Actie: Gekoppelde records verwijderen uit workflow

De actie Verwijder Gekoppelde Records uit Workflow is beschikbaar in alle workflow-typen — op contacten gebaseerde, op bedrijven gebaseerde en op custom objects gebaseerde workflows. Deze actie verwijdert automatisch records die gekoppeld zijn aan het trigger-record (via een geselecteerd object + label) uit een andere workflow. Zo worden gerelateerde contacten, bedrijven of custom object records netjes uitgeschreven wanneer de omstandigheden veranderen.

Deze actie verschilt van de bestaande Verwijder uit Workflow-actie, die alleen het huidige record (bijvoorbeeld een contact) uit een workflow verwijdert. Verwijder Gekoppelde Records uit Workflow stelt je daarentegen in staat om gekoppelde records (Contacten, Bedrijven of Custom Objects) uit te schrijven op basis van een koppelingslabel.

Actienaam

Verwijder Gekoppelde Records uit Workflow

Actiebeschrijving

Met deze actie kun je:

• Een objecttype selecteren
• Een koppelingslabel kiezen om te bepalen welke gekoppelde records verwijderd moeten worden.
• De workflow selecteren waaruit de gekoppelde records verwijderd worden.

Deze actie werkt alleen nadat je custom objects hebt aangemaakt (of contacten/bedrijven gebruikt) in het account en ervoor hebt gezorgd dat er een koppelingslabel bestaat tussen het trigger-record en de records die verwijderd moeten worden. Dit geldt ook voor contact-naar-contact en bedrijf-naar-contact koppelingen.

Actiedetails

• Selecteer een object: Kies het type gekoppelde records dat je wilt verwijderen (bijvoorbeeld Contacten, Dealers, Woningen).
• Koppelingslabel (verplicht): Bepaalt welke gekoppelde records in aanmerking komen voor verwijdering. (niet van toepassing op bedrijf-contact koppelingen)
• Workflow: Selecteer de doelworkflow waaruit de gekoppelde records verwijderd worden.
• Aandachtspunten:
  • Er moet minimaal één overeenkomende koppeling (op basis van het label) bestaan, anders worden er geen records verwijderd.
  • Verwijderingen gebeuren direct. Als je later opnieuw wilt inschrijven, gebruik dan de actie Voeg Gekoppelde Records toe aan Workflow of een aparte automatisering.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Auto ↔ Dealer (Custom Object Workflow)

Wanneer de status van een Auto-record verandert naar Verkocht, verwijder je de gekoppelde Dealers (label: Toegewezen Dealer) uit de Dealer Notificatie Workflow, zodat ze geen updates meer ontvangen.

Instellingen

• Object → Dealer
• Koppelingslabel → Toegewezen Dealer
• Workflow → Dealer Notificatie Workflow

Hoe het werkt

1. De Auto-status wordt Verkocht (workflow trigger).
2. De actie vindt Dealers die gekoppeld zijn aan de Auto via Toegewezen Dealer.
3. Deze Dealers worden verwijderd uit de Dealer Notificatie Workflow.

Voorbeeld 2: Contact ↔ Contact (Ouder–Kind, Contact Workflow)

Wanneer een Student Contact afstudeert, verwijder je alle Ouder Contacten (label: Ouder-Kind) uit de Semester Start Notificatie workflow.

Instellingen

• Object → Contact (Ouder)
• Koppelingslabel → Ouder-Kind
• Workflow → Semester Start Notificatie

Hoe het werkt

1. Het Student-record activeert de workflow bij Afgestudeerd.
2. De actie vindt Ouders die gekoppeld zijn via Ouder-Kind.
3. Deze Ouders worden verwijderd uit de Semester Start Notificatie workflow.

Voorbeeld 3: Bedrijf ↔ Contact (Bedrijf Workflow)

Wanneer de status van een Bedrijf-record verandert naar Inactief, verwijder je alle Contacten uit de Actieve Klanten Communicatie Workflow.

Instellingen

• Object → Contact
• Workflow → Actieve Klanten Communicatie Workflow

Hoe het werkt

1. Het Bedrijf-record wordt bijgewerkt naar Inactief.
2. Deze Contacten worden verwijderd uit de Actieve Klanten Communicatie Workflow.