Conversatie AI: Geavanceerde instellingen

Deze handleiding legt uit welke geavanceerde instellingen er zijn binnen Conversation AI in Voluit Suite en hoe je ze instelt. Je gebruikt deze instellingen om het gedrag van je bot te sturen, zoals responstiming, gesprek-limieten, slaap- en heractivatie-instellingen, en de stijl van antwoorden.

Wat zijn geavanceerde instellingen in Conversation AI?

Met de geavanceerde instellingen stel je nauwkeurig in hoe je Conversation AI-bot zich gedraagt tijdens gesprekken met contacten. Je krijgt extra knoppen om te bepalen hoe de bot reageert, zodat gesprekken beter aansluiten op wat je nodig hebt.

Met geavanceerde instellingen kun je:

Bepalen hoe lang de bot wacht voordat er een antwoord wordt verstuurd.
Een limiet instellen voor het aantal berichten dat de bot in één gesprek mag versturen.
De bot laten reageren op afbeeldingen en spraakberichten in Autopilot-modus.
Botreacties automatisch pauzeren wanneer jij of een workflow een bericht verstuurt.
Instellen wanneer de bot weer actief wordt nadat die in slaapstand is gezet.
De hoeveelheid detail in antwoorden aanpassen via instellingen voor antwoordstijl.

Als je deze opties goed instelt, helpt dat om gesprekken beheersbaar te houden, overdracht naar een menselijk teamlid soepel te laten verlopen, en te voorkomen dat de bot ongewenst blijft doorpraten. We hebben deze instellingen gemaakt zodat je de bot kunt laten aansluiten op jouw processen voor sales, support, leadkwalificatie en klantcontact.

Belangrijkste voordelen van geavanceerde instellingen

Betere responstiming: Je bepaalt hoe lang de bot wacht, zodat meerdere berichten samen kunnen worden verwerkt en het antwoord meer context heeft.
Meer controle over gesprekken: Je stelt limieten in om te voorkomen dat er te veel automatische berichten worden verstuurd.
Betere klantervaring: Je kunt ondersteuning voor afbeeldingen en spraakberichten aanzetten in Autopilot-modus.
Soepelere overdracht naar mensen: De bot kan automatisch pauzeren zodra teamleden of workflows berichten versturen.
Aanpasbare communicatiestijl: Je kiest hoeveel detail de bot gebruikt, passend bij je doelgroep.
Flexibele heractivatie: Je bepaalt of de bot automatisch weer aan gaat na een bepaalde tijd, of pas weer reageert na handmatige activatie.

Zo open je Geavanceerde instellingen

Je kunt geavanceerde instellingen instellen tijdens het maken van een nieuwe Conversation AI-bot, of achteraf aanpassen bij een bestaande bot. Zo kun je het gedrag van je bot aanpassen op elk moment.

Tijdens het maken van een nieuwe bot

Let op: Voor een uitgebreide uitleg over het opzetten van Conversation AI: zie link onderaan.

Ga naar AI Agents → Conversation AI.
Klik op + Create Bot.
Kies je voorkeursmethode:
- Guided Form Setup
- Prompt Based Bot
- Flow Based Builder
Rond de eerste configuratiestappen af.
Scroll naar Bot Settings en zoek Advanced Settings (Geavanceerde instellingen).

Tijdens het bewerken van een bestaande bot

Ga naar AI Agents → Conversation AI.
Zoek de bot in de Agent List.
Klik op het menu met drie puntjes en kies Edit.
Of klik direct op de naam van de bot.
Scroll naar Bot Settings en zoek Advanced Settings (Geavanceerde instellingen).

Instellingen voor Autopilot-modus

De instellingen voor Autopilot-modus bepalen hoe je bot automatisch met contacten communiceert. Hiermee stuur je de balans tussen snelheid, kwaliteit van gesprekken en beheersbaarheid.

1. Wachttijd voordat de bot reageert

Met Wachttijd voordat de bot reageert stel je in hoe lang de bot wacht voordat er een antwoord wordt verstuurd. Door die vertraging kan de bot meerdere binnenkomende berichten verzamelen en daarna één natuurlijker, completer antwoord geven.

Je kunt de vertraging instellen in:

Minuten
Seconden

Voorbeeld: Als een contact drie berichten kort achter elkaar stuurt, kan de bot even wachten, alles samen verwerken en één volledig antwoord sturen in plaats van meerdere losse reacties.

2. Maximaal aantal berichten dat een bot kan versturen in een gesprek

Met deze instelling beperk je het totale aantal automatische berichten dat de bot in één gesprek mag versturen. Zodra de limiet is bereikt, gaat de bot voor dat contact automatisch in slaapstand.

