WhatsApp Meta: Gesprekken opnemen en transcriberen

Neem WhatsApp-gesprekken op en maak automatisch transcripties, zodat belangrijke klantgesprekken in Voluit Suite beschikbaar blijven.

Opnames en transcripties staan in Gesprekken (Conversations), bij de berichten van het contact. Je team kan gesprekken terugluisteren, transcripties met sprekerherkenning bekijken en belangrijke informatie terugvinden zonder alles handmatig te noteren.

Je kunt ook een toestemmingsmelding instellen die wordt afgespeeld voordat de opname begint.

Wat zijn gespreksopnames en transcripties?

Met WhatsApp-gesprekken opnemen en transcriberen leg je gesprekken automatisch vast en zet je ze om in tekst.

Als je de functie voor een WhatsApp-nummer inschakelt, worden opnames en transcripties van afgeronde gesprekken opgeslagen in de gesprekshistorie van het contact. Zo kun je ze naast eerdere berichten terugvinden.

In de transcriptie kun je zien wie er aan het woord is: een teamlid of een klant. De functie herkent automatisch de gesproken taal. Ook kun je instellen in welke taal de melding over het opnemen wordt afgespeeld.

Let op: Opnemen en transcriberen is momenteel gratis. Meta kan hier in de toekomst kosten voor rekenen.

Voordelen van WhatsApp-gesprekken opnemen en transcriberen

Met een opname van klantgesprekken houd je informatie bij, werk je makkelijker samen en bied je klanten een consistente service. Omdat opnames en transcripties in Gesprekken staan, kan je team zich tijdens het gesprek op de klant richten en belangrijke details later terugzoeken.

• Alle gespreksinformatie bij elkaar: Bekijk WhatsApp-opnames, transcripties en berichten in één gesprek.
• Nauwkeurige gespreksverslagen: Zoek terug wat er is besproken, zoals verzoeken van klanten, toezeggingen en afgesproken vervolgstappen.
• Gesprekken sneller beoordelen: Zoek belangrijke informatie in de transcriptie of gebruik de afspeelbediening, zonder de hele opname te beluisteren.
• Minder aantekeningen tijdens het gesprek: Richt je op de klant; de opname en transcriptie leggen de details vast.
• Beter samenwerken: Managers kunnen gesprekken beoordelen en feedback geven op basis van echte klantgesprekken.
• Makkelijker gesprekken overdragen: Teamleden kunnen eerdere gespreksdetails bekijken, zodat klanten informatie niet opnieuw hoeven te geven.
• Meerdere talen: De functie herkent automatisch de gesproken taal voor de transcriptie. Je kunt ook een ondersteunde taal kiezen voor de toestemmingsmelding.

WhatsApp-opnames afspelen

Opnames bewaren het geluid van afgeronde WhatsApp-gesprekken, zodat je belangrijke details kunt terugluisteren. Je vindt ze in Gesprekken, bij de communicatiegeschiedenis van het contact.

Als een opname beschikbaar is, kun je:

• De opname afspelen: Luister direct naar het gesprek in Gesprekken.
• Door de opname navigeren: Spoel door de audio om een bepaald moment terug te vinden.
• De afspeelsnelheid aanpassen: Luister sneller naar langere gesprekken.
• De context bekijken: Bekijk de bestaande WhatsApp-berichten van het contact terwijl je naar de opname luistert.

Zo kun je verzoeken terugzoeken, details controleren en een vervolgbericht voorbereiden.

Gespreksopnames inschakelen

1. Ga naar Instellingen (Settings) > WhatsApp > Bellen (Calling) en klik op het telefoonnummer (Phone Number).

   

2. Schakel Gespreksopname (Call Recording) en Gesprekstranscriptie (Call Transcript) in.

   

3. Klik op Opslaan (Save).

   

De taal van de transcriptie wijzigen

Meerdere talen: Je kunt een andere taal kiezen voor de transcriptie.

1. Klik op het potloodpictogram (Pencil Icon).

   

2. Selecteer de taal die je wilt gebruiken.

   

Zo ziet een opgenomen gesprek eruit

Zodra de opname klaar is en de transcriptie is verwerkt, verschijnt het gesprek in Gesprekken bij het contact.

Opnames en transcripties gebruiken

Vragen over een woning terugzoeken

Een makelaar kan de opname terugluisteren om details van een gesprek over een woning te controleren voordat diegene contact opneemt. Zo hoef je niet op je geheugen te vertrouwen.

Gesprekken beoordelen als manager

Managers kunnen transcripties doorzoeken op vragen, bezwaren en afgesproken vervolgstappen. Als toon of context belangrijk is, kunnen ze het bijbehorende stukje audio beluisteren. Zo is feedback gebaseerd op een echt klantgesprek.

Gesprekken makkelijker overdragen

Als een ander teamlid het contact overneemt, kan diegene het oorspronkelijke gesprek bekijken. Een korte notitie als ‘klant is geïnteresseerd’ is dan niet de enige informatiebron.

Aantekeningen en vervolgberichten maken

Gebruik transcripties als naslag bij het maken van aantekeningen, samenvattingen en vervolgberichten. Je hoeft belangrijke details niet uit je geheugen te reconstrueren.

De waarde zit niet alleen in de opname. Je kunt het gesprek terugzoeken wanneer een beslissing, toezegging of detail belangrijk is.

Kosten voor opnemen en transcriberen

Opnemen en transcriberen zijn momenteel gratis. Als er kosten worden ingevoerd, worden de twee functies apart geprijsd.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik opnemen en transcriberen instellen voor een specifiek WhatsApp-nummer?

Antwoord: Ja. Je stelt dit per WhatsApp-nummer in. Selecteer het nummer bij de instellingen voor WhatsApp-bellen.

V: Moet de taal van de toestemmingsmelding overeenkomen met de gesproken taal?

Antwoord: Nee. De taal van de melding bepaalt in welke taal de opnamewaarschuwing wordt afgespeeld. De functie herkent de gesproken taal automatisch voor de transcriptie.

V: Waarom kan ik de instellingen voor WhatsApp-bellen niet vinden?

Antwoord: WhatsApp-bellen moet beschikbaar zijn voor je account en het gekoppelde nummer moet aan de geldende voorwaarden voldoen.

V: Kan ik een gesprek beoordelen zonder de hele opname te beluisteren?

Antwoord: Ja. Als er een transcriptie beschikbaar is, kun je die doorlezen om relevante informatie te vinden. Je kunt ook door de opname navigeren en de afspeelsnelheid aanpassen.

V: Waarom is de transcriptie niet meteen beschikbaar nadat een gesprek is beëindigd?

Antwoord: De transcriptie wordt gemaakt nadat de opname is verwerkt. Daardoor kan het even duren voordat die verschijnt. Controleer Gesprekken later opnieuw.

V: Worden gewone telefoongesprekken ook opgenomen als ik WhatsApp-gesprekken opnemen inschakel?

Antwoord: Nee. Deze instelling geldt alleen voor WhatsApp-bellen. Opnames en transcripties van gewone telefoongesprekken stel je apart in.