Trigger: Gebruiker Gereageerd

De User Replied trigger gaat af wanneer een gebruiker (lid van je team) een bericht naar een contact stuurt. Gebruik het om te meten hoe snel je team reageert, automatismen stop te zetten zodra iemand in de conversatie komt, uitgaande activiteit te loggen en gesprekken te routeren op basis van wie reageerde en waar. Dit artikel laat zien hoe je de User Replied trigger in Workflows instelt en gebruikt.

INHOUDSOPGAVE

• Wat is de User Replied Trigger?
• Belangrijke Voordelen van het Gebruik van de User Replied Trigger
• Hoe de User Replied Trigger te Gebruiken in Workflows
• Trigger Filters
• Reageerde Door: De Groepse Gebruiker Selector
• Kanaalgedrag
• Aangepaste Waarden
• Use Cases
• Instellen van SLA Tracking en Escalatie
• Veelgestelde Vragen

Wat is de User Replied Trigger?

De User Replied trigger start een workflow wanneer iemand uit je team een bericht naar een contact stuurt vanuit de conversatieweergave. Het is opgebouwd rond antwoord- en responsactiviteiten, en het gaat af op twee soorten berichten die een gebruiker verstuurt:

• Een nieuw uitgaand bericht. Een gebruiker stuurt het eerste bericht naar een contact, bijvoorbeeld wanneer een contact binnenkomt via een formulier en een vertegenwoordiger contact opneemt.

• Een antwoord in een bestaande thread. Een contact heeft een bericht gestuurd, en een gebruiker antwoordt binnen die conversatie.

Belangrijk: Deze trigger gaat alleen af bij berichten die een gebruiker vanuit de conversatieweergave verstuurt, en alleen wanneer dat bericht is afgeleverd, niet op het moment dat het is verzonden. Berichten verzonden door workflow-acties (Verzend SMS, Verzend E-mail, enzovoort) of door Conversatie AI activeren het niet. Voor automatisering op basis van Conversatie AI, gebruik de aparte Conversatie AI Trigger, die afgaat op een voorwaarde die je definieert in plaats van op een specifiek bericht.

Belangrijke Voordelen van het Gebruik van de User Replied Trigger

• Volg responstijden: Leg het moment vast waarop een vertegenwoordiger op een contact reageert, zodat je kunt meten hoe snel je team antwoordt.

• Stop automatismen wanneer iemand overneemt: Eindig een drip of nurture-sequentie zodra een teamlid persoonlijk reageert, zodat een contact nooit een geautomatiseerd bericht en een menselijk bericht tegelijkertijd ontvangt.

• Bouw “wacht en controleer” flows: Koppel de trigger met de User Replied wachtvoorwaarde om het klassieke patroon te dekken waarbij een contact een bericht stuurt, je een paar minuten wacht, en als niemand heeft gereageerd, waarschuw je de eigenaar.

• Routeer op basis van wie reageerde en waar: Vertak een workflow op basis van de verzendende gebruiker, de toegewezen gebruiker van het contact, of het kanaal waarop het bericht is verzonden.

• Actie ondernemen op wat is gezegd: Reageer wanneer het bericht van een vertegenwoordiger een zin bevat zoals “vergoeding goedgekeurd” door de kans te verplaatsen, een bevestiging te sturen, of een tag toe te passen.

• Log activiteit: Leg elke uitgaande reactie vast, of houd velden zoals “Laatst gecontacteerd door” en “Laatst contactdatum” up-to-date.

Hoe de User Replied Trigger te Gebruiken in Workflows

1. Log in op je account.

2. Ga naar Automatiseringen > Workflows.

3. Maak een nieuwe workflow of bewerk een bestaande.

4. Klik op + Nieuwe Trigger Toevoegen, selecteer vervolgens User Replied uit de lijst (onder Evenementen).

   

5. Voer een duidelijke Trigger Naam in, zodat je het later gemakkelijk kunt vinden, bijvoorbeeld “Rep Replied (SLA Timer)”.

6. Klik op + Filters Toevoegen om te beperken wanneer de workflow moet draaien. Als je geen filters toevoegt, gaat de trigger af bij elke gebruikersreactie, naar elk contact, op elk kanaal.

7. Klik op Sla Trigger Op.

8. Voeg je workflow-acties toe, zoals Tag Toevoegen, E-mail/SMS Verzenden, Toewijzen aan Gebruiker, Stuur Interne Notificatie, of Kans Bijwerken, enzovoort, en Publiceer de workflow.