Instelbereik:

Minimum: 1 bericht
Maximum: 100 berichten

Wanneer de limiet is bereikt:

De bot stopt met reageren op dat contact.
Het gesprek moet opnieuw geactiveerd worden voordat automatische reacties weer doorgaan.

Om de bot opnieuw te activeren:

Markeer het gesprek als Read.
Of gebruik een andere ingestelde heractivatiemethode.

3. Laat de bot reageren op afbeeldingen en spraakberichten

Met deze instelling kan de bot afbeeldingen en spraakberichten van contacten verwerken en erop reageren.

Ondersteunde input:

Afbeeldingen
Spraakberichten

Belangrijk: Deze functie werkt alleen wanneer de bot in Autopilot-modus draait.
Als de bot is ingesteld op Suggestive Mode, dan zorgt het aanzetten van deze optie niet voor verwerking van afbeeldingen of spraakberichten.

De reactietijd voor analyse van afbeeldingen en spraakberichten kan iets langer zijn dan bij gewone tekst.

4. Bot-slaapstand en heractivatie

Met bot-slaapstand en heractivatie-instellingen beheer je de overgang tussen AI-gestuurde en mens-gestuurde gesprekken. Dit is vooral handig wanneer gebruikers het gesprek moeten overnemen.

Zet de bot in slaapstand wanneer ik een handmatig bericht of workflowbericht verstuur

Deze instelling pauzeert botreacties zodra je geselecteerde typen uitgaande berichten verstuurt.

Beschikbare opties:

Handmatige berichten
Workflowberichten

Wanneer dit aan staat:

De bot stopt automatisch met reageren op het contact nadat het gekozen berichttype is verstuurd.
Gebruikers kunnen het gesprek voortzetten zonder dat de bot tussendoor reageert.

Veelvoorkomende toepassingen:

Salesmedewerkers nemen een gesprek over
Escalaties binnen support
Persoonlijke outreach-campagnes

Activeer de bot opnieuw na

Met deze instelling bepaal je wanneer de bot automatisch weer mag reageren nadat die in slaapstand is gezet.

Je kunt instellen:

Uren
Minuten
Seconden

Wanneer dit aan staat:

De bot wordt automatisch weer actief na de ingestelde tijd.

Wanneer dit uit staat:

De bot blijft onbeperkt inactief.
Een gebruiker moet de bot handmatig opnieuw activeren voordat automatische reacties weer doorgaan.

Antwoordinstellingen

Met antwoordinstellingen bepaal je hoeveel detail de AI-bot gebruikt in reacties. Zo kun je gesprekken laten aansluiten op de verwachtingen van je doelgroep en jullie communicatiestijl.

Als je instellingen voor antwoordstijl aanzet, kun je kiezen hoeveel detail de bot gebruikt bij het genereren van antwoorden.

Beschikbare stijlen:

Beknopt
Gebalanceerd
Gedetailleerd

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er wanneer de maximale berichtlimiet is bereikt?

Antwoord: De bot gaat automatisch in slaapstand voor dat contact en stopt met antwoorden totdat de bot opnieuw is geactiveerd.

V: Kan de bot reageren op afbeeldingen en spraakberichten in Suggestive Mode?

Antwoord: Nee. Verwerking van afbeeldingen en spraakberichten wordt op dit moment alleen ondersteund in Autopilot-modus.

V: Heeft het aanzetten van antwoordstijl invloed op de training van de bot?

Antwoord: Nee. Antwoordstijl bepaalt hoe de bot reageert. Training bepaalt welke informatie de bot gebruikt.

V: Kan ik automatische heractivatie uitzetten?

Antwoord: Ja. Als automatische heractivatie uit staat, blijft de bot inactief totdat een gebruiker de bot handmatig opnieuw activeert.

V: Welke antwoordstijl is het beste voor de meeste bedrijven?

Antwoord: Gebalanceerd wordt meestal aangeraden, omdat dit een goede mix geeft tussen detail en efficiëntie.

V: Waarom zou ik de wachttijd vóór reageren verhogen?

Antwoord: Een langere wachttijd geeft de bot ruimte om meerdere berichten te verzamelen en meer context mee te nemen in één antwoord.

V: Zetten workflowberichten de bot altijd in slaapstand?

Antwoord: Alleen als de optie voor workflowberichten is ingeschakeld binnen de bot-slaapstandinstellingen.

V: Kan ik geavanceerde instellingen aanpassen nadat de bot live staat?

Antwoord: Ja. Je kunt geavanceerde instellingen op elk moment aanpassen door de botconfiguratie te bewerken.