Kalenders: Buffertijd vóór en na afspraken

Met buffertijd reserveer je extra tijd vóór of na een afspraak. Die tijd kun je gebruiken voor voorbereiding, reistijd, notities of andere werkzaamheden tussen afspraken. Voluit Suite houdt automatisch rekening met de ingestelde buffers bij het berekenen van je beschikbaarheid. Je kunt de buffers ook zichtbaar maken in de dag- en weekweergave van je kalender. In dit artikel lees je hoe je buffertijd instelt, bekijkt en aanpast.

Wat is buffertijd vóór en na afspraken?

Buffertijd is extra tijd die je direct vóór of na een afspraak reserveert. Zo voorkom je dat afspraken te dicht op elkaar worden geboekt en houd je tijd over voor bijvoorbeeld voorbereiding, reizen, verslaglegging of opvolging.

Een buffer vóór de afspraak (Pre buffer time) reserveert tijd voordat je afspraak begint. Een buffer na de afspraak (Post buffer time) reserveert tijd nadat de afspraak is afgelopen. Je stelt deze buffers per kalender in. Ze bepalen mede welke tijdstippen beschikbaar blijven om te boeken.

Voluit Suite kan de ingestelde buffers ook als aparte blokken tonen in de dagweergave (Day) en weekweergave (Week). Zo zie je het verschil tussen de afspraak zelf en de gereserveerde tijd eromheen.

De voordelen van buffertijd

• Meer overzicht: bekijk de buffers direct naast je afspraken in de dag- en weekweergave.
• Tijd voor voorbereiding: reserveer vóór een afspraak tijd voor onderzoek, klaarzetten, reizen of andere voorbereidingen.
• Tijd voor opvolging: houd na een afspraak ruimte voor notities, administratie, opruimen of reistijd.
• Minder afspraken direct achter elkaar: voorkom dat nieuwe afspraken te dicht op bestaande afspraken worden geboekt.
• Duidelijker plannen: zie welke tijd door een buffer wordt gereserveerd, zonder die te verwarren met de afspraak zelf.
• Flexibele weergave: toon of verberg bufferblokken zonder de ingestelde buffertijd te wijzigen.

Hoe beïnvloedt buffertijd je beschikbaarheid?

Voluit Suite neemt buffertijd mee bij het berekenen van de beschikbaarheid rond een afspraak. Daardoor is een tijdvak dat leeg lijkt niet altijd beschikbaar voor een nieuwe boeking.

Stel: een afspraak duurt 30 minuten en heeft een buffer van 15 minuten ervoor en 15 minuten erna. Voluit Suite reserveert dan aan beide kanten van de afspraak extra tijd. Een nieuwe afspraak moet passen binnen de buffervoorwaarden van zowel de bestaande afspraak als de nieuwe afspraak.

Gebruik je buffers vóór én na afspraken? Dan kunnen de benodigde buffers elkaar overlappen, waardoor een ogenschijnlijk vrij tijdvak niet boekbaar is. Wil je zo veel mogelijk boekbare tijdstippen overhouden? Bekijk dan of je alleen een buffer vóór of alleen een buffer na de afspraak nodig hebt.

De bufferinstellingen van een gebruiker kunnen ook invloed hebben op de beschikbaarheid van die gebruiker in andere kalenders:

• Bij Round Robin-kalenders kunnen buffers uit andere kalenders van een gebruiker de beschikbaarheid beperken. Dit kan bijdragen aan een ongelijke verdeling van afspraken.
• Bij collectieve kalenders (Collective) kan bestaande buffertijd van een gebruiker een tijdstip onbeschikbaar maken als die gebruiker bij de afspraak aanwezig moet zijn.

Buffertijd bekijken in de dag- en weekweergave

Met zichtbare bufferblokken zie je waarom de tijd rond een afspraak niet beschikbaar is, zonder de kalenderinstellingen te openen. De blokken zijn alleen bedoeld als visuele informatie: ze veranderen niets aan de duur of werking van de ingestelde buffer.

1. Ga naar Kalenders (Calendars).
2. Open Kalenderweergave (Calendar view).
3. Klik op Weergave beheren (Manage view).
4. Zet Buffertijd tonen (Show buffer time) aan.
5. Gebruik de beschikbare filters, zoals Gebruikers (Users), kalenders of Groepen (Groups), om de gewenste planning te bekijken.
6. De buffers vóór en na afspraken verschijnen als herkenbare blokken naast de afspraak.

