Objecten: Standaardassociaties voor activiteiten instellen

Met standaardassociaties voor activiteiten houd je CRM-activiteiten gekoppeld aan de bijbehorende Contacten (Contacts), Leads (Opportunities), Bedrijven (Companies) en Aangepaste objecten (Custom Objects) in Voluit Suite. Beheerders kunnen instellen hoe nieuwe berichten, gesprekken, afspraken, notities en taken worden gekoppeld, afhankelijk van waar de activiteit wordt gestart. Lees hoe je associatieregels instelt, vooraf bekijkt en terugzet, en welke activiteiten en beperkingen daarbij gelden.

Wat zijn standaardassociaties voor activiteiten?

Standaardassociaties voor activiteiten bepalen aan welke gerelateerde CRM-records een nieuwe activiteit wordt gekoppeld. De regels zijn afhankelijk van het object waarop je de activiteit start.

• Contact: activiteiten die je vanuit een contact start, gebruiken de contactregels.
• Lead: activiteiten die je vanuit een leadrecord start, gebruiken de leadregels.
• Bedrijf: activiteiten die je vanuit een bedrijfsrecord start, gebruiken de bedrijfsregels.
• Aangepast object: activiteiten die je vanuit een aangepast object start, gebruiken de regels voor dat object.

Een e-mail die je vanuit een contact start, kan bijvoorbeeld ook verschijnen bij het primaire bedrijf van dat contact en bij de meest recent gekoppelde open lead. Een taak die je vanuit een lead start, kan ook verschijnen bij het primaire bedrijf en het primaire contact van die lead.

Een e-mail die je vanuit een bedrijf start, volgt de bedrijfsregels en niet de contactregels, ook als je de e-mail naar een contact stuurt.

Voordelen van standaardassociaties voor activiteiten

Automatische associaties zorgen ervoor dat relevante communicatie en werkgeschiedenis gekoppeld blijven aan de CRM-records die je gebruikt.

• Activiteitenhistorie bij elkaar: bekijk relevante berichten, afspraken, notities en taken bij gekoppelde records.
• Minder handmatig koppelen: selecteer automatisch geschikte gerelateerde records wanneer je ondersteunde activiteiten maakt.
• Consistente associaties: pas opgeslagen regels toe op ondersteunde handmatige, binnenkomende en geautomatiseerde activiteiten.
• Flexibele instellingen: stel per activiteitstype en startobject andere regels in.
• Voorbeeld van associaties: bekijk in het activiteitenpaneel welke records worden gekoppeld voordat je opslaat.

Voorwaarden en beperkingen

Controleer voordat je de associaties instelt of de functie beschikbaar is voor je account en of je gebruikersrol de juiste rechten heeft.

Beschikbaarheid in de privébèta: deze functie is alleen beschikbaar voor accounts waarvoor de privébèta is ingeschakeld.

• Toegang voor beheerders: alleen beheerders van je account (Account Admins) kunnen de standaardassociaties voor activiteiten openen en wijzigen.
• Toegang voor gebruikers: gebruikers met de rol Gebruiker zien de configuratieknop niet. Ze kunnen voorgestelde records wel aanpassen voor afzonderlijke ondersteunde activiteiten.
• Bestaande relaties: gerelateerde records moeten al aan het startrecord zijn gekoppeld voordat de regels ze kunnen selecteren.
• Alleen nieuwe activiteiten: als je de regels wijzigt, worden eerder gemaakte activiteiten niet aangepast.
• Geschikte leads: automatische associaties voegen alleen open leads toe.
• Verplichte deelnemers: ontvangers van berichten en deelnemers aan afspraken blijven aan hun activiteiten gekoppeld.

Als er voor een object geen associaties zijn ingesteld, verschijnt de melding Er zijn nog geen associaties voor {Object}. Selecteer Associaties beheren (Manage associations), maak de benodigde associatie aan en ga terug naar de activiteiteninstellingen.

Standaardassociaties voor activiteiten instellen

Beheerders stellen de associaties in via de objectinstellingen van het account. Kies een activiteitstype en een startobject, selecteer de beschikbare regels, bekijk het voorbeeld en sla je instellingen op.

Associatieregels instellen

1. Open de accountweergave in Voluit Suite.
2. Selecteer Instellingen (Settings) in het navigatiemenu aan de linkerkant.
3. Selecteer Objecten (Objects).

4. Klik rechtsboven op Standaardassociaties voor activiteiten (Default activity associations).

   

5. Selecteer op de pagina Activiteitsassociaties (Activity associations) het activiteitstype dat je wilt instellen.

De beschikbare tabbladen zijn onder andere E-mail (Email), SMS, Gesprekken (Calls), WhatsApp, Facebook, Instagram, TikTok, Chatwidget (Chat Widget), Afspraken (Appointments), Notities (Notes) en Taken (Tasks).

6. Kies onder Een object selecteren (Select an object) waar je de activiteit start: een contact, lead, bedrijf of beschikbaar aangepast object.

