Kalenders: Datumbereik, alleen beschikbare dagen tellen

Met de schakelaar Alleen beschikbare dagen tellen (Count available days only) bepaal je hoe je datumbereik (Date Range) wordt berekend. In plaats van alle kalenderdagen mee te tellen, inclusief weekenden en dagen waarop je niet werkt, telt het systeem alleen de dagen uit je beschikbaarheidsschema. Klanten zien zo het volledige aantal dagen dat je hebt ingesteld. De telling begint nadat de minimale boekingstermijn is verstreken.

Wat doet de schakelaar Alleen beschikbare dagen tellen?

Het datumbereik bepaalt hoever vooruit klanten een afspraak kunnen boeken via je boekingswidget. Standaard telt het systeem alle kalenderdagen mee, ook weekenden en dagen waarop je niet beschikbaar bent. Werk je van maandag tot en met vrijdag en heb je een datumbereik van 2 dagen? Dan kan een klant die op vrijdag kijkt een kalender zonder beschikbare dagen zien. Zaterdag en zondag vullen het bereik al voordat maandag aan de beurt is.

Met Alleen beschikbare dagen tellen slaat het systeem dagen buiten je beschikbaarheidsschema over. De telling begint op de dag nadat je minimale boekingstermijn is verstreken. Klanten zien daardoor het ingestelde aantal beschikbare dagen in plaats van een lege kalender.

Belangrijk: deze schakelaar gebruikt je instellingen bij Beschikbaarheid (Availability). Heb je nog geen beschikbaarheid ingesteld? Dan toont de boekingswidget geen beschikbare datums als de schakelaar aanstaat.

Zo zet je de schakelaar aan

1. Ga naar Kalenders (Calendars) → Kalenderinstellingen (Calendar Settings) en klik op Bewerken (Edit) bij de kalender die je wilt aanpassen.
2. Kies Boekingsregels (Booking Rules) in het linkermenu.
3. Zoek het veld Datumbereik.

4. Zet Alleen beschikbare dagen tellen aan, direct onder het veld voor het datumbereik.

   

Bij bestaande kalenders staat de schakelaar standaard uit. Als je de schakelaar aanzet, verandert het ingestelde aantal dagen niet. Alleen de manier waarop het systeem die dagen telt, verandert.

Zo werkt de telling

Schakelaar uit

Het datumbereik telt vanaf vandaag alle kalenderdagen mee, ook weekenden en dagen waarop je niet beschikbaar bent. Bij een bereik van X dagen eindigt de boekingsperiode precies X kalenderdagen vanaf vandaag, ongeacht je beschikbaarheidsschema.

Voorbeeld

• Vandaag: vrijdag 15 augustus
• Datumbereik: 2 dagen
• Beschikbaarheid: maandag tot en met vrijdag
• Schakelaar: uit

Het systeem telt zaterdag 16 augustus en zondag 17 augustus. Op beide dagen ben je niet beschikbaar, maar ze tellen wel mee. De boekingswidget toont daardoor geen beschikbare dagen.

Schakelaar aan: alleen beschikbare dagen tellen

Het datumbereik telt alleen dagen uit je beschikbaarheidsschema. Het systeem kijkt vooruit en slaat dagen zonder beschikbaarheid over totdat het ingestelde aantal beschikbare dagen is bereikt. Werk je minder dagen per week? Dan ligt de einddatum van je boekingsperiode verder in de toekomst. Dat is normaal.

Voorbeeld

• Vandaag: vrijdag 15 augustus
• Datumbereik: 2 dagen
• Beschikbaarheid: maandag tot en met vrijdag
• Schakelaar: aan

Zaterdag en zondag worden overgeslagen. Het systeem telt maandag als dag 1 en dinsdag als dag 2.

De boekingswidget toont maandag 18 augustus en dinsdag 19 augustus.

Voorbeeld: je bent maar een paar dagen per week beschikbaar

• Vandaag: maandag 11 augustus
• Datumbereik: 5 dagen
• Beschikbaarheid: alleen maandag, woensdag en vrijdag
• Schakelaar: aan

De boekingswidget toont 11, 13, 15, 18 en 20 augustus.

Hoe werkt dit met de minimale boekingstermijn?

De minimale boekingstermijn (Minimum Scheduling Notice) en het datumbereik zijn twee aparte instellingen. De minimale boekingstermijn bepaalt vanaf wanneer iemand een afspraak kan boeken. Het datumbereik bepaalt hoeveel beschikbare dagen vanaf dat moment zichtbaar zijn.

Staat Alleen beschikbare dagen tellen aan? Dan past het systeem eerst de minimale boekingstermijn toe. Daarna telt het beschikbare dagen, vanaf de eerste dag nadat die termijn is verstreken. Klanten zien zo het volledige aantal dagen dat je bij het datumbereik hebt ingesteld.

Voorbeeld

• Vandaag: dinsdag 12 augustus
• Minimale boekingstermijn: 2 dagen
• Beschikbaarheid: maandag tot en met vrijdag
• Datumbereik: 5 dagen
• Schakelaar: aan

De minimale boekingstermijn wordt eerst toegepast en eindigt op donderdag 14 augustus. Daarna telt het systeem 5 beschikbare dagen vanaf de eerste beschikbare dag na die termijn:

De boekingswidget toont 15, 18, 19, 20 en 21 augustus. Alle 5 beschikbare dagen zijn zichtbaar.

