Gekoppelde agenda's en conflict agenda's instellen

Met Voluit Suite synchroniseer je externe agenda's (Google, Office 365, Outlook.com) om je beschikbaarheid actueel te houden en dubbele boekingen te voorkomen. Gebruik Verbonden agenda's om Voluit Suite toegang te geven, Gekoppelde agenda's om events te importeren en je werkelijke beschikbaarheid te tonen, en Conflict agenda's om automatisch tijdslots in Voluit Suite te blokkeren wanneer je andere afspraken hebt.

Wanneer gebruik je verbonden, gekoppelde en conflict agenda's

• Verbonden agenda's: Geef Voluit Suite toestemming om events uit een externe agenda te lezen (en optioneel te schrijven).
• Gekoppelde agenda's: Importeer events en beschikbaarheid in Voluit Suite zodat je werkelijke bezette tijden zichtbaar zijn.
• Conflict agenda's: Markeer bepaalde verbonden agenda's als blokkers, waardoor overlappende tijdslots in Voluit Suite automatisch niet beschikbaar worden.

Vereisten

• Gebruikersrol: Admin of Manager toegang in het account.
• Externe agenda account: Actieve inloggegevens voor Google Calendar, Office 365 of Outlook.com voor elke gebruiker.

De gekoppelde agenda instellen

Stap 1: Ga naar het Verbindingen tabblad

Ga in je Voluit Suite account sidebar naar Instellingen → Agenda's, en klik vervolgens bovenaan op het Verbindingen tabblad om naar Agenda's en Verbonden agenda's te gaan.

Stap 2: Voeg een agenda toe

1. Klik onder Verbonden agenda's op + Nieuwe toevoegen.
2. Selecteer je provider: Google, Outlook, iCloud of Calendly Calendar.
3. Log in en geef Voluit Suite toestemming om events te lezen (en te schrijven, als je boekingen terug wilt synchroniseren).
4. Als het gelukt is, zie je je e-mailadres met het bijbehorende provider icoon.

Let op: Opnieuw verbinden bij verbroken integraties
Als je een rode banner ziet zoals "Verbind je integratie opnieuw" of als de agenda tegel rood omlijnd is, is je OAuth token verlopen of ingetrokken. Klik op Opnieuw verbinden en geef Voluit Suite opnieuw toestemming om de toegang te herstellen.

Stap 3: Configureer je gekoppelde agenda

1. Klik in de Agenda configuratie sectie onder Gekoppelde agenda op Toevoegen.
2. Kies een van je Verbonden agenda's om events te importeren in Voluit Suite.
3. Klik op Opslaan.

BELANGRIJK:

1. Schrijftoegang is vereist om een agenda als gekoppelde agenda te kunnen selecteren.

2. De gekoppelde agenda wordt standaard toegevoegd aan de conflict agenda. Dit betekent dat elk event dat in de externe gekoppelde agenda wordt gemaakt, in het systeem wordt opgehaald, en elk event dat in het systeem wordt gemaakt, naar de externe gekoppelde agenda wordt gestuurd.

3. Je kunt je synchronisatie voorkeuren instellen via de geavanceerde instellingen.

Synchronisatie voorkeuren (geavanceerde instellingen)

1. Standaard synchronisatie (eenrichtingsverkeer)

• Events die in het systeem worden gemaakt, worden gesynchroniseerd naar de gekoppelde agenda (bijv. Google).
• Events die in de gekoppelde agenda (bijv. Google) worden gemaakt, worden gesynchroniseerd naar het systeem.
  1. Deze events worden gesynchroniseerd als geblokkeerde tijdslots.
  2. Er wordt geen contact aangemaakt voor gasten in de gekoppelde agenda (bijv. Google) events.
  3. Er worden geen automatiseringen of workflows geactiveerd.

2. Tweerichtingssynchronisatie

• Events die in het systeem worden gemaakt, worden gesynchroniseerd naar de gekoppelde agenda (bijv. Google).
• Events die in de gekoppelde agenda (bijv. Google) worden gemaakt, worden gesynchroniseerd naar het systeem.
  1. Deze events worden gesynchroniseerd als afspraken.
  2. Er wordt een contact aangemaakt voor de gasten die in de gekoppelde agenda (bijv. Google) events worden gevonden.
  3. Automatiseringen/workflows kunnen worden geactiveerd, net als bij elke andere afspraak die in het systeem wordt gemaakt.

Voorbeeld: John heeft een Google event aangemaakt van 13:00 tot 14:00 genaamd 'Afspraak bij dokter Mark' en heeft Dr. Mark als gast toegevoegd in zijn Google agenda.

Standaard synchronisatie (eenrichtingsverkeer): Er wordt alleen een geblokkeerde tijd van 13:00 tot 14:00 toegevoegd in het systeem, zodat niemand in die tijd kan boeken.

Tweerichtingssynchronisatie: Er wordt een afspraak aangemaakt in het systeem van 13:00 tot 14:00, zodat niemand in die tijd kan boeken. Er wordt een nieuw contact voor Dr. Mark aangemaakt in het systeem. Als er workflows zijn aangemaakt, worden deze geactiveerd voor Dr. Mark.

Conflict agenda's

Events uit externe agenda's die zijn toegevoegd als conflict agenda's worden gesynchroniseerd naar het systeem en blokkeren je beschikbaarheid voor de duur van het event. Zoals de naam al zegt, lezen we alle events uit de geselecteerde agenda en blokkeren we de tijden waarop je niet beschikbaar bent. De beschikbaarheid wordt alleen geblokkeerd als het event is gemarkeerd als 'BEZET' in de externe agenda. Voor events die zijn gemarkeerd als 'VRIJ' worden de events wel opgehaald in het systeem, maar blijft de beschikbaarheid open.

Dit zorgt voor nauwkeurige beschikbaarheid en voorkomt dubbele boekingen. Je kunt meerdere agenda's toevoegen om te controleren en dubbele boekingen te voorkomen. In de sectie Conflict agenda's maken we geen afspraken aan, maar blokkeren we alleen de tijd voor events die al zijn ingepland in je externe agenda.

Hoe deze agenda's werken

1. Boekingsverzoeken
   • Wanneer een klant een afspraak aanvraagt, controleert Voluit Suite zowel je Gekoppelde als Conflict agenda's. Overlappende events maken die tijdslots niet beschikbaar.
2. Tweerichtingssynchronisatie
   • Als je Afspraken terugschrijven inschakelt, schrijft Voluit Suite nieuwe boekingen naar je externe agenda.
   • Annuleringen of wijzigingen in Voluit Suite updaten ook je externe agenda.
3. Agendaweergave
   • In het Agenda tabblad worden externe events weergegeven als gearceerde blokken, Voluit Suite boekingen als gekleurde events, en geblokkeerde tijdslots als Niet beschikbaar.

Best practices en aandachtspunten

• Beperk terugschrijven: Schakel terugschrijven alleen in op je primaire werkagenda om dubbele invoer te voorkomen.
• Blokkeer persoonlijke events: Koppel persoonlijke agenda's als Conflict agenda's zodat familie- of persoonlijke afspraken automatisch boekingstijdslots blokkeren.
• Stem tijdzones af: Zorg ervoor dat de tijdzone van je externe agenda overeenkomt met je Voluit Suite profiel om verschillen te voorkomen.
• Periodieke herauthorisatie: Als je het wachtwoord of beveiligingsinstellingen van je externe account wijzigt, geef Voluit Suite dan opnieuw toestemming om verbroken integraties te voorkomen.

Veelvoorkomende problemen oplossen