Actie: Afspraak boeking conversatie AI boeking bot

De workflowactie Appointment Booking Conversation AI gebruikt een AI-gestuurd gesprek om contacten te helpen een beschikbaar tijdstip te kiezen en rechtstreeks een afspraak te boeken in een geselecteerde agenda. In deze handleiding lees je hoe je de actie configureert in een workflow, het gesprek beheert en contacten doorstuurt op basis van het feit of ze boeken, stoppen met reageren of de berichtlimiet bereiken zonder te boeken.

Wat is de workflowactie Appointment Booking Conversation AI?

De workflowactie Appointment Booking Conversation AI koppelt conversationele AI aan een boekingsagenda, zodat de AI een contact kan begeleiden bij het plannen van een afspraak zonder dat een teamlid elk bericht hoeft te beheren.

Wanneer de actie wordt uitgevoerd, kan de AI de geselecteerde agenda gebruiken om de beschikbaarheid te controleren, beschikbare tijdvakken voor te stellen en de afspraak te boeken nadat het contact een tijd heeft gekozen. De workflow gaat daarna verder via een van de drie ingebouwde uitkomsten—Timeout, Appointment Was Booked of Appointment Was Not Booked—zodat je de volgende stap in de klantreis kunt automatiseren.

Belangrijkste voordelen van de workflowactie Appointment Booking Conversation AI

Geautomatiseerde afspraakplanning: Laat de AI contacten van een gesprek naar een bevestigde boeking begeleiden zonder handmatige planning.
Beschikbaarheid op basis van de agenda: Gebruik de geselecteerde agenda om beschikbare tijdvakken te tonen en het contact in een vrij tijdstip te boeken.
Gesprekken in lijn met je merk: Pas Personality en Additional Instructions aan, zodat de interactie aansluit bij de tone of voice en boekingsdoelen van je bedrijf.
Gespreksinstellingen: Stel berichtlimieten, timeoutgedrag, reactievertraging, kanaal en bevestigingsgedrag in zodat deze aansluiten bij je workflow.
Automatisering op basis van uitkomst: Laat de workflow op verschillende manieren doorgaan wanneer een contact boekt, stopt met reageren of de berichtlimiet bereikt zonder te boeken.

De workflowactie Appointment Booking Conversation AI instellen

Een volledige configuratie begint met het juiste workflow-ingangspunt. Daarna bepaal je hoe de AI moet communiceren, welke agenda de AI moet gebruiken voor de boeking en wat de workflow na elke mogelijke uitkomst moet doen. In het onderstaande voorbeeld wordt een inkomend SMS-gesprek gebruikt, maar je triggerfilters en kanaal moeten aansluiten bij je eigen use case.

Step 1: Create or Open the Workflow

Log in op je account.
Ga naar Automations > Workflows.
Maak een nieuweworkflow of bewerk de workflow waaraan je het boeken van afspraken wilt toevoegen.

Step 2: Configure the Workflow Trigger

De trigger bepaalt wanneer een contact de workflow binnenkomt. In dit voorbeeld wordt Customer Replied gebruikt, zodat het gesprek over het boeken van een afspraak begint na een inkomend antwoord.

Tip: Customer Replied is een voorbeeldtrigger en geen vereiste voor elke workflow voor het boeken van afspraken. Gebruik de workflowtrigger en filters die aansluiten bij de gebeurtenis waarmee je de automatisering wilt starten.

Klik op + Add New Trigger.
Selecteer Customer Replied.
Voeg een filter Reply Channel toe en selecteer SMS voor de voorbeeldworkflow.
Voeg eventuele aanvullende filters toe die nodig zijn voor je use case.
Klik op Save Trigger.

Step 3: Add the Appointment Booking Conversation AI Action

Klik op het pictogram + onder de trigger of op het punt in de workflow waar het AI-gesprek voor het boeken moet beginnen.
Zoek naar Appointment Booking Conversation AI.
Selecteer Appointment Booking Conversation AI Bot uit de beschikbare workflowacties.
Voer een duidelijke actienaam in als je deze stap makkelijker wilt kunnen herkennen op het workflowcanvas.

Step 4: Setup the Bot

Kies de agenda die de AI moet gebruiken om de beschikbaarheid te controleren en de afspraak te maken. Beschikbare tijdvakken uit deze agenda kunnen tijdens het gesprek aan het contact worden voorgesteld.

Belangrijk: Terugkerende agenda's worden niet ondersteund door deze workflowactie en verschijnen niet als selecteerbare agenda's.
Gebruik Personality om te bepalen hoe de AI moet klinken en het bedrijf moet vertegenwoordigen tijdens het boekingsgesprek. Houd de instructies specifiek genoeg om de gewenste tone of voice, communicatiestijl en algemene aanpak voor het helpen van het contact bij het plannen vast te leggen.
Gebruik Additional Instructions voor workflow-specifieke regels of richtlijnen die het boekingsgesprek moeten sturen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om hoe de AI het contact moet begeleiden, welke informatie tijdens de interactie belangrijk is of andere grenzen die geen onderdeel zijn van de algemene persoonlijkheid.
Stel Maximum Messages Limit before it goes to Appointment Not Booked in om te bepalen hoeveel berichten de AI mag gebruiken tijdens het voltooien van de boeking.