Voorbeeld: de minimale boekingstermijn eindigt op een dag waarop je niet werkt

• Vandaag: donderdag 14 augustus
• Minimale boekingstermijn: 2 dagen
• Beschikbaarheid: maandag tot en met vrijdag
• Datumbereik: 3 dagen
• Schakelaar: aan

De minimale boekingstermijn eindigt op zaterdag. De eerste beschikbare dag daarna is maandag:

De boekingswidget toont 18, 19 en 20 augustus.

Let op: de minimale boekingstermijn telt altijd kalenderdagen, geen werkdagen. Zaterdag en zondag tellen dus mee, ook als je bedrijf op die dagen gesloten is. Deze termijn staat voor de tijd die je nodig hebt om een afspraak voor te bereiden, niet voor het aantal dagen waarop je werkt.

Hoe werkt dit met datumspecifieke uren?

Datumspecifieke uren (Date-Specific Hours) vervangen voor afzonderlijke datums je wekelijkse werktijden (Weekly Working Hours). Alleen beschikbare dagen tellen houdt rekening met deze uitzonderingen.

Een extra beschikbare dag telt mee

Staat een dag niet in je wekelijkse schema, maar voeg je voor die datum beschikbare uren toe? Dan telt die dag mee.

• Wekelijks schema: maandag tot en met vrijdag
• Datumspecifieke uren: zaterdag 16 augustus toegevoegd, bijvoorbeeld voor een evenement
• Schakelaar: aan
• Resultaat: zaterdag 16 augustus telt voor die specifieke datum mee als beschikbare dag

Een dag die je als niet beschikbaar instelt, telt niet mee

Staat een dag wel in je wekelijkse schema, maar markeer je die datum via datumspecifieke uren als niet beschikbaar? Dan slaat het systeem die dag over.

• Wekelijks schema: maandag tot en met vrijdag
• Datumspecifieke uren: maandag 18 augustus ingesteld als niet beschikbaar, bijvoorbeeld vanwege een vrije dag
• Schakelaar: aan
• Resultaat: maandag 18 augustus telt niet mee

Voorbeeld

• Vandaag: vrijdag 15 augustus
• Wekelijkse beschikbaarheid: dinsdag, woensdag en donderdag
• Datumspecifieke uren: maandag 18 augustus toegevoegd als beschikbare dag
• Datumbereik: 4 dagen
• Schakelaar: aan

De boekingswidget toont 18, 19, 20 en 21 augustus.

Hoe werkt dit met round-robin-kalenders?

Bij round-robin-kalenders (Round Robin) en collectieve kalenders (Collective) telt een dag mee als minimaal één toegewezen teamlid op die dag beschikbaarheid heeft ingesteld.

Voorbeeld

• Datumbereik: 4 dagen
• Schakelaar: aan
• Teamlid A: beschikbaar op maandag en woensdag
• Teamlid B: beschikbaar op dinsdag en donderdag

De boekingswidget toont alle vier de dagen. Per dag zie je alleen de tijdsloten van het teamlid dat op die dag beschikbaar is.

Heeft geen enkel teamlid op een bepaalde dag beschikbaarheid ingesteld? Dan slaat het systeem die dag over, net als bij een persoonlijke kalender.

Bijzondere situaties

Volgeboekte dagen tellen wel mee

De schakelaar kijkt naar je beschikbaarheidsschema, niet naar de vraag of tijdsloten al geboekt zijn. Staat een dag in je schema, maar zijn alle tijdsloten volgeboekt? Dan telt die dag toch mee als beschikbare dag. De dag verschijnt in de boekingswidget, maar heeft geen tijdsloten die klanten kunnen boeken.

Er is nog geen beschikbaarheid ingesteld

Heb je bij Beschikbaarheid geen dagen ingesteld en staat de schakelaar aan? Dan toont de boekingswidget geen beschikbare datums. Stel eerst je beschikbaarheidsschema in, zodat de schakelaar goed werkt.

Veelgestelde vragen

V: Verandert het ingestelde aantal dagen als ik de schakelaar aanzet?

Antwoord: Nee. De schakelaar verandert alleen hoe het systeem telt. Een instelling van 5 dagen blijft 5 dagen. Het systeem telt ze nu op basis van je beschikbaarheidsschema in plaats van als kalenderdagen.

V: Wat gebeurt er als ik mijn beschikbaarheid aanpas nadat ik de schakelaar heb aangezet?

Antwoord: De schakelaar gebruikt altijd je actuele beschikbaarheid. Wijzigingen in je beschikbaarheidsschema zijn direct zichtbaar in de boekingswidget. Je hoeft daar verder niets voor te doen.

V: Telt de minimale boekingstermijn beschikbare dagen of kalenderdagen?

Antwoord: Altijd kalenderdagen. Deze termijn staat voor de tijd die verstrijkt, niet voor het aantal dagen waarop je bedrijf open is.