AI in Voluit Suite: wat je zelf moet regelen

Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels uit de Europese AI-verordening. Die raken je zodra je een chatbot inzet of AI-teksten publiceert, en dat doe je met Voluit Suite waarschijnlijk al. Dit artikel zet per AI-functie op een rij welke gegevens er waar naartoe gaan en wat jij zelf moet regelen.

Dit is geen juridisch advies. Het geeft je wel de informatie die je nodig hebt om er met je eigen jurist of boekhouder naar te kijken, en om je verwerkingsregister in te vullen.

Wat de AI-verordening kort gezegd van je vraagt

Er zijn twee rollen. De aanbieder bouwt of levert het AI-systeem. De gebruiksverantwoordelijke zet het in voor zijn eigen doel. Als jij een chatbot van Voluit Suite op je website zet, ben jij gebruiksverantwoordelijke.

Wat er voor jou uit volgt, is beperkt maar concreet:

• Iemand die met een chatbot praat, moet weten dat het een AI is.
• Publiceer je AI-gegenereerde tekst over onderwerpen van algemeen belang, dan moet dat zichtbaar gelabeld zijn. Voor gewone marketingteksten geldt dit niet.
• Je mag AI niet inzetten om mensen te misleiden of te manipuleren.

Daarnaast blijft de AVG gewoon gelden. AI is geen aparte categorie: gaan er persoonsgegevens door een AI-functie, dan heb je een grondslag nodig, moet het in je verwerkingsregister staan en moeten je klanten het in je privacyverklaring kunnen teruglezen.

Wat voor alle AI-functies in Voluit Suite geldt

De AI-functies draaien op servers in de Verenigde Staten. Voor doorgifte buiten de EU gelden standaardcontractbepalingen. Er is geen optie om je gegevens binnen Europa te houden.

De leverancier van het platform verklaart dat jouw persoonsgegevens niet gebruikt worden om algemene, publieke AI-modellen te trainen, en dat instructies aan de AI-leveranciers hun gebruik beperken tot de dienst die jij afneemt.

Voor je verwerkingsregister: de AI-functies draaien op modellen van OpenAI (GPT-5 en GPT-4.1 in verschillende varianten, DALL-E 3 voor beeld). Voor video wordt Gemini van Google gebruikt, voor websearch Tavily, en bij spraak ook ElevenLabs, Cartesia en Anthropic. Welke leverancier bij welke functie hoort, ligt niet voor elke functie vast in de documentatie van het platform. We hebben die vraag uitstaan en werken dit artikel bij zodra we antwoord hebben.

AI-functies aan of uit zetten

In elk Voluit Suite-account staan alle AI-functies standaard aan. Je kunt ze dus meteen gebruiken, en dat betekent ook dat je meteen iets te regelen hebt zodra je ze inzet.

Wil je bepaalde AI-functies niet beschikbaar hebben voor jezelf of voor je teamleden, dan regel je dat via de rollen in je gebruikersinstellingen. Daar zet je per gebruiker de toegang tot specifieke onderdelen uit. Dat is bruikbaar als je bijvoorbeeld wel zelf met AI wil werken, maar niet wil dat een VA een AI-agent op je inbox zet.

Wil je alle AI-functies in je account helemaal uit hebben, stuur dan een bericht naar support@voluitsuite.nl. Wij zetten het dan voor je uit. Dat is de manier om zeker te weten dat er via geen enkele functie gegevens naar een AI-leverancier gaan.

Ook als je de functies aan laat staan maar niet gebruikt, gaat er niets naar een AI-leverancier. Er wordt pas iets verstuurd op het moment dat jij een AI-functie daadwerkelijk aanroept.

AI Studio

Hiermee bouw je websites, landingspagina's, formulieren en boekingsflows door te beschrijven wat je wil. Je kunt een bestaande URL of een afbeelding als voorbeeld meegeven.

Wat er naartoe gaat: je prompts en de voorbeelden die je aanlevert. Formulierinzendingen van bezoekers gaan naar je gewone contactenlijst, niet naar AI Studio.

Wat jij moet regelen: weinig, zolang je geen persoonsgegevens in je prompts zet. Plak je een klantverhaal of een lijst met namen in de prompt om een pagina te laten schrijven, dan is dat wel een verwerking en hoort die in je register. Vanaf 2 december 2026 moet AI-gegenereerde content machineleesbaar gemarkeerd zijn. Of dat automatisch gebeurt, is nog niet duidelijk. We komen hierop terug.

Agent Studio

Hiermee bouw je AI-agents die meerdere stappen achter elkaar uitvoeren, met eigen kennisbronnen en voorwaardelijke routes.