   

7. Kies een regel voor elke aanpasbare rij met gerelateerde objecten, zoals Gekoppelde bedrijven (Associated companies) of Gekoppelde leads (Associated opportunities).

   

8. Bekijk het activiteitenpaneel rechts om te controleren aan welke records nieuwe activiteiten worden gekoppeld.

   

9. Klik op Opslaan (Save) om je wijzigingen toe te passen.

   

Rijen met het label Standaard (Default) gebruiken nog de oorspronkelijke instellingen. Als je een rij wijzigt, verdwijnt dat label en wordt de knop Opslaan actief. Als een object een andere naam heeft gekregen, zie je de huidige naam in de configuratie.

Regels worden afzonderlijk opgeslagen: als je de e-mailregels voor contacten wijzigt, veranderen de e-mailregels voor bedrijven en de sms-regels voor contacten niet. Elk activiteitstype en elk startobject heeft eigen instellingen.

Associatieregels terugzetten naar de standaardinstellingen

Met Alle wijzigingen terugzetten (Reset all changes) herstel je de oorspronkelijke regels voor het geselecteerde activiteitstype en object. De opgeslagen instellingen voor andere activiteitstypen en objecten blijven behouden.

1. Open de accountweergave in Voluit Suite.
2. Selecteer Instellingen (Settings) in het navigatiemenu aan de linkerkant.
3. Selecteer Objecten (Objects) en daarna Standaardassociaties voor activiteiten (Default activity associations).
4. Selecteer het activiteitstype en het startobject.
5. Klik op Alle wijzigingen terugzetten (Reset all changes).
6. Selecteer in de bevestiging Terugzetten naar standaard (Reset to default).
7. Klik op Opslaan (Save) om de reset toe te passen.

Alle wijzigingen terugzetten is uitgeschakeld totdat je een wijziging hebt opgeslagen voor het geselecteerde activiteitstype en object. De reset wordt pas toegepast nadat je deze hebt bevestigd én opgeslagen.

Instellingen voor de chatwidget: webchat en livechat gebruiken dezelfde configuratie voor de chatwidget. Als je de instellingen voor de chatwidget terugzet, worden de regels voor beide hersteld.

Associatieregels en standaardgedrag

Met elke rij voor gerelateerde objecten bepaal je hoe records worden geselecteerd. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het activiteitstype en de relaties die voor het startobject zijn ingesteld.

Beschikbare associatieregels

De interface kan kortere labels tonen, zoals Alleen primair (Primary only) en Meest recente (1 most recent). Primaire opties zijn beschikbaar voor ondersteunde relaties, waaronder het bedrijf van een contact en het primaire contact of bedrijf van een lead.

Als een contact gekoppelde bedrijven heeft, maar geen daarvan het primaire associatielabel heeft, wordt volgens de beschreven terugvaloptie het meest recent gekoppelde bedrijf geselecteerd.

Sommige rijen bieden geen optie voor een primaire associatie. Bij gekoppelde leads kun je bijvoorbeeld kiezen uit de beschikbare opties voor recente associaties. Gesloten leads worden uitgesloten.

Beperkingen per activiteitstype

Voor sommige associaties gelden automatische regels of strengere beperkingen. De beschikbare opties houden rekening met die beperkingen.

• Berichten en ondersteunde gesprekken: de instelling voor gekoppelde contacten staat vast op Alleen ontvanger (automatisch) (Recipient only (automatic)).
• Afspraken: de instelling voor gekoppelde contacten staat vast op Alleen deelnemer (automatisch) (Attendee only (automatic)).
• Notities: je kunt Koppelen aan alle (Associate to all) niet kiezen, omdat een notitie per type gerelateerd object aan slechts één record kan worden gekoppeld.
• Leads: automatische regels nemen alleen open leads mee. Gewonnen, verloren en afgebroken leads worden uitgesloten.

Standaardinstellingen voor associaties

Voluit Suite biedt standaardregels voor veelgebruikte CRM-relaties. Beheerders kunnen deze regels aanpassen voor ondersteunde activiteitstypen en startobjecten.

Zodra je een rij wijzigt, vervangt de opgeslagen regel de standaardregel voor het geselecteerde activiteitstype en startobject.

Hoe de regels op activiteiten worden toegepast

Het startobject bepaalt welke regels worden gebruikt. De opgeslagen instellingen selecteren vervolgens geschikte gerelateerde records wanneer je een nieuwe activiteit maakt.

Welke regels een activiteit gebruikt

Handmatig gemaakte activiteiten gebruiken meestal het object van het record waarop je ze start. Voor binnenkomende berichten, workflows, bulkacties en afspraken die klanten zelf boeken, gelden de regels voor de betreffende activiteitbron.

E-mails die worden geïmporteerd via de ondersteunde activiteitenstroom voor contacten en berichten die via ondersteunde e-mail- of sms-providers worden verstuurd, volgen de bijbehorende e-mail- of sms-regels.

