Kalenders: Outlook integreren met Voluit Suite

In deze uitleg lees je hoe je Outlook koppelt aan Kalenders in Voluit Suite. Zo worden afspraken gesynchroniseerd en beheer je je agenda’s overzichtelijk.

Wat houdt de Outlook-koppeling met Kalenders in?

Als je Outlook koppelt aan Voluit Suite, worden afspraken tussen Outlook en het systeem gesynchroniseerd. Zo blijft je beschikbaarheid actueel, voorkom je dubbele boekingen en beheer je afspraken op één plek.

Voordelen van Outlook koppelen

Snel koppelen: koppel je bestaande Microsoft-account in een paar stappen.
Beschikbaarheid bijwerken: je beschikbaarheid in Outlook wordt automatisch meegenomen bij het plannen in Voluit Suite.
Dubbele boekingen voorkomen: afspraken uit Outlook kunnen in Voluit Suite als bezette tijd worden weergegeven.
Afspraken centraal beheren: beheer afspraken op één plek en houd ze gesynchroniseerd met andere tools.
Gemiste synchronisaties inhalen: afspraken die zijn gemaakt terwijl de koppeling niet actief was, worden na het opnieuw koppelen automatisch gesynchroniseerd. Als je een andere agenda kiest of een nieuwe agenda koppelt, worden aankomende afspraken opnieuw gesynchroniseerd.

Dit heb je nodig

Een actief Outlook-account.
Je moet zijn ingelogd op je Voluit Suite-profiel.
Je hebt schrijftoegang nodig om afspraken naar Outlook te versturen.

Outlook koppelen

Stap 1: Ga naar de kalenderverbindingen

Ga in je account naar Instellingen (Settings).
Selecteer Kalenders (Calendars) onder Bedrijfsdiensten (Business Services).
Open het tabblad Verbindingen (Connections) en klik op + Nieuw (Add New) om een agenda toe te voegen.

Stap 2: Koppel je Outlook-account

Klik op Verbinden (Connect) naast Outlook-agenda (Outlook Calendar) op de pagina Verbindingen.
Meld je aan bij je Outlook-account.
Geef de benodigde machtigingen om de koppeling te voltooien.

Ondersteund: Microsoft 365- en Exchange Online-accounts. Niet ondersteund: zelfstandige Microsoft Exchange-servers en Exchange-servers die op locatie worden gehost.

Krijg je ‘Goedkeuring van beheerder nodig’ bij het koppelen van Outlook?

Als je Outlook als externe agenda koppelt, kan het scherm ‘Goedkeuring van beheerder nodig’ verschijnen. Dit betekent dat een beheerder binnen je organisatie de koppeling eerst moet goedkeuren.

Voorwaarde: meld je aan bij het Microsoft Entra-beheercentrum met een beheerdersaccount of als aangewezen beoordelaar met de juiste rol. Daarmee kun je het verzoek bekijken en goedkeuren.

Lees in de Microsoft-documentatie hoe je een verzoek om beheerderstoestemming beoordeelt en goedkeurt.

Veelgestelde vragen

V: Werkt de Outlook-koppeling met evenementenkalenders?

Antwoord: Nee, de Outlook-koppeling werkt niet met evenementenkalenders. Evenementenkalenders ondersteunen alleen Google-integratie.

V: Kan ik meerdere Outlook-accounts koppelen?

Antwoord: Ja, je kunt meerdere Outlook-accounts koppelen.

V: Wat gebeurt er als ik Outlook ontkoppel?

Antwoord: Voluit Suite ontvangt dan geen beschikbaarheids- of afspraakgegevens meer uit Outlook. Dit kan invloed hebben op het plannen via je kalender.

V: Wat moet ik doen als mijn Outlook-agenda is verwijderd en Voluit Suite een foutmelding toont?

Antwoord: Klik op Probleem oplossen (Fix This) in de melding om te bekijken welke agenda’s zijn verwijderd en waar ze in Voluit Suite zijn gekoppeld. Klik daarna op Verwijderde agenda’s verwijderen (Remove Deleted Calendars) om de verbroken koppelingen te verwijderen en de foutmelding op te lossen.

V: Kan ik hetzelfde Outlook-account in meerdere accounts koppelen?

Antwoord: Ja, je kunt hetzelfde Outlook-account in meerdere accounts koppelen.

V: Welke Outlook-accounts worden ondersteund?

Antwoord: Voluit Suite ondersteunt agenda’s van Office 365, Outlook.com, live.com en Hotmail.

V: Welke situaties worden niet ondersteund?

Antwoord: Afspraken in Outlook Desktop die niet met de cloud worden gesynchroniseerd, zijn niet zichtbaar in Voluit Suite. Outlook-accounts op Exchange-servers die op locatie worden gehost, worden ook niet ondersteund.