Wat er naartoe gaat: dit is de functie waarvan het best gedocumenteerd is. Naar het AI-model gaan de variabelen uit je flow, je accountinstellingen, de gebruikersprompt en de gespreksgeschiedenis, plus contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Werk je met een kennisbank, dan gaan alleen de relevante fragmenten mee, niet het hele document.

Wat jij moet regelen: contactgegevens die naar een AI-model gaan zijn een verwerking. Zet die in je register met de AI-leverancier als ontvanger. Praat de agent rechtstreeks met mensen, lees dan ook de paragraaf over de meldplicht verderop.

AI Content

Genereert teksten voor social posts, e-mails, koppen en blogs, plus afbeeldingen voor de social planner.

Wat er naartoe gaat: je prompt en de instellingen die je kiest. Of contactgegevens meegaan bij gepersonaliseerde teksten is niet gedocumenteerd.

Wat jij moet regelen: voor gewone marketingteksten hoef je niets te labelen. De zichtbare labelplicht geldt voor deepfakes en voor teksten over onderwerpen van algemeen belang, en daar valt een post over je aanbod niet onder. Wel geldt ook hier de machineleesbare markering vanaf 2 december 2026.

AI Agents in workflows en chatbots

Dit is de functie die klantgesprekken overneemt via SMS, e-mail, WhatsApp, Facebook, Instagram en de chat op je website. Je kunt kiezen tussen uit, voorstellen (de agent schrijft een concept dat jij verstuurt) en automatisch versturen.

Wat er naartoe gaat: de inhoud van het gesprek en de gegevens die de agent verzamelt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en antwoorden op je eigen vragen. Plus de bronnen waarmee je de agent traint.

Wat jij moet regelen, en dit is het belangrijkste punt van dit artikel:

De melding dat het een AI is, staat er niet vanzelf in. Er is geen knop waarmee je dat aanzet. Wil je voldoen aan artikel 50 van de AI-verordening, dan moet je het zelf in de instructies van je agent zetten. Bijvoorbeeld door in je prompt op te nemen dat de agent zich in het eerste bericht voorstelt als AI-assistent van jouw bedrijf, en dat opnieuw doet bij elk nieuw gesprek. Zet daarnaast een zichtbaar label in je chatwidget, zoals "AI-assistent", zodat het ook zonder het eerste bericht duidelijk is.

Dat de melding niet automatisch gaat, betekent niet dat de verplichting er niet is. De verantwoordelijkheid ligt bij jou als je de agent inzet.

Twee dingen die verder helpen: gebruik de stand "voorstellen" als je nog aan het inregelen bent, en bouw een route in waarmee iemand een mens kan bereiken. Dat laatste is niet verplicht, maar het scheelt klachten.

Gespreksinhoud kan gevoeliger zijn dan je denkt. Werk je met coachees of cliënten, dan komt er via de chat soms informatie binnen over gezondheid of persoonlijke omstandigheden. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens en die vragen een zwaardere grondslag. Weeg dat mee voordat je een agent op je inbox zet.

Ask AI en de Chrome-extensie

Ask AI is de assistent binnen Voluit Suite die vragen beantwoordt en handelingen voor je uitvoert. De Chrome-extensie laat die assistent ook in je browser werken.

Wat er naartoe gaat: Ask AI heeft toegang tot meer dan vijftig onderdelen van je account. Contacten, gesprekken, pijplijnen, agenda's, betalingen, campagnes, cursussen. Lezen en schrijven allebei, al vraagt de assistent bevestiging voordat hij iets wijzigt of verwijdert.

De Chrome-extensie leest daarnaast de pagina's waarop hij werkt: schermafbeeldingen, paginatekst, formuliervelden en netwerkverzoeken. Wachtwoorden en betaalgegevens die je zelf intypt worden lokaal verwerkt en niet doorgestuurd, en de extensie draait in een aparte tabgroep los van je gewone browsersessies.

Wat jij moet regelen: Ask AI werkt binnen de bestaande verwerkersovereenkomst die je met Voluit Suite hebt. Er komt geen nieuwe partij bij. Wel is dit de functie met de breedste toegang tot je gegevens, dus geef hem alleen aan gebruikers die die toegang toch al hebben. Installeer de Chrome-extensie niet op een computer waarop ook privé of voor een andere opdrachtgever wordt gewerkt.

De MCP-koppeling met Claude

Hiermee koppel je je Voluit Suite-account aan Claude, zodat je in Claude vragen kunt stellen over je CRM en er handelingen in kunt laten uitvoeren.

Dit is de enige AI-functie waarbij je gegevens het platform verlaten naar een partij waar Voluit Suite geen contract mee heeft. Daarom staat er meer over deze functie dan over de andere.