   

Trigger Filters

Filters stellen je in staat om te regelen welke gebruikersreacties de workflow moeten starten. Je kunt er verschillende combineren om zo specifiek te krijgen als je nodig hebt.

Replied By: The Grouped User Picker

De Replied By filter is een enkele, doorzoekbare, meerkeuze dropdown met twee soorten opties:

• Gebruiker toegewezen aan het Contact. Deze dynamische optie staat altijd bovenaan. Gebruik het wanneer je wilt dat de trigger alleen afgaat als de toegewezen gebruiker van het contact reageert.

• Gebruikers. Elke beschikbare gebruiker, op naam vermeld.

Opmerking: Als je geen Replied By filter toevoegt, gaat de trigger af wanneer elke gebruiker reageert.

Kanaalgedrag

De trigger werkt over alle hoofd gesprekskanalen. Omdat elk kanaal zijn gesprekken een beetje anders verwerkt, kan wat telt als een gloednieuw uitgaand bericht versus een antwoord verschillen. De onderstaande tabel laat zien hoe dat werkt op elk kanaal.

E-mail is het enige kanaal waar een gebruiker verschillende aparte threads kan bijhouden met hetzelfde contact. Op kanalen met een enkele thread zoals SMS, Messenger en Instagram DM, voegt elk bericht simpelweg toe aan één doorlopende conversatie.

Aangepaste Waarden

De trigger maakt de volgende waarden beschikbaar binnen je workflow-acties en If/Else-voorwaarden. Gebruik ze om notificaties te personaliseren, activiteit te loggen en gesprekken te routeren.

Use Cases

Sleutelwoord-gebaseerde Routering

• Trigger: User Replied

• Filter: Bevat Zin ingesteld op “vergoeding goedgekeurd”.

• Acties: Verplaats de kans naar een nieuwe pipeline-fase en stuur een bevestiging.

Log Uitgaande Activiteit

• Trigger: User Replied

• Acties: Werk “Laatst gecontacteerd door” bij met

  {{user_replied.senderName}}

  en “Laatst contactdatum” met

  {{user_replied.timeStamp}}

  , of log de reactie ergens buiten het platform.

Instellen van SLA Tracking en Escalatie

Responstijd SLA's zijn de meest voorkomende reden om naar dit evenement te grijpen. Als je wilt zorgen dat een vertegenwoordiger binnen een doel tijd antwoordt en escalateert wanneer ze dat niet doen, bouw je dat met het User Replied evenement als een Wacht voorwaarde en een Doel, in plaats van met de trigger op zichzelf.

Het patroon ziet er als volgt uit:

1. Start de workflow met het evenement dat de klok start, zoals Customer Replied, zodat het loopt wanneer een contact een bericht stuurt.

2. Voeg een Wacht stap toe ingesteld op de User Replied voorwaarde, met een timeout zoals vijf minuten.

3. Op de timeout tak, waar geen gebruiker op tijd reageerde, voeg je je escalatie-acties toe, zoals de eigenaar of manager waarschuwen, een taak creëren, of een interne melding versturen.

4. Om een herinnering of nurture-sequentie te stoppen zodra een vertegenwoordiger reageert, voeg je een User Replied doel toe zodat het contact uit de resterende stappen springt.

Veelgestelde Vragen

V: Gaan berichten die door een workflow zijn verzonden deze trigger activeren?

Nee. Geautomatiseerde berichten van workflow-acties zoals Verzenden SMS of Verzenden E-mail activeren het niet. Alleen een bericht dat een gebruiker vanuit de conversatieweergave verzendt, telt.

V: Gaat het af bij koude of massale uitgaand outreach?

Niet betrouwbaar. De trigger is opgebouwd rond antwoorden en reacties, niet koude eerste contactmomenten.

V: Kan ik het alleen laten afgaan wanneer de toegewezen gebruiker van het contact reageert?

Ja. Voeg een Verzonden Door filter toe en kies “Gebruiker toegewezen aan het Contact”.

V: Wat gebeurt er als een gebruiker snel meerdere berichten verzendt?

Elk bericht activeert de trigger op zichzelf, tenzij herinschrijving op de workflow is beperkt.

V: Wat als een contact is ingeschreven in meer dan één workflow?

De trigger activeert onafhankelijk in elke workflow.