Cadeaubonnen: Inwisselen voor offline /off-session betalingen

Je kunt de cadeaukaart (Gift Card) van een klant direct in Voluit Suite inwisselen wanneer je zelf een betaling int. Je klant hoeft daarvoor niet zelf af te rekenen. Dit kan bij het registreren van betalingen voor bestellingen en facturen, via Nu afrekenen en bij het aanmaken van ondersteunde abonnementen. Het beschikbare saldo wordt verrekend met het openstaande bedrag. Een eventueel restant reken je af met een andere ondersteunde betaalmethode.

In dit artikel lees je waar je cadeaukaarten kunt inwisselen, hoe het saldo wordt verrekend, welke beperkingen er gelden voor abonnementen en hoe je een betaling afrondt.

Wat houdt het inwisselen van cadeaukaarten bij zelf geïnde betalingen in?

Jij of je team kan de cadeaukaart van een klant toepassen wanneer je namens die klant een betaling verwerkt. De klant hoeft dus niet zelf een afrekenpagina te doorlopen.

Tijdens het afrekenen voer je de code van de cadeaukaart in. Voluit Suite controleert het beschikbare saldo en verrekent dit met het te betalen bedrag. De cadeaukaart moet actief zijn, mag niet verlopen zijn en moet nog saldo hebben. Je kunt zowel eerder verkochte cadeaukaarten gebruiken als cadeaukaarten die je rechtstreeks naar een klant hebt verstuurd.

Voordelen van cadeaukaarten inwisselen bij zelf geïnde betalingen

Flexibeler betalingen innen: wissel de cadeaukaart direct in terwijl je een betaling verwerkt. Je klant hoeft niet apart af te rekenen.
Automatische verrekening: het beschikbare saldo wordt eerst toegepast op het openstaande bedrag.
Gecombineerd betalen: dekt de cadeaukaart niet het volledige bedrag? Dan gebruik je voor het restant een andere ondersteunde betaalmethode.
Duidelijke controle: je krijgt een melding als de code ongeldig is, de cadeaukaart verlopen is of er geen saldo meer op staat.
Inzicht in betalingen: je ziet apart welk bedrag met de cadeaukaart is betaald en welk bedrag via een andere betaalmethode.
Automatisch bijgewerkt saldo: na een geslaagde betaling wordt het resterende saldo bijgewerkt bij de bijbehorende bestelling van de cadeaukaart.

Waar kun je cadeaukaarten inwisselen?

Je kunt cadeaukaarten inwisselen op meerdere plekken waar je namens een klant een betaling verwerkt:

Betalingen (Payments) → Bestellingen (Orders) → Open een bestelling → Betaling registreren (Record Payment) → Kaart belasten (Charge a Card)
Betalingen → Facturen (Invoices) → Open een factuur → Betaling registreren → Kaart belasten
Contacten (Contacts) → Open een contact → Nu afrekenen (Charge Now)
Contacten → Open een contact → Abonnement aanmaken (Create Subscription)
Betalingen → Abonnementen (Subscriptions) → Abonnement aanmaken
Kalenders (Calendars) → Afspraken (Appointments) → Open een afspraak → Betalingen → Betaling innen (Collect Payment) → Kaart belasten. Dit werkt voor afspraken voor vergaderingen (Meetings), Diensten (Services) of verhuur (Rentals).

In deze betaalvensters vind je het veld voor de cadeaukaart. Voer de code van je klant in en pas het beschikbare saldo toe voordat je de betaling afrondt.

Hoe wordt het saldo verrekend?

Tijdens het afrekenen zie je welk deel van de betaling de cadeaukaart dekt. Zo kun je de klant vooraf uitleggen welk bedrag eventueel nog via een andere betaalmethode wordt afgeschreven.

Voer de code in en klik op Toepassen (Apply). Voluit Suite controleert de cadeaukaart en berekent hoeveel saldo je voor deze betaling kunt gebruiken.

De cadeaukaart dekt het volledige bedrag: de betaling wordt volledig met de cadeaukaart voldaan. Voor deze betaling wordt geen andere betaalmethode belast.
De cadeaukaart dekt een deel van het bedrag: het beschikbare saldo wordt eerst verrekend. Het resterende bedrag betaal je met een andere ondersteunde betaalmethode.
De cadeaukaart kan niet worden gebruikt: je krijgt een melding, bijvoorbeeld omdat de code ongeldig is, de cadeaukaart verlopen is of het saldo nul is.

Voor het resterende bedrag kun je een opgeslagen betaalkaart gebruiken of een nieuwe betaalkaart toevoegen.

Voorbeeld

Te betalen bedrag: € 200
Beschikbaar saldo op de cadeaukaart: € 150
Verrekend met de cadeaukaart: € 150
Nog te innen bedrag: € 50
Resterend saldo op de cadeaukaart: € 0

Cadeaukaarten en abonnementen

Met een cadeaukaart kun je het bedrag verlagen dat je int wanneer je een abonnement aanmaakt. De cadeaukaart vervangt niet de betaalmethode voor toekomstige abonnementsbetalingen.

