Met facturen kun je klanten voor producten of diensten rechtstreeks vanuit Voluit Suite factureren, terwijl klantgegevens, producten, prijzen, betalingsopties, factuurgegevens en bezorging in één workflow worden beheerd.

Een eenmalige factuur is bedoeld voor één factureringsmoment. Nadat je de klant en factuuritems hebt toegevoegd, kun je eventuele kortingen, belastingen, betalingsschema's, kosten, fooien, voorwaarden of bijlagen toepassen voordat je de factuur opslaat en verzendt.

Gebruik voor facturering die volgens een schema moet worden herhaald een terugkerende factuur in plaats van steeds nieuwe eenmalige facturen te maken.

De factuureditor combineert factuurconfiguratie, prijsbeheer, betalingsopties en documentcontrole in één factureringsworkflow, zodat je een factuur kunt voorbereiden voordat je deze bij de klant aflevert.

• Centrale facturering: Beheer klantgegevens, producten, prijzen, datums en ondersteunde betalingsopties vanuit één factuur.

• Flexibele productinvoer: Selecteer bestaande producten of maak een product terwijl je de factuur opstelt.

• Flexibele betalingen: Configureer ondersteunde kortingen, belastingen, betalingsschema's, late kosten, verwerkingskosten, fooien, voorwaarden en bijlagen.

• Opslaan vóór verzenden: Sla factuurwijzigingen op als concept voordat je de factuur bij de klant aflevert.

• Nauwkeurige uiteindelijke weergave: Gebruik de speciale actie Preview om de volledige factuur te controleren voordat je deze verzendt.

Als je vóór de start het factuurtype en de betalingsconfiguratie controleert, kun je de juiste factureringsworkflow kiezen en begrijpen welke betalingsfuncties beschikbaar zijn.

• Gebruik een eenmalige factuur voor één factureringsmoment.

• Gebruik New Recurring Invoice wanneer facturen volgens een vastgesteld schema herhaaldelijk moeten worden gegenereerd.

• Configureer standaardinstellingen voor facturen wanneer je functies zoals gedeeltelijke betalingen, late kosten, fooien, herinneringen of andere factuurinstellingen wilt gebruiken.

• De beschikbaarheid van elektronische betalingen hangt af van de betalingsprovider en betalingsmethoden die voor het account zijn geconfigureerd.

• Eenmalige facturen kunnen ook worden gebruikt in gedocumenteerde workflows voor handmatige betalingen, maar de betaling moet handmatig worden geïnd en geregistreerd wanneer er geen ondersteunde online betalingsprovider wordt gebruikt.

• Sommige betalingsfuncties voor facturen zijn afhankelijk van de verbonden provider en de accountconfiguratie.

Het maken van een eenmalige factuur begint in het gedeelte Payments. Stel de factuur op door een klant te selecteren, datums te controleren, producten toe te voegen, vereiste betalingsopties te configureren, het concept op te slaan, het voltooide document te bekijken en het vervolgens te verzenden.

Stap 1: Een nieuwe factuur starten

Begin in de weergave All Invoices, zodat je kunt kiezen tussen een eenmalige factuur, een terugkerende factuur of andere beschikbare factuuracties.

1. Selecteer Payments in de weergave Account.

2. Open Invoices & Estimates.

3. Selecteer All Invoices.

4. Klik op + New.

5. Selecteer New Invoice.

Stap 2: De klant en factuurgegevens toevoegen

Klant-, bedrijfs- en planningsgegevens bepalen wie de factuur ontvangt en welke primaire datums op het document worden weergegeven.

1. Selecteer de klant die de factuur moet ontvangen.

2. Controleer of bewerk het Invoice Number.

3. Controleer de Issue Date.

4. Controleer de Due Date.

5. Bewerk indien nodig de bedrijfsgegevens.

6. Sla eventuele wijzigingen in de bedrijfsgegevens op voordat je verdergaat.

Stap 3: Producten of diensten toevoegen

Factuuritems bepalen waarvoor de klant wordt gefactureerd. Je kunt een bestaand product selecteren of een product maken terwijl je de factuur opstelt.

1. Klik in het gedeelte Add Products op Add Product of op de itemselector.

2. Kies een bestaand product uit de lijst.

3. Als het product niet bestaat, selecteer je + Create Product en vul je de vereiste productgegevens in.

4. Voeg het item toe aan de factuur.

5. Werk indien nodig de prijs of hoeveelheid op de factuurregel bij.

Select an existing product or use + Create Product when the item is not already available.

Stap 4: Factuuropties configureren

Met factuuropties kun je het openstaande bedrag aanpassen en ondersteunde factureringsregels toepassen voordat de factuur wordt afgeleverd.

Afhankelijk van je account- en betalingsconfiguratie kunnen de beschikbare opties het volgende omvatten:

• Add Discount: Pas een in aanmerking komende vaste korting of kortingspercentage toe.

• Add Tax: Pas de toepasselijke geconfigureerde belasting toe.

• Add Payment Schedule: Verdeel het bedrag in termijnen op basis van een percentage of een vast bedrag, met vervaldatums.

• Additional Options: Configureer ondersteunde instellingen zoals voorwaarden, late kosten, verwerkingskosten, fooien of bijlagen.

Stap 5: De factuur opslaan en bekijken

Opslaan bewaart de huidige factuurconfiguratie. Gebruik de speciale actie Preview wanneer je de nauwkeurige klantweergave wilt controleren.

1. Controleer de factuurgegevens en klik op Save.

2. Klik op de drie puntjes (⋮) naast Save.

3. Selecteer Preview.

4. Controleer de nauwkeurige factuur in het browsertabblad dat wordt geopend.

5. Ga terug naar het oorspronkelijke tabblad van de factuureditor wanneer je wijzigingen wilt aanbrengen of de factuur wilt verzenden.

Stap 6: De factuur verzenden

Met verzenden wordt de voltooide factuur afgeleverd via de bezorgingsmethoden die beschikbaar zijn voor de geselecteerde klant en factuurconfiguratie.

1. Ga na het controleren van de uiteindelijke weergave terug naar de factuureditor.

2. Klik op Send.

3. Controleer de factuurnaam.

4. Kies de beschikbare bezorgingsoptie, zoals Email & Text, Email of Text.

5. Controleer de ontvangergegevens en het bericht of e-mailsjabloon.

6. Controleer de toepasselijke Additional Options, waaronder Test- of Live-modus wanneer deze wordt weergegeven.

7. Voltooi de verzendactie.

Met factuuropties bepaal je hoeveel de klant betaalt, wanneer betalingen verschuldigd zijn en welke aanvullende informatie bij de factuur wordt gevoegd. De beschikbaarheid van functies kan afhangen van de factuurinstellingen en de verbonden betalingsprovider.

De editor toont factuuropties en een visuele referentie voor de lay-out naast elkaar, maar de voorbeeldweergave aan de rechterkant en de speciale actie Preview hebben verschillende functies.

Het juiste factuurtype kiezen is belangrijk, omdat eenmalige en terugkerende facturen verschillende aanmaak- en factureringsflows gebruiken.