Kalenders: Gekoppelde agenda's en conflict agenda's instellen

Voluit Suite laat je externe agenda’s (Google, Office 365, Outlook.com) synchroniseren zodat je beschikbaarheid klopt en je dubbele boekingen voorkomt.

Je gebruikt Connected Calendars (Gekoppelde agenda’s) om Voluit Suite toegang te geven tot je externe agenda.

Je gebruikt Linked Calendars (Gekoppelde agenda’s) om events te importeren, zodat Voluit Suite je echte bezette momenten meeneemt.

Je gebruikt Conflict Calendars (Conflict agenda’s) om Voluit Suite automatisch tijdsloten te laten blokkeren zodra je al een andere afspraak hebt.

Wanneer gebruik je Connected, Linked en Conflict Calendars?

• Connected Calendars (Gekoppelde agenda’s): hiermee geef je Voluit Suite toestemming om events te lezen (en optioneel te schrijven) in een externe agenda.
• Linked Calendars (Gekoppelde agenda’s): hiermee importeer je events en beschikbaarheid in Voluit Suite, zodat je bezette tijden kloppen.
• Conflict Calendars (Conflict agenda’s): hiermee markeer je specifieke gekoppelde agenda’s als blockers, waardoor overlappende boekingstijdsloten in Voluit Suite Niet beschikbaar worden.

Vereisten

• Gebruikersrol: Admin- of Manager-toegang in het account.
• Externe agenda: actieve inloggegevens voor Google Calendar, Office 365 of Outlook.com per gebruiker.

Linked Calendar instellen

Stap 1: Ga naar het tabblad Connections

Ga in de zijbalk van je Voluit Suite account naar Settings → Calendars (Instellingen → Agenda’s) en klik bovenin op het tabblad Connections (Koppelingen). Daar vind je Calendars (Agenda’s) en Connected Calendars (Gekoppelde agenda’s).

Stap 2: Voeg een agenda toe

1. Onder Connected Calendars (Gekoppelde agenda’s) klik je op + Add New (+ Nieuw toevoegen).
2. Kies je provider: Google, Outlook, iCloud or Calendly Calendar (Outlook, iCloud of Calendly-agenda).
3. Log in en geef Voluit Suite toestemming om events te read (lezen) en, als je afspraken wilt terugschrijven, ook om te write (schrijven).
4. Als dit gelukt is, zie je je e-mailadres staan met het icoon van de provider.

Melding: Verbroken koppelingen opnieuw verbinden

Als je een rode banner ziet zoals “Reconnect your integration” of de agenda-tegel heeft een rode rand, dan kan je OAuth-token verlopen zijn of zijn ingetrokken. Klik op Reconnect en autoriseer Voluit Suite opnieuw om de toegang te herstellen.

Als de agenda bij de provider is verwijderd, kan de banner ook een optie Fix This tonen. Klik Fix This om alle verwijderde agenda-instanties te bekijken en gebruik Remove Deleted Calendars om kapotte koppelingen op te schonen.

Automatische her-sync na opnieuw verbinden of wijzigingen:
Als je een eerder losgekoppelde agenda opnieuw verbindt, pusht Voluit Suite automatisch eventuele niet-gesynchroniseerde toekomstige afspraken naar je externe agenda. Als je een nieuwe agenda koppelt of binnen dezelfde integratie wisselt naar een andere geselecteerde agenda, synchroniseert Voluit Suite automatisch toekomstige afspraken naar de nieuw geselecteerde agenda.

Stap 3: Stel je Linked Calendar in

1. In Calendar Configuration (Agenda configuratie), onder Linked Calendar (Gekoppelde agenda), klik je op Add (Toevoegen).
2. Kies één van je Connected Calendars (Gekoppelde agenda’s) om events te importeren in Voluit Suite.
3. Klik op Save (Opslaan).

BELANGRIJK:

1. Writer’s access (schrijfrechten) is vereist om een agenda te kunnen selecteren als Linked Calendar (Gekoppelde agenda).

2. Een Linked Calendar (Gekoppelde agenda) wordt standaard ook toegevoegd aan de Conflict Calendar (Conflict agenda). Dit betekent:
- Events die je in de gekoppelde agenda maakt, worden opgehaald in Voluit Suite.
- Events die je in Voluit Suite maakt, worden doorgestuurd naar de gekoppelde agenda.