Je kunt een cadeaukaart toepassen op de eerste betaling die je int bij het aanmaken van een ondersteund abonnement.

Houd rekening met het volgende:

Je kunt cadeaukaarten momenteel niet inwisselen voor abonnementen met een toekomstige startdatum of ingeplande abonnementen.
Toekomstige terugkerende betalingen worden niet van het saldo van de cadeaukaart afgeschreven.
Voor toekomstige betalingen wordt de betaalmethode gebruikt die aan het abonnement is gekoppeld.
Daarom kan een betaalmethode verplicht blijven, ook als de cadeaukaart het volledige eerste bedrag dekt.

Heb je een andere betaalkaart nodig? Je kunt de opgeslagen betaalkaarten van je klant beheren vanuit het contact.

Huidige beperkingen

Niet elke betaalomgeving ondersteunt het inwisselen van cadeaukaarten op dezelfde manier. Het maakt verschil of jij de betaling int of de klant zelf afrekent.

Je kunt cadeaukaarten momenteel niet inwisselen wanneer je zelf betalingen int via POS.
Klanten kunnen cadeaukaarten ook zelf gebruiken bij ondersteunde afrekenpagina's van Kalenders.

Zo wissel je een cadeaukaart in

Controleer vooraf of de cadeaukaart geldig is en kies een ondersteunde betaalroute. Zorg ook dat je een eventueel resterend bedrag kunt innen.

Stap 1: controleer of de cadeaukaart geschikt is

Er moet minimaal één cadeaukaartproduct zijn aangemaakt.
De cadeaukaart moet verkocht of naar een klant verstuurd zijn.
De cadeaukaart moet actief zijn.
De cadeaukaart mag niet verlopen zijn.
Er moet nog saldo beschikbaar zijn.

Stap 2: open een ondersteunde betaalroute

Kies de route die past bij de betaling die je wilt innen:

Betalingen → Bestellingen → Open een bestelling → Betaling registreren → Kaart belasten
Betalingen → Facturen → Open een factuur → Betaling registreren → Kaart belasten
Contacten → Open een contact → Nu afrekenen
Contacten → Open een contact → Abonnement aanmaken
Betalingen → Abonnementen → Abonnement aanmaken
Kalenders → Afspraken → Open een afspraak → Betalingen → Betaling innen → Kaart belasten

Stap 3: voer de code van de cadeaukaart in

Zoek het veld Gift Card, voer de code van je klant in en klik op Toepassen. Voluit Suite controleert de cadeaukaart en toont het beschikbare saldo.

Stap 4: controleer het verrekende bedrag

Controleer welk bedrag met de cadeaukaart wordt betaald voordat je verdergaat.

Dekt de cadeaukaart het volledige bedrag? Dan wordt voor deze betaling geen andere betaalmethode belast.
Dekt de cadeaukaart niet het volledige bedrag? Dan wordt eerst het beschikbare saldo verrekend.

Stap 5: kies of voeg een betaalmethode toe voor het restant

Staat er na het verrekenen nog een bedrag open? Gebruik dan een opgeslagen betaalkaart of voeg een nieuwe betaalkaart toe om het restant te innen.

Stap 6: rond de betaling af

Controleer het definitieve betalingsoverzicht en bevestig de betaling.

Stap 7: controleer de afgeronde betaling en het saldo

Na een geslaagde betaling:

Open Transactiegegevens (Transaction Details) om te controleren welk bedrag met de cadeaukaart is betaald.
Open de bijbehorende bestelling van de cadeaukaart (Gift Card Order) om het bijgewerkte resterende saldo te controleren.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik meerdere cadeaukaarten gebruiken voor dezelfde betaling?

Antwoord: Nee, je kunt per betaling één cadeaukaart gebruiken.

V: Kan ik een cadeaukaart uit de testmodus gebruiken voor een betaling in de livemodus?

Antwoord: Nee. Cadeaukaarten die in de testmodus (Test Mode) zijn gekocht, kun je alleen in de testmodus inwisselen. Cadeaukaarten die in de livemodus (Live Mode) zijn gekocht, kun je alleen in de livemodus inwisselen.

V: Kan ik een cadeaukaart inwisselen die ik rechtstreeks naar een klant heb gestuurd zonder daar een betaling voor te ontvangen?

Antwoord: Ja, zolang de cadeaukaart actief is, niet verlopen is en nog saldo heeft.

V: Wat als de klant geen opgeslagen betaalkaart heeft en de cadeaukaart niet het volledige bedrag dekt?

Antwoord: Je kunt een nieuwe betaalkaart toevoegen om het resterende bedrag te innen.

V: Is er een aparte gebruikersmachtiging voor het inwisselen van cadeaukaarten?

Antwoord: Nee, er is momenteel geen aparte machtiging voor het inwisselen van cadeaukaarten. Je hebt wel de juiste toegang nodig tot het betaalonderdeel waarin je de cadeaukaart inwisselt.