratie

  • Bekijk het resultaat: Beoordeel hoe de migratie is verlopen en leg vast welke problemen je bent tegengekomen en hoe je die hebt opgelost.
  • Blijf controleren: Houd de werking van Voluit Suite in de gaten en pas je inrichting aan waar nodig.
Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen