Documenten & Contracten: Automatisch facturen genereren na ondertekening

Hoe een Document laten ondertekenen en direct betaling ontvangen?

Maak het makkelijk voor klanten om een document te ondertekenen en in één keer te betalen.

1. Voeg een productlijst toe -> Schakel Directe Betalingen in -> Stuur het document -> Gebruiker ondertekent en wordt direct naar de factuur doorgestuurd

Verstuur vanuit een Nieuw Document

Ga naar Betalingen › Documenten & Contracten › Nieuw Document.
Voeg de Primaire ondertekenaar toe.
Voeg Productlijst toe. Itemtypes bepalen of de lijst Eenmalig of Terugkerend is; tags verschijnen automatisch.
Je kunt ook Afbeelding in lijst tonen gebruiken om de productafbeelding weer te geven of te verbergen. Bij het toevoegen van een nieuw product vanuit de documenteditor, kun je de afbeelding uploaden voordat je het product aan de lijst toevoegt.
1. Als er een Eenmalig product is toegevoegd - wordt het factuurtype ingesteld op Eenmalig.
  
  - Je kunt een product selecteren en dit veranderen in een optioneel item en de hoeveelheden aanpasbaar maken indien nodig vanuit de eigenschappensectie aan de rechterkant.
  
  - Van de Betalingen-sectie aan de linkerkant - kun je de configuraties instellen zoals je dat nodig hebt.
2. Als er een of meer terugkerende producten zijn toegevoegd in de productlijst -> verandert het factuurtype in Terugkerend. Één document kan maar één terugkerende frequentie hebben die kan worden gekozen uit de Instellingen voor factuurfrequentie aan de linkerkant.
Kies de configuraties die je nodig hebt (zie snelle aanwijzingen; volledige details in Configuraties hieronder):
- Directe Betaling — AAN: Leid de primaire ondertekenaar om te betalen na ondertekening als er een factuur bestaat bij ondertekening.
- Verstuur Factuur — AAN: Stuur de factuur per e-mail wanneer deze is gegenereerd (bij ondertekening of volgens het schema).
- Auto-Betaling — AAN: Laad toekomstige terugkerende facturen automatisch.
- Test versus live betalingen worden beheerd door je betalingsinstellingen (niet een Documenten & Contracten sjablooninstelling).
Verstuur het document.
Wat gebeurt er bij ondertekening
- Eenmalig: Primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd naar factuur om direct te betalen.
- Terugkerend (start = bij ondertekening): Primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd om de eerste factuur direct te betalen.
- Terugkerend (start = later): Geen doorverwijzing bij ondertekening; de eerste factuur wordt op het schema gemaakt/verstuurd.
- Alleen de primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd. Anderen ondertekenen gewoon. Een factuur e-mail wordt ook verzonden wanneer ingeschakeld.

Configuraties

Directe Betaling

AAN: Als er een factuur bestaat bij ondertekening, wordt de primaire ondertekenaar direct na ondertekening doorgestuurd naar de factuurpagina; de factuur e-mail wordt ook verzonden.
UIT: Geen doorverwijzing; betaler gebruikt de verzonden factuur (of je stuurt het later vanuit concepten).

Verstuur Factuur

AAN: Verstuurt automatisch de factuur per e-mail wanneer deze is gegenereerd (bij ondertekening of volgens schema).
UIT: Houdt de factuur als concept zodat je deze handmatig kunt bekijken en verzenden.

Auto-Betaling

AAN: Slaat kaart op (ondersteunde gateways) en laad automatisch opvolgende facturen in het terugkerende schema of die met betalingsschema's.
UIT: Betaler betaalt elke uitgegeven factuur handmatig.

Auto-Betaling heeft invloed op terugkerende schema's. Eenmalig wordt betaald tijdens de directe checkout.

Live Modus (waar/onwaar)

Documenten & Contracten sjablonen bevatten geen Live Modus toggle. Als je wilt testen, gebruik dan een betaalervaring die Test/Live-modus ondersteunt (bijvoorbeeld facturen of betalingslinks) of de testconfiguratie van je gateway.

Hoe 2 in 1 Documenten te Automatiseren: Opslaan als een Sjabloon & Automatiseren met Verzend Documenten & Contracten Actie

Ga naar Betalingen › Documenten & Contracten › Sjablonen › Nieuwe Sjabloon.
Voeg Handtekening velden in en Voeg Productlijst toe (types + tags automatisch).
Voor terugkerend, kies wanneer het schema begint: bij ondertekening of op een toekomstige datum/dag.
Configureer Directe Betaling, Verstuur Factuur, en Auto-Betaling zoals nodig.
Bewaar het sjabloon.
Open Workflows → voeg Actie: Verstuur Documenten & Contracten toe → selecteer je sjabloon. Zodra de workflow wordt geactiveerd, ontvangt de ondertekenaar het document. Zodra de primaire gebruiker het document ondertekent -> worden ze doorgestuurd naar de factuur als directe betalingen zijn ingeschakeld.
Wat gebeurt er bij ondertekening (dezelfde regels):
- Eenmalig of Terugkerend (start = bij ondertekening) → leid primaire ondertekenaar om te betalen.
- Terugkerend (start = later) → geen doorverwijzing; de eerste factuur arriveert volgens schema.

Volgen

Betalingen › Documenten & Contracten: Document + ondertekening + betalingsstatus op één plek.
Betalingen › Facturen: Elk factuurrecord en betalingsstatus (inclusief voortgang van terugkerende schema's en resultaten van auto-betaling).

Tips & Uitzonderingen

Wekelijks voorbeeld: Als het schema elke donderdag is en de ondertekening op donderdag is voltooid, wordt de eerste factuur onmiddellijk gegenereerd → doorverwijzing geldt. Anders wordt de eerste factuur op de volgende donderdag verzonden.
Meerdere ontvangers: Alleen de primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd om te betalen.
Opstartkosten: Worden weergegeven als een eenmalige regel op de eerste factuur; alleen de terugkerende regel gaat door.
Mixen van items: Eenmalige items worden gefactureerd op de eerste factuur; terugkerende items volgen het schema.

Veelgestelde Vragen

Waarom kreeg mijn klant geen doorverwijzing na ondertekening?

Ofwel is Directe Betaling UIT, of er was geen factuur bij ondertekening (bijv., terugkerend begint later). Schakel Directe Betaling in en stel voor terugkerend in op start = bij ondertekening.
Waar kan ik de voortgang volgen?

In Documenten & Contracten (status op documentniveau) en Facturen (factuur/betalingsstatus, schema's, resultaten van auto-betaling).
Kan ik eenmalige en terugkerende items mixen?

Ja. De tags van de productlijst tonen types. Eenmalige facturaties eerst; terugkerende gaat verder volgens het schema.
Ik had een betalingsschema in mijn document, maar de factuur werd niet gegenereerd

Dit gebeurt meestal wanneer een van de data van het betalingsschema voorbij de vervaldatum van de factuur gaat. Dit gebeurt vaak als de eerste betaling is ingesteld met een aangepaste datum. Om dit te voorkomen, stel je de eerste betaling in op 'Bij primaire handtekening' zodat het schema correct uitgelijnd is en de factuur kan worden gegenereerd.
Kan ik facturen versturen in 'testmodus' vanuit een Documenten & Contracten sjabloon?

Documenten & Contracten sjablonen bevatten geen 'Live Modus' toggle. Om testbetalingen uit te voeren, gebruik een betalingsstroom die Test/Live-modus ondersteunt (zoals Betalingslinks of factuurverzendopties) of de testconfiguratie van je gateway.