Documenten & Contracten: Terugkerende producten toevoegen

Met Documenten en contracten (Documents & Contracts) kun je terugkerende en eenmalige producten rechtstreeks aan een document toevoegen. Zo combineer je afspraken, prijzen en facturatie in één document. In dit artikel lees je hoe je beide producttypen toevoegt en instelt, optionele producten configureert en de juiste factuurfrequentie en facturatieplanning kiest.

Wat zijn terugkerende producten in Documenten en contracten?

Met terugkerende producten voeg je diensten, abonnementen, lidmaatschappen, retainerdiensten of andere producten waarvoor herhaalde facturatie nodig is toe aan een document of contract. Door deze producten aan een productlijst toe te voegen, koppel je de overeenkomst aan de bijbehorende terugkerende factuurplanning. Zo beheer je het ondertekenen en factureren vanuit hetzelfde document.

Je kunt terugkerende producten combineren met eenmalige producten in dezelfde productlijst. Voluit Suite maakt onderscheid tussen beide prijstypen: eenmalige kosten worden één keer in rekening gebracht en terugkerende producten worden volgens de ingestelde factuurplanning gefactureerd.

Je kunt bijvoorbeeld een maandelijks coachingtraject als terugkerend product en eenmalige intakekosten in hetzelfde contract opnemen.

Terugkerende producten gebruiken in Documenten en contracten

Met een goed ingestelde productlijst kan Voluit Suite onderscheid maken tussen eenmalige en terugkerende kosten en facturen maken op basis van de keuzes van de ontvanger. Je kunt producten toevoegen, instellen of ze optioneel zijn en de factuurplanning voor terugkerende producten vastleggen in een document of sjabloon.

Ga naar Betalingen (Payments) → Documenten en contracten (Documents & Contracts).
Maak een document aan of open een bestaand document. Wil je een sjabloon maken dat je vaker kunt gebruiken? Ga dan naar Documenten en contracten → Sjablonen (Templates) en maak een sjabloon aan of bewerk een bestaand sjabloon.
Voeg in de documenteditor een Productlijst (Product List) toe.
Klik op Item toevoegen (Add an Item) en selecteer het product dat je wilt opnemen.
Kies de juiste prijs als er meerdere prijzen voor het product beschikbaar zijn. Voluit Suite geeft aan of de gekozen prijs eenmalig of terugkerend is.
Voeg eventuele andere eenmalige of terugkerende producten toe. Heeft een terugkerend product instelkosten? Dan worden die apart van de terugkerende productkosten weergegeven.
Stel de beschikbare producteigenschappen in. Afhankelijk van het product en de documentinstellingen kun je:
- de toepasselijke prijsinstellingen aanpassen;
- een product instellen als Optioneel item (Optional Item);
- toestaan dat de ontvanger de hoeveelheid aanpast;
- toepasselijke belastingen instellen.
Wil je dat ontvangers tussen producten kunnen kiezen? Stel de betreffende eenmalige en terugkerende producten dan in als optioneel. Voluit Suite baseert de factuurfrequentie op de producten die de ontvanger daadwerkelijk kiest. Alleen eenmalige producten kiezen leidt tot een eenmalige factuur. Een gekozen terugkerend product leidt tot de bijbehorende terugkerende factuurplanning.
Stel de terugkerende factuurinstellingen voor de productlijst in. Bepaal wanneer de terugkerende factuur moet beginnen en hoe vaak deze moet worden herhaald. Afhankelijk van de beschikbare instellingen kun je bijvoorbeeld een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse frequentie kiezen.
Stel in wanneer de facturen moeten worden aangemaakt. Met de beschikbare planningsopties voor documenten en facturen kun je de facturatie laten aansluiten op het ondertekenen of afronden van het document, of op een ingestelde planning.
Stel een eindvoorwaarde in als de terugkerende facturatie niet onbeperkt moet doorgaan. Waar de gekozen configuratie dit ondersteunt, kun je bijvoorbeeld instellen dat de planning na een bepaald aantal facturen stopt.
Controleer de productlijst. Kijk na of elk product het juiste prijstype, de juiste instelling voor optioneel gebruik, hoeveelheid, belastingen en factuurplanning heeft.

Eenmalige en terugkerende producten

Als een productlijst optionele eenmalige en terugkerende producten bevat, houdt Voluit Suite rekening met de keuzes van de ontvanger:

Kiest de ontvanger alleen eenmalige producten, dan maakt Voluit Suite een eenmalige factuur. Een niet-geselecteerd terugkerend product zorgt er niet voor dat er een terugkerende factuurplanning wordt aangemaakt.
Kiest de ontvanger een terugkerend product, dan maakt Voluit Suite de bijbehorende terugkerende factuurplanning aan.
Kiest de ontvanger zowel eenmalige als terugkerende producten, dan worden de eenmalige kosten één keer in rekening gebracht en worden de terugkerende producten volgens de ingestelde planning gefactureerd.

Zo komen producten die alleen eenmalig zijn gekozen niet onnodig op terugkerende facturen terecht. De factuur sluit aan op de keuzes van de ontvanger.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als een ontvanger alleen eenmalige producten kiest terwijl er ook terugkerende producten beschikbaar zijn?

Antwoord: Als de terugkerende producten optioneel zijn en de ontvanger alleen eenmalige producten kiest, maakt Voluit Suite een eenmalige factuur. Een niet-geselecteerd terugkerend product zorgt er niet voor dat de factuur als terugkerend wordt behandeld.

V: Leidt een optioneel terugkerend product tot een terugkerende factuur als de ontvanger het niet kiest?

Antwoord: Nee. Als de ontvanger alleen optionele eenmalige producten kiest, is de factuur eenmalig. Terugkerende facturatie geldt alleen als de ontvanger ook een terugkerend product kiest.

V: Wat gebeurt er als een terugkerend product instelkosten heeft?

Antwoord: De instelkosten worden als een aparte eenmalige regel weergegeven naast het terugkerende product. Zo kunnen de instelkosten in de eerste betaling worden meegenomen zonder dat ze op elke volgende terugkerende factuur terugkomen.

V: Worden eenmalige producten opnieuw in rekening gebracht op volgende terugkerende facturen?

Antwoord: Nee. Eenmalige producten worden één keer in rekening gebracht. Alleen terugkerende producten komen terug op volgende facturen die volgens de terugkerende planning worden aangemaakt.

V: Kunnen ontvangers kiezen welke producten ze willen afnemen?

Antwoord: Ja. Je kunt producten optioneel maken, zodat ontvangers geschikte producten kunnen selecteren of deselecteren. Je kunt ook toestaan dat ze de hoeveelheid aanpassen.

V: Kan ik terugkerende producten in een sjabloon voor Documenten en contracten gebruiken?

Antwoord: Ja. Je kunt productlijsten en de bijbehorende instellingen voor terugkerende facturatie toevoegen aan sjablonen. Zo kun je de instellingen hergebruiken voor nieuwe documenten.

V: Waar kan ik facturen beheren die na ondertekening van een document zijn aangemaakt?

Antwoord: Je kunt facturen die via Documenten en contracten zijn aangemaakt volgen in de relevante onderdelen voor documenten en facturen in Voluit Suite. Waar je ze vindt, hangt af van de factuur- en documentworkflow die je hebt ingesteld.