Documenten & Contracten: Automatisch facturen genereren na ondertekening

INHOUDSOPGAVE

• How to Send Invoice from a New Document 

• Configurations 

• Direct Payment

• How to Automate 2 in 1 Documents

• Tracking

• Tips & Edge Cases

• Frequently Asked Questions

Een factuur verzenden vanuit een nieuw document 

1. Ga naar Betalingen › Documenten & Contracten › Nieuw document.

   

2. Voeg een Primaire ondertekenaar toe.

   

3. Productlijst toevoegen: Voeg een productlijst toe aan het document. Producttypen bepalen of de gegenereerde factuur eenmalig of terugkerend is.

   • Als de geselecteerde producten alleen eenmalig zijn, genereert het document een eenmalige factuur.

   • Als de geselecteerde producten een terugkerend product bevatten, genereert het document een terugkerende factuur.

   • Als de productlijst optionele eenmalige en terugkerende producten bevat, is het factuurtype gebaseerd op de producten die de ontvanger selecteert. Als alleen eenmalige producten worden geselecteerd, wordt er een eenmalige factuur gegenereerd.

   • Eén document kan maar één terugkerende frequentie gebruiken. Configureer de frequentie in de factuurinstellingen.

     

4. Je kunt ook Afbeelding in lijst tonen gebruiken om de productafbeelding weer te geven of te verbergen. Wanneer je een nieuw product toevoegt vanuit de documenteditor, kun je de afbeelding ervan uploaden voordat je het product aan de lijst toevoegt.

   

5. Als er een eenmalig product wordt toegevoegd - wordt het factuurtype ingesteld op Eenmalig.

   - Je kunt een product selecteren en dit wijzigen in een optioneel item. Ook kun je de hoeveelheden bewerkbaar maken als dat nodig is vanuit het eigenschappenvenster aan de rechterkant.

   - Vanuit het gedeelte Betalingen aan de linkerkant kun je de configuraties naar wens instellen.

   

6. Als er één of meer terugkerende producten aan de productlijst worden toegevoegd -> verandert het factuurtype in Terugkerend. Eén document kan maar één terugkerende frequentie hebben. Deze kun je kiezen bij de instellingen voor Factuurfrequentie aan de linkerkant.

   

7. Kies de configuraties die je nodig hebt (zie de korte toelichtingen; volledige details staan hieronder bij Configuraties):

   • Directe betaling — AAN: Stuur de primaire ondertekenaar na het ondertekenen door om te betalen als er tijdens het ondertekenen een factuur bestaat.

   • Factuur verzenden — AAN: E-mail de factuur wanneer deze wordt gegenereerd (bij het ondertekenen of volgens het schema).

   • Automatische betaling — AAN: Breng toekomstige terugkerende facturen automatisch in rekening.

   • Test- versus livebetalingen worden beheerd door je betalingsinstellingen (niet door een instelling van een Documenten & Contracten-sjabloon).

8. Verstuur het document.

9. Wat gebeurt er bij het ondertekenen

   • Eenmalig: De primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd naar de factuur om direct te betalen.

   • Terugkerend (start = bij ondertekenen): De primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd om de eerste factuur direct te betalen.

   • Terugkerend (start = later): Er vindt geen doorverwijzing plaats bij het ondertekenen; de eerste factuur wordt volgens het schema aangemaakt/verzonden.

   • Alleen de primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd. Anderen ondertekenen alleen. Als dit is ingeschakeld, wordt er ook een factuur per e-mail verzonden.

     

Configuraties

Directe betaling

• AAN: Als er tijdens het ondertekenen een factuur bestaat, wordt de primaire ondertekenaar direct na het ondertekenen doorgestuurd naar de factuurpagina; de factuur wordt ook per e-mail verzonden.

• UIT: Er vindt geen doorverwijzing plaats; de betaler gebruikt de factuur die per e-mail is verzonden (of je verstuurt deze later vanuit concepten).

Factuur verzenden

• AAN: De factuur wordt automatisch per e-mail verzonden wanneer deze wordt gegenereerd (bij het ondertekenen of volgens het schema).

• UIT: De factuur blijft een concept, zodat je deze kunt controleren en handmatig kunt verzenden.

Automatische betaling

• AAN: De kaart wordt opgeslagen (ondersteunde gateways) en volgende facturen in het terugkerende schema of met betalingsschema's worden automatisch geïncasseerd.