Handmatige activiteiten en activiteiten op de achtergrond

Wanneer je een ondersteunde activiteit handmatig maakt, toont de editor of het formulier de records die volgens de ingestelde regels worden geselecteerd. Je kunt de associaties voor die afzonderlijke activiteit aanpassen zonder de standaardregels te wijzigen.

• Handmatige activiteiten: controleer de geselecteerde records en voeg records toe of verwijder ze voordat je opslaat of verstuurt.
• Activiteiten op de achtergrond: bij binnenkomende berichten, workflowactiviteiten en afspraken die klanten zelf boeken, worden na het aanmaken extra associaties toegevoegd.
• Verwerkingstijd: het kan enkele seconden duren voordat extra associaties bij activiteiten op de achtergrond verschijnen.
• Afzonderlijke aanpassingen: als je de associaties van één activiteit wijzigt, veranderen de ingestelde regels niet.

Hoe gerelateerde records worden geselecteerd

De regels gebruiken de relaties die bestaan op het moment dat je de activiteit maakt. Als je daarna nog een record koppelt, wordt de bestaande activiteit niet automatisch bijgewerkt.

• Primair: selecteert het record dat op het moment van aanmaken het primaire associatielabel heeft. Als je dit label later wijzigt, heeft dat gevolgen voor toekomstige activiteiten.
• Meest recent: selecteert het meest recent gekoppelde geschikte record, niet noodzakelijk het meest recent aangemaakte CRM-record.
• Koppelen aan alle: selecteert maximaal 10 van de meest recent gekoppelde geschikte records.
• Bestaande lead: als een activiteit al aan een lead is gekoppeld, voegen deze regels geen extra lead toe.
• Bestaande associatie van een notitie: als een notitie al aan één record van een objecttype is gekoppeld, wordt er geen tweede record van dat type toegevoegd.
• Bestaande associaties: standaardregels voegen geschikte records toe. Ze verwijderen geen records die al aan de activiteit zijn gekoppeld.

Activiteitslimieten en uitzonderingen

Voor verschillende activiteitstypen gelden verschillende limieten voor associaties. Ook zijn er manieren om activiteiten te maken waarbij de automatische associatieregels niet worden toegepast.

Limieten voor associaties

Activiteiten waarop de automatische regels niet van toepassing zijn

Bij de volgende activiteiten of manieren van aanmaken worden er geen extra records toegevoegd via de standaardassociatieregels.

• Bestaande activiteiten: als je regels wijzigt of terugzet, worden oudere activiteiten niet achteraf aangepast.
• Geïmporteerde of in bulk gemaakte notities en taken: deze behouden de associaties die tijdens het importeren of de bulkactie zijn geselecteerd.
• Notities, taken en afspraken die via de openbare API zijn gemaakt: deze krijgen via deze regels geen extra associaties.
• Afspraken via niet-ondersteunde integraties van derden: deze afspraken worden niet automatisch gekoppeld.

Binnenkomende berichten die via de API worden ontvangen, gebruiken nog steeds de contactregels. Bulkverzendingen van e-mails en sms-berichten gebruiken ook de bijbehorende associatieregels.

Veelgestelde vragen

V: Waarom is een bedrijf niet aan een nieuwe activiteit gekoppeld?

Antwoord: Controleer of het bedrijf al aan het startrecord was gekoppeld toen je de activiteit maakte. Bekijk ook de ingestelde regel en controleer zo nodig het primaire associatielabel.

V: Waarom verscheen een e-mail uit een bedrijfsworkflow niet bij de lead van het contact?

Antwoord: Bedrijfsworkflows gebruiken bedrijfsregels en geen contactregels. Open de standaardassociaties voor activiteiten, selecteer E-mail en Bedrijf en controleer de instelling voor gekoppelde leads.

V: Welke regels gelden als een trigger voor een lead een contactworkflow start?

Antwoord: De contactregels zijn van toepassing. De workflow is gebaseerd op een contact, ook als de trigger naar een lead verwijst.

V: Waarom kan ik bij notities niet kiezen voor Koppelen aan alle?

Antwoord: Notities kunnen per type gerelateerd object aan slechts één record worden gekoppeld. Daarom is de optie Koppelen aan alle niet beschikbaar voor notities.

V: Kan ik de gekoppelde records van één activiteit aanpassen?

Antwoord: Ja. Pas de geselecteerde records aan voordat je een ondersteunde handmatige activiteit opslaat of verstuurt. Je wijzigingen gelden alleen voor die activiteit en veranderen de standaardinstellingen niet.

V: Worden oudere activiteiten aangepast als ik alle wijzigingen terugzet?

Antwoord: Nee. Nadat je de reset hebt opgeslagen, worden de oorspronkelijke instellingen hersteld voor het geselecteerde activiteitstype en object. De associaties van bestaande activiteiten veranderen niet.

V: Waarom zie ik de knop voor standaardassociaties voor activiteiten niet?

Antwoord: Alleen beheerders van je account kunnen deze instellingen openen. De privébèta moet ook voor je account zijn ingeschakeld.