Wat er naartoe gaat: alles waar je de koppeling toegang toe geeft. In de praktijk is dat je hele CRM. Contacten met naam, e-mailadres, telefoonnummer, tags en notities. De volledige inhoud van gesprekken, inclusief wat je klanten zelf hebben geschreven. Afspraken en afspraaknotities. Deals en bedragen. Facturen, formulierantwoorden en bestanden. De koppeling kan ook schrijven: contacten aanmaken, tags zetten, berichten versturen.

Wat jij moet regelen:

Je hebt een zakelijk Claude-abonnement nodig. Op Claude Free, Pro en Max is er geen verwerkersovereenkomst beschikbaar. Die is er alleen bij Claude Team, Enterprise en de API. De AVG vraagt zo'n overeenkomst wel zodra je persoonsgegevens van anderen door een externe partij laat verwerken, en dat doe je hier. Op Team traint Anthropic bovendien niet op je inhoud, en kan een beheerder instellen welke koppelingen zijn toegestaan. Op de persoonlijke abonnementen kan gespreksdata bij een aangezette trainingsinstelling tot vijf jaar bewaard blijven.

Beperk de rechten bij het koppelen. Je kiest per categorie of de koppeling mag lezen, schrijven of niets. Geef alleen leesrechten als je alleen vragen wil stellen. Let op: de rechten gelden per soort gegeven, niet per record. Geef je leestoegang tot contacten, dan gaat het om al je contacten.

Koppel per account. Werk je met meerdere accounts, koppel dan alleen het account dat je nodig hebt.

Denk aan wat er binnenkomt via je inbox. Een AI-assistent met schrijfrechten die berichten van onbekenden leest, kan in theorie instructies uitvoeren die iemand in zo'n bericht heeft verstopt. Dat is een reden om schrijfrechten uit te laten staan als je ze niet nodig hebt.

Wil je de voordelen zonder de externe koppeling? Ask AI binnen Voluit Suite doet grotendeels hetzelfde en valt onder de verwerkersovereenkomst die je al hebt.

Veelgestelde vragen

V: Moet ik iets doen als ik geen enkele AI-functie gebruik?

Antwoord: Nee. De functies staan wel aan in je account, maar er gaat pas iets naar een AI-leverancier op het moment dat je een functie gebruikt. Gebruik je ze niet, dan heb je op dit punt niets te regelen. Wil je zeker weten dat niemand in je team ze per ongeluk aanzet, zet de toegang dan uit via de rollen in je gebruikersinstellingen of vraag ons om ze helemaal uit te zetten.

V: Moet ik in elke e-mail zetten dat hij door AI is geschreven?

Antwoord: Nee. De zichtbare labelplicht geldt voor deepfakes en voor teksten over onderwerpen van algemeen belang. Een verkoopmail of nieuwsbrief valt daar niet onder. De melding dat iemand met een AI praat geldt wel altijd bij chatbots en spraakagents.

V: Mijn chatbot draait al een tijdje zonder AI-melding. Wat nu?

Antwoord: Voeg de melding toe in de instructies van je agent en in je chatwidget. De verplichting geldt sinds 2 augustus 2026. Er is in Nederland nog geen wet die aanwijst welke toezichthouder hierop handhaaft, dus de kans op een boete op korte termijn is klein. Dat is geen reden om het te laten liggen, wel om het rustig en goed in te regelen.

V: Ik ben eenmanszaak. Geldt dit ook voor mij?

Antwoord: Ja. De AI-verordening en de AVG maken geen uitzondering voor kleine bedrijven. Wat wel verschilt is de omvang: bij een eenmanszaak met een chatbot en een nieuwsbrief is de melding in je chatbot plus een regel in je privacyverklaring het meeste werk dat je hebt.

V: Kan ik mijn gegevens in Europa laten staan?

Antwoord: Nee. Het platform draait op servers in de Verenigde Staten. Voor de doorgifte gelden standaardcontractbepalingen en de leverancier is aangesloten bij het Data Privacy Framework. Dat is het mechanisme dat de AVG hiervoor voorschrijft, maar Europese opslag is geen optie.

V: Waar vind ik welke AI-leveranciers er precies achter zitten?

Antwoord: Voor een deel van de functies is dat gedocumenteerd, voor een deel niet. We hebben de openstaande vragen uitgezet bij de leverancier van het platform en werken dit artikel bij zodra we antwoord hebben. Heb je het nu nodig voor je eigen register, stuur ons dan een bericht, dan sturen we wat we hebben.

Kom je er niet uit? Onze support of een jurist helpt je verder.