3. Je kunt je Sync Preferences (Synchronisatievoorkeuren) instellen via Advanced Settings (Geavanceerde instellingen).

Sync Preferences (Advanced Settings) (Synchronisatievoorkeuren (Geavanceerde instellingen))

1. Default Sync (One Way Sync) (Standaard synchronisatie (eenrichtingssync))

• Events die je in Voluit Suite maakt, worden gesynchroniseerd naar je Linked Calendar (Gekoppelde agenda), bijvoorbeeld Google.
• Events die je in je Linked Calendar (Gekoppelde agenda) maakt, bijvoorbeeld Google, worden gesynchroniseerd naar Voluit Suite.
  1. Deze events worden gesynchroniseerd als geblokkeerde tijd.
  2. Er wordt geen contact aangemaakt voor gasten in events uit de Linked Calendar (Gekoppelde agenda).
  3. Er worden geen automatiseringen of workflows gestart.

2. Two-Way Sync (Tweerichtingssynchronisatie)

• Events die je in Voluit Suite maakt, worden gesynchroniseerd naar je Linked Calendar (Gekoppelde agenda), bijvoorbeeld Google.
• Events die je in je Linked Calendar (Gekoppelde agenda) maakt, bijvoorbeeld Google, worden gesynchroniseerd naar Voluit Suite.
  1. Deze events worden gesynchroniseerd als afspraken.
  2. Er wordt een contact aangemaakt voor gasten die in de Linked Calendar (Gekoppelde agenda) events staan.
  3. Automatiseringen en workflows kunnen worden gestart, net als bij afspraken die je direct in Voluit Suite maakt.

Voorbeeld:

John heeft een Google-event aangemaakt van 13:00 tot 14:00 met de naam “Doctor's Appointment with Dr. Mark” en Dr. Mark als gast toegevoegd.

Default Sync (One-way Sync):
Er wordt alleen een geblokkeerde tijd van 13:00 tot 14:00 in Voluit Suite toegevoegd, zodat niemand in die tijd kan boeken.

Two-way Sync:
Er wordt een afspraak in Voluit Suite aangemaakt van 13:00 tot 14:00, zodat niemand in die tijd kan boeken. Er wordt een nieuw contact voor Dr. Mark in Voluit Suite aangemaakt. Als er workflows zijn ingesteld, kunnen die voor Dr. Mark worden gestart.

Conflict Calendars (Conflict agenda’s)

Events uit externe agenda’s die je toevoegt als Conflict Calendars (Conflict agenda’s) worden gesynchroniseerd naar Voluit Suite en blokkeren je beschikbaarheid voor de duur van het event.

We lezen alle events uit de geselecteerde agenda’s en blokkeren de momenten waarop iemand niet beschikbaar is.

De beschikbaarheid wordt alleen geblokkeerd als het event in de externe agenda als BUSY (Bezet) staat.

Voor events die als FREE (Vrij) staan, worden de events wel opgehaald in Voluit Suite, maar blijft de beschikbaarheid open.

Dit zorgt voor betrouwbare beschikbaarheid en helpt dubbele boekingen te voorkomen. Je kunt meerdere agenda’s toevoegen die worden gecontroleerd om dubbele boekingen te vermijden.

In het onderdeel Conflict Calendars (Conflict agenda’s) maken we geen afspraken aan. We blokkeren alleen tijd op basis van events die al in je externe agenda staan.

Hoe werken deze agenda’s samen?

1. Boekingsaanvragen
   • Als iemand een afspraak wil boeken, controleert Voluit Suite zowel je Linked als Conflict agenda’s. Overlappende events maken die tijdsloten Niet beschikbaar.
2. Tweerichtingssynchronisatie
   • Als je Write Back Appointments (Afspraken terugschrijven) inschakelt, schrijft Voluit Suite nieuwe boekingen terug naar je externe agenda.
   • Annuleringen en verplaatsingen in Voluit Suite worden ook bijgewerkt in je externe agenda.
   • Betrouwbaarheid na wijzigingen: als je integratie opnieuw wordt verbonden, wordt bijgewerkt, of je wisselt naar een andere agenda, synchroniseert Voluit Suite automatisch toekomstige afspraken zodat je externe agenda actueel blijft.
3. Agenda-overzicht
   • In het tabblad Calendar (Agenda) zie je externe events als schaduwblokken, boekingen uit Voluit Suite als gekleurde events, en geblokkeerde tijd als Niet beschikbaar.

Best practices en aandachtspunten

• Beperk write-back (terugschrijven): schakel write-back alleen in op je primaire werkagenda om dubbele items te voorkomen.
• Blokkeer privé-afspraken: voeg persoonlijke agenda’s toe als Conflict Calendars (Conflict agenda’s) zodat privéverplichtingen automatisch je boekbaarheid blokkeren.
• Controleer tijdzones: zorg dat de tijdzone van je externe agenda overeenkomt met je Voluit Suite profiel om tijdsverschillen te voorkomen.
• Periodiek opnieuw autoriseren: als je je wachtwoord of beveiligingsinstellingen van je externe account wijzigt, autoriseer Voluit Suite opnieuw om kapotte koppelingen te voorkomen.

Veelvoorkomende problemen oplossen