Als de boeking niet binnen deze limiet wordt voltooid, volgt het contact de vertakking Appointment Was Not Booked.
- Minimum: 5 berichten
- Maximum: 25 berichten
Stel Timeout Value en Timeout Unit in om te bepalen hoe lang de AI moet wachten op een antwoord van het contact. De eenheid kan worden ingesteld op minuten, uren of dagen.

Als het contact niet binnen de ingestelde periode antwoordt, volgt de workflow de vertakking Timeout.

Belangrijk: Timeout en Appointment Was Not Booked zijn verschillende uitkomsten. Timeout wordt gebruikt wanneer het contact niet binnen de ingestelde tijd antwoordt. Appointment Was Not Booked wordt gebruikt wanneer de AI de ingestelde berichtlimiet bereikt zonder de boeking te voltooien.
Kies het kanaal dat de AI moet gebruiken om het contact te antwoorden uit de beschikbare opties: Facebook, Instagram, SMS en WhatsApp.

Step 10: Choose Whether the Bot Sends the Booking Confirmation

Standaard verstuurt de AI een bevestigingsbericht nadat de afspraak succesvol is geboekt.

Schakel Don't let the bot send confirmation message in wanneer je wilt dat de workflow—en niet de AI-actie—de bevestiging afhandelt.

Belangrijk: Als je het bevestigingsbericht van de AI uitschakelt, voeg dan een geschikte bevestigings- of follow-upactie toe onder Appointment Was Booked, zodat het contact na het aanmaken van de boeking wordt geïnformeerd.

Step 11: Set the Wait Time Before Responding

Gebruik Wait time before responding in seconds om een korte vertraging toe te voegen voordat de AI antwoordt.

Hierdoor krijgt de bot tijd om opeenvolgende berichten van een contact te verzamelen en op basis van de gecombineerde context te reageren, in plaats van op elk bericht afzonderlijk te antwoorden.

Als een contact bijvoorbeeld het volgende stuurt:

“Hoi”
en een paar seconden later “Ik wil een consult boeken”

geeft de reactievertraging de AI de mogelijkheid om beide berichten samen te bekijken voordat de AI antwoordt.

Step 12: Save the Action and Default Outcome Branches

Klik op Save Action. Er worden drie ingebouwde vertakkingen aan de workflow toegevoegd.

Voeg de follow-upacties toe die onder elke uitkomst moeten worden uitgevoerd op basis van je klantreis.

Timeout

Wordt gebruikt wanneer het contact niet binnen de ingestelde timeout antwoordt. Je kunt follow-upberichten, interne acties of een ander geschikt herstelpad toevoegen.

Appointment Was Booked

Wordt gebruikt nadat de afspraak succesvol is aangemaakt. Je kunt indien nodig bevestigingsberichten, interne meldingen, herinneringen of andere workflowacties na de boeking toevoegen.

Appointment Was Not Booked

Wordt gebruikt wanneer de boeking niet binnen de ingestelde maximale berichtlimiet wordt voltooid. Je kunt nurture, follow-up, tagging of andere acties toevoegen die bij je proces passen.

Opmerking: Deze uitkomstvertakkingen worden aangemaakt door de actie Appointment Booking Conversation AI. Het zijn geen aangepaste vertakkingsvoorwaarden die je handmatig moet bouwen.

Step 13: Save, Publish, and Test the Workflow

Test de workflow.
Sla de workflow op en publiceer deze wanneer de trigger, actie-instellingen en vertakkingsacties klaar zijn.

Veelgestelde vragen

V: Waarom is mijn terugkerende agenda niet beschikbaar in het veld Calendar?

Terugkerende agenda's worden niet ondersteund door de workflowactie Appointment Booking Conversation AI en verschijnen daarom niet als selecteerbare agenda's. Gebruik voor deze actie een ondersteunde boekingsagenda zonder herhaling.

V: Wat is het verschil tussen Timeout en Appointment Was Not Booked?

Timeout wordt gebruikt wanneer het contact niet binnen de ingestelde timeoutperiode reageert. Appointment Was Not Booked wordt gebruikt wanneer de AI de Maximum Messages Limit bereikt zonder de boeking succesvol te voltooien.

V: Wat gebeurt er als ik Don't let the bot send confirmation message inschakel?

De AI verstuurt de normale boekingsbevestiging niet nadat de afspraak is aangemaakt. De workflow gaat verder via Appointment Was Booked, waar je je eigen bevestigingsbericht of andere acties na de boeking kunt toevoegen.

V: Welke waarde moet ik gebruiken voor Maximum Messages Limit?

Het ondersteunde bereik is 5 tot 25 berichten.

V: Waarom wacht de AI voordat deze antwoordt op een contact?

Wait time before responding voegt een korte vertraging toe, zodat de AI berichten die kort na elkaar zijn verstuurd kan verzamelen en op basis van de gecombineerde context kan antwoorden. Hierdoor kan de bot voorkomen dat deze afzonderlijk reageert wanneer een contact meerdere korte berichten snel achter elkaar verstuurt.