Zet je Buffertijd tonen uit? Dan verberg je alleen de bufferblokken. De ingestelde buffer blijft actief en de gereserveerde tijd wordt niet beschikbaar voor boekingen.

Buffertijd vóór en na afspraken instellen

Met de juiste bufferinstellingen reserveert Voluit Suite de tijd die je tussen afspraken nodig hebt. Kies een duur die past bij de voorbereiding of opvolging van het soort afspraak.

1. Ga naar Kalenders.
2. Open Kalenderinstellingen (Calendar settings).
3. Selecteer de kalender waarvoor je buffertijd wilt instellen en klik op Bewerken (Edit).
4. Open de instellingen voor Beschikbaarheid (Availability).
5. Zoek de velden voor de buffer vóór de afspraak en de buffer na de afspraak.
6. Stel de gewenste duur in voor één of beide buffers.

7. Sla je wijzigingen op.

   

Wil je de buffertijd niet meer laten meetellen bij toekomstige beschikbaarheidsberekeningen?

1. Ga terug naar de instellingen voor Beschikbaarheid van de kalender.
2. Zet de betreffende buffer vóór of na de afspraak op 0.
3. Sla je wijzigingen op.

Voluit Suite gebruikt de huidige kalenderinstellingen voor de bufferberekening. Als je de duur wijzigt, kan daardoor ook de beschikbaarheid rond afspraken veranderen.

Veelgestelde vragen

V: Verwijder ik de buffer als ik Buffertijd tonen uitzet?

Antwoord: Nee. Met Buffertijd tonen bepaal je alleen of de bufferblokken zichtbaar zijn in de kalenderweergave. De ingestelde buffer vóór of na een afspraak blijft meetellen bij het berekenen van de beschikbaarheid.

V: Waarom zie ik geen buffertijd in mijn huidige kalenderweergave?

Antwoord: Buffers zijn zichtbaar in de dag- en weekweergave. Controleer of je een van deze weergaven gebruikt en of Weergave beheren → Buffertijd tonen aanstaat.

V: Verandert mijn beschikbaarheid als ik buffertijd zichtbaar maak?

Antwoord: Nee. Je maakt alleen de al gereserveerde tijd zichtbaar. De beschikbaarheid wordt bepaald door de bufferduur die je in de kalenderinstellingen hebt ingesteld.

V: Wat is het verschil tussen een buffer en een geblokkeerde agenda-afspraak?

Antwoord: Een buffer is tijd die je vóór of na een afspraak reserveert. Een geblokkeerde afspraak of een afspraak uit een gekoppelde agenda die op conflicten wordt gecontroleerd, is een aparte periode waarin je niet beschikbaar bent vanwege een andere verplichting.

V: Kan ik een buffer wijzigen nadat er al afspraken zijn geboekt?

Antwoord: Ja. Voluit Suite gebruikt de laatst geldende instellingen voor de bufferberekening. Een wijziging kan dus ook invloed hebben op de beschikbaarheid rond bestaande afspraken.

V: Waarom lijkt een tijdvak vrij, terwijl het niet boekbaar is?

Antwoord: Het tijdvak is mogelijk niet lang genoeg voor de afspraak én de benodigde buffers. Als je buffers vóór en na afspraken gebruikt, kunnen de buffervoorwaarden elkaar ook overlappen. Daardoor kan een tijdvak dat leeg lijkt toch niet boekbaar zijn.

V: Kunnen bufferinstellingen de verdeling van Round Robin-afspraken beïnvloeden?

Antwoord: Ja. De buffertijd van een gebruiker kan de beschikbaarheid in meerdere kalenders beïnvloeden. Als gebruikers verschillende buffers hebben, kan het aantal beschikbare tijdstippen per gebruiker verschillen. Dat kan invloed hebben op de verdeling van afspraken.

V: Krijgen afspraken uit externe agenda's automatisch zichtbare buffers?

Antwoord: Niet altijd. Afhankelijk van je synchronisatie-instellingen kunnen externe agenda-afspraken worden behandeld als afspraken of als geblokkeerde tijd. Zichtbare bufferblokken zijn dus niet hetzelfde als bezette tijd of conflicten uit een externe agenda.