• UIT: De betaler betaalt elke uitgegeven factuur handmatig.

• Automatische betaling is van invloed op terugkerende schema's. Eenmalige betalingen worden tijdens het directe afrekenen uitgevoerd.

Live Mode (true/false)

• Documenten & Contracten-sjablonen bevatten geen schakelaar voor de Live Mode. Als je wilt testen, gebruik je een betalingservaring die Test/Live mode ondersteunt (bijvoorbeeld facturen of betaallinks) of de testconfiguratie van je gateway.”

2-in-1-documenten automatiseren

1. Ga naar Betalingen › Documenten & Contracten › Sjablonen › Nieuw sjabloon.

2. Voeg Handtekening-velden en Productlijst toevoegen toe (typen + tags worden automatisch toegevoegd).

3. Kies voor terugkerende betalingen wanneer het schema start: bij het ondertekenen of op een toekomstige datum/dag.

4. Configureer Directe betaling, Factuur verzenden en Automatische betaling naar wens.

5. Sla het sjabloon op.

   

6. Open Workflows → voeg Actie: Documenten & Contracten verzenden toe → selecteer je sjabloon. Zodra de workflow wordt geactiveerd, ontvangt de ondertekenaar het document. Zodra de primaire gebruiker het document ondertekent -> wordt deze doorgestuurd naar de factuur als directe betalingen waren ingeschakeld.

   

7. Wat gebeurt er bij het ondertekenen (dezelfde regels):

   • Eenmalig of terugkerend (start = bij ondertekenen) → de primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd om te betalen.

   • Terugkerend (start = later) → geen doorverwijzing; de eerste factuur wordt volgens het schema verzonden.

Tracking

• Betalingen › Documenten & Contracten: Document-, ondertekenings- en betalingsstatus op één plek.

• Betalingen › Facturen: Elk factuurrecord en de betalingsstatus (inclusief de voortgang van het terugkerende schema en de resultaten van automatische betalingen).

Tips en uitzonderingssituaties

• Wekelijks voorbeeld: Als het schema elke donderdag is en het ondertekenen op donderdag wordt voltooid, wordt de eerste factuur direct gegenereerd → de doorverwijzing is van toepassing. Anders wordt de eerste factuur op de volgende donderdag verzonden.

• Meerdere ontvangers: Alleen de primaire ondertekenaar wordt doorgestuurd om te betalen.

• Als terugkerende en eenmalige producten optioneel zijn, hangt het type van de gegenereerde factuur af van de producten die de ontvanger selecteert. Als alleen eenmalige producten worden geselecteerd, wordt er een eenmalige factuur gegenereerd.

• Items combineren: Eenmalige items worden op de eerste factuur in rekening gebracht; terugkerende items volgen het schema.

Veelgestelde vragen

V: Waarom werd mijn klant na het ondertekenen niet doorgestuurd?

Of Directe betaling staat UIT, of er was geen factuur bij het ondertekenen (bijvoorbeeld omdat terugkerende betalingen later starten). Schakel Directe betaling in en stel voor terugkerende betalingen de start in op bij het ondertekenen.

V: Waar kan ik de voortgang volgen?

In Documenten & Contracten (status op documentniveau) en Facturen (factuur-/betalingsstatus, schema's en resultaten van automatische betalingen).

V: Kan ik eenmalige en terugkerende items combineren?

Ja. De tags in de productlijst tonen de typen. Eenmalige items worden eerst in rekening gebracht; terugkerende items lopen door volgens het schema.

V: Ik had een betalingsschema in mijn document, maar de factuur is niet gegenereerd

Dit gebeurt meestal wanneer een van de datums in het betalingsschema na de vervaldatum van de factuur valt. Dit komt vaak voor als de eerste betaling is ingesteld met een aangepaste datum. Stel de eerste betaling in op “Bij primaire ondertekening”, zodat het schema correct aansluit en de factuur kan worden gegenereerd.

V: Kan ik facturen in de “testmodus” verzenden vanuit een Documenten & Contracten-sjabloon?

Documenten & Contracten-sjablonen bevatten geen schakelaar voor de “Live Mode”. Gebruik voor testbetalingen een betaalflow die Test/Live mode ondersteunt (zoals Payment Links of opties voor het verzenden van facturen) of de testconfiguratie van je gateway.